16-20出差管理制度(2010-11-23)

上海金力泰化工股份有限公司内控管理制度文件编号：FC-001ShanghaiKinlitaChemicalCo.,Ltd更新状态：2010-11-2316二、出差管理制度第1条凡不以当面接触的形式不能实现工作目的的，可申请出差。第2条各部门领导负责公差人员出差申请和费用的申领、报销的审批，财务部经理、财务总监负责费用申领的审批，费用会计负责报销的审核，总经理负责部门经理及以上人员公差申请和费用报销的审批。财务总监负责总经理费用报销的审批。第3条出差批准权限(1)科级以下员工出差，由本人申请，科长审核，部门经理批准。(2)科级干部出差，由本人申请，部门经理批准。(3)部门经理及以上干部出差，由本人申请，总经理、常务副总经理批准。(4)科长不在时可直接报部门经理批准，部门经理不在时可由副职或部门经理授权人批准。(5)凡由市场部承担费用的，必须征得经营保障科科长同意方可出差。第4条出差审批手续(1)出差人向主管领导详细阐述出差工作内容及目的、主管领导对出差人作出明确的工作布置及要求，出差人须详细填写《出差申请单》(编号：R-265)一式二份经出纳确认无前帐后交主管领导审核报部门经理批准，部门经理为其开具《公差单》一式二份，一份交部门文员留存以备公差后注销公差期，一份交值班保安（市场部文员）用作考勤。部门经理及以上干部出差时《公差单》、《出差申请单》由总经理或常务副总经理审批、开具。(2)出差人根据部门经理核准好申领费用金额的《出差申请单》交财务部经理审批后到出纳员处领取费用。总经理、常务副总经理、部门经理出差申领费用由则务总监审批。(3)出差人将留存的一联《公差申请单》交部门经理、总经理、常务副总经理以备公差结束报销时核对工作和费用执行情况。(4)出差报销期限按往返车票日期计算，途中办理私事须事先向部门领导请假获准。补办手续按事假考勤，报销时部门领导应在报销凭证上注明。费用会计应扣除假期的补贴。(5)因跨部门协作出差，出差人借款和报销除按上述审批手续外，还需由被协作部门经理审批（报销费用时市场部为主管科长审批）。第5条乘坐交通工具标准(1)外埠出差准许乘坐的交通工具为长途汽车、火车硬卧。总经理、总监出差可乘坐飞机、软卧软座。上海金力泰化工股份有限公司内控管理制度文件编号：FC-001ShanghaiKinlitaChemicalCo.,Ltd更新状态：2010-11-2317(2)确因工作需要乘坐飞机、火车软卧的须事先作原因说明并经总经理批准，市场部的员工须经经理批准，市场部经理须经总经理批准。(3)单次出租车费用超过50元以上，须事先经部门领导同意，报销时需经总经理或常务副总经理批准，否则不予报销。科长、部门经理出租车费已含在补贴中，不再报销出租车费，如实际支出超出补贴金额应经部门领导同意总经理批准方可报销。(4)外埠出差公司原则上不派车，确因特殊情况需公司派车的，市场部用车须经经营保障科科长批准，公司其他部门出差用车须向车队长申请经常务副总经理批准。第6条报销标准(1)住宿费、生活补贴、市内交通费报销标准：人员类别住宿费（元/日）生活补贴（元/日）市内交通费（元/日）合计（元/日）备注一般员工1204010170条件许可须住办事处销售员、采购员、技术中心技术主任1504010200条件许可须住办事处享受科级待遇的人员1504010200可不住办事处科长、部门经理1804020240可不住办事处总监、副总经理、总经理、董事长住宿费、交通费实报实销，生活补贴100元/日外籍人员另加100元/日津贴生活补贴的组成：早饭10%、中饭40%、晚饭50%。(2)科级以下员工（包括享受科级待遇人员）在同一地方出差连续超过7天的，从第8天开始每天出差标准按170元计算（住宿120元/生活40元/交通10元）。货车驾驶员出差补贴标准执行公里计费规定，详见驾驶员报销规定。另增加每晚20元夜间补贴。驾驶员夜间12点以后回到上海住所的可享受住宿补贴。(3)可以享受火车硬卧，但实际乘坐火车硬座，以其票价差价的50%给予补贴。乘坐动车组列车、空K、空T、旅游车硬座、长途空调汽车及在途时间不足8小时的短途火车的硬座不予补贴。(4)在交通工具上夜宿的不予报销当日住宿费。(5)订票费每人每次订票不得超过30元，凭票报销，特殊情况须经部门经理批准方可报销；机票按实际购票费用报销，报销人应如实填报，不得弄虚作假。(6)当日使用业务招待费的或接受招待的，取消当日参与招待或接受招待的出差人的生活补贴。上海金力泰化工股份有限公司内控管理制度文件编号：FC-001ShanghaiKinlitaChemicalCo.,Ltd更新状态：2010-11-2318(7)到设有公司办事处地区出差人员（包括科级以下人员，不含享受科级待遇），不得另行住宿（女员工除外），若遇办事处无床位安排须办事处主任出据书面证明，方可另行住宿；否则一律按住办事处出差补贴标准报销。居住在办事处的报销标准为70元，（住宿20元/生40元/交通10元）；另给予所住办事处主任20（元/天、人）次补贴，如所住办事处卫生等条件不符要求，经投诉查实后每次罚款该办事处主任50元。(8)驻外办事处工作人员不报销住宿费，生活补贴20元/日，市内交通费10元/日，办事处人员到周边地区服务的，按外埠公差待遇报销。