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1必联（北京）电子商务科技有限公司费用开支及报销管理规定（G-GCG-5-B-[2010.07]-001）财务部文件级别文件分类文件密级颁布状态公司级□部门级□技术类□产品类□营销类管理类公开□基层管理者公开□中层管理者公开□高层管理者公开□公司领导公开颁布稿□废止稿作者：赵金华颁布日期：2010．07．01有效期限长期有效□阶段有效（有效期）文档编号版本号制订/修订日期简要修订说明作者责任人责任部门督办人效力范畴备注G-GCG-5-B-[2010.07]-0012010年6月赵金华出纳、会计、会计主管财务部财务总监全公司3费用开支及报销管理规定为加强公司财务管理，控制费用开支，提高经济效益，同时为便于相关费用的开支、报销操作，特制定本办法。一、费用支出与报销的基本规定（一）公司对各项费用开支实行预算管理，费用开支须严格按照批准后的预算执行，对于无预算、超预算的支出必须先行按程序进行预算调整申请，待审批后，方能按规定进行开支，否则不予开支。（二）费用报销范围的界定本办法所称费用报销范围指所有在公司财务部开支报销的单据及借款，包括现金及支票等各种结算方式在内的费用。（三）费用报销时间的规定日常报销时间规定为每周二、三、四上午8：30分至12：00（节假日除外），非此时间段财务部不予受理。（四）对报销的原始凭证要求1、取得的各种票据必须真实、合法、完整。2、报销人员在购买商品、接受服务以及从事公司其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。3、报销发票合规性规定。1）取得的发票要有套印的全国统一发票监制章。2）发票付款方名称（必填项）：必联（北京）电子商务科技有限公司，不得简写成必联公司。3）发票开具时间（必填项）。4）开票内容（必填项）。5）发票金额（必填项）发票金额必须清晰，且大小写金额必须一致。6）有开票方的发票专用章或财务专用章（必填项）。7）发票上不能任意涂写。8）发票一旦出现金额写错，此发票自动作废，如出现项目写错更改，必须加盖开票单位专用章，才可做为报销凭证。9）票面内容、票面金额涂改或无法辨认的，不予报销。4、不合规发票的界定1）凡取得的发票不符合上述第三条之规定的，均为不合规发票。2）报销的发票如果品名只填列“礼品、办公用品”而无加盖开票方财务章清单的，均为不合4规发票。3）对于业务招待费和购买物品赠送客户费必须提供小票，无小票者一律做为不合规票据。对于不合规发票，一律不予报销，财务有权拒绝受理。5、原始票据丢失处理规定1)出现火车票、机票、住宿票丢失情况时，经部门领导确认，公司领导批示后，分情况予以处理，方式如下：①对于丢票行为三次以内者，写出丢票原因，所丢票据信息，经公司领导批准，员工可按全部票面金额的其他交通票据予以报销；（票据信息包括：车票上所记载的到达地、车票金额、车次或航班次、乘车日期）。②对于经常丢失票据者（丢失票据超过3次），由经办人自行承担费用，不在采用其他票据代替报销。③对于丢失的属于业务招待性质的票据，不能以各种书面证明、其他票据来代替报销，由经办人自行承担费用。2)非差旅票据遗失，须提供说明及原开票方发票记账联复印件并加盖原开票方财务章做为替代原始报销凭证进行报销。6、原始凭证报销粘贴的规定经办人将票据按OA流程项目按类别分好（如车费、住宿费、办公用品、劳保用品、招待费、出差补贴等类别），然后将同类的票据粘贴在一起，粘贴方法：①若票据与粘贴单大小类似，每张票据正面朝上，左边和上边对齐，并将左上角用胶水粘贴。②票据形状较小，每张票据正面朝上，左端用胶水粘贴在粘贴单上，要求按票面发生时间顺序及票据形状大小依次粘贴成阶梯形。注：交通费用：公交车票、地铁票、轻轨车票、机票、火车票分开粘贴。如若不按类别及不按粘贴要求进行粘贴票据，财务部有权拒绝受理。粘贴单需使用财务部提供的专用粘贴单。