汽车配件出入库规范

1.实物入库1、仓库管理员对所有配件的入库必须凭《管理系统》中生成打印的单据进行操作。配件入库单据有：《配件入库验收单》、《内部调拨单》、《配件销售退货单》、《维修领料退料单》等。仓库管理员应拒绝无入库单据或手续不齐全的物资入库。2、仓库管理员对实物入库时，必须验收入库凭证单据，入库单据必须正确完整、符合规定；单据字迹清晰、适合保存；入库单据上所列物资必须注明规格型号、货位。3、所有入库配件都必须包装完整，品牌、规格、数量与入库凭证相符及对应。仓库管理员必须严格履行入库验收手续，查点物资的数量、规格型号、合格证件等项目，如发现物资数量、质量、单据等不齐全时，不得办理入库手续。未经办理入库手续的物资一律作待检物资处理放在待检区域内，经检验不合格的物资一律退回，放在暂放区域，同时必须在短期内通知经办人员负责处理。材料出入库规范(一)入库验收入库验收应对入库凭证，及入库实物同时进行验收；仓库人员有权拒绝入库凭证不齐、制单不规范、入库凭证内容模糊；实物入库，应拒绝无库位号设置或严重超储的物品入库商品入库是指能增加材料库存的手段，在操作上可分实物入库、(无实物)单据性入库二类。4、依据入库单据上的货位，物资摆入货位时，入库物资必须与原货位物资完全一致，内容包括：商品、厂家、外观、规格等，批次、包装不一致应有说明。禁止不一致的物资混杂摆放同一货位。入库时，有必要对原货位物资进行存库核对。5、仓库管理员验收合格后，必须在入库单据上签字，并且字迹清楚。2.(无实物)单据性入库1、仓库管理员对所有配件的(无实物)单据性入库必须凭《管理系统》中生成打印的单据进行操作。配件单据性入库单据有：《配件入库预收单(单据)》、《内部调拨单(单据)》、《配件销售退货单(单据)》、《维修领料退料单(单据)》等。仓库管理员应拒绝无入库单据或手续不齐全的物资入库。2、所有(无实物)单据性入库，必须同时交验(无实物)单据性出库的单据；仓库管理员对单据进行商品、数量、规格型号等审核验收，商品(商品编号)、数量完全相符后，仓库管理员必须在对应的二份单据上签字，并且字迹清楚。3、仓库验收人员仅对(无实物)单据的物品(商品编号)、数量验收负责，对单据中物品的性能及其它差错不承提担任何责任4、实物入库与(无实物)单据性入库必须相互区分，分别制单。禁止任何人员对不配套的(无实物)单据性入库单据及(无实物)单据性出库的单据进行签收。(二)材料出库4、仓库管理员发料验收后，必须在出库单据上签字，并且字迹清楚。2.(无实物)单据性出库同上2.(无实物)单据性入库说明材料出入库单据审核规范1.实物出库1、仓库管理员对所有配件的出库必须凭《管理系统》中生成打印的单据进行操作。配件出库单据有：《配件销售单》、《维修领料单》、《内部调拨单》、《配件入库退货单》、《内部领料单》等。各类材料的发出，原则上采用先进先出。内部领料的物料必须由分厂领导签字，并由分厂领导（或其指定人员）统一领取。2、仓库管理员对实物出库时，必须验收出库凭证单据，出库单据必须正确完整、符合规定；单据字迹清晰、适合保存，出库单据上所列物资必须注明规格型号、货位。3、所有出库配件都必须包装完整，品牌、规格、数量与出库凭证相符及对应。仓库管理员必须严格履行出库手续，以货位为基准，对应发出领用物资；仓库管理员发料时，有必要对原货位物资进行存库核对。仓库出、入库单据的打印表式在软件中已设定，操作员应根据打印单据的要求，选择打印表式，仔细“预览”打印界面(可编辑时)，发现差错应及时更正(一)实物出入库单据审核维修领料单必须符合以下条件，否则，材料部门有权拒绝发料1.维修领料单维修领料单制作完成后(阶段性)，需打印单据交领料人至材料部门领料，为避免一单多次打印及物品重复打印，在软件中已取消“全部材料”的打印表式；制单员按当前“未出库材料”表式完整可辩打印完“维修领料单”后，必须立即将本单材料在软件中出库，并在打印的单据上签字确认。