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第3章信息基础知识信息是管理信息系统的最重要的成分。过去有些人对管理信息系统有些错误的理解。把它看成是计算机、是系统，过多的强调了其技术面。孰不知管理信息系统最重要的成分应当是信息。管理信息系统能起多大作用，对管理能作出多大贡献，都取决于有没有足够的和高质量的信息，而能否得到高质量的信息又取决于工作人员对信息的认识。本章将对信息的基本知识作一些介绍。3．1管理信息的定义和性质在我们的日常生活中信息一词已被滥用，数据和信息也经常是不分的。但在我们管理信息系统的概念中，信息和数据的概念是不同的。管理信息概念至少包括以下一些意思：信息具有“新鲜”和使人“震惊”的感觉；信息可以减少不确定性；信息能改变决策期望收益的概率；信息可以坚定或校正未来的估计等。信息系统中常用的信息可以定义如下：信息是经过加工后的数据，它对接收者的行为能产生影响，它对接收者的决策具有价值。根据这个定义，行驶着的汽车中的里程表上的数据不是信息，只有当司机看了里程表作了加速或减速的决策的那个数据才是信息。数据是一组表示数量、行动和目标的非随机的可鉴别的符号。它可以是字母、数字或其他符号，如S，也可以是图象、声音或者味道。数据项可以按使用的目的组织成数据结构。可以比喻数据是原料，而信息是产品。见图3．1。与原料和产品的概念相似，一个系统的产品可能是另一个系统的原料。那么一个系统的信息可能成为另一个系统的数据。例如，派车单对司机房来说可能是信息，而对公司副总经理来说，它只是数据。这种情况可用图来说明，见图3．2。信息的广义定义至今争论不休，至今没有定论。有人说信息是消息，有人说信息是知识，有人说是运动状态的反映，当然也有人说是经过加工后的数据。信息是不是物质，信息有无价值，至今也争论不休。总之，信息是一个社会概念，它是人类共享的一切知识、学问以及客观现象加工提炼出来的各种消息之总和。信息具有以下一些基本属性：(1)事实性信息最早的概念是“关于客观事物的可通信的知识”，通信是把信息用于事实。事实是信息的中心价值。不符合事实的信息不仅没有价值，而且可能价值为负值，既害别人也害自己。所以事实是信息的第一和基本的性质。破坏信息的事实性在管理中普遍存在，有的谎报产量，有的谎报利润和成本，有的造假账，都会给管理决策带来错误。例如，某电视机厂把生产黑白电视机的一些零件费用报到彩色电视机上，造成各种产品均有盈利的假象。结果上级领导作出让他们多生产黑白电视机的决策，最终使他们陷入被动。事实性是信息收集时最应当注意的性质。维护信息的事实性，也就是维护信息的真实性、准确性、精确性和客观性等。从而达到信息的可信性。尤其作为生产信息的信息源单位或信息服务单位，这个问题尤为重要。(2)等级性管理是分等级的，不同级的管理要求不同的信息，因而信息也是分等级的。管理一般分为高、中、低三层，信息对应的分为战略级，策略级和执行级。不同级的信息其性质不相同。战略级信息是关系到企业长远命运和全局的信息，如企业长远规划，5—10年的信息，企业并、转产的信息等。策略级信息是关系到企业运营管理的信息，如月度计划、产品质量和产量情况，以及成本信息等。执行级信息是关系到企业业务运作的信息，如职工考勤信息、领料信息等。不同层次信息属性的比较见图3．3。由图我们可以看出，从来源上来说，战略信息多来自外部；执行信息多来自内部；而策略信息有内有外。其次，我们可以看出战略信息寿命较长，例如关于公司五年规划的信息至少要保存5年。执行信息则寿命较短，例如，关于考勤的详细信息，每月发完工资以后，信息就不再有保存的价值。而策略信息则处于中间状态。再次，从保密程度来看，显然战略级信息要求最高。公司战略对策是公司的生命线，如果泄露出去，有时不只使公司赚不到钱，而且可能使公司垮台。对再友好的单位，战略级信息也是不可泄露的。例如生产低油耗汽车在石油危机中大发横财的日本丰田汽车公司在以后石油危机缓解情况下的战略，是绝对不会告诉别人的。