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应用文写作私人和公务信函一、概述书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函（BusinessLetterorOfficialCorrespondence）和私人信件（PrivateLetter）两大类。值得注意的是，英语书信的写法与汉语书信有一些明显区别，应特别加以区分。英语书信通常包括下面几个组成部分：信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。下面我们将逐个进行介绍。1.信端（Heading）信端即信头，一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信端还包括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等。西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。用一般的信纸写信时，信端应写在信纸的右上角，若字数较多，可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少，可适当多向右移一些，使整个信端的重心落在右上角。信端的写法主要有并列式和斜列式两种。从目前情况来看，前者更为常用。采用并列式时，每行开头要左对齐；采用斜列式时，每行开头逐次向右移二三个字母的距离。例如（1）并列式16FuxingStreetHaidianDistrictBeijingPostCode:100035People’sRepublicofChinaTel:63211234Aug.20,2004（2）斜列式（IndentedForm）16FuxingStreetHaidianDistrictBeijingPostCode:100035People’sRepublicofChinaTel:63211234Aug.20,2004写信端时，先写发信人的地址，地点的名称按由小到大的顺序排列，然后与其它项目和发信日期。具体次序是：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市（县）名、省（州、邦）名，往国外寄的信，还要写上国家的名称；国家名称的前面加上邮政编码，其后可写上电话号码，最后一行写发信日期。如果写信人的地址是机关单位的名称，则将其作为第一行。如果写信人的单位没有门牌号码和街名，则第一行可写上所在班级或专业组的名称；第二行写系、科、室名称；第三行写学校名称；第四行写市（县）、省（州）名称；然后再写邮政编码、国名、电话号码、发信日期等项。如果使用标点符号，则在每行末尾加逗号，最后一行的末尾加句号。但当前的信件中行末大都不加标点符号，但在每行之内该用标点符号的地方，仍要用标点。特别要注意的是，门牌号码和街名之间要加逗号。月份和日期之间不可用逗号。在西方国家，城市名称之后往往写有字母或数字（如NewYork,103），表示城市的邮政编码。关于发信日期的写法，应注意以下几点：①年份应完全写出，不能简写。②月份要用英文名称，不要用数字代替。③月份名称多用公认的缩写式。但May,June,July,因为较短，不可缩写。④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词lst,2nd,3rd,4th,5th,……28th,29th,30th,31lst等。但最好用基数词，简单明了。日期可有下列几种写法：①Oct.20,2004②10May.,2004③3rdJune,2004④Sept.16th,2004其中，①最为通用。2.信内地址（InsideAddress,IntroductoryAddress）信内地址收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行，也分并列式和斜列式两种，但应与信端的书写格式保持一致。其次序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行，例如：①并列式Ms.JoannaKerryPekingUniversityHaidianDistrict,100871BeijingChina②斜列式Ms.JoannaKerryPekingUniversityHaidianDistrict,100871BeijingChina3.称呼（Salutation）对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点：①对没有头衔的男性一般称呼Mr.。Mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如对的称呼，应该是：Mr.或Mr.White,不可是：Mr.Phil。若称呼多个男性，则在姓名前用Mr.的复数形式Messrs.。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如：Messrs.BlackandBrothers布莱克兄弟公司。②对女性一般称呼Mrs.，Madam或Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前Madame此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前Mrs.没有复数形式。若称呼多个女性，则在姓名前用Mme.的复数形式Mmes.而对以女子名字为名称的公司、企业可用Mesdames称呼。Miss多用于未婚女子，此词可缩写为Ms，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例如Professor（缩写为Prof.），Doctor（缩写为Dr.），General(缩写为Gen.)。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如Prof.（Phil）White等。④对外公函中对收信人的称呼，可用Gentlemen（而不是Gentleman），DearSir(s)和MydearSir(s)等。Gentlemen之前不能加Dear，后面也不能带姓名。