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威海****有限公司财务管理制度之单据使用管理规定第1页共14页威海*****有限公司财务管理制度之业务单据使用管理规定为使公司各项业务规范有序，制定本规定：业务单据是指本公司业务中使用的各类业务单表和业务联单。第一条、业务单据的开具及填写要求：因公司目前初步实行用友财务业务一体化管理，一部分业务单据仍是手工开具，现要求：实际发生的各类业务，在开具手工单据时，凡是用友系统中已有相对应档案信息的，应与用友系统中的档案信息保持一致，以确保每一档案信息在用友中的唯一性。（1）规定：在各项经济业务实际发生的同时，相关业务经办人均需按规定开具相关原始业务凭单，且所开具内容应按相关制度规定，确保与实际业务相符合。严禁提前签开业务单据或事后补单（对于生产领用直接原材料业务，仓库保管员可根据车间出具的排产单，对因领用量大不便一次领用，在一个工作日内同一班组多次领用的同一种材料，可在当班结束时一次性汇总开具领料单，但分次领料时要由领料人在保管员处作好记录）。所有业务单据内容填写应该按单据格式内容清晰、完整的填写，涉及到出入库货物的名称、规格、部门、单位等单据内容信息应写全称，不得写简称或别名，特别是货物名称及规格、计量单位等，应与用友软件档案中的该货物名称规格等信息对应一致。对一式多联的单据应一次性套复写，各联内容清晰、一致，在单据开具时，单张单据如有未填写内容的空白行，开单人应划斜竖线划销。如果填写不合要求，相应单据接收人应拒收，并要求责任人改正。原始业务凭单的填写要符合《原始凭证管理制度》规定的填写要求。凡一笔经济业务的发生涉及到业务单位有出具经济业务凭单的，相威海****有限公司财务管理制度之单据使用管理规定第2页共14页应业务经办人须将对方单位出具的业务单据附本公司业务单据进行传递到相应部门分管责任人手中。业务单据签开应掌握以下原则：入库（收入）性质的业务：先入库再开具相关入库确认单据（先货后单）；出库（付出）性质的业务：先开单，再按单据内容实施出库行为（先单后货）。各业务经办人严禁在未经实际确认或未经分管领导核准的情况下，随意签开相关单据。罚则：对违反此规定，提前开单或事后补单的行为，发现一次处罚当事人20元（特殊情况经分管领导批准的除外），如因此行为又实质性引起下一环节工作错误，对此行为处50元罚款，并责令改正。不是一次性复写的业务联单传递到财务部，发现一笔处罚当事人50元。（2）公司内部周转单据：原始凭证填写要求不许有涂改，凡有涂改的，又未按规定改错的,财务一律不认可。已经填制的内部周转单据，未进入传递流程前,如确有需要修改的，经部门主管批准后修改，并由修改人及部门主管在修改处签字确认，各项业务涉及到的相关责任人，均应在相应单据上签字确认，以示负责。对涉及业务经办人员，在相关原始凭证有涂改、或未按单据规定格式内容填写，且该单已传递到财务部的，发现一次对责任人罚款20元，并由责任人按正确的方法在单据上改错。单据改错:公司内部流转原始单据填制完毕,并进入传递流程的,如发现单据有错误的,在不影响各流程正常工作且单据未传递到财务部的威海****有限公司财务管理制度之单据使用管理规定第3页共14页前提下，可收回重新填制或收回单据按规定一次性套复写改错，改错时要对错误处划横线,并在其上方标示正确内容，再由修改人在改正处签字确认，不得在原单据上进行单联次涂改,否则财务将不受理该单据，发现有在原单据上单联次涂改及未按规定改错方法改错的现象，每发现一次处罚责任人20元，并由责任人按规定在单据上改错。（3）对外业务单据:因业务需要，由公司各部门业务经办人开具的涉及公司以外单位的各类业务单据（如：发货单、退货单、客户代付运费单、调价单等），一律不得涂改，在开具时如发现填写错误，要作废重开。凡传递到财务的相关单据发现有涂改的，每份处罚开单人50元。凡有误业务单据已涉及到对外往来单位的或实质造成财务核算工作有误的，对有误业务源环节及可认知业务有误未提出改正环节责任人各处罚20元。