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2020/1/161档案管理学概论王爱159613729900518-85895285Wangai_001@163.com2020/1/162前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。———郭沫若2020/1/163档案与我们密切相关我们每一个人从出生的那一刻算起，就与档案结下了一生的缘分。比如说你的出生证明就是你的第一份档案！它客观记录了你来到这个世界时的几乎全部情况：出生的时间、性别、体重、健康情况、是否顺产、父母情况、接生的医院、医生、家庭住址，甚至于你的脚印等。至于你成长过程中的照片或DV、各种学历证明、日记或工作笔记、工作履历证明、各种奖励证书、患病诊治记录、婚姻证明、银行存折、社会保险手续、甚至商业活动中的购房、购车、购物、借据、贷款手续等等，经过整理保存就是你的个人档案，也可称为家庭档案。国家、社会、学校以及其它任何单位活动的开展，都在形成各种各样的文件，有保存价值的文件就成为了档案。2020/1/164主要内容档案概论档案工作概论档案管理工作流程电子文件2020/1/165学习目标了解档案及档案工作，掌握基本概念和原理掌握档案管理工作基本流程中的基本概念和原理，熟悉档案管理工作流程。了解档案管理学前沿：电子文件与数字档案馆的相关基本知识。通过认识实习，对档案概念、档案机构及档案工作有一个感性认识。2020/1/166第一章档案和档案工作概论档案的起源与沿革档案的特点和范围档案的作用及其规律档案工作及其基本原则档案机构2020/1/1671.1档案的起源与沿革一、档案的起源（主要有4种观点）1、国家——文字——档案2、文字——国家——档案3、文字——档案——国家——有条理的档案4、结绳、刻契——档案——文字——国家——有条理的档案1、2条又称为阶级社会产物论（文字、国家条件说）3、4条又称为原始社会产物说2020/1/1681.1档案的起源与沿革二、档案的历史沿革1、载体沿革甲骨档案→金石档案→简牍档案→缣帛档案→纸质档案→声像档案→电子档案2、名称的沿革A、商：册；周：中；秦、汉：典籍；魏晋以后：文书、文案；唐、宋以来：文卷、案卷、案牍；B、“档案”一词，一般认为初见于明末清初档：在《康熙字典》中解释为：横木框档。案：在《说文解字》中解释为：几属。3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。复数archives[`a:kaivz],n.公文保管处、档案处、公文。2020/1/1691.2档案的定义及其涵义一、档案的定义列宁:“定义可能有许多，因为对象有许多方面。”下定义最常用的方法是：“属”加“种差”。“属”加“种差”方法对其从形式上进行综述就是：通过揭示概念最邻近的“属”概念和“种差”来明确概念内涵的逻辑方法。采用这种方法，可以给档案下一个定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。也可简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。除了这种表述外，还可以表述为：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。2020/1/1610另外再介绍《档案法》上的定义。《中华人民共和国档案法》于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正。第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”这几种定义，在基本思想上是相同的，只不过表述方法不同而已。第一种定义是把“文件”作档案所属，第二种定义是把“原始记录”(历史记录)作为档案的所属，这个原始记录指的就是国内外常用的较为广义的文件。所谓广义的文件，它不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、文艺手稿以及其它各种文件材料。2020/1/1611二、档案定义的涵义（一）档案的来源从形成者看来源：Ａ、机构Ｂ、组织Ｃ、个人（二）档案形成档案是由文书转化而来的。转化条件有三：1、办理完毕的文件才能成为档案情况有三：（1）文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。（2）文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种。（3）不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕从这个角度来看，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。2020/1/16122、具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。从这个角度来看，文件是档案的基础，档案是文件的精华。3、按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案文件是档案的因素，档案是文件的组合。2020/1/1613（三）档案的形式：从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。从表达方式基本三种：文字、图像、声音；从记录方法：手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。2020/1/1614（四）档案内容：反映了人们各种社会活动，即档案内容上的特征是：1、记录一个国家的诞生、发展、政治、经济、军事、文化等各种各样的内容；十分丰富，上至天文、下至地理、中至人事，无所不包.2、原始性，这是档案的本质属性。因此，档案具有很大的凭证作用。2020/1/1615原始性和真实性的区别：大多数档案是比较可靠的历史记录，但部分档案并非如此，主要有两种情况：一是形成上不真实，是假造、伪造的档案二是档案内容失真，形成是真实的。