206003物资采购管理制度

Q/WXJT湖南望新建设集团股份有限公司企业标准Q/WXJT-206.003-2015物资采购管理制度2015-01-30发布2015-02-01实施湖南望新建设集团股份有限公司发布Q/WXJT-206.003-2015I目次前言................................................................................II1范围..............................................................................12规范性引用文件....................................................................13术语和定义........................................................................14职责..............................................................................14.1分管领导......................................................................14.2财务部........................................................................14.3各单位........................................................................14.4项目部........................................................................15管理活动的内容与方法..............................................................15.1本制度依据的流程..............................................................25.2物资供方评价选择..............................................................25.3供方评估及更新................................................................25.4采购管理......................................................................26检查与考核........................................................................37报告和记录........................................................................4附录A（规范性附录）流程图..........................................................5附录B（规范性附录）表格样式........................................................6Q/WXJT-206.003-2015II前言本制度是按照湖南望新建设集团股份有限公司Q/WXJT-217.001-2015《管理制度编写规范》给出的规则起草。本制度由湖南望新建设集团股份有限公司安全生产领导小组提出。本制度由湖南望新建设集团股份有限公司财务部归口并负责解释。本制度起草人：陈参军、黄辉、曹朗平。本制度2015年1月首次发布。Q/WXJT-206.003-20151物资采购管理制度1范围本制度规定了湖南望新建设集团股份有限公司物资采购管理的职责、供应商选择、流程与方式、物资验收与搬运、入库、检查与考核、报告与记录等要求。本制度适用于湖南望新建设集团股份有限公司物资采购管理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。AQ/T9006—2010企业安全生产标准化基本规范Q/YCSJ130102—2015安全考核制度3术语和定义3.1物资供方以合同或协议形式向企业提供材料、半成品或设备及劳动安全防护用品的公司或单位。4职责4.1分管领导批准物资采购申请。4.2财务部4.2.1审核、发布、更新合格物资供方名录。4.2.2审核物资采购申请，报公司领导。4.2.3办理物资入账手续。4.3各单位自行设定流程进行物资采购管理。4.4项目部4.4.1项目部物资部门提出采购申请，经项目经理批准后报公司财务，批准后实施采购。4.4.2项目部质检部门对采购的物资进行质量检验，做好物资登记记录。若项目部不具备检验条件，应委托具有相应资质的机构进行检验。5管理活动的内容与方法Q/WXJT-206.003-201525.1本制度依据的流程项目部物资采购管理流程图（见附录图A.1）。5.2物资供方评价选择5.2.1对供方的评价内容应包括，供方经营许可和资质证明、质量保证能力和供货保证能力。接受评价的供方应提供的资料应包括：a)具有法人资格的营业执照；b)组织机构代码证；c)产品代理授权委托书；d)有质量、职业健康安全和环境管理体系认证证书。5.2.2财务部组织各单位、项目部及相关部门，对供方进行评价，评价主要内容应包括：——供方提供的有关证明资料；——根据需求量对物资供方的生产规模、质量保证措施、产品质量和安全情况等进行考察，评价物资供方是否具备如期提供产品及服务的保证能力；——评价物资供方价格是否合理，交付和服务是否满足需求；——以往在供方处采购物资的质量、数量及供货时间满意情况和接受服务的满意程度。