策略级保密程度要低一些，但也不会轻易泄露，或者有偿转让，或者推迟一段时间，例如某厂先进铣床结构的信息就属这类。执行级的信息很零散，很难从中提取有价值的信息，因而保密要求不高。再次，关于加工方法。执行级信息的加工方法最固定，会计每月怎么计算工资的方法，仓库怎么发料的手续，都是固定的。策略信息次之。战略信息则最不固定，有时靠人预测一下，有时用计算机模型计算一下，所得信息均只能为决策者作参考，怎么用还要由决策者的艺术水平决定。再次，从使用的频率上来看。执行信息的频率最高。例如一种质量检查的标准，每天都要用它去衡量加工的产品是否合格。策略信息则次之。战略信息则使用频率最低，例如五年计划的信息可能每年只使用一次。最后在信息的精度上，执行信息精度最高。每天会计的结账，要求分文不差。策略信息次之。战略信息则要要求最低，有时一个长期预测有60％。70％的精度已很满意，过高的要求战略信息的精度往往会带来假象。(3)可压缩性信息可以进行浓缩、集中、概括以及综合，而不至于丢失信息的本质。很像物质中的液化气，压缩饼干。例如，关于牛顿第二定律的论述可以压缩到一个简单的公式f＝ma中。人们可以把很多的实验数据组成一个经验公式，把长串的程序压缩成框图，把许多现场运行的经验编成手册。当然在压缩的过程中会丢失一些信息，但丢失的应当是无用的或不重要的信息。无用的信息有两种，一种纯属干扰，像收音机中的杂音，本来就该清除，清除的越干净越好，通常这种清除也叫滤波。另一些是冗余的信息，虽然本质上它是多余的，但在传输的过程中它却能起到补充作用，可以利用它们进行检错和纠错。人们在日常通信中，冗余信息是大量存在的。例如，我们写一句话：Astudentisreadingabook．在传输中漏掉一些字母，传成：Astud--tisreadingabo-k．但我们是照样可以看懂的。这里-是空格符。冗余信息过多会使人感到罗嗦，信息接收者的水平越高，传输的信息越简练。压缩不重要的信息和压缩无用信息，性质上是完全不同的。它是从管理的目标出发，提取和目标相关的信息，舍弃其他信息。例如根据企业长远战略规划的需要，在业务信息中综合提炼出战略信息。压缩在实际中是很有必要的。因为我们没有能力收集一个事物的全部信息，我们也没有能力和必要储存越来越多的信息，这叫信息的不完全性。只有正确的舍弃信息，才能正确的使用信息。(4)扩散性信息好像热源，它总是力图向温度低的地方扩散，它又好像是夜来香的花朵，可以香飘数里。信息的扩散是其本性，它力图冲破保密的非自然约束，通过各种渠道和手段向四面八方传播。信息的浓度越大，信息源和接收者之间的梯度越大，信息的扩散力度越强。越离奇的消息，越耸人听闻的新闻，传播得越快，扩散的面越大，中国有句古话“没有不透风的墙”，正是说明了信息扩散的威力。信息的扩散存在两面性，一方面它有利于知识的传播，所以我们有意识的通过各类学校和各种宣传机构，加快信息的扩散；另一方面扩散可能造成信息的贬值，不利于保密，可能危害国家和企业利益，不利于保护信息所有者的积极性。例如软件盗版不利于软件发展。因此我们又要人为地筑起信息的壁垒，制定各种法律，例如保密法、专利法、出版法等，以保护信息的势态。在信息系统中如果没有很好的保密保安手段，就不能保护用户使用信息系统的积极性，可能导致信息系统的失败。(5)传输性信息是可以传输的，它的传输成本远远低于传输物质和能源。它可以利用电话、电报进行国际国内通信，也可以通过光缆卫星传遍全球。传输的形式也越来越完善，包括数字、文字、图形和图象、声音等。它的传输既快又便宜，远远优于物质的运输。因而我们应当尽可能用信息的传输代替物质的传输，利用信息流减少物流，宁可用多传输十倍的信息来换取少传输一倍的物质。信息的可传输性加快了资源的交流，加快了社会的变化。(6)分享性按信息的固有性质来说信息只能共享，不能交换。我告诉你一个消息，我并没失去什么。不能把这则消息的记忆从我的脑子里抹去。相反物质的交换就是零和的，你的所得，必为我之所失，我给你一支笔，我就失去一支笔，你就得到一支笔，所得与所失之和为零。