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公路工程建设项目文件材料收集整理和归档的有关要求省交通运输厅办公室程玲一、公路工程建设项目文件材料立卷归档依据标准•收集范围：1.《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发[2010]65号）附件2“公路工程项目文件归档范围”•分类整理：1.《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2010]382号）2.《四川省交通重点建设项目竣工文件编制及档案整理规范》（川交办[2002]245号）二、公路工程建设项目文件材料归档范围•凡是在公路工程建设过程中围绕项目立项审批、设计、准备、施工管理、竣工验收活动产生的、对工程管理、养护及明确责任具有查考利用价值的各类不同门类载体文件材料，都应收集齐全，归入公路工程建设项目成套档案。公路工程基本建设程序可行性研究初步设计施工图设计招投标征地拆迁工程施工交工验收竣工验收项目后评价技术设计立项阶段设计阶段准备阶段施工阶段完工阶段后评价阶段项目建议书（一）立项阶段1.项目建议书有关文件材料：–编制项目建议书委托函–项目建议书–环境影响评价委托函、环境影响评价大纲及其批复文件–项目建议书评估报告–项目建议书批复文件，包括审批意见、请示、审查意见等2.可行性研究有关文件材料：–编制可行性研究委托函–可行性研究报告–可行性研究评估报告（有些项目有预评估报告）–可行性研究批复文件，包括审批意见、审查、请示意见等–环境影响报告书及其批复文件，包括环境影响报告书、请示、审查意见及审批文件–水土保持方案及其批复文件–其他文件材料，包括国防、文物保护、保护区、铁路等请示及回复文件。（二）设计阶段目前公路建设一般采取两阶段设计方式，即初步设计及施工图设计，设计文件主要产生于这两个阶段。另外在施工过程中经常会发生设计变更的情况，应特别注意这方面文件的收集。•设计阶段文件材料收集–初步设计（包含勘察）招投标文件，包括资格预审文件、招标文件及其评审报告，投标文件，评标文件，合同协议书–初步设计外业验收审查意见–初步设计图纸，包括地质勘察和设计图纸–初步设计概算审查报告、初步设计评审（预评审）意见，批复文件–施工图设计（包含勘察）招投标文件，包括资格预审文件、招标文件及其评审报告，投标文件，评标文件，合同协议书–施工图外业验收审查意见–施工图设计图纸，包括地质勘察和设计图纸–施工图设计概算审查报告、初步设计评审（预评审）意见，批复文件–设计问题回复（修改）单（是设计代表对现场设计问题处理的书面资料，是施工图的补充）–设计监理相关资料（三）工程准备阶段•用地申请及批准文件、红线图及土地使用证•征地拆迁、补偿批准文件及协议书•征地拆迁图表（土地、建筑物、管线、青苗等及拆迁红线图）•招投标工作•申报施工许可及质量监督申请征地拆迁–征地批文–占地图及土地使用证–征地拆迁合同协议–征地拆迁管理文件•a.指挥部办公室征地拆迁协调工作文件•b.征地拆迁补偿办法、补偿方法•c.征地拆迁协调工作总结–征地拆迁图表•a.征用土地数量一览表•b.拆迁建筑物数量一览表•c.拆迁电力、电讯及其他管线一览表•d.征地青苗补偿一览表•e.征地拆迁红线图•招投标文件材料–招标申请、批准文件–资格预审文件及其评审报告、招标文件、招标公告–投标文件–评标文件，包括清标报告、有关呈批、上级批复及评标报告–合同协议书（四）施工阶段•开工报告、施工组织设计、施工方案及审批文件、施工定位测量记录、图纸会审及技术交底、工程设计变更文件•分部分项开工申请及批准文件•原材料及构件出厂证明、原材料试验报告•工程检验申请批复单、检验及评定文件•施工原始记录•施工日志、大事记•各类观测记录、事故处理报告及缺陷整改记录•隐蔽工程验收记录•交工验收文件•监理工作大纲、日志•监理独立抽检资料（包括试验、检测文件材料、各单位、分部、分项工程独立抽检文件材料，包括质量检验及相关试验资料）•竣工图•科研、新技术运用•施工过程中各方围绕质量、进度、费用控制方面产生的管理性文件（会议纪要、各项指令等）（五）竣工验收阶段