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Word格式编辑培训-蒋治坤培训内容•自动目录的生成与编辑•分节符与页码的使用（包括如何分节打印）•自动引文的生成与编辑（包括如何使用EndNote进行管理）•其它格式上的编辑*本培训使用的是Office2013以及EndNoteX7，其他版本操作步骤会略微不同，可以私下询问作者。2自动目录的生成与编辑1级2级本次培训中我们将生成这样的一个自动目录。此目录拥有五个1级目录项目以及三个2级项目。3设置目录文字首先，选择要作为目录的文字，把它的样式改成‘标题1/Heading1’。如图，选中‘DefiningCloudComputing’，进入‘开始/Home’菜单，点击‘标题1’。4得到如图的结果，文字的外观我们稍后再统一修改。我们现在把所有的要作为1级目录项目的文字都改成‘标题1’的样式。5把所有的1级目录项目都变成了‘标题1’的样式。6接下来可以插入目录了：把鼠标光标移动到要插入目录的位置。进入‘引用/References’菜单，点击‘目录/TableofContents’，选择‘自动目录1/AutomaticTable1’。cc7结果如上图。接下来，我们要添加2级目录项目。8选中要变为二级目录项目的文字，把它的样式改成‘标题2/Heading2’，如上图。添加2级目录项目9把所有的2级目录项目文字都改为‘标题2/Heading2’样式，如图：10选中目录，点击‘更新目录/UpdateTable’，选择‘更新整个目录/UpdateEntireTable’。把2级目录项目加入到目录中：11结果如下图。此时也顺便更改一下目录的标题，目录部分就完成了12编辑正文中目录文字的外观你可能觉得目录文字的字体不好看，或者字太大，或者想更改颜色，我们可以对它们进行编辑。13在‘开始’菜单，右键点击‘标题1/Heading1’，选择‘修改/Modify’。这样会修改所有为‘标题1’样式的文字。14红色框内可以修改字体，文字大小，样式，颜色。蓝色框内可以修改文字的对齐方式：靠左，居中，等等。绿色框内可以修改目录文字的行距，这个一般选择最左边的一项‘Single’就可以了。紫色部分可以修改目录文字与上下文之间的距离。点击‘确定’保存修改。15此时我们的目录和正文是连在一起的。我们要把它们分开，并且给它们加上页码；使得目录页码和正文页码独立。在这里要使用分节符。16分节符(SectionBreaks)与页码的使用分节符可以把文章分为单独的节，我们要在目录和正文之间插入一个分节符。把光标移动到正文的开端，注意不要把光标放进目录里，否则分节符会把目录分为两节。17进入‘页面布局/PageLayout’菜单，点击‘分隔符/Breaks’，选择‘下一页/NextPage’，如图。18如果插入后看不见分节符，可以进入‘开始/Home’菜单点击图中的按钮。这样分节符就可以看到了，想删除分节符会比较方便。19如何插入页码选择‘插入/Insert’菜单，点击‘页码/PageNumber’，选择页码插入的位置。完成后目录和正文的页码是连续的。20选中正文的任意一页，点击‘页码’，选择‘设置页码格式/FormatPageNumbers’，如下图。如何分开目录与正文的页码21选择‘起始页码/Startat’，数字为1。这样正文的页码和目录就分开了。2223如何分节打印分节的好处之一在于我们可以打印单独的节。我们的文档中分为了两节。第一节是目录，第二节是正文。如果我们只想打印正文的话，我们可以指定只打印第二节。如图，在选择打印的页数的一栏中填写’s2’。想打印第一节就填’s1’。这里s代表节(section)。自动引文的生成与编辑接下来会解释如何自动生成引文(citations)和书目(referencelist/bibliography)，先介绍如何用EndNote管理引文，然后再介绍没有EndNote的情况下如何使用Word管理引文。首先阐明一下以下两词的定义，这样解释操作步骤的时候意思会比较清晰：•引文(citation)-正文中插入的(作者,年份)，或者数字代码，比如(Carter,2013)或者[1],[2]等•书目(referencelist/bibliography)-正文之后引文的详细信息，比如Carter,D.(2013).Howtowritealetter.Letters,pp.23-2524第一步是给书目创建单独的节：在文章中要加书目的位置插入‘分节符/SectionBreaks’，选择‘下一页/NextPage’，这样书目会从新的一页开始。如果想让书目与正文连续，可以选择‘连续/Continuous’。此处插入分节符25如果发现书目的页码是和正文分开的，可以进入‘插入’菜单，选择‘页码’，然后‘设置页码格式’，如上图。在弹出的窗口中选择‘续前节/Continuefromprevioussection’。26使用EndNote管理引文接下来的步骤仅限于EndNote，没有EndNote的可以跳致下一段使用Word直接管理引文（第34页）。