5.2.3参加评价人员在对供方进行评价的基础上，在“合格供方评价表”上填写评价意见。5.2.4财务部依据评价得分，从中选出符合公司采购要求的合格供方，形成合格供方目录。5.2.5合格供方目录经分管领导批准后，由财务部发布，各单位、各部门、项目部在合格供方目录中选择供方采购。5.3供方评估及更新5.3.1财务部每年年底组织各单位、项目部对已列入合格供方目录的供方进行一次评估、复审。5.3.2财务部依据评估复审的结果及时更新合格供方目录并发布。5.4采购管理5.4.1采购流程5.4.1.1采购部门根据需求填写《物资采购申请表》（见附录B表B.1），根据采购内容分别报综合部审核，财务部审核，部门分管领导审核，财务分管领导审批。5.4.1.2项目部物资采购，根据需要编制采购计划并提出采购申请，项目经理审核，财务部门审核，分管领导审批。5.5采购方式5.5.1根据采购计划，批量采购的产品和一次性采购物资金额在五千元以上的，必须与合格供方签订书面采购合同；特殊情况或一次性采购金额在五千元以下的，经分管领导或项目经理批准后，可在合格供方范围内进行合同采购。5.5.2大宗钢材、水泥、砂石料等主要建筑材料和大型设备采购，应采取招投标方式进行采购。5.6采购验证、处理5.6.1采购合同中明确规定在供方货源处进行验证的，经办部门至少提前两天通知相关技术、质监人员，并按合同约定到供方货源处进行验证。5.6.2物资进场后，仓库报关员负责进行“待检”状态标识。Q/WXJT-206.003-201535.6.3采购物资质量控制的主要内容有：物资的质量标准、性能、取样和试验方法、物资的适用范围等。5.6.4物资采购部门向质监部门提交报验材料，报验材料包括：a)采购合同文本；b)物资采购清单；c)物资出厂合格证或材质化验单，特殊物资需有生产许可证、质量证明等技术保证资料。5.6.5质监部门接到报验申请后，根据物资检测权限，选择自检或报送有检验资质的机构对采购物资进行验证，需要进行复测的，依据材料的相关规范，对材料进行取样、标识后，进行送检，验证结束后，检测机构出具验收报告。5.6.6仓库保管对不合格品进行标识并隔离存放，避免不合格品与合格品混同发放使用。对不合格的物资，由仓库保管填写不合格物资记录。5.6.7物资检验和试验结果分为合格、不合格两种状态，对验证不合格品，进行拒收或退货。5.7物资搬运5.7.1一般物资的搬运人员应按该类物资搬运和装卸要求进行。对易碎品要做到轻拿轻放，防止剧烈震荡和撞击，对有标识的物资要按标识方向搬运。5.7.2搬运过程中搬运人员要注意保护物资的标识和检验标记。5.7.3对大件物资或易燃、易爆、易损、有毒物资的搬运，要对搬运人员进行培训，搬运时严格遵守操作规程，特殊重要物资的搬运，要编制运输方案，选用适宜的搬运设备和工具，禁止野蛮装卸搬运。具体操作按《危险化学品管理制度》执行。5.8物资入库5.8.1物资入库时，仓管人员应根据物资存放要求，安排露天堆放或入库储存，并做好物资标识。5.8.2所有入库物资，均应及时建立《物资台账》（见附录B表B.2），办理入账手续。5.8.3物资入库时，仓管人员开具《物资入库验收单》（记录表样见附录B.3），物资采购部门持验收单交财务部门办理报账手续。5.8.4仓管员应根据物资特性安排适用的库房和贮存场所。根据物资的性能、规格、型号等分类存放，保持整齐、清洁、美观。5.8.5所有进场入库物资应保证质量合格、数量准确、单据齐全、资料完整、包装符合要求。5.8.6物资的保管和保养，要根据物资的性能和特点，实行科学的管理，设置相应的通风、防潮、控温、采光、清洁等措施。5.8.7根据物资的不同性能，采取不同的保管措施，并按先进先出的原则发放物资。5.8.8根据实际需要，对贮存物资进行定期检验，并按贮存要求定期倒库。5.8.9仓管员要定期对库存物资进行盘点，做到账、物、卡三项一致。6检查与考核检查与考核的内容见表1。表1检查与考核内容序号考核内容考核标准被考核人/岗位考核部门/单位1更新、发布合格供方名录每年年底财务部分管领导Q/WXJT-206.003-201542采购验证5.5.3采购部门财务部3物资入库5.5.5仓管部门财务部7报告和记录表2给出了执行本制度形成的报告和记录。表2报告与记录序号编号名称填写单位/岗位保存地点保存期限1JL-206.001-01湖南望新建设集团股份有限公司物资采购申请表采购部门财务部长期2JL-206.001-02湖南望新建设集团股份有限公司物资台账仓管部门仓管部门长期3JL-206.001-03湖南望新建设集团股份有限公司物资入库验收单仓管部门仓管部门长期Q/WXJT-206.003-20155AA附录A（规范性附录）流程图项目部物资采购管理流程图编号：LC-206.001-03财务部分管领导项目部开始2.审核3.审批结束YNN4物资采购5质量检验合格6办理物资入账Y7物资台帐1.填写《采购申请表》2项目经理审核批准8办理领用手续图A.1项目部物资采购管理流程Q/WXJT-206.003-20156B附录B（规范性附录）表格样式表B.1湖南望新建设集团股份有限公司物资采购申请表年月日编号：JL-206.001-01工程名称编制部门编制人编制日期物资名称规格型号单位数量质量要求时间备注审批意见审批人日期Q/WXJT-206.003-20157表B.2湖南望新建设集团股份有限公司物资台账编号：JL-206.001-02序号材料名称规格单位数量入库时间采购部门（单位）备注表B.3湖南望新建设集团股份有限公司物资入库验收单编号：JL-206.001-03类别年月日字第号物资来源及性质交运单位收料仓库号名称规格单位成色数量单价总价备注主管人验收制单