竣工验收工作文件及竣工验收鉴定书设计、施工、监理工作总结项目质量评定文件各类专项验收文件项目评优报奖申报材料、批准文件及证书三、文件材料的收集整理和归档（一）收集责任分工•交通主管部门及项目法人单位：负责立项目审批阶段、工程准备阶段及竣工验收阶段以及在工程施工管理过程中项目法人单位就工程质量、进度、费用控制方面召集有关会议、印发的有关管理性文件材料的收集和整理归档工作；•设计单位：负责设计阶段（包括初步设计及施工图设计）形成工程勘察设计文件材料的收集和整理归档工作；•施工和监理单位：负责施工阶段各自承包内容施工过程中形成竣工文件材料的收集整理和归档工作（二）收集的公路工程文件材料应满足的要求•原始性。项目法人单位在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，一般情况下应是原件。•完整性。收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标。•真实性。现场记录，同步进行。•准确性。施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。•规范性。实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。（三）收集要求•同步开展首先，在签订合同的时候就要明确竣工档案同步收集整理的要求以及编制规范；工程开工时，同时建立文件材料收集归档制度并定期进行检查；每一工序完工，应及时收集相关竣工文件，并分类整理；在合同段交工验收时，应同步完成该合同段所有竣工档案的收集整理工作。（四）整理要求•整理的基本原则：遵循公路工程文件材料的自然形成过程和成套性的原则，分类科学，收集系统，编目规范，便于保管和利用。项目档案整理要求•遵循文件材料的自然形成满足项目基本程序符合工程施工流程•分类科学:应按工程文件材料的自然形成过程进行分类.首先是要按照项目基本建设程序的不同阶段,其次按照工程的自然进展过程,最后是结合文件材料自身的实际情况。•收集系统：应保持归入同一案卷的文件材料间的有机联系首先应能反映分项（分部、单位）工程施工过程的有机联系其次应能反映同一类工作活动文件材料间的有机联系（共用原材料、标准试验等）卷内文件材料的排列要系统案卷排列要系统•编目规范卷内文件标题拟写及编写应对卷内每份独立成件的文件依次进行登记，文件标题应能准确反映该份文件的具体内容。（如每一工序检验申请批复单，应标注工序名称）案卷题名拟写及目录案卷题名应能准确反映该卷文件材料的主要内容，标题中应包含项目、桩号、单位、分部及分项工程名称，合同段代码可不反映•方便保管和利用(五)公路工程竣工文件材料整理基本步骤•系统收集•卷内文件系统化排列•卷内目录编制•卷内文件目录及备考表的填写•案卷封面填写•案卷系统化排列•案卷目录编制1.系统收集划清阶段---按公路工程基本建设程序所反映的不同阶段，即立项审批、工程准备、设计、施工、竣工验收阶段。不同阶段形成的文件材料应分别收集归档。立项及设计、工程准备阶段文件材料的收集方法•立项和准备阶段:先按文件材料的不同形成过程,再按问题,结合时间收集;•设计阶段：按照设计的不同阶段结合设计文件的具体内容。施工阶段文件的系统收集分清单位分部分项工程内容—依据单位、分部、分项工程划分情况建立施工阶段竣工文件材料平时收集的类目，并据此确定相应文件夹，将同一类目下施工过程产生的文件材料归入相应文件夹内。同一单项工程先分清单位工程，同一单位工程再进一步分清分项工程，在同一分项工程中再按不同工序和专业进行划分。合同段施工文件材料的收集方法•综合性文件的收集要求：合同段的总体开工报告、施工组织设计、施工方案、图纸会审及技术交底、设计变更、施工日志、交工验收及工程总结可以合同段为单位按问题集中收集。•原材料及产品合格证明文件：如是合同段共用的，可集中收集；如果是某一分部分项专用的，应归入相应部位。•该合同段单位、分部及分项工程质量评定表及分项工程统计表可集中收集。•分项工程质量评定文件及分项工程各种工程质量检验报告单,实验检测报告按分项工程收集,各分项工程质量评定表可排列在各分项工程施工记录及质量检验报告之前。