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第十二章、非营利组织的信息资源管理本章我们一起来学习非营利组织的信息资源管理。日新月异的信息技术把人类带入了信息时代，信息对社会、经济的发展起到了巨大的促进作用，信息成为了一种资源，和资金、人力、土地、技术同样重要。通过对相关信息领域的研究，人们不仅在技术上取得了卓越的成就，而且在观念上也发生了极大的变化，这些突出表现在信息资源管理的形成和发展上。非营利组织面对复杂的环境，需要掌握大量的信息，通过对信息的收集、处理和应用，提高组织运作的效率，以更好地实现其宗旨。进入信息时代的非营利组织，把信息资源管理纳入其管理体系，并适时地对组织结构进行重组和改造是时代的需要。本章围绕非营利组织的信息资源管理展开论述。全章分为六节：第1节介绍信息资源及其管理的概念；第2节说明信息资源管理的重要性；第3节介绍信息资源的内涵及其管理思想的特征；第4节介绍狭义信息资源管理的内容；第5节介绍信息技术与信息系统；第6节介绍组织的信息化。■本章要点●信息资源是经过人类开发和组织的信息的集合，而且，信息资源不仅指信息本身，还应包括信息活动中相关的因素。●非营利组织的信息资源管理指的是组织为了实现其宗旨，综合运用各种手段，通过对信息活动中各要素的全面管理，降低成本，增加机会，提高效率，并且使组织运作更为有效。●信息资源管理既是一种管理思想，也是一种管理模式。●狭义的信息资源管理包括信息需求分析、信息资源建设、信息资源的开发与利用、网络信息资源管理等内容。●在信息化的社会环境中，非营利组织需要调整自身结构，使之有利于信息的流动和利用。12.1信息资源与信息资源管理目前，学术界对信息资源(informationresources)的概念有多种不同的理解，总体上讲，有两种角度：一是狭义的信息资源，指文献资源或数据资源，及各种媒介和形式的信息的集合，包括文字、声像、印刷品、电子信息、数据库等。这些都是限于“信息”本身的概念。二是广义的信息资源，指信息活动中各种要素的总称，既包括信息本身，也包括与信息相关的人员、设备、技术和资金等各种资源。这两种定义从两个不同层面帮助我们认识和理解信息资源。狭义的信息资源定义能够帮助我们认识信息资源的内核和实质，强调信息资源之所以被人们所重视，是基于它本身所蕴涵的内容实质有助于消除组织运作中的不确定性，有助于领导者进行决策，减少活动过程中其他资源的损耗，降低成本，提高效率。它强调信息资源是指人类社会活动中经过加工处理、有序化并大量积累后的有用信息的集合，而把与信息相关的人员、设备、技术、资金等看做信息活动的必要条件。广义的信息资源定义能帮助我们从整体上把握信息资源的内涵，它强调信息活动中的各要素只有按照一定的原则加以配置，组成一个系统，才能发挥其最佳效用，显示其价值，而这种价值的大小在很大程度上又受各种要素的配置方式和配置效率的影响。还需要强调的是，信息只有在实施管理后才具备成为资源的条件。所以综合地说，信息资源是经过人类开发和组织的信息的集合；而且，信息资源不仅指信息本身，还应包括信息活动中相关的因素。对于信息资源管理(informationresourcesmanagement)，也有“信息十资源管理”和“信息资源十管理”两种理解。持前一种态度的学者认为信息资源管理就是应用资源管理的方式，来管理一个组织的信息及其支持工具。持后一种观点的学者认为信息资源是组织机构管理活动的重要要素，将其视为管理对象。实际上，这两者并没有多大差别，因为前者虽然强调管理方式，但是它也承认管理的对象是信息及其支持工具，即广义的信息；而后者强调把信息资源作为管理对象，必然也要涉及管理方法问题。所以，有学者把两者综合起来，认为信息资源管理是对广义信息资源的管理，而且管理的方法具有多样性和综合性。在信息管理和信息资源管理的概念辨析中，存在三种观点：第一种观点认为两者没有任何差别，可以互相替代使用。第二种观点认为信息资源管理是信息管理的一部分，信息管理涵盖的范围更为广泛。