经办人在报销时在粘贴单上还须注明经办人姓名、金额、票据张数和OA流程单号，所有出租车票据背后须写明起始地点及原因，若无此类信息，财务有权拒绝受理。二、各项费用支出及报销规定（五）借款规定1、支出在200元人民币以下的费用，一律不予借款，由经办人先垫支，待取到合规发票后直接办理报销手续。2、借款流程的填写要求1）借款单位选择个人。2）用于出差的借款，事由处预估住宿、车船费及出差天数。3）琏接相关流程项：当出差借款时，必须链接出差申请流程及出差计划文档；如果是用于采购借款，必须链接采购申请流程，如果借款前需填费用请示流程，则而琏接费用请示流程，5如果依据某项合同进行借款的，需琏接相关合同，如果是长期借款的，需琏接长期借款协议。4）借款支付方式为现金的，必须符合现金支付管理规定。5）借款支付方式为电汇的，必须在流程里填明收款人名称、收款人开户银行、收款人账号。6）借款支付方式为支票的，必须在流程里填明收款人名称。7）借款流程中必须按规定正确填写还款日期。3、按照谁借款，谁使用，谁归还的原则，不允许代替他人借款，或以他人名义借款。4、借款人由于各种原因借款在5000元以上，须提前2日提借款流程。5、紧急借款事项的，需提前3日提借款流程。6、借款人领取借款同时，须在借款单“领款人”处签字。7、前一笔借款尚未冲销，不予以支付下一笔借款，财务部每月清理一次账目，对逾期不还款或不报账者，以书面形式通知借款人，并停止办理一切借款，逾期一个月以上的借款，上报总经理，以便及时采取措施，减少不必要的经济损失。前一笔借款无故不报销者，不在借给任何款项，由此带来的一切后果由经办人自行承担。8、对于借款支付方式为支票的，因特殊原因，无法确定支付金额的，必须在借款流程签字栏内注明原因，待流程批复完毕后，到财务部领取封万或封千的支票，（此种情况仅限于封万或封千，超过此限额者一律待金额确定后在办理借款事宜）并于领取支票的次日到财务部将支票付款确定金额登记到支票登记簿中，若未登记的，财务将不办理该笔借款的报销事宜。9、归还借款的规定1）借用支票、现金应在七天内报销清还，遇特殊情况需超过七天者，须在流程审批栏内说明情况，25日之前的借款，报销期最长不得跨月，当月必须报销完毕，（连续出差人员除外）25日之后的借款，报销日最长不得超过下个月的月底。2）员工出差借款，在出差回来后三天内，员工应把符合公司《费用开支及管理规定》要求的报销凭单及原始凭证交财务部办理报销手续。（六）差旅费的规定1、差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：在途交通费、住宿费、市内交通费、其他公务杂费等。外出限于京外，出京发生的费用按差旅费相关规定进行报销。2、员工出差使用的交通工具规定1）交通工具包括：火车、汽车、轮船等普及工具。2）乘座火车的标准：除公司董事长、总经理及副总经理外，其他员工出差500公里之内，选择火车硬座；500公里以上选择火车硬卧。特殊情况，经公司领导批准后，可选择飞机或火车软卧，报销时，以向公司领导提交的请示流程做为已经公司领导批准的依据。3、违反规定乘座飞机或软卧的，或是报销中无请示流程的，一律按规定标准的火车票价进6行报销，超标准部分由个人承担。4、出差地的市内交通费用实报实销，报销时须在票据背后写明起始地点及原因。出差时，由公司或居住地到达乘车地的市内交通限于公交车或地铁交通工具，如遇特殊情况，可以乘座出租汽车，但须经主管上级领导批准（以提交的请示为准）。5、员工出差时的住宿及餐费补助包干规定：1）公司董事长、总经理、副总经理无住宿标准，实报实销。2）公司其他员工，住宿及餐费采用包干制：一般地区包干标准为250元人民币/间/日，特殊地区：仅限于上海、广州、深圳为320人民币/间/日。两人合住一间房间，不足两人按一间计。3）参加会议的按会议安排列支，不再享受出差补贴。4）误餐包干补助50元/人/天，通讯费包干补助10元/人/天，若有发生招待客户的情形，则需扣除15元/人/天。