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深圳乐丰精密五金有限公司SHENZHENLEFENGPRECISIONMOULDPARTSCO.,LTD.DocumentNumber文件编号RevisingDept.制订部门RevisingDate制订日期Revision版本Page页码LF2-M-P02-A1管理部2008/06/10A1Page1of4Title名称沟通管理程序文件修订履历表Rev.版次Issue/Ecn.发行/更改日期Modifiedout-line更改之摘要A02008/06/10新版发行A12010/11/08增加与修订斜体字处内容。此文件自批准发行之日起生效实施.文件修订履历表可另添附页Revisedby制/修订Reviewedby审核Approvedby批准深圳乐丰精密五金有限公司文件编号LF2-M-P02-A1标题沟通管理程序制订日期2008/06/10制订部门管理部版次A1Page2of41.目的为确保各项信息能通过正确有效的途径在各单位之间传递,使各部门人员能准确及时收到上级、下级、同行单位或外部（客户、法律法规要求）信息，以便做出正确的决策及与更好地开展工作；促进各单位之间的协调与合作2.范围本公司所有包括环境/质量保证系统活动信息在内的相关部门间信息沟通.3.权责各职能部门4.定义内部顾客：下工序即上工序的内部顾客5.程序内容5.1沟通流程(附件一)5.2信息来源5.2.1外部信息来源：客户要求；法律法规要求；专业报纸、杂志、专业网站等。5.2.2内部信息来源：上级指示；下属建议；各职能部门协调事件；各类质量记录等。5.3信息沟通方式：口头、书面资料、联络单、会议、教育训练等。5.4信息沟通途径可通过电话、传真、电子邮件、总经理信箱、网上下载或与会等一切可以利用的通讯方式5.5由外到内的信息传递流程5.5.1公司外部有关电话一般由总机接听，总机接听电话时态度要和蔼。以礼待人,以树立公司良好形象；5.5.2传真信息由总机接收,然后转发给相关担当人员；5.5.3对于各地区法律法规要求可由公司法人代表或总经理以上人员从有关书籍、专业报纸、杂志、专业网站上获取;5.5.4采购信息除了电话联系外,也可从有关书籍、专业报纸、杂志、专业网站上获取5.5.5对于客户要求或法律法规要求信息的获取除了通过上记方式获取外,参加会议或接受培训了也是一种获取外部信息的方法5.6内部信息传递流程深圳乐丰精密五金有限公司文件编号LF2-M-P02-A1标题沟通管理程序制订日期2008/06/10制订部门管理部版次A1Page3of45.6.1公司外部电话由总机确认后转给相关对应人员,除公司客户及供应商电话外，一般推销类电话应确认有预约后才给予转接，如对方问及某部门负责人私人电话号码时，一般应予以拒绝，特别是采购及财务部人员。原则上班时间不予转接私人电话；5.6.2传真件由总机亲自转交给相关人员；如前台人员忙，营业文员应主动到前台查找客户传真，确保信息时效性；5.6.3对于外部获取的信息,获取人根据必要程度以书面形式、开会、专题讲座、教育训练等方式传递给公司相关部门人员；5.6.4上级给下属下达工作指示时可以书面形式、开会或口头形式传递，但下属汇报工作或提出建议时，一般只能以书面形式否则上司可不予受理；5.6.5内部同行单位如有任何信息需要在公司内部传达的,须以《联络单》、召开协调会议或其它书面形式传递；5.6.6为加强公司内部沟通,促进各部门人员协调合作,原则上每月总经理或以上人员至少主持召开一次部门部长级以上会议，部长级以上人员每周主持召开一次部门组长级人员会议，会议记录转交管理部备案；组长级或主管每天主持召开一次早会。其它例会则定期召开（如：品质月会及管理评审会议等）参考《会议管理制度》；5.7由内到外的信息传递流程5.7.1公司相关部门人员如有任何信息需要向外传递的.可通过电话、传真、电子邮件等到途径向外传递5.7.2原则上非授权人员禁止直接拔打外线电话、传真或发送外部电子邮件等，如因公事需要对外联络的可通过总机拔号后转接、传真或由部门权限人发送电子邮件向外传递信息；5.7.3对外发出的传真件、电子邮件等前台人员、相关发讯者应通过电话或其它方式确认对方是否已收到，并把收到与否的信息反馈给主题发出人,以确保信息传递无误；5.7.4对于一些不能以上记方式对外传递信息的,可以开会或教育训练的方式向外传递；5.7.5对于环保异常信息的对外传递时效,应在24小时之内以书面形式向客户汇报；5.8对于工程变更方面的信息一旦确认生效,应及时对公司内部资料(如图面、SIP\SOP等)进行变更，参考《工程变更管理程序》及《4M变更管理规范》5.9相关记录的归档按《记录管理程序》办理,，保存期限依《记录管理一览表》6.相关文件深圳乐丰精密五金有限公司文件编号LF2-M-P02-A1标题沟通管理程序制订日期2008/06/10制订部门管理部版次A1Page4of46．1《记录管理程序》6．2《工程变更管理程序》6．3《4M变更管理规范》6．4《会议管理制度》7.使用表单7．1《联络单》7．2《记录管理一览表》8．附件8．1信息沟通流程图信息沟通流程图流程权责相关文件\表单信息内部传递客户/政府机关等收集整理确认记录保存相关信息执行信息对外传递外部信息要求记录管理程序传真收发记录表相关单位/人员相关单位/人员联络单/电子邮件等相关单位/人员相关单位/人员相关单位/人员记录管理程序