（3）单据签字规定：对于公司发生的各类业务单据，相关业务责任人签字时，均应在单据标示的对应位置签字，不得随意签字，对于单据未预留标准签字位置的业务单据，业务经办人应在单据右下角空白处签明：“经办人：***”字样。对于外来的各项经济业务单据，要求公司相关业务环节经办人签字确认时，应一次性复写签名，签名时要确保各联次信息一致，公司留存一联，与公司开具的该项业务单据附一起传递，附于发票后，以作原始业务核对之用。第二条、单据传递：威海****有限公司财务管理制度之单据使用管理规定第4页共14页（1）单据传递时限：涉及财务业务所发生业务单据，各流程环节应及时处理并于业务完成时第一时间向下一业务环节传递，每个传递环节不得超出一个工作日，对于实际业务已完成的各种类型业务单据，各环节业务责任人应在当日内及时传递至下一环节环节责任人，ERP录数员应于当日下班前将所有收到的单据录入用友系统并将单据传递到财务部。对于当日下午下班后因实际业务需要产生的由本公司开具的各类出入库及涉财业务单据，各业务环节传递责任人应在次日上午9：00前传递至录单员处，并由ERP录单员在上午下班前将单据传至财务部。（2）涉及到业务单据传递的各相关部门的传递责任人，应按规定及时将单据传递到下一业务流程环节或部门的相关责任人处。对于在规定时间内应传未传、漏传、未经允许私自更改传递流程及丢失单据的现象，每发现一次处罚当事责任人20元，并由责任人及时补传或改正同时注意做好单据传递记录，以划分责任。在各类单据传递过程中，单据接收责任人需对所接收业务单据的真实性及合理性、填定规范性进行认真审核，凡因工作疏忽收受不合格的业务单据，如问题单据未过月则只令其改正，如单据过月并已理帐，发现一次处罚单据接收人及理帐人各20元；如属明知是不合格单据又收受的，发现一次处罚单据接受人50元，并责令改正；（3）在公司各类经济业务流程过程中，各流程环节业务责任人应根据业务单据的不同联次及用途进行准确传递与接收，特别是外来业务单据，不属于本公司（部门）联次的单据不能随意接收。对需要在外来业务联单上签名确认时应注意：在确认对业务内容有权签字的前提下，套威海****有限公司财务管理制度之单据使用管理规定第5页共14页复写一次性签写，并留一联附公司内部业务单据一起按单据传递流程进行传递，对因采购或销售业务而收受的外单位涉财业务单据要最终将相应联次传递到财务部。（4）、单据丢失的处理：对于在传递、保管过程中单据丢失的现象，当事人要及时向直接上级书面汇报，按分管领导批复处理：属公司开具的联单部分联次丢失的，用未丢失联次的存根联复印件经当事人签字及分管领导签批后作有效单据传递；属外来原始单据丢失的，如能取得复印件的，经当事人签字确认、分管领导签批后作有效原始凭证传递，如果不能取得原件复印件的，由当事人写出书面申请并按领导批复处理。严禁同一笔业务重复开单现象。当事人不得自作主张私自处理，凡未按规定处理的，每单处罚当事责任人20元。（5）、做好单据传递记录及责任划分：各业务环节涉及单据传递的从保管员环节开始（车间传到保管员环节可暂不作记录），要做好单据传递记录，以明确责任，传递记录原则上是以传出环节责任人在实际传递时填写，下一环节接收人在接收时签名确认。如果在传递环节未作原始记录的，对涉及到的各环节单据传递责任人各罚款20元（责任人包括传递各环节及业务跟催知情环节）。如果有传递记录，按传递记录来确定责任人。第三条、单据保管公司自制或外购的各类空白业务联单，均应由使用部门专人保管，并设立领用及核销记录簿。各部门对本部门单据的使用情况要登记造册，作好领用及核销记录（由部门负责人或部门负责人指定专人负责记录），威海****有限公司财务管理制度之单据使用管理规定第6页共14页对同一类业务联单进行整本连续编号使用。单据应连号使用，每用完一本单据要在封面上注明该本单据起止号、使用起止时间、作废单据号码、业务金额，并由部门负责人审核后在单据封面上签字，在备查记录薄上核作销登记后起用新本单据，并要对已使用完的单据归类存档，且存档的整本单据存根联次必需完整、连号。