5）补助时间的规定：出差时间规定：离京以机票、车船票时间为准，到京按车票查询的到达时间为准，具体计算如下：①上午12点前离京，按全天计算；中午12点后离京，按半天计算；②中午12点前回京，按半天计算；中午12点后回京，按全天计算；6、员工外出期间产生的公务费，如邮电费、文件复印费、传真费等，实报实销。7、员工出差需提交出差流程，报销时需琏接出差流程，销售人员出差时，还需在出差流程中提交出差计划文档，报销差旅费时，还需提交本次出差报告文档。（七）加班费的报销规定加班引起的费用包括加班餐费和市内交通费。1、加班餐费报销规定标准：15元/人/次。时点：加班时间在20：00之后。2、市内交通费的报销规定标准：实报实销时点：加班时间超过21：00点之后的，可以报销市内出租车费。3、报销要求在报销加班费用时，需琏接加班申请流程，依据加班申请流程中所列人员的名单计算加班餐费的金额及报销加班交通费用的依据。（八）探亲费的报销规定1、根据公司规定，探亲假为带薪假期，公司为享有探亲假的员工报销探亲所用往返车票。2、车票报销标准：7单程500公里之内给予火车硬座报销；单程500公里以外给予火车硬卧报销；其他交通工具参照此标准执行。3、报销要求员工若乘座飞机或超标准的交通工具，一律按规定标准的火车票价进行报销，超标准部分由个人承担。（九）业务招待费报销业务招待费的要求：经办人在报销业务招待费用时，须在票据背面写明招待原因、就餐人数、就餐人签名(外单位客户除外)和经办人签名及日期，若报销票据未按此规定进行填写的，一律做为不合规发票，财务有权拒绝受理。（十）通讯费用报销规定1、公司董事长、总经理、副总经理的通讯费用实报实销。2、通讯费报销标准总监级150元/月；部门经理100元/月；外勤人员80元/月。3、报销要求通讯费用一个季度报销一次。（十一）机电审业务外勤费用报销规定1、机电审业务外勤费用包括误餐补助及市内交通费补助。2、报销标准：误餐补助标准7元/人/天，市内交通费补助4元/人/天。3、报销要求：1）报销时间的规定：一个季度报销一次。2）报销时，提交外勤报表文档。3）补助人需提交外勤申请流程，若无外勤申请流程，则不享受此补助。（十二）采购报销规定1、采购报销时须琏接借款流程、采购申请流程。2、采购物品只有办理了入库手续后才予以报销，报销的采购发票后附入库单据，若未办理入库手续或无入库单据的，财务有权拒绝受理。3、采购的物品包括办公用品、固定资产、礼品等。（十三）部门活动经费规定1、部门活动经费的使用规定1）部门活动经费目的是用来有效激发员工工作积极性，增强员工凝聚力，锻造优良团队的。该费用只能用于有益于部门全体员工身心健康的文体活动和部门员工的娱乐活动，（如部门聚餐、集体生日会、拓展训练、部门旅游活动或部门其他娱乐性的活动）是部门的专项集体经费，禁止将部门活动经费以现金的形式发放给个人或挪做他用。2）各部门不得提前预支下季度部门活动经费。83）当季度部门经费至少得花费当季度经费的1/3，剩余的2/3经费可以累计到下个季度一并使用，但此现象累计不得超过2个季度。4）部门活动经费当年度须全部使用完毕，不得累计到次年使用，若当年未使用完毕的，视同放弃此项福利费用，但本年度发生的由于时间原因来不及报账的可以跨到次年年初报账。2、部门经费标准规定：正式员工50元/每人/月，试用期员工25元/每人/月。3、部门经费人数计算规定1）新到岗员工，当月15日之前入职的，计入当月人数中，按试用期员工标准计算，15日之后入职的，不计入当月人数中，从下月起按试用期员工标准开始计算经费。2）离职员工，不再享受该项福利。3）各部门人员数量与到岗、离岗时间，以人力资源部提供的人员统计表为准。4、部门经费报销规定1）当季度部门经费各部门可先行垫支，在活动发生当月的月末之前履行报销手续。也可以在活动发生前预借当季度部门经费，预借当月月末履行报销手续，也即当月借款当月报销，不得跨期报销。2）若活动计划安排在月25日后并在当月25日后进行借款的，应在次月月末之前履行完报销手续。3）部门活动经费在报销时，须在OA流程审批栏内对活动有一个简要的说明，何时何地举办何种活动，哪些人参加，应到