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2011年学术年会研究生会筹备工作策划书批准：张晓春组长：邓斌副组长：黄骏王正辉梁小斗李江锋赵楠王斌聂晓曦鲁明月马欢张婷婷陈涛成员：研究生会各部部长、副部长学生科协各部部长、副部长共青团西安理工大学委员会西安理工大学研究生会西安理工大学学生科协2011年10月27日2前言为更好开展工作，充分调动研会成员积极性和实现资源优势充分发挥，按宣传组、资料组、会场组、外联组、秘书组五大块，实行任务分工负责制，并加设督导组、机动组（注：博士分会机动协调）。注：1、11月1日至3日由主席团成员对本策划书细化并反馈；2、11月4日之前将各组详细策划（分工明确到人）交给黄骏；3、红色部分是特别强调的13项工作。2011年西安理工大学学术年会筹备工作协调单组别内容负责人联系方式宣传组聂晓曦18792669401海报（博士论坛）、条幅、背景布；秩序册的设计于印制3、新闻稿4、开、闭幕式主题报告专家简介（海报）资料组王正辉151915890341、收集博士论坛论文、秩序册内容、与会专家简介、座位安排（同研究生学院沟通）2、会议日程（同研究生学院沟通）3、论文集（会后）博士论坛布展、笃学讲座安排会场组赵楠135720156841、会场卫生2、主席台桌椅摆放、桌布、鲜花、水杯、茶叶3、桌牌（赵老师）、拱门4、会场接待礼仪（服装、人数）5、会议间隙维持秩序（校长致辞后，领导合影，会间间隙，主题报告）外联组王斌136892924491、联系各高校2、邀请函、请柬的设计印刷和发送（确定各高校研会参会人员名单及联系方式）3、校史馆、公交公司4、高校代表通讯录制作发放5、联系招待兄弟高校研究生会秘书组黄骏136591885841、资料袋（分装和发放）、电子屏文稿及联系落实、彩旗、路标2、会场设备（音箱、投影仪、电脑《准备两台笔记本一台资料齐全备用》）3、工作证、校徽；联系广播台广播稿4、签到（各校研会代表、我校研会参加工作成员）并引导入座5、各高校座谈会备注1.主席团所属部门成员参加开闭幕式人员统计。2.所有人员保持信息畅通。3.我校研究生会人员，开幕式着正装。男生深色西服、浅色衬衫，打领带；女生着深色较正式服装。4、由主席团成员组成督察组，对各组工作进行考察，会后作出评分。3一、宣传组负责人：聂晓曦陈涛成员：宣传部、记者团、学生科协成员1.前期准备（10月27日-11月12日）工作内容：1）开、闭幕式主题报告海报设计（内容和刘咏国老师沟通）及张贴；2）秩序册内容设计、制作3）条幅（校内及会场内）内容设计、制作及悬挂；4）开、闭幕式主题报告专家简介设计，海报制作（同研究生院沟通落实有谁负责）；5）博士论坛论文海报制作；6）会前、会后新闻稿准备及发布；7）开、闭幕式喷涂背景布设计（同张晓春老师沟通后，提供内容给制作公司）及两者制作；注意事项：1）海报、条幅内容和比例数量、喷涂文字及背景布大小、专家简介及所有网络发布的稿件需经张晓春老师及研究生学院审核后才能制作或发布（横幅、博士论坛海报在方大完成，秩序册及专家海报在校外找靳先生处完成），接收成品时要验收内容是否正确，以防打印、印刷错误，如有错误及时采取更改或补救措施；2）在方大制作的横幅于11月6日前、博士论坛论文海报于11月10日前完成。3）横幅内容○1创新研究生培养模式，提升研究生培养水平，为国家经济建设和社会发展作贡献（金花图书馆报告厅后墙）；○2热烈祝贺2011年西安理工大学研究生学术年会开幕（金花校区东门）；○3启迪创新思维，加强学术交流，提高培养质量（图书馆正门）；○42011年西安理工大学研究生学术年会博士研究生学术成果展示（金花大活内、外2条）。