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1《综合管理实务》一．秘书理论概述：秘书的涵义和特征，秘书工作的性质、内容和作用。秘书的涵义秘书在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。秘书的特征1、服务的直接性。秘书的工作内容与领导工作一致，由领导亲自指派；秘书直接向领导请示、汇报；秘书做工作直接对领导负责。2、服务稳定性。秘书与服务对象不仅有“业缘关系”还有“人情关系”。3、知识化。属于白领阶层。中、高级秘书称为“参谋”、“顾问”、“外脑”。4、年轻化。一般为20～35岁。是操作层通向管理层的阶梯。5、女性化。女性秘书是初级秘书，是“文员”。秘书工作的内容秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作，即人们通常所说的秘书业务工作。广义的秘书工作，其主要内容归纳起来有以下几方面：第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排；第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等；第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。秘书工作性质1、辅助性。第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里；第二，秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是；第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。2、综合性。由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。具体表现在以下三方面：第一，秘书工作的内容纷繁复杂，且涉及到本机关的全部工作。第二，秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联系左右之责；第三，秘书人员在办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时，必须对各方面情况进行综合，才能有效地为领导者提供帮助和服务。3、机密性。善于保守秘密成为秘书人员的首要职业道德。4、服务性。服务稳定性、直接性和广泛性。“上、中、下”三个层面服务。首要为领导、上司和雇主服务。秘书工作作用1、信息枢纽作用。在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置，是领导进行管理的中介环节和中枢机构。2、参谋助手作用。领导者的主要职责在于决策和管理。秘书人员在协助领导决策和管理时，既要为领导办事，当领导的助手，又要为领导出谋献策，当领导的参谋。因此，秘书工作既有助手作用，又有参谋作用。3、形象和公共关系作用。人们常常把秘书部门称为“关口”或“窗口”。所谓“关口”，是指在一个机关里，秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。因为各种文件、信息的上传下达大都要经过这里传递和输送。所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。处理公共关系原则“内求团结，外求发展”。24、协调作用。二．秘书工作机构的职能与工作要求：秘书工作机构的性质，秘书工作机构的设置，秘书工作机构的职能和工作要求，秘书部门及其人员的管理。秘书工作机构的性质机密性、辅助性、综合性（政策性、原则性、总体性、技术性、事务性、具体性等）、服务性（管理服务、信息服务、生活服务和事务服务）。秘书工作机构的设置1、设置原则：精简、纵向层次尽量少、横向幅度适当加大。2、采用钝角三角形方式。具有灵活性、自由度大、上下沟通方便。3、组织形式：分理制和综理制。中央的秘书机构称“办公厅”，部级机构，采用分理制（下再设秘书局、机要局、信访局等）；省级的称“办公厅”，厅局级机构，下设秘书处、机要处、信息处等；省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的称“办公室”，前三为处级，县为科级，乡镇为股级。综理制适用市县政协和大多数的企事业单位，下不再设部门，由办公厅、室统一或分派人员办理。有些办公室不属于秘书机构，是直属部门如国务院台湾事务办公室。社会团体的直接命名为秘书处，采用综理制。秘书工作机构的职能助手职能、参谋职能、枢纽职能、协调职能、保密职能、公关职能。秘书工作机构的工作要求明确职责、全线、目标和任务；制定秘书工作的各项制度和标准；分清主次、有条不紊；科学的安排工作程序；准确细致，切实无误；迅速果断，讲求时效；忠于职守，安于职分；加强教育、管理，不断提高素质和能力。秘书部门和人员管理1、内容和要求a)机构与部门职责。“确定分工职责，使每个部门各司其职，各尽其责”。b)秘书岗位责任制。必须与岗位目标管理、考核制度、奖惩制度科学结合起来，形成完整、有效的竞争机制和激励机制，保证各项工作的高效率和高质量。c)工作程序和方法。标准化、统一化、规范化、最后形成规章和制度。d)信息系统，实施政务信息化、试行区域电子邮件网络办公，从收文、登记、拟办、传阅、批示、草拟到签发，各个环节通过电脑网络。e)办公自动化。涉及人、信息、科学的工作程序和先进的办公设备。2、秘书人员的自我管理工作管理（明确的工作计划、区分轻重缓急决定工作次序、有条理进行）、行为管理（谦虚谨慎、言辞简要清晰、语气温和明朗）、时间管理和办公环境管理。三．秘书机构的日常工作：沟通与协调，办公室管理，公文管理，会议管理，信访工作，督查工作，保密工作。办公室管理办公室的管理是指对办公室环境加以合理的设计，组织和控制，使其达到最符合秘书工作的需要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。1、作用。办公室是指挥部、工作室、“窗口”。2、坚持以下的原则：方便，即办公室的布局应该力求方便省时，如相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作的协调和同步进行；舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文具的摆放要井然有序。