用Sirs时，前面常用Dear一词，但也可单独用Sir。若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用Madam或其复数Mesdames。⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir，（Dear）Mr.Chairman，（Dear）Mr.Premier，（Mydear）Mr.Ambassador，YourExcellency（复数为Excellencies）。⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以Sir称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用Madam称呼。有时也用YourMajesty称呼以表示。客气和尊敬YourMajesty可兼指男性和女性，其复数为YourMajesties。⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（Dear）Sir或（Dear）Madam但在正式尊称时，一般用YourHighness(复数为Highnesses)。收信人称呼先生（男人）Mr./Esq.夫人（已婚）Mrs.小姐（未婚）Miss夫人、小姐统称Ms.夫妇俩人Mr.andMrs.两位或两位以上男子Messrs两位或两位以上女子（已婚）Mesdames两位或两位以上小姐（未婚）Misses常见的头衔（汉英对照）如下：教授Professor博士Doctor(Dr.,Ph.D.)医学博士MedicalDoctor(M.D.)总统或校长President主席或董事长Chairman副主席或副董事长ViceChairman副总统或副校长VicePresident首相PrimeMinister总理Premier省长或州长Governor市长Mayor参议员Senator大使Ambassador秘书长SecretaryGeneral一秘FirstSecretary二秘SecondSecretary院长Director,Dean副院长ViceDirector系主任Dean,Head,Chair馆长ChiefLibrarian,Curator阁下Excellency神甫Father4.信的正文（BodyoftheLetter）信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用P.S.表示补叙。5.结束语（ComplimentaryClose）结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定例如写给机关、团体或不相识的人的信，一般用：Yours(very)truly,Yours(very)faithfully,Yours(very)sincerely，等等。写给上级和长者的信一般可用：Yours(very)respectfully,Yours(very)obediently,Yoursgratefully,Yoursappreciatively,Yourobedientservant,等等。写给同志或同事的信一般可用：Fraternallyyours,Comradelyyours，等等。写给熟人或朋友的信可用：Yours,Everyours,Yoursaffectionately,Asever,YourssincerelyYoursdevotedly,(Most)Fondlyyours,Yoursexcitedly,Intimatelyyours，等等。写给亲属或挚友的信一般用：Yours,Everyours,Yoursasever,Asever,Yoursaffectionately,Lovinglyyours,(Much)Love,WithLove,Lovingly,Yourlovingson,Yourmostaffectionate,Yourdevotedfriend,Devotedly,等等，意即：“您的”、“永远是您的”、“您的亲爱的”、“您的爱子（孩子、姐妹、侄、侄女、祖母）”、“您的挚友”等。写给挚友的信有时也可用：Yourshurriedly,Yourshastily,Yoursinhaste,等等。写信给挚友，表示歉意时，可用：Contritelyyours,Regretfullyyours,Yoursin(with)regret,Yoursin(with)deepremorse等。在欧洲一些国家里，多把Yours放在sincerely等词的前面。在美国和加拿大等国，则多用，把yours放在Sincerely等词之后。Yours一词有时也可省略。6.签名（Signature）信末的签名一般低于结束语一二行，从信纸中间偏右的地方开始写。若写信人是女性，与收信人又不相识，则一般在署名前用括号注上Miss,Mrs.或Ms.，以便对方回信时知道如何称呼。有的还有署名后写上自己的职称、职务或头衔7.附件（Enclosure）信件若有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。若附件不止一个，则应写出2（或3，4，5等）Encls.，例如：Enc:ResumeEncls:GradeCertificate8.再启（Postscript,缩写为P.S.）再启部分用于补叙正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的函件中更应避免使用。二、注意事项首先，写信者应设身处地想到对方，尊重对方的风俗习惯。其次，英文信应该行文流畅、言简意赅，避免冗长。这就是说，写信者应用尽可能少的文字表达其必须传递的信息，而且写信者应将其所需传递的信息表达清楚，以免对方产生误解。书信交往，同样需要以礼待人。因而在写信过程中，要避免伤害对方感情，措辞上多选用些礼貌婉转词语。最后，除了避免语法、拼写、标点错误外，信中所引用的史料、数据等也应准确无误。三、常用句式常用的起首语有：1）ThankyouforyourletterdatedDec.22,1969.2)ManythanksforyourletterofSept.5，1997.3)AthousandthanksforyourkindletterofJune5,1997.4)Yourkindlette