(在此条件操作下，维修领料单仅能打印一次，请慎重﹗)1.单据状态3.是否出库2.货位4.制单员5.相关签字1.单据状态--单据状态为“在制”；2.货位--货位无空缺并有效(同时交验入库单、入库物资并全部领用不发生库存的除外)3.是否出库--出库状态全部显示为“否”4.制单员(签字)--制单员对本单材料已确认在软件中出库并签字承担责任5.相关签字--核发人已签字，核发人目前为业务接待发料人、领料人对所领材料确认无误后签字2.维修退料单1.单据状态2.货位3.相关签字4.验收入库维修退料单必须符合(1--3)条件，否则，材料部门有权拒绝验收入库1.单据状态--单据状态为“在制”(即时打印依据)2.货位--货位无空缺并有效3.相关签字--核准人已签字，核准人目前为业务接待，业务接待应根据材料的来源(是否现购)及库存设置确定是否准予退货，仓库验收人、退料人对材料入库验收确认后签字4.验收入库--仓库验收人对材料验收确认无误后入库并签字，并在第三联上盖“已验收入库”章，交客户作为前台结算的退货凭证。5.前台结算员对维修结算时，应查询该单是否有退料，如有应查验“维修退料单”第三联3.1材料销售单(挂帐销售)5.相关签字1.1单据状态2.货位3.库存数4.1销售类别材料销售单必须符合(1--5)条件，否则，材料部门有权拒绝发料1.单据状态--单据状态为“入帐”2.货位--货位无空缺并有效(同时交验入库单、入库物资并全部领用不发生库存的除外)3.2材料销售单(现款销售)6.现金收讫1.2单据状态4.2销售类别3.库存数--库存数不得为“零”或小于出库数量4.1销售材料退料单(挂帐销售)4.销售类别--销售类别不得为空格，应显示“现款销售”或“挂帐销售”5.相关签字--销售员已签字，销售员为本单销售材料的经办人，销售员不在时，可由本单制单员签字(计划销售)发料人、领料人对所领材料确认无误后签字6.现金收讫--对销售类别为“现款销售”客户，收银员收银后，必须在第一联盖“现金收讫”章，仓库发料时，必须查验“现金收讫”章1.1单据状态3.1货款处理2.货位4.相关签字4.2销售材料退料单(现款销售)销售材料退料单必须符合(1--4)条件，否则，材料部门有权拒绝验收入库1.单据状态--单据状态为“入帐”2.货位--货位无空缺并有效3.货款处理--货款处理不得为空格，应显示“转入预收款”或“退现款给客户”4.相关签字--核准人、退料人已签字，核准人为销售中心计划员(现购材料)或本单材料的销售员(库存材料)，计划员应根据销售合同及库存设置确定是否准予退货，仓库验收人对材料验收确认无误后入库并签字3.2货款处理5.验收入库5.验收入库--对货款处理为“退现款给客户”的单据，验收人对材料验收确认无误并入库签字后，应在第三联上盖“已验收入库”章，交客户作为向收银员的退款依据。货款处理“转入预收款”的第三联，客户不在场时，可由仓库暂存5.材料入库验收单采购入库验收单必须符合(1--3)条件，否则，材料部门有权拒绝验收入库1.单据状态--单据状态为“入帐”2.货位--货位无空缺并有效3.采购验收--采购验收人已签字，采购验收人为该物品接收的采购员或其它销售中心人员4.验收入库--仓库验收人对材料验收确认无误入库并签字1.1单据状态3.采购验收2.货位4.入库验收6.2入库材料退料单(供应商退现款)6.1入库材料退料单(退入预收款)1.1单据状态3.1货款处理2.货位4.相关签字1.2单据状态入库材料退料单必须符合下列条件，否则，材料部门有权拒绝发料出库1.单据状态--单据状态为“入帐”2.货位--货位无空缺并有效3.货款处理--货款处理不得为空格，应显示“退入预付款”或“供应商退现款”4.