4）校内条幅于11月9日前悬挂完毕，会场内条幅于11月11日晚前悬挂完毕；5）秩序册、与会专家个人简介资料找资料组于10月31日前要到；6）秩序册、专家个人简介海报在11月1日前完成版面设计、内容填充工作并送交团委张晓春老师审核通过后，秩序册于11月8日前印刷完毕，专家个人简介、设计制作海报并于11月10日前制作完毕；7）网络形式发布新闻的网站包括知行网、研究生学院、校团委、校报网、研究生会网（下同），并于11月9日前发布；8）协助喷涂公司人员确保11月11日下午做好喷涂背景布悬挂工作，保证背景布不影响主题报告PPT演示效果；2.开、闭幕式当天（11月19日）工作内容：抽调5名机动人员3.后期工作工作内容：1）开、闭幕式新闻报道于当天结束前将开、闭幕式新闻稿子发至校内网站；2）分会场新闻收集汇总并在闭幕式结束两天内发布至校内网站；注意事项：1）开、闭幕式新闻稿（注：参照知行网2010年开、闭幕式新闻稿撰写）须团委张晓春老师及研究生学院赵桂荣老师审核后交给刘军院长；2）分会场新闻稿收齐后须经团委、研究生学院老师审稿，并经主管副校长审核及签字后，送达校宣传部，由校宣传部负责上传到学校主网页。3）所有新闻稿件须经邓斌审核后再送达老师审核。4二、会场组负责人：赵楠张婷婷成员：文体部、实践部、学生科协成员1.会场布置（11月4日-11月12日）工作内容：1）与校团委、研究生学院协商做好拱门联系工作；2）开幕式前和报告会后会场卫生；3）主席台、发言台桌椅摆放和桌布布置；4）联系图书馆报告厅相关部门准备好开幕式当天水杯、茶叶、倒水工作；5）制作桌牌、鲜花（主席台前参照2010年照片确定数量，发言席一束；同张晓春老师沟通，看是否联系后勤处办理）购买和摆放；6）联系会场礼仪4-6名。注意事项：1）拱门须在11月10日之前就位；2）会场必须在11月11日晚前打扫干净；3）桌椅摆放、桌布与图书馆相关部门提前联系好后，在11月11日晚前完成；4）桌牌名单于11月10日前从研究生学院赵桂荣（刘咏国）老师处获得；5）桌牌、鲜花务必在开幕式当天早上8点前摆放完毕，务必保证桌牌打印纸名字、字体格式、及大小的统一与准确无误；6）与研究生学院、团委商量好礼仪队人员组成（确定由研究生学院、团委还是研会负责）、人数、服装要求等。7)会场布置包括开、闭幕式。2.会场秩序工作内容：1）会议间隙维持秩序（校长致辞后，领导合影，会间间隙，主题报告）；2)监督好礼仪队做好端茶倒水礼仪工作；3）开幕式开始后，随手关闭会场左、右前门和中门（通往休息室和第二会议室门）。4）闭幕式的工作（同开幕式）5三、资料组负责人：王正辉李江锋成员：学术部、英语部、学生科协成员1.前期工作（10月27日-11月8日）工作内容：1）收集各学院分会场论文、博士论坛海报内容、与会专家简介；注意事项：1）10月27日-10月31日督促各学院论文收集汇总，交至聂晓曦处；越早越好。2）及时获得秩序册中领导姓名、排序，主题报告题目、报告人情况，并确保准备无误；参照去年的秩序册，里面有的内容全部要有。3）与会专家资料详细具体，于10月31日前交至聂晓曦处；4）博士论坛成果展示论文海报内容于10月31日前交至聂晓曦处；2.开幕式前夕（11月9日—11月12日）1）获取参加开幕式领导名单；2）制作会议日程；3）联系研究生学院指导老师商量做好会场人数分配和座次分区安排，并请研究生学院老师通知各院保证到场学生人数、时间（8点20分入场）。注意事项：1)及时获取开幕式与闭幕式与会领导名单；2)会议日程于11月11日前制作完毕；3)座次安排参考去年闭幕式的，请学生处安排学生负责贴纸的打印和粘贴。4)各院学生到场人数要提前通知给各院学术年会负责人，并告知会场秩序作为各学院评优的考核项目之一，以保证出席人数和时间和秩序。3.开、闭幕式当天工作内容：1）协助做好其他组的开、闭幕式当天工作；2）协助做好报告会结束时清理现场。4.后期工作博士论坛成果展布展；笃学讲座，与团委张晓春老师、研究生院刘咏国老师商讨确定讲座专家名单，做好邀请、宣传、会场安排各项工作；编印2011年学术年会优秀论文集，于12月底前完成；6四、外联组负责人：王斌成员：外联部成员1.开幕式前期工作（10月27日-11月8日）工作内容：1）联系各高校研究生会；2）邀请函与请柬设计、制作及发送；3）确定各高校参加学术年会代表人员名单及联系方式。