应用文体写作

-1-应用文体写作通告【概述】一、通告的界定通告是机关和企事业单位在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的文种。其作用是对众宣布，使人周知或遵守,属于周知性公文。二、通告的种类通告从效用上分，可分为制约性通告和周知性通告。按内容分，可分为法规性通告和事项性通告。（一）法规性通告。在一定的范围内公布政府有关法令、法规、政策以及重要措施、规定，要求有关人员必须遵守、执行，具有法规效用。多由领导机关发布。（二）事项性通告。向一定范围内的有关单位或人员公布需要周知的事项，多由专业性部门公布具体的事务，如停水停电事项。这类通告与法规类通告的区别在于不带强制性，但也有一定的约束力。三、通告的特点（一）广泛性。一是发布内容广泛，可以是国家的有关政策，也可以是社会生活中的具体事项，凡需要社会公众周知和遵守的事项都可以使用通告发布。二是发布方式广泛，既可以内部行文，又可以通过报刊、电视、广播传播，还可以张贴。三是使用单位广泛，机关、企事业单位、团体都可以使用通告。（二）法规性。一些由行政机关或职能机构发布的法规政策性通告，其政策和法规效力和制约性很强，对某些事项作出的规定限制，适用范围内的人们必须遵守执行。（三）专业性。专业部门就专项业务而发的通告，往往涉及许多专业知识和专业术语，因而专业性比较突出。-2-四、通告的写作要点通告的文本结构一般由标题、正文、落款三部分构成。（一）标题。通告的标题大体有三种：一种是由“发文机关”﹢“事由”﹢“文种”构成，如《中华人民共和国财政部税务总局关于办理税务登记的通告》；一种是由“发文机关”﹢“文种”构成，如《贵阳市公安局通告》；一种只以“通告”二字作标题。（二）正文。通告的正文由通告缘由、通告事项和结束语组成。通告缘由用概括性的语言说明发布通告的原因、目的、根据和意义，常用“现作如下通告”、“特通告如下”等过渡语导入下文。通告事项是正文的核心，这部分内容要写清楚“应当周知”和“应当遵守”的具体内容。如果事项比较简单，则可自成一个段落；如果事项复杂，为使条理清楚，则可采用条款列项的方式加以陈述。分段与否，应视具体内容而定。结束语一般另起一行用惯用语“特此通告”、“请遵照执行”作结，在公文写作实践中，有时也可不写。（三）落款。在正文之后写明发文机关名称和成文时间。通告的文种使用要注意与公告的区别，通告与公告都同属周知性公文，在现实中常产生混用的现象，要严格区别开来。首先是发布权限不同，公告一般由国家机关及其有关职能部门，基层单位和企事业机关无权发布公告，通告的制发机关则非常广泛，各级国家机关、企事业单位和人民团体均可制发通告。其次是内容属性不同，公告适用于“向国内外宣布重要事项或者法定事项”，通告则适用于“公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。再次是告知范围不同，公告面向国内外广大公众，告知范围极广，通告则是面对“一定范围内”的单位和人员，告知范围相对狭窄，且有比公告强的约束性。五、通告的写作要求一是内容要合法有据；二是通告事项要具体明确；三是用语要通俗易懂。【例文讲析】北京市劳动和社会保障局通告根据《社会保险费征缴暂行条例》（国务院第259号令），北京市劳动和社会保障局将委托社会审计机构，对本市行政区域内社会保险费缴费单位2001年度-3-缴纳社会保险费的人数和缴费工资基数等情况进行专项审计。自本通告发布之日起，凡缴费单位因各种原因向社会保险经办机构少报、漏报2001年度缴费人数和缴费工资基数的，并补缴相应社会保险费。凡经专项审计发现有少报、瞒报缴费人数和缴费工资基数的缴费单位，除按规定补缴相应社会保险费外，将依法征收滞纳金、给予行政处罚并将在新闻媒体上予以曝光。特此通告。北京市劳动和社会保障局二○○○年三月一日例文是一份事项性通告，标题采用“发文机关﹢文种”双项组合形式，正文由发文缘由和告知事项两个层次组成。缘由说明了发文的依据，告知内容包括两方面：一是“凡缴费单位因各种原因向社会保险经办机构少报、漏报2001年度缴费人数和缴费工资基数的，并补缴相应社会保险费”，二是“凡经专项审计发现有少报、瞒报缴费人数和缴费工资基数的缴费单位，除按规定补缴相应社会保险费外，将依法征收滞纳金、给予行政处罚并将在新闻媒体上予以曝光”。告知事项清楚。全文200多字，短小精悍，层次清楚，要求明确。【思考练习】一、简述通告和公告的区别。二、某市为改善城市环境，维护市容市貌和社会正常秩序，依据有关规定，市政府决定在全市范围内对非法张贴、喷涂小广告行为进行清理，请你以市政府的名义拟写一份《关于严禁非法张贴喷涂小广告的通告》。通知【概述】一、通知的界定通知是批转下级机关公文、转发上级机关、同级机关或不相隶属机关公文、-4-发布规章、任免人员、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项而普遍使用的公文。是现行公文中适用范围最广、使用频率最高的文种之一。二、通知的种类通知根据其功能，可分为五种基本类型：颁转性通知、指示性通知、知照性通知、会议通知、任免或聘用通知。（一）颁转性通知。这类通知具有“颁发”、“转发”、“批转”的功能。除重要的法律性文件用命令颁布之外，一般法规和规章性文件都适合用通知颁发；通知可将上级机关、同级机关或不相隶属机关的文件转发给下级机关；可根据工作需要和本机关的职权范围批转下级机关公文。（二）指示性通知。上级机关用于布置指导下级机关开展工作，提出任务，阐明工作原则和方法，具有指示性质。（三）知照性通知。用于传达信息、通报情况，告知各有关方面周知的事项。（四）会议通知。用于会议主办单位向参加会议的有关单位和人员告知参加会议的相关事项。（五）任免或聘用通知。用于上级人事、组织部门公布对有关人员的职务任免、聘用事项。三、通知的特点（一）功能的多样性。无论是国家重要决策，还是日常工作部署，无论是具体事项的处理，还是会议安排，都可以使用通知。在下行文中，通知的功能是最丰富的。（二）运用的广泛性。通知不受发文机关级别的限制，一切机关、单位、团体都可以使用通知。（三）较强的时效性。通知所要求办理的事项，都有明确的时间限制，受文机关要在规定的时间范围内办理完成。四、通知的写作要点通知的文本结构由标题、主送机关、正文、落款组成。（一）标题。通知的标题一般采用公文标题的常规写法，由“发文机关”＋“事由”＋“文种”组成，如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于严禁用公费变相出国（境）旅游的通知》。也可以省略发文机关，由“事由”＋“文种”组-5-成，如《关于印发〈规范国有土地租赁若干意见〉的通知》。机关内部不作为正式公文发布的事务性通知可以只写文种“通知”作为标题。（二）主送机关。负责承办、执行和需要知照的机关是主送机关。通知的发文对象比较广泛。当主送机关不止一个时，要注意主送机关名称的规范性和排列的规范性。同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。（三）正文。通知的正文由通知缘由、通知事项、执行要求组成。1.通知缘由发布指示、安排工作的通知，其缘由主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等，常以“现将有关事项通知如下”或类似的过渡语引领下文。知照性的通知，可参照上述写法。批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。发布规章的通知，多数情况下篇段合一，无明显的开头部分，一般也不交代缘由。2.通知事项这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤以及告知的事项等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款，逐层表述。3.执行要求发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处采用“请认真贯彻执行”或“请将执行情况于×年×月×日前上报”等惯用语提出希望和要求。如无必要，可以没有这一部分。其它篇幅短小的通知，常采用“特此通知”结束全文。（四）落款。在正文之后写明发文机关名称和成文时间。五、通知的写作要求一要主题集中。二要重点突出，措施具体。三要讲求实效。