第三种观点认为信息资源管理是信息管理的一个发展阶段。例如，我国学者卢泰宏提出信息管理的发展可以分为三个时期：●第一阶段：传统管理时期(1900—1950年)，以图书馆为特征。●第二阶段：技术管理时期(1950—1980年)，以信息系统为特征。●第三阶段：资源管理时期(1980一现在)，以信息资源为特征。从前面的叙述中，可以看出信息资源管理既是一种管理思想，也是一种管理模式。非营利组织的信息资源管理指的是组织为了达成其宗旨，综合运用各种手段，通过对信息活动中各要素的全面管理，降低成本，增加机会，提高效率，并且使组织运作更为有效。12.2信息资源管理的重要性非营利组织逐渐采用信息资源管理的理念和管理模式是组织发展的需要，其重要性主要体现在：1.解决组织信息膨胀问题。人们在日益感受到信息成为经济、社会进步的动力的同时，信息泛滥成灾、信息污染严重、信息交流受阻的负面影响也日益凸显。非营利组织一方面需要大量的信息，另一方面也受到信息膨胀的困扰，影响到信息的吸收率。现实要求组织对信息资源加以管理，解决信息膨胀的问题，改善组织对内外部信息的利用和传播。2.提高管理效率。信息资源管理使管理模式得到改变，组织信息资源管理的建设和信息资源管理活动的开展，使组织内外信息流动更为畅通，同时，这种技术、人文、经济的管理方法，使管理效率得到提高。3.促进组织结构变革。等级森严、信息不畅的金字塔式管理逐渐失去昔日的优势，在信息社会里暴露出许多的缺点。信息资源管理手段的实施，能够促进组织向着扁平化、网络化的高效组织结构发展。4.营销和筹款的新手段。信息资源管理也是一种手段，为组织的营销和筹款提供了新的方法和思路。通过对信息资源的收集、分析、利用、传播，提高营销和筹款的效率。12.3信息资源及其管理的内涵和管理思想的基本特征12.3.1信息资源及其管理的内涵了解信息资源及其管理的内涵，有助于理解组织的信息资源管理。具体如下：1.信息资源是一种共享性资源。信息作为一种资源，和物质资源不同的是，它可以为组织内一切人所用，具有共享性。在信息的交换过程中，卖方并不失去信息，如果没有合同的限制，卖方可以继续使用信息，买卖双方的交换是不对等的。信息资源在消费和使用中具有非排他性的特点，信息资源的建立是为了连续不断地反复使用，禁止或不允许他人使用信息资源不仅非常困难，而且违反了信息的本质属性，信息用户的增加不会降低信息资源本身的价值。这种交换的不对等性和使用的非排他性决定了信息资源具有共享性。信息资源管理思想强调要充分利用信息的共享性，就非营利组织而言，这一原则强调从整个组织的整体利益出发，各个部门的信息资源之间要相互协调和共享。实现这一原则的重要手段是组织进行统一规划，实现信息标准化管理。2.信息资源是组织的战略资源。组织管理活动所依赖和产生的信息是组织的重要资源，在信息社会里，信息在组织发展中起着举足轻重的作用。人们非常恰当地把信息比喻成组织的“血液”。从一定意义上讲，组织决策成功与否在很大程度上依赖信息工作的水平和质量。要实现信息的战略地位，需要有与之相适应的管理机制，否则，将出现信息污染、信息冗余等问题。作为信息时代组织管理的重要管理思想，信息资源管理以其综合性和先进的手段为组织提供了一种全新的思路，为人们提供了解决问题的方法和手段，从而使信息的战略资源地位得以真正确立。3.信息资源必须加以全面、系统的管理。信息资源必须与技术、人文、经济手段相结合，实现高层次、战略型的管理。技术手段是指信息技术在信息活动中的应用，为了更有效地管理信息资源，人们设计了多种信息系统。例如，管理信息系统(MIS)、决策支持系统(DSS)以及利用国际互联网技术建立起来的内部网等。伴随着技术阶决速发展，人们已不仅仅停留在信息的获取、加工、存储、共享、传递等问题，还在信息安全方面提出了更高的要求，同时，信息技术和通信技术相结合，形成了信息与通信技术(ICTs)，并在此基础上，实现了信息资源的网络化管理。