思考：内容失真，形成是真实的档案是真档案吗？2020/1/1616（五）档案的形成过程1、制作的时候就是档案；（有意制作）2、制作的时候并不是档案（无意的制作+有意的处理保存）意：档案制作者和保存管理者的档案意识2020/1/1617有意无意制作的档案的优劣：1、“有意”制作的档案优势：制作材料较好，追求耐久性，格式严格、规范，便于长久保存且留存情况比较齐全、完整。劣势：内容往往难以做到客观、真实，常有虚假不实且有意作伪、抑恶扬善，报喜不报忧等内容上的偏差、错误。2020/1/16182、“无意”制作的档案劣势：因无档案意识，所以制作材料的质地、耐久性往往比较差、书写格式也不规范，且留存状况不好，难以做到完整、齐全，这对档案的保存和日常管理使用是不利的。优势：内容客观真实，制作者无意留下来的真实客观的原始记录。因此档案管理者必须面对并正确对待、把握客观事实。2020/1/16191.3档案及其相关事物的关系一、档案与图书1、不同方面A、档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书是作者为了某种的，有意识地撰写的。B、数量不同。C、作用不同。D、保密性不同。E、形式不同。2020/1/16202、相似之处A、两者目前都以文字记录为主B、都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范畴。C、在一定条件下，两者可以互相转化，互相弥补。简而言之，档案是社会实践的记录；图书是系统认识的产品。二者本质不同、社会功能不同、特点也不同2020/1/1621二、档案与情报1、情报的本质属性A、情报的根本属性之一是知识。B、有一定利用价值的知识才具有情报价值。C、情报是知识运动的过程之一，即情报是传递着的知识。2、两者的比较情报比档案的内涵丰富，涉及的范围更广；另一方面，它始终处于传递过程，是一种无形的东西，它的外在形式有图书、资料、档案等多种文献。2020/1/1622三、档案与文物（是内涵上最为接近的概念）1、大多数文物和档案属于两种不同的事物，内涵上有部分交叉重合。文物：具有文化价值的历史遗留物，主要是过去使用过的实用性物品，如器皿、衣物、建筑物，也有历史文件。有原始记录作用又有突出历史文化作用的档案可以看作是文物自身带有文字的实物（如公章、锦旗、奖杯、钱币）可以称为实物档案2、绝大多数文物都不能称为档案因为文物的实用性所记录的历史事实是不清晰、不明确的。而档案是指内容信息清晰、确定、可以明确说明某一历史事实的原始记录。3、内容的清晰性与确定性与否是二者之间的根本区别。4、形成档案还要在技术可以保存如带有文字的庞然大物：飞机、轮船等等，也不能算成实物档案2020/1/1623四、档案和文献1、档案是第一手原生信息，而文献不是。文献：前人留下来的历史文化价值价高、内容较系统完整的信息记录2、侧重点不同文献注重历史文化价值，而档案既注重历史文化价值，但更注重查考、实用价值。3、文献内容比较系统，而档案包含的内容都是片段性的，零星的档案：测试记录、发票、账单、登记表单、签名表等文献：图书、档案、资料2020/1/1624五、档案与资料资料一般具有参考性质，起着推广经验、传播知识，提供某些信息的作用。凡是对人们研究、解决某一问题有一定价值的所有相关信息均称为资料，如文书、档案、图书、报刊、文章、录音乃至文物等。也无论其处于何种状态—是被集中保存，还是散存于各处待人们去搜集、整理。资料是现实中最接近档案，与档案关系最为密切的概念。资料包括：文书、档案、图书、报刊、文章、录音甚至文物2020/1/16251.4档案的种类一、公务档案和私人档案(从档案形成的公私领域进行分类)1、公务档案是指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织；形成的档案归“国家”所有。实存状态主要是过去的公务文书、法律、法规、行政性公文2、私人档案是指人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要为私人个人；形成的档案归“私人”所有。实存状态主要是日记、文稿、账单、票据、笔记、信函2020/1/16263、两者在外延上的交叉重合如公务机关颁发给个人的文件、票据、奖状、判决书等同时具有私人档案的性质。私人向公务机关递交的申请书、申诉书、建议、信函等只要被受理、接受，就同时具有公务档案的性质。4、两者的“中间地带”私有组织（企业或事业单位）的档案，从所有权角度看无疑应为私有，但是与私人所有的纯私人生活中形成的私人档案又不是同一性质。一般认为这部分档案是私有档案中的“公务档案”。2020/1/1627二、历史档案和现行档案三、文书档案、科技档案和专门档案（是中国档案界以及社会上应用最为普遍的档案种类概念）四、中华人民共和国后档案、革命历史档案、旧政府档案2020/1/1628历史档案和现行档案主要从档案的形成时间以及档案的作用的角度对档案进行划分的。历史档案是形成时间较早，离现在较久远主要起到历史文化作用的档案（第一历史档案馆、第二历史档案馆中）现行档案只要是形成时间较晚，离现在的时间距离较近主要起现时查考作用，即主要是对人们的现实工作、生活有具体实际作用的档案。（人事档案、财务档案、银行票据）2020/1/1629文书档案：实际是行政管理档案。就是在社会行政管理活动中各种行政性或政治性的公文（如请示、批复、决定、决议、法律、法规）转化而成的档案。我们所说的档案绝大部分是文书档案，在档案家族中占主导地位。科技档案：人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料（如建筑图纸、设计任务书、科研报告）转化而成的档案。不是人类自我管理活动的记录，是人类面对自然进行科学研究、物质生产活动的记录。专门档案：除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病例档案、结婚登记档案和工商注册登记档案。主要采取的是排除法。文书档案出现最早、专门档案出现最晚。2020/1/1630中华人民共和国后档案：又称为中华人民共和国档案，是指1949年10月1日中华人民共和国成立之后的，在中国形成的归国家所有的所有档案。革命历史档案：是