文控中心管理制度

编号:版本:A标题:文控中心管理制度生效日期:2015年10月26日页码:第1页，共3页1.0目的通过加强资料的收集和管理工作，增强资料的实用性、有效性和完整性达到有效保护和利用资料来为公司各项工作服务的目的。防止过程中的资料丢失和泄密，也便于查阅共享。2.0适用范围适合公司所有建档资料的管理。公司建档范围确定为：公司建址营业等变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会形成的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；产品开发和技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、市场信息、客户情报、供应商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。声像资料：反映技术市场情报的照片和视频资料；包含政治、经济、科技、文娱、广告活动等的录像资料。3.0职责：3.1公司内部各部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。3.2实行集中与分散管理相结合的体制。总经办设立文控中心，配备文控中心管理员管理公司主体文件资料工作，文控中心管理员由总经办直接领导。由文控中心对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。3.3文控中心既是公司文件资料的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料的信息交流中心。文控中心的主要职责：对各部门文件资料工作进行监督、指导和检查。制订和组织实施公司关于文件资料工作的规章制度。负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。编号:版本:A标题:文控中心管理制度生效日期:2015年10月26日页码:第2页，共3页开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。组织公司各部门文件管理的学习与培训，并指导其工作。做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。4.0文件资料材料的收集：建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；及时追收办理完毕的文件，在检查齐全后整理立卷归档。凡归档的文件材料要齐全完整，组卷正确，保持文件材料的内在联系。保管期限划分清楚，卷内文件排列要有条理，完整准确地编写卷内目录，按统一格式装订成保管单位（卷、册、袋、盒）。凡归档的科技材料，图纸必须符合图样管理制度要求。文字材料不得用圆珠笔、铅笔和复写纸书写，以利于长期保存。会计档案要使用统一规格的记帐凭证簿、表册；必须装订完整，填写清楚，不得省略；帐簿名称与内容必须相符，否则档案部门拒绝接收。5.0文件资料的归档、立卷与管理：分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。大类分为：制度/规定：Z；文件：W；资料：L；档案：D；合同：H；图纸：T；图片：P；视频：S；外来资料：Y；体系文件：QMS；质量手册：SC;程序文件：CX；表单和记录BD;参考文件：CK；部门代号：生产：S；仓库：K；品检：J；研发：F；技术：X；客服：F；采购：G；市场：C；设备：B；财务：W；综合办公室：Z；人力资源：R。保密用Y表示，非密级则用N表示。密级：绝密：A；机密：C；秘密：P；无：O文件立卷管理编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）·□（部门代号）·□（是否保密）·□（密级程度）·□□□□（年份）·□□□（流水号）。段间用点分隔符隔开。如总经办2015年某份文件编码为：W·Z·N·O·2015·001。表单和记录的编码：□（BD).□（部门代号).□□□（流水号)归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。档案分电子档和纸质档两种形式，须确认电子档与纸质档的一致性，包括版本的一致。案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。编号:版本:A标题:文控中心管理制度生效日期:2015年10月26日页码:第3页，共3页对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报。公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。公司应采取严密管理措施，防止文件资料丢失和泄密。6.0文件资料借阅、使用工作：主管级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》，部门负责人签批、总经办核审后方能调阅。绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过借阅日当天。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告及时处理。外单位借阅文件资料，应经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引资料。出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。7.0鉴定销毁任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文管员填写《文件资料销毁审批表》交经总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准后并指定专人监督销毁。监督人须在销毁清单上签字。对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《记录销毁清单》，将批准的《文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。修改履历版号修改内容修订人日期制定:批准:受控印章日期:日期: