ERP1.5采购方案培训

ERP1.5采购方案培训中国移动通信集团公司2007年5月CMQuestConfidential.目录1总体业务流程优化和提升2未来业务流程的方向和重点3客户化程序的升级和业务调整CMQuestConfidential.总体业务流程优化和提升-BPR回顾成立采购委员会各子公司应配合系统的实施，成立采购委员会，采购委员会是由子公司领导及财务、业务、审计、负责采购工作相关部门的负责人组成的非常设机构，负责制定与采购相关的各项制度及决策。建立供应商管理制度各子公司应配合系统的实施，建立供应商管理制度，包括供应商评审及供应商信息维护等内容。建立健全采购审批制度各子公司应配合系统的实施，建立健全采购审批制度。采购审批制度应包括确定纳入采购流程管理的内容、分级审批制度、询价/招标制度等内容。CMQuestConfidential.采购预算监控各子公司应建立完善采购预算的管理制度；相关部门在进行请购和采购时系统将自动与已经审批并预设的预算进行比较和控制；对超预算或没有预算的支出必须经过特殊审批程序审批后方可执行。集中采购管理各子公司应实行集中采购管理，明确集中采购目录，形成采购规模，降低采购成本。采购业务电子化各子公司应充分发挥系统提供的功能，实现采购业务的电子化，特别是审批业务和单据流转的电子化，相关流程均需通过系统方可执行。岗位配合变动实现采购工作的专业化，便于采购规章制度的统一和落实，明确采购员的职责，便于对其进行管理、考核和监督；同时保持采购职能的独立性，要求采购、需求、审批及付款等各岗位之间相互独立、各自分离，便于各职能间的相互监控。总体业务流程优化和提升-BPR回顾CMQuestConfidential.总体业务流程优化和提升-建议优化(1/5)（1）供应商管理对于核心业务(如：工程设备)和经常性的采购(如：办公用电脑)，应事先制定认可供应商名单，供采购时使用。认可供应商的增减应由采购委员会决定，各相关专业部门应定期对认可供应商进行评审，要限制认可供应商数量在一个较小的范围内，并确定合理的数量分配比例。建议由财务部门按照评审通过的供应商清单输入系统，以免由采购人员自行输入而出现监控漏洞(因为主数据内包括各供应商的指定付款银行名称和帐户号码、相关的财务科目等，应由采购部门和出纳以外的第三者进行维护)。CMQuestConfidential.总体业务流程优化和提升-建议优化(2/5)（2）设置审批权限制度按不同业务类型，制定审批权限制度，例如：建立供应商评审制度。建立询价/招标制度(如规定那一种类型的采购要进行招标，询价要面向多少家供应商等)；建立请购审批制度，请购审批严格按照审批权限进行分层审批；建立采购订单的审批制度，可以根据审批权限和类型执行审批；请购和采购通过电子形式进行在线分层审批，将有关单据(请购单、采购单)以电子形式发送给指定人员进行审批。CMQuestConfidential.总体业务流程优化和提升-建议优化(3/5)（3）采购预算监控在进行请购时进行预算比较和控制(通过系统设置将检查动作自动化)，按不同的业务需求规定不同的预算控制方式。CMQuestConfidential.总体业务流程优化和提升-建议优化(4/5)（4）集中采购省集中：常规已形成规模的采购业务尽量集中在省公司采购，建议考虑实际情况，对采购业务进行垂直归口管理。集团集中：对于集团集中采购的物资，通过集团电子采购平台执行后下发MIS系统。CMQuestConfidential.总体业务流程优化和提升-建议优化(5/5)（5）采购业务电子化建议充分发挥系统提供的功能，实现采购电子化，特别是审批流程和单据流转的电子化。CMQuestConfidential.目录1总体业务流程优化和提升2未来业务流程的方向和重点3客户化程序的升级和业务调整CMQuestConfidential.未来业务流程的方向和重点（1）是否工程物资采购申请授权审批部门备注：12编号2.1a版本v1.0START2.1.2超过项目预算限额？