信息的分享没有直接的损失，但是也可能造成间接的损失。如果我告诉你生产某种药品的药方，你也去生产这种药品，就造成与我的竞争，将会影响我的销路。信息分享的非零和性造成信息分享的复杂性。有时我告诉你消息，我不失你得；有时你得我也得；有时你得我失；有时我不失你也不得。信息的分享性有利于信息成为企业的一种资源。严格说只有达到企业信息的共享，信息才能真正成为企业的资源。然后才能很好地利用信息进行企业的计划与控制，从而有利于企业目标的实现。(7)增殖性用于某种目的信息，随着时间的推移可能价值耗尽。但对于另一种目的可能又显示出用途。例如天气预报的信息，预报期一过就对指导生产不再有用。但和各年同期天气比较，总结变化规律，验证模型却是有用的。信息的增殖在量变的基础上可能产生质变，在积累的基础上可能产生飞跃。曾有一位学者把全国每天报纸上刊登的新厂投产的消息收集起来，进行提炼和分析，时间一久就能对全国工业有所估计。原来不保密的东西变成保密的了。原来不重要的信息变成重要的了。信息增殖性和再生性，使我们能变废为宝，在信息废品中提炼有用的信息。(8)转换性信息、物质和能源是人类现在利用的三项重要的宝贵资源。三者有机的联系在一起形成三位一体，互相不能分割。有物质存在，必有促使它运动的能量存在，也必有描述其运动状态和预测未来的信息存在。对于一个企业来说，没有材料不能作产品，没有能源不能开工，没有知识和技术也就是没有信息，就不能成功生产。信息、物质、能源三位一体，又是可以互相转化的。有能源，有物质能换取信息，这是不言而喻的。那么有信息能否转化为物质和能源呢?现在大量的事实已说明了能转化。许多企业利用信息技术大大节约了能源。从电网的负荷分配到厂内锅炉汽机的经济运行，从汽车运输的合理调度到汽车上单板机节油器都是用信息技术转化为能源，从而作出巨大贡献的例子。利用信息技术在国际上选择合理的材料源，在国内生产价廉质优的材料源，直到合理的下料，信息都转化为材料，即物质。现在国际经营上有一种说法——“有了信息就有了一切”。就是对这种转化的一种艺术的概括。的确，国内现在有些公司就是由于掌握了信息，没有钱可以搞到钱，没有设备可以弄到设备，没有人可以招到人，信息使得公司很快发展起来。股市投资更是说明这个问题，只要掌握信息就可搞到钱，有钱就可以买到一切物质和能源。知识是信息的结晶，因而也有信息的这种性质。“知识就是力量”的说法，也是信息的转换性的一种描述。信息的价值是信息定义和基本性质以外的另一个重要的问题。信息的价值有两种衡量方法：一种是按所花的社会必要劳动量来计算；另一种是衡量使用效果的方法。按照社会必要劳动量来计算信息产品的价值，其方法和计算其他一般产品价值的方法是一样的。即：V=C+PV——信息产品的价值。C——生产该信息所花成本。P——利润例如书籍的价值就可以这样计算。把生产书所用的纸张，能源，设备折旧和人工费用等算出，就得到成本。再加上按国家规定的合理的利润率算出的利润，就得出书的价值。提供信息服务的各种学习班也可以这样定价，把学习班所需的教材、请教员、作实验、借教室及其他服务所花费用，加上合理的收益，即得出办班服务的价值，由此可算出学生应交的学费。衡量使用效果的方法认为信息的价值是在决策过程中用了该信息所增加的收益减去获取信息所花费用。这里所说的收益是这个意思，如果在设计选择方案时，由于用了信息进行方案比较，在多个方案中选出一个最优的，比不用信息随便选一个方案，两种方案所获经济效益的比较叫收益。P＝Pmax—PiPmax——最好方案的收益。Pi——任选某个方案的收益。比较合理的是用几种方案的期望收益代替Pi，再书写严格一些：P＝Max[Pl，P2，…，Pn]-niPin11如果不是在多个方案中选一个，而是直接利用信息和模型选得最优方案，那么上式应为：P=Popt-niPin11Popt——最优方案的收益。在工厂中订生产计划时，可以用计算机多订几个计划，从中选择一个最好的计划，其收益也应当这样计算。值不