27如果使用EndNote管理引文，选中要插入引文的位置，进入’EndNote’菜单，选择‘GotoEndNote’。这个时候EndNote的窗口会弹出。28在EndNote中选中想要插入的引文，然后点击‘InsertCitation’图标，如图。29引文出现在正文中，如上图。文章最后一节也出现了相应的书目，如下图。30再介绍另一种插入引文的方法：直接点击Word中的’InsertCitation’按钮，如上图。接下来会弹出右边的窗口，在上面的搜索栏里填写搜索的关键词，点击‘Find’，这样会列出EndNote中所有提到该关键词的文献。选中你要作为引文插入的文献，然后点击’Insert’。31可以更改引文的样式，点击‘Style’可以选择其他的样式。如图，引文被改为了’numbered’样式。32给引文部分加上标题，如’References’，并把样式改成‘标题1’。更新目录后就就会出现在目录里了。33使用Word直接管理引文在没有EndNote的情况下，也可以使用Word直接管理引文。进入‘引用/References’菜单，点击‘管理源/ManageSources’，如图。使用Endnote的用户可以跳过本段直接看其他格式上的编辑（第43页）。34在源管理器里可以创建并编辑所有的源（source）。点击‘新建/New’来创建新的源。你也可以在搜索栏里搜索已经创建的源。35填写相应的信息，不要忘了选择‘源类型/TypeofSource’。注意，语言一定要选择相应的语言，否则会出现格式上的问题；如果英文文献被当做中文保存的话，作者的名字会出现问题（姓出现在名前，姓与名之间无空格）。填写作者名称的格式：姓1，名1；姓2，名2；如果有中间名（middlename)可以点‘编辑/Edit’设置。点击‘确定’创建完毕后，该源就会出现在源管理器中，见下一页图。创建新源36蓝框内是当前文档中的源（‘当前列表/CurrentList’），在正文中添加引文时是从这个列表里选择的。红框内是用户所有的源，包括其他文档中创建的源。可以把源从这里复制进‘当前列表’使用。37把所有要使用的源添加好之后就可以在正文中插入引文了。在‘引用’菜单，选择‘插入引文/InsertCitation’，选择相应的文献。38选中需要插入书目的位置，进入‘引用’菜单，点击‘书目/Bibliography’图标，选择‘书目/Bibilography’，如图。书目的创建39结果如下。Word在这里会添加源管理器‘当前列表/CurrentList’中所有的源；即使你没有把他们插入正文，也会出现在书目中。下图中我虽然在正文中只插入了一个引文，书目录中出现了三个，其中两个未使用，需要把未使用的两个删除。40再次进入‘源管理器/SourceManager’。‘当前列表’中第一篇前方打了钩，打钩说明该源在文中被引用，没有打钩说明没有被引用。把没有引用到的源从‘当前列表’中删除。41对引文和源进行修改后记住要更新引文和书目，如下。42其它格式上的编辑接下来介绍以下的几项编辑：•插入封面页•正文的对齐•目录项目的对齐•创建新的样式43插入封面页进入‘插入/Insert’菜单，点击‘封面/CoverPage’，选择想要的封面样式。44填写封面的相关项目，标题，作者，年份，等。45选中正文的任意部分，进入‘页面布局/PageLayout’菜单更改它的对齐方式。如图，被选中的段落左边被缩进了2字符。正文的对齐46目录项目的对齐要对齐目录项目最保险的方法是右键要更改的样式，如‘标题1/Heading1’，然后选择‘修改/Modify’。这样保证所有的目录项目都统一得到修改。471.点击‘格式/Format’，选择‘段落/Paragraph’，如下图。2.在缩进(Indentation)部分更改各项缩进，如右图。48创建新的样式Word自带的样式（如‘标题1’，‘标题2’，等等）有的时候会自带一个小黑点，如图。这个貌似没有办法通过编辑样式来去掉，遇到这种情况，可以自己创建新的样式。下面介绍步骤。49在‘开始/Home’菜单的‘样式/Styles’模块中，点击右下角的箭头，如下图：选择‘创建样式/SaveSelectionasaNewQuickStyle’，如下图：50在新弹出的窗口中，选择‘修改/Modify’，如下图。•在新窗口中，可以修改名称，如‘目录等级1’。•样式基准选择‘无样式/nostyle’。•后续段落样式选择‘正文/Normal’。•在最下面选择‘基于该模板的新文档/Newdocumentsbasedonthistemplate’。•点击‘格式/Format’，选择‘段落/Paragraph’。51在这里的大纲级别(Outlinelevel)控制的是目录项目的等级。想要设置1级目录就选1级(Level1)，设置2级目录就选2级，以此类推。点击，确定。再点击确定回到主页面。52自己创建的样式会出现在‘样式’列表里，如图。*右键单个样式，选择‘修改’可以编辑样式的外观。不清楚操作的可以回顾第15页。53如图可见，自创的‘目录等级2’样式不带小黑点。54本培训到此结束，谢谢参与！55