如何撰写岗位职责分析

SeaLevelSunshine问题1—是否需要工作分析两种不同的见解……2“我们没有职位说明书……每个人都是按自己的使命开展工作”——思科中国区总裁林正刚“岗位职责很重要，你们要帮我们把岗位职责梳理清楚……”——几乎每一位我的客户SeaLevelSunshine问题2—需要什么样的工作分析SeaLevelSunshine问题2—需要什么样的工作分析4SeaLevelSunshine问题2—需要什么样的工作分析5SeaLevelSunshine问题3—有了工作分析就知道该承担什么责任了吗6故事1：大庆建设分行景园储蓄所抢劫事件中的员工姚丽故事2：美国科凯银行西雅图郊区分行抢劫事件中的员工尼科尔森两个真实的故事……SeaLevelSunshine问题4—有了工作分析就知道该去招聘什么样的人了吗7SeaLevelSunshine问题5—有了工作分析就知道怎么评价职位的价值了吗运用职位评估工具评估各职位价值SeaLevelSunshine问题5—有了工作分析就知道怎么评价职位的价值了吗9SeaLevelSunshine10核心议题工作分析困境如何准确把握工作分析的实用价值工作分析实战如何有效推动工作分析的实施SeaLevelSunshine基于客户的视角，把握工作分析的实用价值11我们的客户是谁老总客户关心的问题是什么•这些职位都该做什么？•有没有明确的用人标准？员工•有没有一份资料能直接告诉我该怎么工作？HR自身•是否真的说明了各职位该怎么工作？•是否可作为招聘的参考？•是否可作为定编的依据？•是否能作为职位评估的基础？•是否能用于提取考核指标？SeaLevelSunshine经典、实用的职位说明书样例12SeaLevelSunshine13核心议题工作分析困境如何准确把握工作分析的实用价值工作分析实战如何有效推动工作分析的实施SeaLevelSunshine14核心议题工作分析困境如何准确把握工作分析的实用价值工作分析实战职位说明书部门职能说明书工作分析理念的发展如何有效推动工作分析的实施SeaLevelSunshine职位说明书构成15基础信息工作描述工作描述工作规范SeaLevelSunshine职位说明书撰写—基础信息职位名称：标准、规范唯一的职位名称职位代码：组织内编码所属部门：标准、规范、唯一的所属部门名称直接上级：直接上级职位名称直接下级：直接下级职位名称16SeaLevelSunshine职位说明书撰写—职位使命说明该职位在整个组织中的地位和作用，在什么样的范围内行使自己的职责，概括性的表述该职位的工作职责，通常表现为：17结果、市场占有率、利润、销售额、数量、质量、服务…...为了(…目的)组织、指导、推荐、计划、操作活动…...承担/做(…职责/动作、行为)SeaLevelSunshine职位说明书撰写—职位使命18为了为了完成公司销售任务、实现销售利润，承担/做制定销售实施计划，组织销售人员完成销售任务，完善服务质量例：销售经理职位使命SeaLevelSunshine职位说明书撰写—职位使命19为了为实现公司的人力资源管理目标承担/做逐步建立并完善公司人力资源管理体系，保障人力资源管理体系的日常运做例：人力资源部经理职位使命SeaLevelSunshine职位说明书撰写—职位使命20描述太空、太大要求过高、过低所作描述与其他职位没有显著区别对工作职责简单罗列职位使命是对该职位存在的价值的反映，应避免的问题：SeaLevelSunshine职位说明书撰写—工作职责与任务工作职责：描述该职位的主要工作职责，即该职位的任职者花费大部分时间和精力的工作职责，一般不超过6-8条，通常的表达方式为：21例如：实施工作分析策划、组织、实施对外宣传活动承担/做(…职责/动作、行为)工作任务：是完成某项工作职责时，所要进行的各项任务，每一项工作职责都是由若干任务组成的（对于那些无法穷尽的工作任务以及概念单一非常容易理解的任务，可以不用在职位说明书上标明任务），表达方式同工作职责。