工程项目档案及编制要求..

工程项目档案及编制要求一、概念及内容•1、建设项目档案•建设项目档案：是指建设项目从立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理到竣工验收全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料。项目档案的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行，项目档案应完整准确、系统，做到“图物相符”。它包括：•（1）项目前期文件:工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。（2）项目竣工文件:其中项目竣工文件又包括项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件。•（3）项目竣工验收文件:建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。2、建设项目档案资料类型•（1）纸质载体：以纸张为基础的载体形式。（2）缩微品载体：以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。（3）光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。（4）磁性载体：以磁性记录材料（磁带、磁盘等）为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。•3、相关概念•建设项目：是指在一个或几个场地上，按照一个总体设计或初步设计进行施工，以形成固定资产为目的，经济上实行统一核算，行政上有独立组织形式，实行统一管理的建设单位。•建设性质：是指固定资料再生产的性质，一般分为新建、扩建、改建等。•建设规模：一般指建设项目中主要装置的设计生产能力。•项目施工文件：项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。•项目竣工图：项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。••单项工程：是建设项目的组成部分，是指具有独立的设计文件，建成后能够发挥设计所规定的生产能力或效能的生产装置（车间）或工程•单位工程：是单项工程的组成部分，是指具有独立施工条件或独立使用功能的工程。•分部工程：指单位工程中独立组织施工的工程，单位工程中一般配按专业性质和工程建设部位划分和确定分部工程。•分项工程：是分部工程的组成部分，由一个或若干个检验批组成的基础单元工程，一般按主要工种、材料、施工工艺、设备类型等划分。•中间交接：单项工程或单位工程按设计文件所规定的范围全部完成，并经管道系统和设备的内部处理、电气和仪表调试及单机试车合格后，施工单位和建设单位所作的交接工作，它标志着工程施工安装结构，由单机试车转入联动试车，它是装置保管、使用责任的移交，不解除施工单位对工程质量验收应负的责任。••工程交接：建设项目、单项工程或独立单位工程预试车完成后，施工单位和建设单位按规定内容所作的交接工作。•专项验收：是指政府行政主管部门对建设项目（工程）环境保护、消防、劳动安全卫生、职业安全卫生、工业卫生、档案内容进行的验收以及审计部门对竣工决算的审计。•竣工验收：是指项目（工程）建设的最后一道程序，是工程建设转入正式生产并办理固定资产移交手续的标志，是全面考核项目建设成果、检查立项、勘察设计、器材设备、施工质量的重要环节。•单机试车:现场安装的驱动装置空负荷或单台机器、机组以水、空气等为介质进行的负荷试车，以检验其除受介质影响外的机械性能制造、安装质量。••联动试车：对规定范围内的机器、设备、管道、电气、自动控制系统在各处达到试车标准后，以水、空气、部分实物料为介质所进行的模拟运行，以检验其除受介质影响外的全部性能和设计、制造、安装质量。•开工报告：是建设项目或单项（位）工程开工的依据，建设项目开工报告是在建设项目具备开工条件后，由建设单位向集团公司主管部门提出并经批准的报告。•交工技术文件：是指施工前段时间按国家规定的施工验收规范施工所积累的技术资料，也是工程交接后进行联动试车、化工投料试车及维修、改造、扩建的依据。•强度试验：在容器或管道内充入液体或气体，按规范要求加至规定压力值，以检查容器或管道强度的试验。••严密性试验：用盛放或输送易燃、易爆或有毒介质的容器及管道用气体检查其渗漏情况的试验。•竣工结算：是指单位或单项工程进行交接后，施工单位根据施工图予算，并结合实际施工中的变动情况，提出该单位或单项工程最后结算价格，并据以办理的工程结算，竣工结算是确定单位或单项工程直接成本的基础依据，又是单位或单项工程最后结算价格，因此，正确、及时审查并办理帐目移交、考核建设成本、分析投资效果。•二、竣工档案的特点及作用•1、建设工程档案的特点•成果的成套性，形成领域的广泛性，内容的专业性，利用的时效性，管理的动态性，记录形式的多样性等。•2、竣工档案的作用•项目竣工档案是建设历程的真实记录，是生产管理、维护、改、扩建真实依据和不可再生的信息资源，同时也是全面鉴定工程质量查明事故原因，追究事故责任的可靠凭证。•1）、是评定工程质量、组织工程竣工验收和竣工验收备案的必备的档案材料;•2)、为日后工程使用、维护、改建、扩建和查找地下隐蔽物提供依据；•3）、证明工程质量优劣、结构安全可靠程度及处理工程质量事故的依据；•4）、考核工程参建各方遵法、守法和施工管理水平，是查找质量责任者的依据；•5）、合理结算工程款项，减少经济纠纷的依据；•6）、为技术咨询、生产指挥、施工组织及工程建设决策提供信息资料。•三、施工单位职责•（1）实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设立专门的部门（专人）负责收集和整理。•（2）建设工程实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交，各承包单位应保证归档文件的完整、准确、系统，能够全面反映工程建设活动的全过程。•（3）按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再进行项目资料的移交工作。