强调人文手段在信息管理中的作用是信息资源管理思想的重要特征，其主要内容包括：重视工作人员的心理行为，防止信息工作人员出现心理疾病，防止他们和其他部门脱节；重视信息政策和法规在信息资源管理中的应用；加强集中管理，这种以技术为支撑点的管理模式是一种新型的集中管理模式；重视信息文化建设，加强组织成员对信息用途的认识及利用信息的能力，使员工以健康的心态适应ICTs革命所带来的组织的种种变革。信息作为生产力的要素逐渐得到人们的认可，信息活动中的经济因素，如信息的成本、价值、信息产品的价格等问题已引起了人们的注意。因此，信息资源的管理涉及到经济手段。例如，信息经济效益的预测、信息系统经济效益的评估等。4.信息资源管理的关键是信息资源的合理配置和共享。信息资源的配置是指信息资源在时间、空间、数量和要素等方面的配置。信息资源机构合理与否取决于信息资源配置的合理性，而这又最终影响信息资源的共享状态。实现信息资源合理配置应考虑以下内容：(1)信息资源的配置应涉及组织机构中的所有部门。(2)信息资源配置具有层次性，这基于三方面的原因：信息系统的结构具有层次性；用户信息需求具有层次性；组织管理体制也具有层次性。(3)信息资源配置具有动态性，主要表现在信息资源的供给能力、信息资源本身、信息资源需求及信息资源价值的动态性。(4)信息资源要素之间的配置具有相关性。如信息技术要素和信息人员要素的配置紧密相关。5.信息资源管理是一种理念，也是一种模式。信息资源管理的出现为信息时代的非营利组织管理活动提供了一种全新的管理理念，使信息资源成为组织的财富，并且为组织的总战略目标提供服务，这就要求组织成员把信息看做一种宝贵的资源，并视信息资源共享为一项规则。要实现信息资源的战略地位，需要有与之相适应的管理机制，信息资源管理提供了实践模式，这种模式的实施能为组织带来明显的效益，但是其推行也是一项艰巨的任务，只有具备一定的人才、技术、资金等条件的组织，才能逐步实施。一个组织的信息管理模式至少应该包括以下几个方面：(1)设置信息主管。信息主管是组织信息资源管理计划的规划者和主导者，由其丰管的信息部门是实施信息资源管理的重要保证。信息部门是组织收集、加工、处理、传递信息的中心，负责建设和维护全面的组织信息系统，保障信息渠道畅通，为组织内外各层次的需要提供服务。(2)制定信息政策。组织的信息政策是在充分分析组织内外环境及发展趋势的基础上制定的，是组织战略的重要组成都分，是实施信息资源管理过程中必不可少的指导方针。信息政策涉及信息的收集、处理、传递、利用以及信息资源配置的一系列规定和要求，以保证组织信息系统的优化，并发挥其功能。(3)建设信息互通、运行简捷的信息系统。组织的管理决策层通过信息系统了解组织各个方面的运作细节，通过信息系统提供的信息进行决策、下达命令、监督工作。组织员工通过系统不仅向上汇报，更重要的是通过提供的信息随时了解组织情况，进行部门之间的交流，参与组织的运作决策。(4)建设组织内部网，并和国际互联网联接。组织可以更加便利地利用全球信息网上的各种信息资源，并能更加方便地和各分支机构联系。(5)信息资源建设、开发和利用。这是信息资源管理的核心。(6)信息人力资源管理。这是组织人力资源管理的有机组成部分，是信息资源管理的重要环节，也是实现信息资源管理目标的保证。6.信息资源管理受社会环境的影响。信息资源管理的实施不可避免地要受到多种社会环境因素的影响，这些因素包括：(1)观念因素。人们存在两种认识上的误区，一是认为人类不可能真正管理信息，二是认为实施信息资源管理会导致信息的垄断和滥用，这要靠信息技术的发展及政策法规等手段加以解决。(2)方法论因素。例如，如何评估信息的真正价值。(3)人为因素。信息资源管理的引人会导致权力分配格局和组织结构的变化，会受到人为因素的影响。(4)资金因素。(5)人才因素。一方面，信息资源管理会导致部分员工的失业或难以适应；另一方面，组织又面临信息资源管理专业人才缺乏的局面。12.3.2信息资源管理思想的基本特征信息资源管理是信息时代组织管理的重要思想，并以其