相关签字--相关材料的采购员(一般采购)已确认签字，采购员确认签字，表明对货款处理为“供应商退现款”的单据，采购员已承诺对所退款项负责并已办理相关手续(集中采购与供应商约定的退料由计划员核准签字)7.内部领料单3.2货款处理1.单据状态2.货位1.单据状态--单据状态为“入帐”2.货位--货位无空缺并有效(同时交验入库单、入库物资并全部领用不发生库存的除外)3.领料分类--领料分类不得为空格，应显示“非生产用品”、“加工用料”或“设备维修”4.相关签字--审批人已确认签字，审批人必须为分厂级领导或销售中心经理内部领料单必须符合下列条件，否则，材料部门有权拒绝发料出库8.内部退料单3.领料分类4.相关签字1.单据状态3.领料分类2.货位3.退料分类--退料分类不得为空格，应显示“使用结余”或“功能不符”4.相关签字--审批人已确认签字，审批人必须为分厂级领导或销售中心经理；仓库验收人对材料验收确认无误并入库签字9.1内部调拨单-材料调拨(调出仓库)内部退料单必须符合下列条件，否则，材料部门有权拒绝验收入库1.单据状态--单据状态为“入帐”2.货位--货位无空缺并有效3.领料分类4.相关签字1.单据状态3.调拨分类2.仓库5.货位内部调拨单(出库单)必须符合下列条件，否则，材料部门有权拒绝发料5.相关签字--调拨人/核发人已确认签字，调拨分类为“材料调拨”时，正式计划性调拨调拨人为计划员；非正式计划性调拨调拨人为销售中心人员(销售中心、材料管理员或业务接待员(分厂)；调拨分类为“维修领料”时，核发人为业务接待员9.2内部调拨单-材料调拨(调出仓库)1.单据状态--单据状态为“审核”2.仓库--调出、调入仓库不得空缺，调出仓库为本单领料出库仓库3.调拨分类--调拨分类不得为空格，应为“材料调拨”或“维修领料”4.货位--货位无空缺并有效5.相关签字1.单据状态3.相关签字2.调拨分类内部调拨单(入库单)必须符合(1--3)条件，否则，材料部门有权拒绝验收入库1.单据状态--单据状态为“入帐”10.2物资置换-入库单2.调拨分类--调拨分类不得为空格，应为“材料调拨”，不得为“维修领料”3.相关签字--制单人、配送员已确认签字，制单人为分厂一般软件操作人员；仓库验收人对材料验收确认无误并入库签字4.单据返回--入库仓库已验收确认签字，配送人应带回“内部调拨单(入库单)”第三联交调出仓库，作为配送考核的依据10.1物资置换-出库单(二)无实物出入库单据审核无实物出、入库与实物出、入库的单据基本一致，在软件中应根据实际区分选择，无实物出、入库单据的“单据状态”应为“入帐”(帐务往来)和“收讫”(现款往来)；相关签字按单据要求外，其余项不再作为验收条件3.相关签字内部调拨单(无实物入库单)必须符合(1--3)条件，否则，材料部门有权拒绝验收入库1.单据状态--单据状态为“入帐”(帐务往来)和“收讫”(现款往来)2.单据标题--单据标题应带有“(无实物)”字样3.相关签字--制单人已签字，制单人为相应单据规定的操作人员例如：内部调拨单-维修领用(调入仓库)4.仓库验收人必须同时对(无实物)单据性入库和(无实物)单据性出库的单据配对验收，对单据的物资、数量、规格型号等审核验收，完全相符后，仓库管理员必须在对应的二份单据上签字(三)不规范单据的让步处理1.单据状态3.相关签字2.单据标题在软件中由于各种单据制作的不可逆(修改)，不规范单据制作打印后，材料仓库又拒绝接收，目前，为保证材料出入库的正常运作，对不规范打印单据实行“让步使用”；“让步使用”使用的单据，须经销售中心指定人员审核批准，并在单据第一联上盖“让步使用”章；“让步使用”的单据，仓库人员应无理由接收，对“让步使用”的单据的差错，仓库人员不承担责任“让步使用”使用的单据，销售中心指定人员审核批准时，应做好台帐记录，并对单据制作的操作人员进行考核