••四、执行标准•(一)《建设项目（工程）竣工验收办法》（计建设［1990］1215号）；•(二)《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2000；•(三)《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002；•(四)《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002；•(五)《辽宁省建筑工程文件编制归档规程》DB21/T1342-2004；•(六)《中国石油天然气股份有限公司炼油化工建设项目竣工验收手册》；•（七）《石油化工建设工程项目监理规范》SH/T3903-2004；•（八）《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1-2004）•（九）《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》（石油办字[2006］244号）。五、如何做好工程档案的收集工作•1、建立制度，采取措施•1）、建立健全项目档案管理制度如档案管理制度、竣工图编制办法、项目文件归档范围、文件收发的登记制度、文件流程控制制度等。•2）、采取将项目档案纳入项目法人制、投、投标制、工程合同制、工程监理制中。•3）、坚持项目档案工作与项目建设同步进行：•“四同步”：即下达工程计划任务与提出文件材料归档要求同步；检查工程计划进度与检查文件材料形成情况同步；工程竣工验收与验收工程竣工档案同步；项目中报评优及项目人员晋职评优时，档案部门同步出具专题归档证明材料同步。•4）采取经济制约措施，实行工程档案质量保证金制度。••2、收集方法•1）、依据标准范围收集。（收集范围：反映与项目有关的重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体文件，应收集齐全、归入项目档案。）•2）根据工程性质收集。•3）、采取有效措施收集•“四列入”将文件材料的形成列入计划管理；列入施工管理及考核范围；列入有关领导和技术人员岗位职责；列入经济责任制建立档案工作机构及网络。•“三参加”档案人员参加设备开箱；参加各单位验收和项目总验收；参加项目技改鉴定。•同时实行文件登记，对文件流程进行控制。••3、质量要求•1）、保证文件归档的质量•对文件齐全、完整的要求：应保证归档齐全、完整，真实反映工程建设的全过程。•对照归档范围，查该归档的文件材料是否归档完整。•各单位（子单位）工程的文件材料是否归档完整。•各工序、阶段的文件材料是否归档完整。•从文件的前后联系查是否归档完整。如原材料出厂证明与试验报告、监理通知与回复、监理例会、月报是否连续、图纸是否与图纸目录对应、设备资料是否与清单对应、现场的口头变更是否及时补全等。•••2）、对文件内在质量的要求•归档的文件应为原件，原则上不得出现复印件。•工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。•文件内容应真实、准确且填写完整，竣工图应真实地反映工程建设实际情况。•文件内容中数据不得随意涂改。•字迹清楚、图样清晰、图表整洁。•工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。•工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。••3）、对文件材质的要求•纸张材料：纸张的强度、厚度及规格应符合有关要求。•书写材料：文件的书写、绘图和签字要采用耐久性强的书写材料，禁止用易褪色的书写材料；打印、复印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。且图表整洁，签字盖章手续完备。•工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。•工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。•六、工程档案内容及编制•1、编制要求：•编制工程竣工技术档案，应从工程立项开始，按照工程实际进度，（在工程建设过程中及时汇集和形成）及时进行编制积累，档案资料的形成要求与项目建设进程同步，必须与工程实际情况相符，编制时要做到及时、准确、系统、科学、完整，以确保竣工资料的原始性、真实性和准确性。•及时：指应在施工前具备材质的合格证、砼、砂浆配合比、技术措施等，应在施工过程中按时间形成施工记录，隐蔽记录应在隐蔽部位被覆盖之前，质量检查评定应在构成分项工程的同时进行，发现质量事故及时处理，不事后补做。•准确：指如实反映工程客观情况，技术经济数据准确，执行标准及设计变更准确，不许伪造，不许弄虚作假。•系统：指编制工作有连续性，编制人员不易更换，资料内容、时间相互连贯，装订程序合理。•科学：指按客观规律办事，一切从实际出发，编制资料事先有计划，编制内容既简练又能反映工程质量全貌，不随意乱编乱凑材料。•完整：指各类资料齐全、字迹清晰，装订程序合理，各方负责人签字俱全。一套文件材料不能缺项（整个项目）；项目前期、施工、竣工、监理、试生产、竣工验收等；1份文件不能缺页。•同时需满足以下要求：•1）、各种资质证件齐全、清晰、复制规范，且在有效期限内；材料合格证、试验报告齐全、完整、准确。•2）、工程划分及时、准确。•3）、资料形成必须与工程进度达到同步,签章手续齐全,有执业资质的人员要签字、盖章；审查意见等填写完整，审查意见、日期必须手写。•4）、技术数据准确、真实，资料齐全、完整，不得随意修改原始内容，必须修改时应加盖印章。设计变更及时更改在图纸上，并加盖竣工图核定章•5）、文字材料及载体质量应符合耐久性要求，书写材料一律用碳素墨水书写，并要做到字迹清楚、图面整洁，不得用易褪色的材料书写、绘制，以利于长期保存。不规则的材料、半成品及产品合格证组卷时，必须用合格证粘贴表统一粘贴，字头朝上或朝左；试验报告可直接粘贴在A4复印纸上。•6）、交工技术文件资料按单位工程组卷，因此开工报告必须以单位工程存在，不允许以其它形式存在。•7）、交工技术文件资料必须幅面一致，破损资料必须裱糊，并去掉金属物。•8）、单位工程技术资料内容较多时，以册为单位单独组卷，各卷内容相对独立，每卷独立编号。•9）、竣工图编制严格执行“十改，七不改”的原则，必须为新蓝图，折叠前必须把图纸边裁剪整齐，然后折叠成手风琴样式，