和谐3统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化设备等的大小，格式，颜色等协调统一，这不仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境和办公室存放财物的安全条件；信息，如纸质文件，存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得到保障；电器的电源，电线，器物的摆放是否对人员造成生理上的危害等。3、布局与设置小办公室适用于分理制秘书机构。现代企业多采用大办公室，主管应置于最后部，工作流程为“I”、“L”或“O”型。接待室同时接待七、八位客人为宜，会议室以容纳二三十人开会为宜。4、内容与要求整洁，安静，光线、空气与温度（光亮适宜、空气清新、温度适宜）、色调与美化（色调单纯柔和），设备与用品（负责保管，随时登记）公文管理1、公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的书面材料。公文的本质属性就是它的现实执行性，亦即它的现行效用，又主要体现在公文具有针对性、政策性、指导性等方面。2、公文处理特点：政治性、时限性、机要性和规范性。3、公文处理程序是指在一个机关内部公文运转处理的一系列环节。包括发文、收文、管理和立卷归档。发文处理程序包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注办、整理归档等。收文处理程序包括：文件的收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、清退、归卷等。4、发文处理程序拟稿。拟稿是根据领导的交拟意见或批办意见撰拟文稿的过程。拟稿一般分为以下步骤1）交拟2）拟议3）撰写审核。公文审核是指将文稿送领导人签发前，对文稿进行全面的检查和修正。对公文进行审核的意义：1）为领导简政2）是为了贯彻集中统一的原则3）是为了利于下级机关的贯彻执行。文稿审核时应着重注意以下方面：1）是否需要行文，以什么名义行文。2）无矛盾抵触。3）要求、措施是否明确具体，切实可行。4）处理程序是否完备。5）文字表达。6）文件体式。签发、复核、缮校。签发是形成文件的最后一个关键性环节，文件经过领导人核准签发即成为定稿，可以据此打印正本。签发文件的原则：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。复核应重点检查的内容是：重点检查一下文件审批、签发的手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。缮校是指对发文的缮印和校对工作。用印、封发和传递。印章是权力的象征。封发是文件形成的最后一个环节，是指文件的封装和发送。现行文件的传递途径有：机要通信、专人递送、文件交换、普通邮寄等途径。5、收文处理程序签收和登记。签收是文件处理的第一个环节，是文件进入必经的“关口”签收文件要注意“四查”：一查来文封套上所注的收文机关是否与本机关名称相符；二查来文封套有无拆封或破损现象；三查来文封号是否与递送人签收簿上所登记的封号相符；四查所列文件总件数与实有件数是否相符。登记的主要作用是：1）便于管理和保护文件，防止积压丢失。2）便于查找和检索文件。3）便于文件的统计和催办工作。4）作为核对与交接文件的依据。文件登记的方式有三种：1）簿册式登记。2）片卡式登记3）联单式登记。公文的拟定、传阅和批办。拟办是指对来文按照其内容、性质和办理要求提出初步的处理意见。拟办的作用：1）可以及时准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和有关人员处理，2）提高办文时效。3）对需要转承和办理的文件，4）供领导人在批办时参考。传阅是指对拟办的需4送有关领导同志和部门阅知的文件组织传递和阅读，以利于文件的及时处理，提高办文效率。供传阅的文件主要分两种情况：一是阅知文件，另一种是需要办理的文件。批办是对收文处理所作的批示。批办的作用：1）使机关或部门的领导人及时阅读重要的文件，2）掌握有关的文件精神。3）便于加强对文书工作的领导，4）便于向承办人及时交代意图和要求，5）合理分工，6）提高效率。7）是决定收文承办责任、原则、方法的关键。承办、催办和注办。承办是指机关有关部门根据拟办和批办的意见对文件进行具体的处理和办理。在具体承办时应注意的事项1）收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。2）紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。3）对不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的公文，应及时退回并说明理由。4）对有领导具体批示的文件，要准确领会领导意图，传达领导的批示意见，严格按批示意见去办，不能加进自己的想法。5）没有具体批示的文件，要请示清楚，或先拟出计划方案，请示领导同意后再办。6）对于联合承办的文件，主办部门要主动联系协商。协商时要注意相互尊重，协办部门也要积极配合，不能相互推诿。7）作要分轻重缓急，急件先办。8）承办工作结束或告一段落后，应向原交办的领导人、负责人汇报办理结果。9）承办中，要遵守有关制度。催办是指对那些需要办复的文件，根据承办时限和要求，对承办情况进行督促和检查，防止文件积压，从而加速文件的运转速度。催办分对内催办和对外催办两个方面。催办的方式主要有三种：电话催办，当面催办，使用“文件催办单”进行催办。注办指的是对文件的承办情况和承办结果所作出的说明。6、公文管理公文应当发给组织，由秘书部门统一管理，一般不发给个人。秘书部门应当切实做好公文的管理工作，既发挥公文效用，又有利于公文保密。秘密公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行，下级机关、不相隶属机关如需变更，须经发文机关批准。公开发布党的机关公文，须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。复制上级机关的秘密公文，须经发文机关批准或者授权。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数；复印件应当加盖复印机关戳记。复制的公文应当与正式印发的公文同样管理。汇编上级党的机关的秘密公文，须经发文机关批准或者授权。公文汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。绝密级公文应当由秘书部门指定专人管理，并采取严格的