2.2采购流程项目立项流程容量及技术方案采购申请2.1.1录入采购申请1.2c预算控制流程2.1.3分层审批2.1.4是否通过?否是需求部门采购部门CMQuestConfidential.未来业务流程的方向和重点（1）工程物资的采购一般都是在立项后进行的，已经做过了审批和会签，工程物资的申请可以是综合概括的物料申请，用于预算控制。对于工程配套物资，用请购单直接创建采购订单。对于主设备，根据合同中供应商按资产目录列出的报价录入采购单，并与相对应的请购申单链接，手工将请购转为只读。CMQuestConfidential.未来业务流程的方向和重点（2）START业务用卡采购申请地市市场部省公司市场部备注：12编号2.1b版本v1.02.1.1收到各种渠道的销售预测2.1.8是否通过？否2.1.7分层审批2.1.6录入采购申请采购申请2.2采购流程是2.1.5汇总2.1.2分公司汇总2.1.3审批2.1.4审批分公司计划授权审批部门采购部门CMQuestConfidential.未来业务流程的方向和重点（2）新版本客户化程序支持跨组织采购申请：地市公司提出采购申请，省公司汇总采购申请，自动创建为省公司集中采购的订单。适应卡类等业务用品需求。CMQuestConfidential.未来业务流程的方向和重点（3）工程维护类物料采购申请授权审批部门备注：12编号2.1c版本v1.0START2.1.1基站故障需要新采购备件2.1.2填采申购单申购单3.7库存补足计划2.1.3录入采购申请采购申请2.1.4分层审批2.1.5是否通过？2.2采购流程是否需求管理部门工程维护部门2.1.6预算控制流程是2.1.7超过项目预算限额？库存补足计划否采购部门CMQuestConfidential.未来业务流程的方向和重点（4）办公用品采购申请需求部门授权审批部门备注：12编号2.1d版本v1.0START否是2.1.2是否超过预算？2.2b一般采购采购申请清单2.1.1填写采购申请2.1.3分层审批2.1.4是否通过?是否1.2c预算控制流程采购部门CMQuestConfidential.未来业务流程的方向和重点（5）广告宣传品采购申请授权审批部门需求部门备注：12编号2.1e版本v1.0START2.1.5录入采购申请采购申请否是2.1.6是否超过预算？2.1.7分层审批2.2采购流程1.2c预算控制流程2.1.5是否通过？是否2.1.1相关部门提出需求2.1.2上级公司有无计划？否是2.1.3配合上级公司的计划执行2.1.4进行可行性分析采购部门CMQuestConfidential.未来业务流程的方向和重点（6）办公设备、家具采购申请需求部门授权审批部门备注：12编号2.1f版本v1.0START采购申请否是2.1..5是否通过预算？2.1.6分层审批2.1.1录入采购申请2.2采购流程1.2c预算控制流程2.1.7是否通过？是2.1.2可否调配？否是2.1.3填调配单调配单2.1.4进行调配否采购部门CMQuestConfidential.未来业务流程的方向和重点（6）资产零购：建议采用费用型物料编码，采购接收后不进入库存管理。无形资产帐簿和摊销帐簿，已经于2006年8月底全国启用。无形资产有零购业务，符合一物一码的管理需求。CMQuestConfidential.未来业务流程的方向和重点（7）采购单招投标采购流程备注：12编号2.2a版本v1.0招标机构合同管理部门财务部START2.1采购申请2.2.1是否需招投标？是2.2.2发标否2.2b询报价采购流程2.2.3接收供应商建议书2.2.9合同归档2.2.10需要预付？是4.1供应商预付否否2.2.12录入采购单2.2.6合同谈判（价格、服务及折扣）合同协议书投标标书2.2.5审批招标结果2.2.7确认授权审批部门采购委员会2.2.11是否框架协议2.2b询报价采购流程相关采购部门3.2采购接收2.2.4评标2.2.14打印订单/通知供应商2.2.13审批采购单是2.2.8供应商数据是否存在2.3a增加认可供应商流程否是招标标书CMQuestConfidential.