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知识产权程序文件文件编号：JXIP-CX-420-02版次：A/0页码：第1页，共2页最新修订日期：2014年1月7日记录控制程序记录控制程序一、目的对知识产权管理体系进行有效的管理，保持知识产权管理体系符合要求和知识产权管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于与知识产权管理体系所有相关的记录。三、职责管理者代表:负责组织所有知识产权管理体系管理工作。各部门：负责本部门知识产权管理体系的正确应用，及日常整理、保存、保护、审核有关的知识产权管理体系。知识产权部：负责记录控制的检查、督办和定期汇总保管。四、工作流程各部门负责本部门记录的编制、填写、收集、保管。记录的格式和标识：存在时，应使用管理体系文件规定的格式化记录，可从文件管理人员处获得空白表格。管理体系文件没有规定记录格式的，由各部门负责组织编制，报管理者代表批准，由文件管理人员备案后使用。记录格式的设计、更改，按《文件控制程序》有关文件更改的规定执行。记录的标识，包括记录名称、记录表格编号（按《文件控制程序》执行）、记录的时间、有关责任人的签名，以及分类识别号一般为顺序号，必要时可标明部门或范围。五、记录的填写记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，填写时，内容不得遗漏，未发生项应在栏目上用单杠划去。不得用铅笔或红色笔（除非文件规定）做记录。如因笔误或填写错误要修改，应采用单杠划去，在其上方写上更改后的内容加盖或签上更改人的印章姓名及日期。修改前的记录应能识别，不得用涂改的方式修改记录。知识产权程序文件文件编号：JXIP-CX-420-02版次：A/0页码：第2页，共2页最新修订日期：2014年1月7日记录控制程序记录应得到部门负责人或相关主管的审核。审核应关注内容是否正确无误，有无明显的错误字段错误，填写全不全，是否易认。文件有规定时，记录应得到有相应职权的人的批准方为有效。记录的填写、审核、批准人均应手写签名，并签署日期。六、记录的管理和跟进知识产权部编制公司《知识产权管理体系清单》，列明所有格式化的记录，并规定记录的保存部门和保存期限，并附上原始样本。在记录使用期内，各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录保持清洁、字迹清晰，各部门按规定的期限保存记录。知识产权部至少应每季度一次地对已过使用期限的记录归档集中保存，知识产权部应至少每年一次检查各部门记录的使用、管理情况。超过保存期或无参考价值的记录应清点登记，编写报告，经总经理同意后销毁。超过保管期限仍需留用的，应另夹另柜存放并标识。记录是一种特殊的文件，应遵守《文件控制程序》中的要求，包括使用、借阅、批准、保存和保护、修改、销毁等。记录无发放要求。记录的发放和传递按记录的填制或签字要求执行。与记录无关的人员查阅记录应得到管理者代表批准。当规定记录的文件没有具体规定时，记录的最先签发部门负责跟进记录的填制，直到与其有关的活动全部完成，且记录得到妥善处理和管理。七、相关文件文件控制程序记录清单台账