•标准试验及工艺试验可按单位工程集中整理组卷；抽样试验如土方及其他填筑施工密实度、混凝土、砂浆配合比、混凝土及沥青混凝土的强度试验等，应按分部分项分别收集整理组卷。•本合同段变更文件可以合同段为单位，按变更文件形成过程集中收集整理组卷。•施工原始记录文件的收集要求：以各分部分项为单位分别收集。不同分部分项的施工记录文件不能交叉收集。•施工单位各工序自检及检验申请批复等文件材料应分项工程（工序）分别收集整理组卷。施工单位与业主、监理的往来文件应按问题所针对的相关单位、分部和分项工程分别归档。如监理就某一工序施工质量问题下达的整改指令，以及施工单位就整改要求落实情况的回复，应归入相关工序，连同该工序其他施工过程原始记录文件一并收集归档，不可将该合同段所有往来文件集中整理，形成往来文件专卷。重复归档问题•监理与施工单位同时形成的同一内容的重份文件，以施工单位归档为主。（开工令、施工单位就监理下达的有关指令作出的具体答复及整改情况报告、申请检验报批文件等)•建设单位围绕质量控制、进度控制、费用控制和安全生产管理印发的普发性文件（即主送单位为各有关单位），以业主自己归档为主，其他单位不需向建设单位移交此类文件。•计划进度表由项目法人单位归档。一般行政文件与工程管理文件的区分•公路工程管理文件材料是在公路工程建设活动中产生、全面记录和反映工程立项审批、工程准备、设计、施工过程质量、进度、费用控制及竣工验收工作内容、对建成后的工程项目进行管理、养护及改扩建具有重要查考价值的各种不同载体形式文件材料的总称，这些文件材料需由有关参建单位按一定规范进行系统化整理，并经建设单位向有关单位单位移交。•一般行政文件是指在工程建设过程中反映各参建单位在日程行政和党务活动中产生的文件材料，这些文件按文书档案整理要求进行整理，不需要向建设单位及运营管理单位移交。•如是业主在其管理活动中形成的行政文件，应按文书档案收集整理要求归入文书档案，不应与公路工程档案一并归档。2.卷内文件系统化排列•卷内文件系统化排列基本要求：依据卷内文件之间的有机联系，结合问题的重要程度进行排列，一般是批复在前，申请在后（开工申请批复）。试验、检测和评定文件及施工原始记录除单位、分部及分项工程质量评定表及分项工程统计表可集中组卷外，均按照施工工序依次排列的系统化的排列方式。质量问题往来文件及专用原材料质保文件应归入相应部位分别整理；公用的原材料可按原材料类别集中组卷。竣工图可按设计图纸目录确定的顺序进行排列。•页号：在有内容的文件正面右下脚和反面左下角用阿拉伯数字依次编写。•各阶段各种类文件材料的排列顺序（1）立项审批文件批复在前，请示在后，相关审查及专家评审文件材料依次排列。（2）设计审批文件批复在前，请示在后，相关审查及专家评审文件材料依次排列。（3）工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次排列。（4）项目法人单位及监理就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料，按照文件材料所反映的问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。（5）施工质量控制文件：—合同段施工准备文件材料按照合同段开工申请及批准文件（含施工组织设计方案）、交接桩记录、控制点复测成果和控制点加密导线点成果文件、技术交底、图纸会审文件、测量设备检验证书及工地实验室资质证书文件等依次排列。—原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。—施工日志按专业结合时间依次进行排列。—变更文件按照文号顺序依次进行排列。—各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。—按照单位（分部、分项）工程分别整理组卷的文件材料，依照单位（分部、分项）工程施工进程，结合施工工序顺序依次进行排列。—合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、各项工程总结依次进行排列。—竣工图按照单位工程结合图号依次进行排列