1行政管理手册

-1-行政管理手册目录一、前言二、目的三、适用范围四、作业流程五、作业内容六、附件***装饰有限公司2015年1月制定备注：本手册只做公司参考使用-2-一、前言本手册主要介绍了***公司的行政工作方面的统筹管理。尽可能为特许经营总部以及加盟商提供较为全面的参考以及理论上的依据。不包含可能被忽视的差异与不足，在今后实际运作过程中须不断进行修改，以完善其中的内容。未经特许经营总部授权不得已任何方式改编、传递、转录本手册。二、目的为完善行政管理作业，使公司行政管理有所依循，特制定本手册。三、适用范围***特许经营总部及所属各加盟商行政部。四、作业流程（详细见下图）-3-行政部管理模式各类方针、政策、制度的制定公司财产保管制度行政事物工作指南制度实施办公用品领用规定办公室管理制度行政部的组织关系组织机构行政管理考勤制度行政管理规定文件管理制度员工行为规范会议制度各部门工作衔接办法用车制度会议的组织物品购置和管理办公环境管理其他事物的注意事项内部关系协调及部门信息传递-4-五、作业内容1、公司行政管理模式行政管理是公司经营目标得以实现的后勤保证，行政管理涵盖的内容非常多，从广义上说，它是企业内部管理的总和。由于其他章节中对人事等方面进行了较为详尽的介绍，以下叙述及为是相对意义上比较狭义的行政管理的模式。1.1组织机构1.1.1企业组织机构的建立组织结构是企业的基本构架，它确定了企业内部的总格局，描述和规定了各行为主体之间权力和等级关系。考虑到企业特征，宜采用直线职能式（见图1），它既适应了现代企业以人为本的理念，又明确了职权关系。具体地说，是在统一指挥的同时，建立一套按专业分工原则建立的职能机构。各级管理者一方面受上级委托实施专业管理，并对本部门负责，另一方面被赋予对工作有建议和创新的权力，形成双向信息流。而且，部门间在经各自上级批准后，某项工作可以直接沟通合作。整个结构内部是协作关系，体现民主集中制。图注：垂直的箭头代表垂直管理关系，实行部门经理负责制；水平的直线代表平行办公室财务部部部企划部市场部设计部工程部客户服务人事主管行政主管出纳会计平面文案业务员监理材料员工队助理设计组长各级设计师总经理-5-协作关系，提倡部门协作和服务。职位是组织结构的基本原素，分为高层、中层和基层工作人员。根据科学的研究表明：高层管理人员可以管理3-6人，中层可以管理为5-8人。为保证职能划分明确和运行合理，应建立有关职能权力规章即岗位职责和管理人员的录用标准（一般能力和专业能力）让每一个岗位或每名员工清楚知道自己所处位置而且清楚自己的职责，为管理者提供检查工作的依据。1.2行政管理工作的主要职能1.2.1对内职能企业内部组织的建设企业各类方针、政策、制度的制定和实施管理的实施内部关系的协调与沟通及部门信息传递员工后勤工作1.2.2对外职能企业形象的维护公共关系2、各类方针、政策、制度的制定公司的各项制度或文件是保证正常运营的法制基础，是各部门工作的依据。行政部门是制定或根据发文部门工作需要统一下发公司制度并监督实施的部门。以下是行政管理必备制度或规定：2.1文件管理制度此做为公司第一号文件，规定了公司内部文件的管理，具体包括：-6-规定文件抬头，编号、标题、正文、落款和日期的编制规则和字体抄送：凡与此文件的执行相关的部门均应抄送，无关的不必送签发：由签发人（总经理）签字和加盖公司公章的文件有效文件的收发。发文由专人负责，下发复印件。为保证制度正常贯彻，所有文件在收、发时必须填写收发文记录表。见附表1公司文件的保存整理：所有文件办公室保管原件，专人保管。2.2行政管理规定上下班时间为上午8：30-12：30，下午14：00-17：30，按时上班，不准迟到，早退。办公室内禁止吸烟，吃零食、聚众聊天、大声说笑。禁用一次性杯子。上班时间不打与工作无关的电话，办公室电话及传真机为工作所用，禁止打私人长途电话。原则上不允许会私客，特殊情况可以在会议室接待，以不超过半小时为宜。办公用品、图书资料由办公室统一购买，专人保管，领用登记，以防丢失。注意保密。