注意事项：1）邀请函、请柬须张晓春老师审核后方可打印；2）发邀请函还要电话通知；3）确定各高校具体来人数，订好招待酒店，规格同研究生院老师商量；4）以上事项于11月8日前完成。2.开幕式前夕(11月9日-11月12日)工作内容：1）联系校史馆；2）提前联系公交公司，做好交通保障；注意事项：1）保证校史馆在开幕式当天可以接待外校代表参观；2）保证外校代表可以乘坐安排好的公车前往曲江校史馆；3）确保开幕式当天领导合影和研会成员合影顺利完成。3.开幕式当天工作内容：1）校东门、校南门口接待外校研会代表；2）欢送开幕式结束外校代表前往曲江校区参观校史馆；3）高校代表通讯录制作、发放；4）经研究生学院老师批准后联系招待兄弟高校研究生会（招待费由研究生学院负担）。注意事项：1）提前设计好通讯录表格，等秘书组签到工作完成后填充好内容并保证开幕式结束后发放给各外校研会代表。2）同研究生学院老师联系，确定招待地点、规格及进度控制。7五、秘书组负责人：黄骏鲁明月成员：办公室、学生科协成员1.前期工作（11月27日-11月8日）工作内容：1）设计、制作工作证、准备校徽；2）整理财务清单；3）电子显示屏文稿设计及联系图书馆相关部门；4）校内指引标识牌及彩旗；5）联系广播台准备广播稿；注意事项：1）工作证于11月9日前完成；2）将各部门工作中所需物品、财务清单列出表格，并严格认真记录以备案核对；3）及时统计各部门前期工作中参加人员并备案保存；4）保证开幕式当天校徽与工作证同时发放；5）电子显示屏务必在10日前联系好，并在开幕式当天8点前发布；6）指引标识牌及才彩旗于11月11日前在东门到图书馆路上插好；7）广播台于11月9日开始广播对学术年会及开幕式的介绍。2.开幕式前夕(11月9日-11月12日)工作内容1）经团委老师批准后对资料袋分装；2）会场设备（音箱、投影仪、话筒、电脑）；3）准备外校代表签名簿；4）汇总参加年会开幕式研会成员名单并提交给总负责人处。注意事项：1）资料袋与在外校代表签到完后及时发放；2）会场设备于11月12日下午确保完好可用；3）准备两台笔记本，两台资料(即主题报告)齐全备用。3.开、闭幕式当天工作内容1）研会参加年会成员签到、高校研会代表签到及资料袋发放；2）负责引导外校代表入座；3）剩余成员机动注意事项：1）落实在开、闭幕式、主题报告会及场外领导、嘉宾、兄弟院校代表照相；2）现场机动性高，随时听候协调调度指挥。4.后期工作财务决算；8六、闭幕式工作负责人：梁小斗马欢成员：曲江研会、科协成员工作内容：闭幕式仿照开幕式组织工作并进行补充，做好宣传组负责宣传工作，会场组负责会场工作，外联组负责通知获奖单位代表、学生工作（获奖学生代表发言人及发言稿给赵桂荣（刘咏国）老师审核），资料组负责座次及协调工作，秘书组负责优秀论文、优秀组织单位等荣誉证书的版面设计和打印并于会上负责发放；注意事项：1)开闭幕式同等重要，都要高度重视，不可懈怠；2)务必保证会场设备可靠可用，在闭幕式前前两天就做好检查、调试工作；3)保证条幅和喷涂背景布在闭幕式前一天悬挂完毕；4)专家简介要于闭幕式当天安置好。5)当天仍需要联系礼仪队，需提前两天跟礼仪队联系好；6)闭幕式前一天会场物品准备完毕；7)提前跟研究生学院沟通，保证闭幕式座次安排；8)获奖人员、学生代表发言人一定要通知到，在11月19日前通知到，必须确保获奖人员到达，颁奖时按顺序上台领奖；9)荣誉证书需盖章（校印），在校团委开用印证明；10)同研究生学院沟通落实闭幕式会议发言人员。七、演练为确保大家在开幕式当天完成各项工作，从容不迫，更好地应对，提前演练十分必要。1.演练主要内容：1）接待来宾；2）外校研会代表签到；3）引导进入休息室；4）引导入场；5）会间清理；6）会后疏散。2.时间安排：在确定参加成员后于开幕式前夕，具体时间再另行通知。3.地点：金花校区图书馆报告厅。4.要求：全体参加开、闭幕式成员准时到场，各就各位进入