SeaLevelSunshine职位说明书撰写—工作职责与任务22“工作职责”撰写方法及示例：2.根据业务内容撰写示例：人力资源部经理职责：1建立规范化的招聘系统，并实施各类管理、技术人员的招幕工作2建立培训管理系统，编制并实施年度培训计划……3总体控制公司人力成本……4全面推行绩效管理，组织公司绩效考核工作5……示例：招聘专员职责：1保管并定期查阅空缺岗位表2准备招聘启事，请求上级批准，与广告商联络3初步筛选应聘资料，提供给经理再次筛选4通知应聘人员面试，并负责部门主管级以下人员的初次面试5通知新员工上岗1.根据业务流程撰写SeaLevelSunshine职位说明书撰写—工作职责与任务23主要工作遗漏描述太细，没有分类将一项工作从不同角度分几项描述工作职责主要是要归纳出岗位的各主要工作模块。应避免的问题是：SeaLevelSunshine职位说明书撰写—职位权限职位权限：在财务、人事及业务方面所拥有的权限，通常分为建议权与决策权。24例如：对下属员工招募、调岗、晋升、停职、除名的建议权对涉及会计专业、税务风险等方面事务的建议权SeaLevelSunshine职位说明书撰写—工作关系内部联系：主要与公司内部哪些部门或岗位发生业务联系外部联系：主要与公司外部哪些机构或单位发生联系25SeaLevelSunshine职位说明书撰写—生理要求年龄要求：对任职者的年龄预期性别要求：本职位工作是否有性别要求其他：是否有其他特定的生理要求，如视力、身高等26SeaLevelSunshine职位说明书撰写—教育与经验教育背景：最低学历及专业的要求工作经验：对特定工作经历和工作经验的要求资格认证/专业培训：对必须具备的资质认证和培训的要求27SeaLevelSunshine职位说明书撰写—知识业务知识：最低业务知识要求管理知识：最低管理知识要求28SeaLevelSunshine职位说明书撰写—技能通用技能：常规技能要求，如OFFICE操作技能专业技能：本职位专业操作技能，如XX财务管理软件操作技能29SeaLevelSunshine职位说明书撰写—胜任素质胜任素质：本职位或职位族所应具备的胜任素质。如，战略思考、计划组织、监控督促、团队协作…...30SeaLevelSunshine职位说明书撰写—胜任素质31营销序列中层基层高层胜任素质体现出对不同层级或专业序列人员差异化的素质要求：层级负向行为1：促成结果认可既定的工作目标，并愿意付出较大努力将工作做好与做对，不甘落后；理解工作特性和其它现实条件等因素给自身工作带来的压力和挑战，做好充足的心理准备；对工作漫不经心，较多关注工作之外的事情，而忽略工作本身的关键成功因素。较少主动挖掘客户，仅是被动满足客户要求。停留于客户的表面需求，不作深入挖掘，对客户的后续需求不能主动跟进。面对工作压力与挫折容易产生较强的负面情绪，甚至不能坚持既定目标、轻易放弃。2：设定标准使用自己特定的方法来衡量工作效果，主动为自己设立明确、可行的工作目标，不局限于既定的任务标准；能够寻找合理的途径释放和缓解压力，以最快速度调整到最佳状态；3：持续改善为自己设定具有挑战性的目标，不断追求更好的表现与更高的业绩；预计客户的后续及未来可能需求，主动采取行动进行跟踪，努力促成后续合作；4：锲而不舍能够不断进行自我激励，持续保持积极向上的工作热情；能够冷静、客观的面对巨大工作压力，并且善于把压力转化为动力，并为之投入更大的精力。积极进取：竭尽全力做好工作，不断挑战自我、追求卓越的驱动力与抗压能力。