未来业务流程的方向和重点（8）询报价采购流程备注：12编号2.2b版本v1.0有关采购部门授权审批部门合同管理部门START2.1采购申请2.2.1现有供应商能提供所需物料？已审批供应商资料库是否2.3a增加认可供应商流程2.2.8归档3.2采购接收2.2.5录入采购单采购单2.2.3确认报价单2.2.4报价审批2.2.6分层审批2.2.7打印采购单/通知供应商是否通过?是2.2.2询价否报价单CMQuestConfidential.未来业务流程的方向和重点（8）OracleAribaAriba招投标结果Oracle一揽子采购协议Oracle一揽子采购协议执行Oracle一揽子采购协议执行结果Oracle预警通知，有新集团下发的一揽子采购协议Ariba一揽子采购协议执行结果原物料编码的存货和业务活动集采统一物料编码的存货和业务活动并行或交互较长时间Oracle非集采的采购订单Oracle原有库存/在建物资消亡/转换统一编码CMQuestConfidential.未来业务流程的方向和重点（9）增加认可供应商相关采购部门备注：12编号2.3a版本v1.0采购委员会财务部START2.3.2比较并建议合格供应商新供应商评审报告2.3.10输入供应商地点资料认可供应商资料库律师建议书公司注册登记2.3.1寻找适合的供应商及收集资料2.3.3审批2.3.6提供需填的财务信息2.2a招投标采购流程市财务部MIS小组不通过2.3.4填写供应商信息表供应商信息表2.3.7是否新供应商名称？否2.3.8核对供应商资料是2.3.9录入供应商资料是省财务部MIS小组2.3.5是否新供应商？否是CMQuestConfidential.未来业务流程的方向和重点(10)现有供应商评审报告采购委员会财务部供应商评审备注：12编号2.3b版本v1.0START采购信息2.3.1准备供应商分析报表价格表现分析报表批次合格率分析报表交货期表现分析报表交货量分析报表2.3.4需要调整否是2.3.6调整供应商级别相关采购部门2.3.7删除认可供应商否2.3.5是否删除认可供应商2.3.2对现有供应商进行评审2.3.3审批评审结果2.3.8归档是CMQuestConfidential.目录1总体业务流程优化和提升2未来业务流程的方向和重点3客户化程序的升级和业务调整CMQuestConfidential.客户化程序的升级和业务调整-Item物料编码申请“物料编码定义”客户化程序的开发，主要是为了减轻物料维护工作量，提高系统物料信息的及时性和准确性。程序根据输入的物料信息（数据可以来自于导入MIS系统临时表的请购单、采购订单或装箱单，也可以手工录入）和物料分类自动生成编码和物料其它属性，并自动分配给相应的库存组织。CMQuestConfidential.客户化程序的升级和业务调整-ItemCMCC物料编码定义申请/CMCC物料编码定义CMQuestConfidential.客户化程序的升级和业务调整-PR请购单导入CMCC采购申请导入程序允许省市用户在系统外通过EXCEL按格式准备数据，再通过程序导入MIS系统，形成系统内的标准采购申请；同时支持由地市公司提交采购申请，省公司审核后形成MIS系统正式采购申请。随着物资管理颗粒度的细化，填写的采购申请行相对较多，先在EXCEL模板整理，然后再批量导入MIS系统，可以在一定程度上减轻录入工作量；同时，随着采购业务越来越集中，而MIS系统标准功能不能支持跨OU提交采购申请，将导致市公司不得不在系统外提交采购申请，省公司统一录入MIS，一方面数据重复准备，另一方面大大增加了省公司相关人员工作量，而且也不利于业务数据全过程追溯，通过该客户化予以解决。CMQuestConfidential.客户化程序