搜索
1易生科技(北京)有限公司销售财务管理制度一、预算管理1.年度预算（附件1：预算全国、现金预算年度区域经理、现金预算年度市场专员）（1）年度预算上交时间规定:12月1日各区域经理/主管提交至全国销售总监——12月15日提交交至公司管理层，等待公司召开“年度预算会议”，批准后方可执行。（2）年度预算要求制定详细，每笔预算按照下列原则编号（每月固定通讯费、交通费及额定销售费用无需编号）：编号原则：Y01-10-001编号解释：“Y”——年度“01”——区域代码：01北1区02北2区03西北区04东北区05华东区06华南区07全国销售总监08市场部“10”——2010年“001”——事件金额顺序号（3）年度预算中礼品项目费用必须以区域为单位统一购买，由区域经理统一制定预算；购买后，办理入库单据，与发票付在一起核销。领用时，要办理出库手续，出库单必须有经管人、经手人、区域经理签字，月末，出库单据由区域助理整理后交回销售财务，作登记个人费用的依据。由各办事处助理管理。2（8）会议赞助金额在在五万元内（不包括五万元）由区域经理直接洽谈，经全国销售总监和执行总裁批准予以执行；超过五万元会议赞助由全国销售总监或执行总裁直接洽谈。（9）每次用餐费用超过￥1000必须有区域经理或代理商人员共同参加。2、月度预算（附件2：总监月度预算表，经理/主管月度预算表，专员月度预算表）（1）月度预算为年度预算的进一步说明及详细计划，请按表格中所列内容完整填写。（2）月度预算表审批流程：每月15号前20号前25号前27号前29号前30号代表区域经理销售总监执行总裁销售总监区域经理代表上交下月预算审批汇总审批汇总批复版助理编号（3）月度预算表分为区域经理填写表（附件2，月度销售预算表-经理/主管)及代表填写表（附件2，月度销售预算表-专员）（4）预算外费用申请需执行总裁批准，填写预算外申请表（附件3，预算外申请表），同时告知此笔预算外费用将冲抵哪笔年度预算；（5）月度预算编号原则：Y01-10-001-01◆编号解释：“Y01-10-001”同年度预算“01”——分解年度预算中此费用明细举例说明：某代表10年预算中制定4月份超过额定销售费用的餐费为￥5000，编号为Y01-10-001，a.第一次发生餐费为￥1000，编号为：Y01-10-001-01；b.第二次发生餐费为￥4000，编号为：Y01-10-001-02。（6）月度预算中“目的”要写明真实事件原因。3（7）月度预算中销售支持事件统一表示为“学术讨论会”。（8）月度预算中差旅项目说明：a.区域内出差不用填写出差申请，经区域经理批准即可；区域经理区域内出差经全国销售总监批准即可；b.跨区域出差及国外出差需填写出差申请，经执行总裁批准予以出差（附件4：出差计划及报告表）；c.区域内客户差旅在年度和月度预算中体现，经区域经理批准即可，费用核销至本区域费用。3、年度预算已经有的，但实际发生的时间与年度预算里的时间不一致，需要重新编制月度预算◆编号解释：“Y/M01-10-001”同年度预算Y/M—表示年度预算已经有的，但发生的时间与预算时间不一致的。举例说明：某代表10年预算中制定的4月份销售费用--餐费为￥5000，编号为Y01-10-001，实际发生的时间在6月份，需要在6月份编制月度预算申请，其编号为Y/M01-10-001区域销售助理在年度预算表中做相应标注。二、预算外费用申请表在年度及月度预算中均没有制定的突发事件需要提交费用申请表（表见附件3：预算外申请表）提交申请同时需要附上相关会议通知、日程、人员名单或者协议（指与旅行社、酒店签的协议），由各区域统一进行编号及管理，编号为：S01-10-001；S--代表新增，费用申请表须经区域经理、全国销售总监及执行总裁批准后方可执行，审批时间为7~15天。销售财务负责通知各区域销售助理审批结果。助理编号至年度预算表中，预算外申请的费用要相应冲抵区域年度费用。三、付款申请表1.在年度预算及月度预算或预算外申请记录中有计划并被批准的情况下，事件发生需要付款时使用。2.填写付款申请表（表见附件5：付款申请表）并附上相关会议通知、日程、人员名单或者协议等相关文件，无需其他任何表格及申请，各级领导批准后7天内付款至相应帐号，由销售财务通知区域助理并传真汇款凭证；4四、报销1.报销流程：a.