凡属公司具有保存价值和不得外传的文件、资料等，由前台文秘负责保存管理，各类文件存放整齐，有条不紊，借阅的文件资料注意及时归还。爱护公物。桌、椅等办公家具不得损坏，不要划伤桌面，保持光亮。注意安全、防火、防盗，下班时锁好各办公室的门，关好窗户检查电源开关，关闭应切断的电源，如饮水机及复印机应关闭电源。注意室内保持环境卫生，个人办公室及桌面、柜子要随时收拾整洁，-7-在会议室接待的客人，客人走后接待者负责收拾干净。公章使用，公司财务章由财务部按财务规章统一使用管理，公司章、合同章由公司领导指定专人管理，人员变动时作好交接工作，未经公司领导允许，不得将公章带出办公室。固定资产管理，凡单件价值在500元以上，使用年限在两年以上的仪器，设备均为固定资产，公司的全部固定资产由前台文秘会同财务部共同负责造册登记和管理，每年清查一次，如因保管不当造成固定资产损坏的，公司将追究使用部门及当事人的责任，并给予经济处罚。2.3考勤制度明确工作时间，规定考勤管理办法(1)目的：为加强公司员工考勤管理，使全体员工养成守时习惯准时出勤，特制定本规定。(2)范围：公司全体员工(3)作息时间:员工正常上班时间为：上午8：30—下午17：30设计部为上午9：00—下午17：30（中午12：00—13：00）休息根据公司特性，公司现期运作阶段实行单休制，以后视公司业务情况调整，各部门实行轮休制，休息日一经确定不得随意更改。因季节变化需调整工作时间另行通知。（4）考勤内容上班时间已到而未到岗者，即为迟到。未到下班时间而提前离岗者，即为早退。-8-工作时间未经领导批准离开工作岗位者，即为擅离职守。迟到、早退或擅离职守超过30分钟，或未经准假而不到班者，均为旷工，不到半天者按旷工半天处理，不到一天者按一天处理，以此类推。本公司员工一律实行上下班打卡制度。本公司除下列人员外，均应按规定于上下班时间打卡。1〉总经理和副总经理以及经总经理核准免予打卡者。2〉因公出差填妥“公假单”经主管核准者。3〉因故请假，经核准者。4〉临时事故，事后说明事由，经主管核准者。本公司员工上、下班均应亲自打卡，如有下列情形之一者，均以旷工一天论，并按其情节轻重酌以惩处。1〉委托他人代打工卡者（代理人给予记过一次处分）。2〉有涂改情况者。所有人员须先到公司打卡报到后，方能外出办理各项业务。特殊情况需经主管领导签卡批准，不办理批准手续者，按迟到或旷工处理。员工外出办理业务前须向有关本部门负责人说明外出原因及返回公司时间，否则按外出办私事处理。上班时间外出办私事者，一经发现，给予警告一次的处分。员工下班未打卡者，除有正当理由经直属主管于工卡上核准签名外，视为早退论。职工因公出差，须事先填写公假单，主管以下的人员由部门经理批准；各部门经理出差由总经理批准。（5）请假管理-9-内容：1〉凡因事请假者（不论何理由），必须提前填写请假单，请假一天以下由部门经理批准，请假两天（含两天）以上，由总经理签批生效。2〉凡请病假者，亦需提前填写请假单。如因病需住院，并有县以下医院证明，经公司批准可享有病假工资，原则上病假工资不超过三天。3〉凡公假、调休亦需提前填写假单（附表2）。4〉未请假或补写假条无正当理由的视为旷工。5〉人事部将以此请假单作为确认和考核的依据，口头请假或说明无效。填单说明:1〉当事人要详细填写事由及所需时间。2〉假别包括公假、病假、事假、调休等，由当事人填写，人事部确认。3〉普通员工填写单子后，交部门经理审批，部门经理以上人员交总经理审批；部门经理和总经理不在，报人事部审批。审批后的单子，统一办公室备案。（6）考勤惩罚条款迟到、早退在10分钟以内者罚款10元，10—30分钟罚款50元。迟到早退30分钟以上者以旷工半日计。当日迟到、早退累计4小时以上者，以旷工1日计。旷工当日无工资，并加扣2日工资。当月连续旷工二天或旷工累计三天者，罚款200元并开除处理。2.4员工行为规范规定了公司员工应共同遵守的规范,包括仪容仪表、接听电话、接待来访、办公区行为等。它是公司形象和理念的具体表现。