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建设工程归档资料管理一、概述2000年1月30日颁布实施《建设工程质量管理条例》，它对现行的工程竣工验收制度进行了重大改革，规定了建设工程竣工验收工作应当由建设单位组织，勘察、设计、施工、监理单位共同参加，建设工程质量监督站进行监督，建设行政主管部门备案的模式，明确了建设、勘察、设计、施工、监理单位对建设工程应负的质量责任和义务，即建设、勘察、设计、施工、监理单位是建设工程质量的责任主体。2002版建筑工程施工质量验收规范，按照“验评分离，强化验收，完善手段，过程控制”十六字方针的指导思想，加强了对工程质量的过程控制，完善了验收程序和组织。明确工程质量验收均应在施工单位自行检查评定的基础上进行，由监理（建设）单位组织施工单位等工程技术人员验收，强调验收应形成完整的工程技术资料，并经监理（建设）、施工单位等验收人员签字认可，也是事后追究质量责任的依据，是2002版《建筑工程施工质量验收规范》的突出特点。2007年11月19日新疆自治区建设厅发布并实施的新疆维吾尔自治区工程建设地方标准《建筑工程资料管理规程》，本规程规范了建筑工程参建各方对工程资料编制、管理应承担的责任与义务，明确了建筑工程质量控制的各个主要环节，规定了工程资料著录填写、收集、整理、立卷及归档等方面的工作标准和要求。资料员应严格按照《建设工程文件归档整理规范GB/T50328-2001》和《建筑工程资料管理规程》的要求，切实履行岗位职责，认真做好工程资料的收集、整理、立卷及归档工作，不得代替他人编写工程施工技术资料。因《建设工程文件归档整理规范》中已明确规定，对“建设工程项目文件归档和保管期限表”中所列城建档案馆接受范围，各城市可根据本地情况适当拓宽和缩减，我们新疆地区已制定了《建筑工程资料管理规程》，归档资料均按本规程要求执行。二、建设工程归档资料的范围对反映与工程有关的重要活动、记载工程建设的主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。归档有两个方面的含有：一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位工程在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。三、建设工程归档资料质量要求归档的工程文件应为原件。工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签章手续完备。表格填报应采用本规程配套的表式，按照本规程的要求认真填写。使用本规程的通用表表式时，应根据记录的项目将表头名称补充完整。文本和表格应以打印为主。纸质载体幅面为A4(大幅面可使用A3幅面，经折叠后形成A4幅面)，用纸应韧力大，耐久性强。若手工书写，须用蓝黑或碳素墨水。已完成的记录表格中不得有空格；若相应的栏目中没有内容，应填“无”或“以下空白”，或用斜划线占格。本规程已对相关资料作了基本份数和存放单位要求，需增加份数的应另行协商确定。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB／10609．3—89)统一折叠成A4幅面(297mm×210mm)，图标栏要露在外面。立卷原则：工程竣工验收(工程资料预验)前，建设、监理、施工单位工程资料的立卷应按《建筑工程资料管理规程》附录A“建筑工程资料（文件）归档组卷目录及保管期限”的内容和顺序进行整理组卷。卷内文件排列的方法：（1）文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印件与手工修改定稿、主件与附件均不得分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。（2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。（3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。四、建设工程归档资料的类别根据《建筑工程资料管理规程》的规定，将建筑工程资料类别分为：A、B、C、D四大类。A类为工程准备阶段的文件，属于建设工程前期关于工程项目立项、工程建设相关的专项报建与审批；工程招标与发包和建设项目管理等形成的文件。主要由建设单位建立、收集和整理。B类为监理资料，属于工程建设过程中监理单位形成的资料，主要由工程监理单位建立、收集和整理。C类为施工资料，属于施工过程中施工单位关于建筑工程管理、施工质量控制、施工质量检验、验收和施工记录等形成的资料，主要由工程建筑施工单位建立、收集和整理。D类为工程后期归档资料，属于建设工程竣工验收及以后形成的竣工验收资料、竣工图、竣工验收备案资料及其他归档资料，主要由建设单位负责建立、收集和整理。五、建设单位文件资料管理1.建设单位应按照基本建设程序认真做好工程资料的管理和归档工作，建立健全工程档案资料管理制度，应配备专职或兼职档案资料管理人员。2.及时收集和整理建设工程准备阶段，竣工验收阶段形成的文件，档案资料管理人员应负责及时收集基本建设程序各个环节所形成的，且由建设单位保存的文件资料，并按类别、形成时间进行登记。在工程项目建设过程中，应协助施工、监理等单位的资料收集汇总，竣工后应按本规定接收并进行立卷归档。3.申报政府行政主管部门审批的基建文件，获得回复批件后应及时收集、记录、保存。4.向勘察、设计和施工单位提供建设区域（施工现场）及毗邻区域内的地下管线资料、气象和水文观测资料，地下工程的有关资料，并保证资料的真实、准确、完整。案例:85年8月自治区统计局办公楼室外下水管线施工时,由于建设单位代表未向施工单位提供建设区域内的地下管线资料，造成通讯电缆被挖断的事故。案例:喀什电厂２００６年８月某建筑工司，在开挖升压站工程基坑土方时，不慎将施工总电缆挖断，造成全线停工两天．5.在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同或协议时，应对工程资料和工程档案的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等提出明确要求。