代表/主管—各区域助理审核票据——区域经理——销售总监——执行总裁——销售财务（核实发票金额并登记入帐）——财务部付款；b．各区域直接将帐单邮寄至销售财务或区域经理亲自报帐；c．如帐单有错误由销售财务直接和区域助理沟通，如错误不能进行修改则退回代表，代表将修改后再走a流程可随时上交帐务；2.报销时间：从代表将报销上交至区域办公室算起，一周内审核完毕，若帐单无任何错误，将于30日内将报销款汇入代表报销用帐户并由销售财务通知代表。如果代表存在大额借款或账龄超过1个月以上未结的借款（附件6：借款单），且不做任何说明，一律扣除后，再支付剩余报销款。《个人借款对帐单》（附件7，借款对账单），每个月末由销售财务邮件一份各区域代表的借款余额明晰给区域助理，区域助理通知各代表，经各代表签字确认后回传给销售财务存档。3.报销要求：分四部分a.：个人差旅报销费用包含：个人通讯费、交通费、额定销售费用、个人差旅费用；此部分要求按周填写“差旅费用周报销单”（附件8：差旅费用周报销单weeklyReport）并按顺序粘贴发票，按周上交，区域经理审单时需对照周工作报告核对，发票上要求报销人及上一级经理签字，区域经理报销流程同代表。b.：市场销售费用报销时需要填写市场费用报销单（附件9：市场费用报销单）包括“事件描述”和“报销明细”及“销售费用报销汇总单”附上相关的发票，每笔费用注明预算编号，便于销售财务统计核对；提示：属于个人现金借款支付的费用，需要填写销售费用报销汇总单；如果相关款项是汇给第三方的，只需填写“事件描述”和“报销明细”（附件9：市场费用报销单）。销售费用包含：学术会议、学术讨论会、产品评估、大额招待费用、临床研究、专家差旅、广告、讲课费、转播费、出版费、资料费、注册费、5招标费及杂费等内容；c.部分3：国际会议费用报销时，需附上“出差计划及报告表”（附件4：出差计划及报告表）d.部分4：报销详细要求·公司名称要求写：易生科技（北京）有限公司。·报销票面要整齐：要求字迹清晰，便于财务核对，单与单大小要粘贴整齐，便于财务订装封存；·粘贴单（附件10：报销粘贴单）规定：按照公司规定，周报销单截止到自然月的最后一个工作日。办公室报销费用由区域助理统一在月末核销（不包括报销个人费用），报销手续等同于第三方付款的报销规定，即填写“事件描述”和“报销明细”。在粘贴费用单据时：一要将单据分类，二要按时间顺序粘贴在粘贴单框里，三要仔细清点单据数量，计算出本粘贴单内单据金额，认真填在本粘贴单的右上角；·费用发票单据的检查：普通或增值税发票以及定额发票的检查：首先要看有无填写公司名称，再看有无填写发生日期，有无填写发票内容，大小写金额是否一致，有无出票公司印章，上述内容缺少一项或涂改后，视同废票，一律不受理；4.重要提示：所有邮寄给财务的报销单据必须有经手人的签字，有区域经理的签字。区域经理需要对区域内每个人报销的学术会议、学术讨论会、产品评估、大额招待费用、临床研究、专家差旅、广告、讲课费、转播费、出版费、资料费、注册费、招标费及杂费等内容；进行项目编号，以相应费用的汉语拼音首字母代替。如，讲课费编号为JK；项目编号的作用：对发票内容和实际业务内容得到一致的作用。便于财务汇总实际发生费用。5.汇款回来的发票，按照上面报销费用中的部分2流程即可，每周或月末由各区域助理统一将发票邮寄至销售财务。66.报销流程示意图修改后随时上交个人费用周报销单周工作报告审核审批市场费用报销国际会报销审批合格审批打款并通知销售财务不合格退回帐务并通知代表各区域助理各区域经理邮寄销售财务全国销售总监执行总裁销售财务7五、销售财务工作：1.代表每月报销对帐单、借款余额以邮件形式于下月15日前发至各区域助理2.付款打帐情况，将汇款单传真至各区域助理，区域助理以邮件或电话形式通知申请人3.区域内总支出费用和每个代表支出费用以邮件形式发送至各区域经理同时cc给全国销售总监和执行总裁，要求细化分项及汇总：下月20日前发送a.个人费用：差旅（包含机票）通讯费用交通费用额定销售费用b.市场销售费用：代表名称项目编号投入产出比（%）累计区域花费借款明细未回发票明细4.各区域的费用统计以邮件形式发送至全国销售总监和执行总裁。要求每个区域费用包含：各区域每项费用汇总全国投入产出比（%）每个代理商费用汇总全国累计费用汇总样品费用汇总工资表本规定自2010年6月1日起执行易生科技（北京）有限公司2010年5月