【例文讲析】关于召开全省高等教育工作会议的通知-6-各市人民政府、行署，省直有关部门，个普通高校、省属成人高校及高级技工学校：经省委省政府同意，定于十二月二十日至二十一日在××召开全省高等教育工作会议，贯彻全国普通高等教育工作会议精神，研究部署今后一个时期的高教工作。现将有关事项通知如下：一、参加会议人员：各地市分管教育工作的副市长、副专员，教育局长（教委主任任），省直有关负责人，个普通高校党委书记校长，省属成人高校、高级技工学校主要负责人。邀请省委办公厅、宣传部、研究室、高校工委，省人大教科文卫，省政协文教卫生委及驻×新闻单位的负责同志出席会议。二、请与会人员与十二月十九日到××饭店报到。需接站者，请提前告知××省教育委员会办公室，联系电话：××××××××。三、请各市通知驻地高校。附：与会单位名单××省人民政府办公厅二○○○年×月×日这是一份会议通知，会议通知通常在开头处要交代开会的原因、目的、依据，讲清在什么时间、什么地点由什么单位召开什么会议（即会议名称）然后用“现将有关事项通知如下”过渡到下文。正文主要分条列项交代会议的具体事项，如参加人员范围、会议的具体日程及主要活动内容、报到方式、携带物品、注意事项、联系人及联系方式等。写会议性通知，标题要写明会议的名称和文种。【思考练习】一、简述通知的作用。二、请根据下列素材拟写一份会议通知。××市司法局根据目前许多律师事务所的工作状况，决定召开一次由各区、县司法局长参加的整顿律师事务所工作座谈会，学习贯彻省司法局加强律师事务所管理工作的有关文件，研讨整顿工作措施，布置整顿工作任务，会期2天，提-7-前报道，统一安排食宿，地点在市司法局礼堂2楼会议室报告【概述】一、报告的界定报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的呈阅性公文。在公务活动中，报告是联系上下级工作关系的重要桥梁，有助于上级部门全面、具体、深入把握下情、指导工作，对保证工作质量，提高工作效率，有着极为重要的作用。定期或不定期向上级汇报工作，已成为行政工作的一种制度。报告是公文使用频率较高的文种之一。二、报告的种类报告在工作中应用十分广泛，其分类较为复杂，可根据不同的标准对其划分。按内容分，可分为工作报告、情况报告、答复报告和报送报告。按性质分，可分为综合报告和专题报告。按行文目的分，可分为呈报性报告和呈转性报告。按时限分，可分为例行报告和不定期报告。（一）综合报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。在内容上具有综合性、广泛性。（二）专题报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一方面的情况写成的报告，在内容上具有专业性。（三）答复报告。根据上级机关或领导人的查询、提问而写成的报告。三、报告的特点（一）陈述性。报告主要采用叙述手法，直陈其事，向上级机关讲明自己做了哪些工作，是如何做的，有哪些经验体会，还存在哪些问题，今后有什么打算，等等。（二）汇报性。报告都是向上级机关或业务主管部门汇报工作、反映情况或答复上级机关询问，目的是让上级机关及时、全面了解下级机关情况，以便上级机关对下级机关工作作出正确的评估和指导。上级机关无需回复。-8-四、报告的写作要点报告的文本结构由标题、主送机关、正文、落款组成。（一）标题。报告的标题一般由“发文机关”＋“事由”＋“文种”组成，也可以是“事由”＋“文种”，如《关于2010年上半年工作情况的报告》。（二）主送机关。一般是发文机关的上级机关。（三）正文。报告的正文包括报告缘由、报告内容和结语。1.报告缘由。用简洁的语言概括性地陈述报告事项的总体情况，报告的原因、根据和目的，常以“想将××工作情况报告如下”、“现将有关情况报告如下”或“现报告如下”等作为起承下文的过渡语。2.报告内容。这是报告正文的核心，一般包括陈述基本情况，反映成绩和问题，总结经验教训，提出改进措施等几部分。陈述基本情况要实事求是将具体情况交代清楚，以便上级了解下情；反映成绩和问题是该部分的主要内容，但要客观评价，把握好分寸，讲成绩，不能任意夸大，谈问题，不能避重就轻；总结经验教训要深入分