每一素质均包含名称、定义及不同水平上的典型行为表现：技术序列建设序列支撑序列SeaLevelSunshine职位说明书的应用回顾—由界定职责转向真正成为HR各项工作的基础32招聘、选拔的标准职位变动的依据人员能力培养的指引职位评估的重要依据职位评估的重要依据业绩指标的提取依据职位评估的重要依据职位评估的重要依据SeaLevelSunshine33核心议题工作分析困境如何准确把握工作分析的实用价值工作分析实战职位说明书部门职能说明书工作分析理念的发展如何有效推动工作分析的实施SeaLevelSunshine部门职能说明书撰写34SeaLevelSunshine35核心议题工作分析困境如何准确把握工作分析的实用价值工作分析实战职位说明书部门职能说明书工作分析理念的发展如何有效推动工作分析的实施SeaLevelSunshine36由职责罗列转向业务流程描述SeaLevelSunshine自办营业厅营业收入银行收款管理流程营业厅核对阶段帐务中心核对阶段财务核对与做帐阶段时限流程控制点流程说明营业厅稽核员帐务中心数据稽核员营业厅营业员营业厅经理（或值班经理）财务部收入稽核开始1、受理业务，录入BOSS系统，收取款项，打印发票1、营业员受理业务，录入BOSS系统，收取款项，打印发票1、系统访问权限:只有经过授权的营业员才拥有系统权限在BOSS中进行收款操作。营业员无修改用户财务数据的权限。1、即时2、自查BOSS系统报表与收取的营业款3、是否一致？4、营业款交接给银行解款5、帐实稽核6、是否一致7、帐务中心核对8、是否一致9、财务稽核10、是否一致11、财务做帐，给营业厅、帐务中心返回确认单结束YYYYNNNN2、3、各班下班后2、3、各班营业员自查Boss系统报表、用户缴纳的营业款是否相符合，上午班营业员自查无误后将款项交下午班营业员，下午班营业员自查无误后将款项交厅经理或厅经理指定人员4、营业员与厅经理在营业款交接记录表上签字确认，与保安公司或营业部调款员办理交接手续4、每日下班时或每日上、下午各一次4、交款人员与银行收款人员点清送存款项，并由银行收款人员在现今交款单上盖章确认，作为合理确保营收款项及时、完整送存银行得证据5、6、营业厅稽核员每天对上一个工作日得BOSS系统记录、各营业员收款凭证及现金交款单进行核对，三者必须相符，以合理确保营收款项得及时、完整、准确入账。核对无误后填写营业厅收入报告单。如有差异，派发差异处理工单，要求责任人按规定时间进行差异处理，处理后由相关人员将结果确认反馈给稽核人员。营业厅收入报告单需由值班经理审阅并签字确认。5、6、从Boss系统中打印出营业厅收费日报表、营业厅交易收费报表、省内移动交费报表、全国移动交费报表与银行返回的存单、营业员营业款交接表，对本厅所有营业员前一日的帐实情况进行核对，检查营业款与报表及系统是否一致，确保一致后在营业报表上签章确认，如不一致则派单给营业员并在规定时限内处理。5、6、每日上午对前一日进行稽核7、8、每旬核对，1个工作日7、8稽核人员每旬将各营业厅的收入报告单、银行签章的现金交款单等进行汇总并与BOSS系统数据进行核对，合理确保营收款项的及时、完整、准确入账。如由差异、稽核人员派发差异处理工单，要求责任人按规定时间进行差异处理，处理后由相关人员将结果通过工单确认反馈给稽核人员。7、8、县市营业部（中心）将稽核后的营业厅营业款旬报（要求县市营业部盖章，稽核员签字）交帐务中心，帐务中心对营业报表数据是否与boss系统数据一致进行稽核，无误后在旬报上签章确认，如有问题派单给各县市营业部要求在规定时限内处理完毕。9、10、财务部对上交的报表与解款单是否一致进行稽核，财务稽核后在报表上签章确认，如有误应通知相关单位处理9、10、接帐务报表后5个工作日11、稽核结束后1个工作日标准业务流程描述37流程图元素元素描述流程名称流程名称简洁明了地描述业务流程的主要任务和用途。责任单位用于表示参与流程的机构、部门或者职位，责任主体可以是组织内部的机构、部门、职位，也可以是组织外部机构。同一责任单位在流程图中只能出现一次。环节说明用文字形式进一步详细说明各业务流程环节的具体工作内容。流程控制点流程各环节所使用到的相关资料，其中包括报表、数据、依据的规范和文件等