-10-(1)员工进入办公区内，须佩带胸卡，仪表整洁，着装大方。男士须着规范服装；女士着装适度得体，不穿超短裙或背心式衣裙，不浓装艳抹、穿着暴露，不佩带夸张首饰。(2)员工举止文雅，讲究礼貌。在办公区域内，须轻声说话，不得大声喧哗、聚众聊天，影响他人工作。严禁从事与工作无关的活动。(3)保持办公区域内环境整洁，严禁室内吸烟、随地吐痰，不得随意悬挂或摆放物品。(4)员工接电话时应耐心、热情，并统一使用“您好，***”标准用语。对属于自已职责的问题应明确、全面的回答对方。否则，应按以下方式处理：将电话转到相应部门。各部门人员接到电话应说：“您好，﹡﹡部”。留下对方电话、留言，及时转给关系人。员工接听客户电话遇不懂事情时，不要轻易承诺不懂装懂欺骗客户，造成日后工作被动，影响公司声誉。对待客人要有礼貌，遇到被访者不在时，应及时联络被访者并向客户解释。(5)员工不允许在前台接、打电话。(6)爱护公司财物，正确使用电话、电脑、传真机、复印机等办公设备。节约使用办公用品。公司提倡内部使用再生纸。并严禁拨打信息电话。(7)公司员工必须使用自已的水杯且不得乱放，不得使用为顾客准备的一次性水杯。(8)公司大门钥匙有固定存放处，每日最后一个离开公司的员工应锁好大门，次日把钥匙放回原处。除前台和总经理处，任何人不得私自掌握钥-11-匙。(9)要树立***公司的良好企业形象，严禁一切有损公司形象和利益的行为发生。2.5工作会议管理制度公司内部各种会议，主要为全员大会，中层例会（或总经理办公会），部门例会（定期）及不定时召开的市场、工程等工作协调会。需明确各类会议召开时间，参会人员，基本会议程序，保障实施，提高效率。工作会议管理制度(1)目的：为改进作风，减少会议，缩短会议时间，提高会议品质，特制订本办法。(2)范围：本公司各类协议(3)会议分类及组织（全公司会议分四类）公司级会议：主要包括公司管理人员会议、员工大会及各种代表会议等；专业会议：是公司性的技术、业务会议（如经营销售分析会、设计品质分析会、专业技术研讨会、工作调度会、安全工作会）；部门会议：各部门召开的会议；小组会(4)例会，为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。公司事务会（含工作调度会，主管以上参加，每周一次）总结上周工作、业务情况、安排布置下周任务（每周一下午4：00）管理干部会（组长以上参加，每月一次），总结上月情况，布置本月工-12-作任务（每月1日下午4：00）全公司员工大会（每季度一次），总结工作情况，部署新工作任务及经营发展情况，表彰奖励上季度优秀集体、个人；经营活动分析会（PDCA管理会议，每月一次，主管以上参加）汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面工作情况，肯定成绩，揭露问题，提出改进措施，不断提高公司经济效益（可视情况与管理干部会合并）品质技术分析会（相关部门主管、技术人员参加，每月一次）汇报、总结品质，技术情况、分析品质事故、研究技术改进措施，布置每月技术攻关课题。部门级会议：A、（组长以上参加，每周两次），检查总结，布置工作；B、（部门全体员工参加，每月两次），检查总结，布置工作。小组会议（每天上班及下班视情况机动开会）(5)其他会议：非例会的工作会议a部门内会议由部门经理临时安排；各部门会议由总经理安排。b会议要领：要严格遵守会议的开始时间。要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。c会议应注意事项：发言内容不得偏离议题。-13-发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击。个人发言时不可长篇大论，滔滔不绝或过于冗长。不可取用于不正确的资料。不要尽谈些期待性的预测。发言不可不懂装懂，胡言乱语。尽量不要谈到抽象论或观念论。发言的内容应该朝着结论推进。主持人应当引导在预定时间内做出结论。讨论会议发言者不可过于集中于某些人。