集团公司财务报销制度及报销流程

xx集团有限公司财务报销制度及报销流程目录第一章总则第二章费用报销凭证的规范第三章内部控制及一般流程第四章借款管理规定第五章日常费用的分类管理第六章工薪福利及相关费用支出制度第七章专项支出财务报销制度第八章报销时间的具体规定第九章附则第一章总则第一条、为了加强集团公司财务管理，规范各子（分）公司财务报销行为,合理控制费用支出，提高资金使用效益，根据国家有关法律、法规和各项财政政策，结合集团公司的具体情况特制定本制度。第二条、本制度根据相关的财经制度及集团公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第三条、本制度适用集团公司及各子（分）公司。第二章费用报销凭证的规范第四条、报销单填写1.费用报销单需填写完整：包括部门、日期、内容、大小写金额、合计数.附件张数、报销人及审批人员的签字；注：金额处不能留有空格，金额要完整到元、角、分,在财务有借款的需注明。2.金额大写要准确：零壹贰叁肆伍陸柒捌玖拾佰仟万亿。报销原始凭证的要求1.当事人应充分取得费用的相关单据，如：合同或协议、合法的票据等，合法（被税务机关认可）的票据，原则上必须是发票才能报销。2.可使用的收据：购农产品及废旧品收入时可用收据入帐。3.车费：所有的车票上都必须注明出发地和目的地，以及乘坐日期。4.打车时，燃油费附加的票据也应该有，即凡是报的数额都必须有发票，同时金额有小数位数的，需注明实际支付的金额。5.报销车票时，有同行者，必须注明同行者是谁。6.其他票据也应同时注明费用的用途及时间，如招待费需注明招待的日期及招待的人数。7.摘要栏必须清晰的写明费用的原因及用途。8.外出公差的需附有外出公差申请单或通知单，公差申请单上需有公司及部门领导审批。9.当月费用当月报销。第五条、贴票方法和要求1.原始发票单据及附件应按照报销的经费项目进行分类整理，如办公费、招待费、差旅费、住宿费等等，应按照类别分别粘贴，把相同经费项目的原始凭证粘贴在一起。2.粘贴票据的范围大小：应在费用报销单据大小范围内进行粘贴。对于原始发票单据及附件较多的凭证，应用和费用报销单据同样大小的结实的白纸（使用过的纸亦可，外露部分应保持洁白）先进行粘贴，然后再将该白纸的左上角粘贴在费用报销单据的后面。（粘贴在其上的票据不能超出该纸张的范围）。3.粘贴要求：原始发票单据及附件必须由上而下、自左至右、均匀排列粘贴。将胶水涂抹在原始发票单据及附件的左上角，从装订线（粘贴单左侧2公分位置）开始粘贴，将票据向右边均匀排开横向粘贴，注意不要将票据集中在粘贴纸中间，以免造成中间厚四周薄、凭证装订起来不整齐的现象；粘贴的原始发票单据及附件必须在费用报销凭证的大小范围之内，个别规格参差不齐的原始凭证，可先裁边整理后再行粘贴，但必须保证原始凭证内容的完整性。对于粘贴比费用报销单据大的原始发票单据及附件，粘贴位置也应在票据左上角，单据上边和左边与费用报销单对齐，超出部分可以按照报销单大小折叠在粘贴范围之内。4.如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴纸上按照先小后大的顺序粘贴。5.注意事项：（1）原始发票单据及附件的粘贴必须整齐，不要将票据颠倒放置、粘贴。（2）不要用订书机订原始发票单据及附件。不要用回形针、大头针等把原始发票单据及附件别在费用报销单据后面。（3）对于粘贴不规范的费用报销单据，请自行重新粘贴。第六条、报销手续及签批齐全1.严格按照财务部门签发的审批制度执行2.对于要求有证明人的采购单据，应有证明人进行签字；共同对报销的真实性负责。3.对于有购买数量的物品，需由签收人进行签收，核对数量。4.对于差旅费报销单，因公司有费用级别规定，不同级别的职员有不同的报销标准，所以在不提供其他证明更高级别的情况下，按职员的职务来评级，如职员除职务外另有更高级别的技能等级，必须由部门领导注明级别或提供高级别证明。5.凡购买的物品及低值易耗品，报销时都必须附物品申购单及入库单。第七条、报销凭证的签字要求：1.按规定应该签字的人员必须全部签字，签字必须签全称，不得只签姓。2.签字人签署姓名后，还应当签署签字的日期。3.领导签字应当明确表明是否同意报销。4.为便于原始凭证的装订，签字是签在凭证的正面，应签在右上方。签字如果是签在凭证的反面，应签在左上方。5.有多张凭证都需要签字时，经办人、证明人、部门负责人要一张一张分别的签，不能用复写纸同时签。6.按规定顺序签字（1）经办人签字（2）部门负责人签字（4）分公司财务会计审核签字（3）分公司总经理签字（5）集团公司财务总监审签（6）集团公司行政副总经理签字（7）集团公司总经理及董事长签字7.员工在任何凭单上签字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责。第三章内部控制及一般流程第八条、费用发生过程中，原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行，并互相监督和共同承担相关责任。第九条、费用报销的控制原则：计划管理、分级负责、层层把关。由各部门主管负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由办分公司经理对报销单据的计划性进行二级审查，由财务部门对报销票据的合法性进行三级审查；最后由集团公司财务总监总经理进行审核通过，经集团公司行政副总审签、标准外需集团公司总经理或董事长审批后才能报销。第十条、原则上公司一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证。合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准，具体操作由各公司财务部门负责把控落实，以可操作性为前提。公司员工任何不符合报销规定的单据财务部门有权拒绝，各级确认、审核、审批人员也不应予签字。各级签字人在不能确定的情况下不能随意签字，第十一条、单据整理要求：报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数。单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。