如未按此要求进行管理的，每发现一处错误处罚单据直接经管责任人、部门分管责任人各50元、分管领导人20元（如部门分管责任人已发现问题，并按公司制度处理单据直接经管责任人的除外）。如因工作不认真或主观故意，对公司财产造成损失的，一经查实要追究当事人的责任，直至移送法律机关。公司财务部有权检查公司各部门涉及财务业务的各类单据的使用及管理情况，并提出处理意见，报公司总经理批准。第四条、附则：（1）凡涉及各类应由相关责任人签名确认的业务单据,均需由责任人本人签名,他人不得代签、冒签，第一业务环节业务经办人要对签名信息的真实性负责（需要签身份证信息的，身份证号码由公司开单业务责任人负责核实并填写，签名由对方当事人完成），各环节业务单据接收人要对上一环节业务单据上相关责任人签名的真实性予以确认并负责，如相关发现业务单据有冒签、代签名等弄虚作假现象，一经查实，发现一次处罚冒签、代签当事人100元、下一环节单据接收责任人50元（如单据接收人发现并上报的可免于处罚）；各相关业务责任人不得在空白单据上预先签名，凡发现有在空白单据上签名的，对当事人罚款50元。（2）对于业务已完成，又发现业务单据开具错误，而相关业务经办威海****有限公司财务管理制度之单据使用管理规定第7页共14页责任人及单据审核人员因工作疏忽，在对业务单据进行审核或确认时未能发现错误或已实质影响到财务核算工作的，对该笔业务源环节经办人、单据审核责任人及业务流程涉及到的常规可认知错误但未提出改正的环节责任人，各处罚20元，并要求按规定手续调整有误业务，如属外来业务单据错误的还要将错误单据退回业务单位或由业务经办人出具经业务单位盖章确认的业务调整函，附原业务单据后，财务部方可受理业务处理，如因故无法处理且给公司造成经济损失的，要由该笔业务相关责任人（直接业务经办人、业务审核责任人）承担相应的经济责任。如经办人在相关业务单据已传递完成，又私自改单，导致相关联次内容不一致，而影响整体业务工作的，发现一次处罚当事人50元。（3）如果相关业务单据已转交财务部，因相关业务责任人工作失误，需要调整的，由经办人出具书面申请，相关财务部确认、总经理核准后，由业务责任人交财务部据申请及相关单据调帐（不得在原业务单据涂改）；对财务已经理帐，且帐目已不能调整的，由此产生的后果，责任由过失人自负。（4）同一笔经济业务，相关业务责任人不得在同一业务环节重复开具同一种业务单据，凡发现有重复开具的业务单据传递到财务部，按弄虚作假论，一次处罚直接责任人100元。（5）本制度所指业务单据是指本公司内部自制的各类经济业务联单，凡未有明确指明的，均不包含由本公司对外开具的各类发票单据。（6）如经济业务发生后，因实际业务需要，需作废已开具的业务单据时，由开单人负责该业务单据相应的联次必需全部收回，附于存根后，威海****有限公司财务管理制度之单据使用管理规定第8页共14页并加盖作废印章或注明作废字样，以备核销。如确因单据遗失，由责任人出具书面证明，部门负责人确认报财务部备案。任何人不得私自随意销毁，凡发现未按此要求处理的，发现一次处罚直接责任人50元。(7)所有业务单据的开具，当事人应在符合单据开具的前置条件下，按业务实际发生情况按规定据实开具，违反此规定对开具单据责任人罚款50元。相关责任人对所受理业务要审核是否经分管领导或有权签字领导签批及内容是否正确、完整，对于越权审批或内容不正确、不完整的业务，当事人有权拒绝受理，上一环节业务经手人应在规定的时间内按要求进行更正及补充手续，凡未在规定时间内完成更正要求的，每超期一天处罚直接责任人50元。（8）用友系统中各类业务单据录制责任确定：单据直接录入人为第一责任人（如果录单之原始依据单据有误，录单人无法认知的，不在此限），审核人为第二责任人，业务延伸环节常规可认知责任人为第三责任人，对用友系统中已审核的业务单据，任何人不得私自弃审，在未实质影响经济业务正常进行的前提下