6.由建设单位采购或提供的建筑材料、构配件和设备，应保证符合设计文件和合同要求，并及时向施工单位提供相关质量证明文件，保证相关文件资料的完整、真实和有效。案例：2004年12月喀什电厂一期附属工程SBS防水屋面漏水，建设单位代表电话告知让我方立即派人处理。没想到由建设单位采购的假SBS防水材料，是造成该事故的主要原因。7.负责监督和检查勘察、设计、施工监理等单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查除监理文件外工程文件的形成、积累和立卷归档工作。8.在组织工程竣工验收前，应进行工程资料验收。对纳入城建档案管理机构接收范围的工程，应提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收，未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。9.负责组织工程竣工图的绘制工作，也可委托施工单位或设计单位绘制，并按相关规定承担制图费用。10.建设单位应当自工程竣工验收合格之日起15日内，依照房屋建筑施工工程竣工备案管理的相关规定，将工程竣工验收报告和有关文件，报备案机关备案。11.对列入城建档案馆（室）接收范围的工程档案，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。建设单位A类资料分为：决策立项文件（A1）；建设用地、征地、拆迁文件(A2)；勘察、测绘、设计文件(A3)；招投标与合同文件(A4)；开工审批文件(A5)；工程财务文件(A6)；建设、施工、监理机构组成文件(A7)七大部分。（一）决策立项文件(A1)又分为：1.立项申请报告及批发复文件(A1-1)：2.可行性研究报告及批复(A1-2)：3.环境影响评价报告书及批复(A1-3)：4.固定资产许可证或相应资金证明文件(A1-4)5.工程立项的会议纪要(Al一5)：6.工程立项的专家建议资料（A1-6）：7.工程项目的评估研究资料（A1-7）：（二）建设用地、征地、拆迁文件(A2)又分为：1.选址申请及选址规划意见通过书(A2—1)：2.建设用地批准文件(A2—2)：3.拆迁安置意见、协议、方案等(A2—3)：4.建设用地规划许可证及附件(A2—4)：5.划拨建设用地文件(A2—5)：6.国有土地使用证(A2—6)：（三）勘察、测绘、设计文件(A3)又分为：1.工程地质勘察报告(A3一1)：2.水文地质勘查报告(A3-2)：3.建设用地钉桩通知单(A3-3)：4.地形测量和拨地测量成果报告(A3—4)：5.规划设计条件通知书(A3-5)：6.初步设计图纸和说明(A3-6)：7.技术设计图纸和说明(A3—7)：8.审定设计方案通知书及审批意见(A3—8)：9.审定设计方案征求有关行政主管部门(人防、环保、消防、园林、河湖、市政、文物、通讯、保密、教育等)的审查意见(A3—9)：10.施工图及其说明(A3—10)：11.设计计算书(A3—11)：12.施工图设计文件审查合格书(A3—12)：指有资质的施工图审查单位对施工图阶段设计文件的审查意见和审查合格书。（四）招投标与合同文件(A4)又分为：1.勘察、设计招投标文件(中标通知书)(A4—1)：2.勘察、设计承包合同(A4—2)：3.施工招投标文件(中标通知书)(A4—3)：4.施工承包合同(A4—4)：包括建设单位发包的分包工程合同和施工总承包单位发包的分包工程合同副本。5.监理招投标文件(中标通知书)(A4—5)：6.监理委托合同(A4—6)：（五）开工审批文件(A5)又分为：1.建设项目列入年度计划申报文件(A5—1)：2.建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表(A5一2)：3.规划审批表及报送的文件和图纸(A5—3)：4.建设工程规划许可证及其附件(A5—4)：5.建设工程开工审查表(A5—5)：6.建设工程施工许可证(A5—6)：7.投资许可证、审计证明及缴纳各种建设费用证明(A5—7)：8.工程质量、安全监督手续(A5-8)：（1）建设工程质量、安全监督手续：办理《建设工程质量监督、安全注册登记表》。（2）建设工程质量、安全保证体系审查：由建设单位组织参与工程建设的各相关方填写《建设工程质量、安全保证体系审查表》。（3）建设工程质量(安全)监督方案：工程质量、安全监督机构受理建设单位申请后，制定的《建设工程质量（安全）监督方案》。（4）见证取样和送检见证人备案：由建设单位或监理单位填写《见证取样和送检见证人备案表》书面通知施工单位、检测单位和负责该项目工程的质量、安全监督机构备案。（5）工程质量、安全整改通知与回复：（6）工程局部停工通知：（六）工程财务文件(A6)1.工程投资估算资料(A6—1)：2.工程设计概算资料(A6—2)：3.工程施工图预算资料(A6—3)：4.工程决算资料(A6—4)：5.交付使用财产总表和财产明细表(A6—5)：（七）建设、施工、监理机构组成文件(A7)1.工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单(A7-1)：2.工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单(A7-2)：3.工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单(A7-3)：指施工单位组成的项目经理部及负责人、主要技术、质量、安全管理成员名单。内容包括各成员的姓名、年龄、学历和专业、技术职称、执业资格证书及证书号等。六、监理单位文件资料管理监理资料（B）类由监理项目管理资料（B1）、监理工作记录（B2）、施工准备阶段的监理工作资料（B3）、工程质量控制资料（B4）、工程进度控制资料（B5）、工程造价控制资料（B6）、合同管理资料（B7）、监理报告及总结（B8）、其他资料（B9）九大部分组成。监理项目管理资料（B1）分为项目监理机构组成资料（B1-1）、监理规划（B1-2）、监理实施细则（B1-3）、旁站监理方案（B1-4）四部分。（一）监理项目管理资料（B1）1.项目监理机