单据分别不清晰，粘帖不规范的财务部门可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。第十二条、报销或单据传递时效要求：财务部门根据财务作帐的及时性配比性要求掌握好各项报销的时间，原则上各项单据或费用必须在发生结束后按照正常规定的流程操作。原则上当月发生当月取得并当月报销，业务人员有及时催收票据的义务。第十三条、当事人在填写“费用资金支取报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字，交共同参与的人员复查，并请其在证明人一栏上签署其姓名。“费用资金支取报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。第十四条、经办人根据报销单据的内容，整理分类粘贴好原始单据，填写“费用资金支取报销单”。具体步骤及注意事项：1．没有特殊原因必须在票据取得后三天内将审批单送达部门经理审核。2．经办人要按照要求填写“费用资金支取报销单”，所填写为日期、报销部门、用途、金额、合计、金额大写、报销人等。3.若有要说明的事项在备注一栏填写。第十五条、当事人应将填写完整、附件齐全的“费用资金支取报销单”和已经审批过的“用款申请单”一起送交本部门主管进行审核，签字批准。具体步骤及注意事项：1.部门主管应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查。2.部门主管审查无异议后，应在“费用资金支出报销单”部门负责人一栏签署审批意见并签署部门经理的名字。3.若有要说明的事项在备注一栏填写。4.部门主管有督促经办人报销的义务。第十六条、部门主管审核后统一交由各公司经理审核批准。具体步骤及注意事项：1.各部门主管确认费用是否该报，对不可报部分需要注明超标部分金额和实报金额；2.各部门主管审查无异议后，应在“费用资金支取报销单”主管部门一栏签署审批意见并签署本人的名字。第十七条、交由财务部会计审核并签字。具体步骤及注意事项：1.财务部审核员应重点对“费用资金支出报销单”后所附的原始发票和单据进行合法性审查，对费用金额的计算进行复核稽查。2.财务部审核员需仔细审核经办人填写格式是否符合规定，审核是否符合有关文件规定。3.仔细审核经办人金额填写和计算是否正确。4.审核有无经办人和其直线经理的签名。5.对不符合上述要求的费用报销审批单退回经办人本人。6.财务部审核员审查无异议后，应在“费用资金支取报销单”财务部门一栏签署审批意见并签署本人的名字。第十八条、各公司财务部复核后将报销票据送本公司经理进行的审查和签字。具体步骤及注意事项：1.分公司经理接到“费用资金支取报销单”后，需要先关注有部门主管以及财务部门的审核签字，从“费用资金支取报销单”的形式要素上进行审查，看报销审批程序和相关人员的签字是否齐全、字迹是否真实。2.分公司经理审查无异议后，在“费用资金支取报销单”经理一栏签署审批意见并签名。第十九条、当事人取得审批齐全的“费用资金支取报销单”以及“借款单”后，应在3天之内送交集团公司财务总监审核后，经集团公司行政副总审批、超出标准的支出须经集团公司总经理和董事长审批。方能在分公司财务报销第二十条、费用报销的其他规定：公司费用报销必须真实合法，严禁使用白条或其他不合法的凭证，一些特殊情况需要使用替代凭证的，也必须由分公司经理和集团公司财务总监的共同认可，同时做到财务操作的安全合法。另外替代凭证要求做到时间合理、摘要明确、金额确定，不能真假混杂，给公司带来财务风险。第二十一条、费用报销的一般操作流程费用报销流程：费用报销人报销申请（填制费用资金支出审批单）------报销人部门负责人确认签字------分公司经理审核（确认是否真实）-----分公司财务部审核（单据、数据等方面要求）-------集团公司财务总监总最终审核（侧重真实、合理性等方面负全责）------集团公司行政副审批------集团公司总经理或董事长审批---各分公司出纳复核并履行付款。上述流程为公司各项费用报销的既定程序，以后各项事务的报销均需要遵照上述流程操作，否则各公司财务部门有权拒绝付款。第二十二条、费用审签的额度和权限集团公司各分（支）公司正常资金支付及费用在10万元以内（含10万元），审批最终由集团公司行政副总签批财务就可办理支付流程;10万元以上的资金支付及费用须经集团公司总经理决定后,财务方能办理支付流程;特殊采购及专项支出按其申报流程并经集团公司董事长审批同意后方能办理第四章借款管理规定第二十二条、借款管理规定1.出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款。2.其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。3.各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。4.借款销账规定：自借支起一个月内。。5.借款未还者原则上不得再次借款，逾期三个月未还借支者，从工资中扣回。第二十三条、借款流程1.借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。2.审批流程：主管部门经理审核签字→财务部门复核→经理审批→集团公司财务总监同意→集团公司行政副总审批3.财务付款：借款凭审批后的借款单到所在公司财务部门办理领款手续。第五章日常费用报销规定及流程第二十四条、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。第二十五条、费用报销的一般规定1.报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人、证明人（签收人）签名。2.填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。3.审批流程：主管部门经理审核签字→财务部门复核→经理审批→集团公司财务总监同意→集团公司行政副总审批4.报销5000元以上需提前一天通知财务部门以便备款。第二十七条、差旅费报销费用标准及流程。费用标准：详见《差旅费报销标准及相关规定》；（