(9)本市出差人员生活补贴10元/日，交通费按实报销，无特殊清况且未经公差批准人批准，不予报销住宿费，市郊因工作需要在外住宿的每天报销住宿费、生活补贴、交通补贴分别不超过100元、40元、10元。(10)出差人如果发生招待费用，事先应经主管领导批准，超过500元以上的招待费必须刷卡方可报销。(11)国外出差人员报销不分级别；住宿费（由公司或合作单位代订，可包括早餐）、来回交通费按实报销；团队出差，可由团长租用手机，费用按实报销；非团队出差每人每次可报销3分钟国际长途电话费，正常工作联系电话费实报实销；国外期间每人每天生活及交通补贴为25美元（按出差第一天银行卖出价折算）；特殊车费可经总经理批准予以报销；事先经主管领导和总经理批准（或出差计划内）的招待费实报实销；(12)差旅费按标准执行，节约归己，超出自理。第7条公差期间规定：(1)出差后每到一目的地后当天电话通知主管领导。以后每天主管领导联系一次，汇报工作情况。(2)出差后每天写好出差日记，内容为：一天的工作时间安排、工作内容、各类信息。(3)执行差旅费预算。有超预算的必须电话请示主管领导批准，否则，费用自理。(4)注重办事效率，不得利用公差之便游山玩水、办理私事。(5)出差超过两周必须每周日向部门发送上周工作小结及下周工作计划。第8条出差后的要求：(1)出差人员抵沪在22点以后至凌晨2点以前必须于次日13点以前到部门报到，抵沪在凌晨2点以后至22点以前的应于次日准时到部门上班，但乘坐飞上海金力泰化工股份有限公司内控管理制度文件编号：FC-001ShanghaiKinlitaChemicalCo.,Ltd更新状态：2010-11-2319机、短途火车/汽车或长途卧铺火车于上午抵沪的需在抵沪后直接到公司上班。(2)公差人员回公司后由部门经理在《公差单》留存联上注销公差期，并由出差人员交值班保安，在两个工作日内填写差旅费报销单交科长审核后报部门经理审批，完成差旅费报销。其他部门的人员报销如有费用需市场部承担的，须经市场部经营保障科科长的批准方可办理报销手续。(3)在第一个工作日写好《公差总结报告》，内容是：1)目的；2)过程；3)效果；4)综合判断与分析；5)费用开支；6)自我评定（A、圆满完成任务；B、基本完成任务：C、完成部分任务；D、未完成任务）。将报告交分管领导确认。(4)出差人员向科长或部门经理（科长不在时）当面汇报出差工作情况，科长应向部门经理汇报出差工作情况。(5)出差结束，部门领导应视出差人的出差天数并根据工作需要当即开具加班申请单给出差人（按规定享受带薪年假的人员除外），计算方法：连续出差10天者计加班1天，11～15天者计加班2天，以此类推，连续出差每增加5天即增加加班1天。出差回沪后，次日又出差者视作连续出差。部门文员将加班申请单交人力资源部开具调休单后返回部门文员。(6)调休应事先经主管领导批准并交调休单。(7)调体单的使用按人事部门规定执行。第9条其他规定(1)出差借款需领现金的：在5000～20000元的提前一天通知财务部出纳员，20000元以上的提前二天通知。(2)出差报销如要跨部门审批，审批部门必须在两个工作日内完成审批并通知财务部。逾期没有反馈的财务部可认为获得批准，以加快报销处理时间。(3)无手机费补贴的出差人员按20元/日补贴，多人共同出差的按1人计报，多人出差时有一人有手机补贴时则本次出差所有人都不报销电话补贴。出差期间必须保持手机通畅。若遇出差期间工作需要通话特别多时，按月手机津贴和以上标准补贴不足的，由出差人提供通话的电话明细单予以补贴差额。(4)凡是新技术、新产品或原料配方生产工艺调整变更过的产品且施工工艺发生变化的，在用户涂装生产初始应用，该产品项目研发人员必须到现场组织应用工作并撰写产品应用的总结报告报市场部和质量部评审及备案。上海金力泰化工股份有限公司内控管理制度文件编号：FC-001ShanghaiKinlitaChemicalCo.,Ltd更新状态：2010-11-2320(5)技术人员出差客户处工作，无论是解决质量问题或是做实验、投槽、试喷，无论是电泳漆或是面漆，出差前都必须由客户服务科科长或科长助理提交《R-115技术支持申请（评价）表》，明确的工作内容和目标要求。若出差的目的是为了处理质量问题、投（混）槽、试喷、与客户共同试验，出差回来后技术人员需将现场技术服务及顾客签字认可的《R-115技术支持申请（评价）表》提交客户服务科科长，该评价一份在技术中心备案，一份留市场部备案，并作为对技术中心考核的依据。若出差的目的仅仅是技术交流、参加某个会议等不需顾客认可产品使用效果的情况，出差人员只需提供出差报告，一份在技术中心备案，一份留市场部备案即可。(4)本《出差管理制度》自2010年11月23日起执行。附件：关于到配车办事处出差补充规定根据公司与配车办事处签订的协议精神：公司每月给予配车人员报销汽、柴油费800元与工作期间发生的过路过桥费；同时要求配车人员负责在其服务区域内接送公司出差人员。现明确规定如下：1、配车人员不得报销服务区域内的出差车费、交通补贴；2、公司人员到配车服务区域内出差，抵达机场（车站）到办事处（客户）的接站及出差结束回程时的送达（距离在100公里内）均应由配车人员接送；3、公司人员到配车服务区域内出差，抵达机场（车站）到办事处（客户）的接站及出差结束回程时的送达（距离在100公里内），如未有配车人员接送，报销相关车费、交通补贴，必须按报销明细按次由配车人员书面说明理由后方可报销。以上规定从2009年2月20日起执行。