办公中的演示文稿制作

第3章办公中的演示文稿制作电子教案2【本章内容介绍】在一些办公业务中，如会议发言、单位介绍、产品说明等，经常有一些复杂的内容难以用语言描述，此时最好的办法是事先准备一些带有文字、图形、图表甚至视频、动画的演示文稿，用来阐明论点，然后在面向观众播放这些幻灯片的同时，进行更详细的讲解。本章主要介绍如何利用Office中的PowerPoint制作和播放演示文稿。电子教案3【本章主要知识点】1.演示文稿的创建方法2.演示文稿中文字的编排3.演示文稿中各种对象的添加4.演示文稿的编辑与修饰5.演示文稿的放映设置电子教案43.1演示文稿简介1．演示文稿的适用场所当进行学术交流、产品展示、工作汇报等场合需要介绍一个计划、一个观点或做报告进行演讲时，最好的办法是事先准备一些带有文字和图表的幻灯片，用来阐明自已的主要论点，然后在面向观众播放这些幻幻灯片的同时，进行更详细的讲解。Office中的PowerPoint就是这样一种工具，它可以制作内容丰富多采、效果生动活泼的的演示文稿。2．PowerPoint制作幻灯片的功能特点（1）可以作为屏幕演示（2）可以制作投影机幻灯片及35毫米专业幻灯片（3）可以同时制作讲义、备注和大纲，并且可以在演示中作记号电子教案53.2演示文稿的创建本节主要内容•快速创建演示文稿框架•幻灯片中文字的编排•幻灯片中多媒体对象的添加•幻灯片中表格与图表的添加•幻灯片中组织结构及其他对象的添加电子教案6快速创建演示文稿框架快速创建演示文稿框架的方法有三种（文件—新建）（1）是利用“内容提示向导”创建，是初学者的最佳方法，（2）是利用“空演示文稿”创建,“空演示文稿”没有文字内容和背景颜色，只有框架，幻灯片的背景以及配色都要由用户自己设计，此方法适合能够熟练地使用PowerPoint的用户；（3）也是用户使用较多的方法是利用“设计模板”创建演示文稿，设计模板包含了一个预定义好格式和配色方案的演示文稿，一旦选择了一个符合设计的演示风格的设计模板后，只要根据自己的演示主题，选择版式，加入相应的文字即可，操作非常方便、快捷。电子教案7幻灯片中多媒体对象的添加在幻灯片中加入图片、声音、影片、自己绘制图形、艺术字等多媒体对象，对于增强幻灯片的可视性和生动性有很大的好处。下面介绍在幻灯片中添加各种对象的方法。1．添加图片（插入—图片）可以在已经输入过文字后的幻灯片中加入图片。2．添加图形如果想在已有的幻灯片中加入自己绘制的图形，与插入图形类似。操作时，首先在幻灯片视图中打开所要加入图形的幻灯片，然后利用“绘图工具栏”上的各种绘图工具和自选图形在幻灯片上绘图；或者选择“插入”／“图片”／“自选图形”命令。电子教案83．添加艺术字（插入—图片—艺术字）可以在已有的幻灯片中加入艺术字。4．添加声音和影片（插入—影片和声音）为了增加幻灯片的播放效果，烘托幻灯片的场景，还可以把声音或影片添加到幻灯片中，在放映幻灯片时，这些多媒体对象会自动播放。电子教案9幻灯片中表格与图表的添加1．添加表格如果是新增幻灯片，就在打开的“新幻灯片”对话框中，选择带有“表格”的版式；然后双击“表格”占位符，即可根据需要进行表格设置，从而添加表格。如果想在已有的幻灯片中加入表格，可以单击工具栏上的“插入表格”按钮或选择单击“插入”／“表格”命令项。2．添加图表如果是新增幻灯片，就在打开的“新幻灯片”对话框中，选择带“图表”的版式；然后双击“图表”占位符，即可根据需要进行图表数据输入，从而添加相应图表。如果想在已有的幻灯片中加入图表，可以单击工具栏上的“插入图表”按钮或选择单击“插入”／“图表”命令项。电子教案10幻灯片中组织结构及其他对象的添加1.添加组织结构图组织结构图是用来反映组织内部人员结构和组织层次的图示。利用组织结构图可以清晰地描述组织内部的各种关系，使复杂的信息简单化2.添加其他对象为了让演示文稿更具说服力，有时候还需要加入一些公式、Excel图表、Word文档、AutoCAD图形等。电子教案113、演示文稿的修饰与编辑演示文稿模板的设计和更换幻灯片版式的更新幻灯片背景的修改幻灯片配色方案的修改演示文稿母版的设计页眉页脚的添加电子教案12幻灯片中对象的编辑(1)前面已经介绍过，PowerPoint幻灯片实际上包含的是各个对象，如文字、图形、图表、表格等，这些对象的缩放、复制、移动、删除操作基本上相同。1．缩放选择所要缩放的对象，这时对象周围会出现控制点；将鼠标移动到控制点上，会变成双向箭头状，这时拖曳鼠标可以进行缩放操作。电子教案13演示文稿模板的设计和更换(1)幻灯片制作过程中，有时往往需要重新编排幻灯片的顺序，进行复制、移动、删除幻灯片的操作，这时最好的方法是在“幻灯片浏览视图”中进行操作。即先选择“视图”菜单中的“幻灯片浏览”项，或单击屏幕下方左侧第2个按钮，切换为幻灯片浏览视图。1．复制操作（1）工具栏按钮的方法：单击工具栏“复制”钮，将光标置于目的位置，单击工具栏“粘贴”钮。电子教案14幻灯片版式的更新在幻灯片制作过程中，可以修改演示文稿的风格，更换或者自己设计模板。要自己设计演示文稿模板，建立演示文稿时，选择“空的演示文稿”；然后，自己就可以在空的幻灯片上自由设计。更换演示文稿模板的视图窗格，可以单击格式工具栏的“幻灯片设计”按钮；也可以选择单击“格式”／“幻灯片设计”命令。以上两种方法都可以打开“幻灯片设计”视图窗格，从模板文件列表中选择一个模板，从其快捷菜单中选择“应用于所有幻灯片”或“应用于选定幻灯片”选项；即可完成模板的局部或者全部更换。电子教案15幻灯片背景的修改模板所规定的背景是可以修改的，包括背景颜色和背景图案。操作步骤如下：选择“格式”菜单中的“背景”项，打开“背景”对话框，在背景填充下面的背景颜色列表中，选择颜色块，可以修改背景颜色；如果选择“填充效果”，将打开“填充效果”对话框，此时：选择“过渡”、“纹理”、“图案”、“图片”标签，可以分别制作逐渐变色、背景纹理、背景图案、背景图片的效果。电子教案16幻灯片配色方案的修改(1)配色方案是由文本颜色、背景颜色等八种颜色组成的一组用于演示文稿的预设颜色方案。每一个模板都有一个标准的配色方案，一个配色方案可应用于一个或多个幻灯片，在设计幻灯片时可以改变其标准配色方案，操作步骤如下：1．单击任务窗格标题栏右侧的“▼”按钮，在下拉菜单中选择“幻灯片设计—配色方案”，任务窗格变为“幻灯片设计”，“配色方案”为其主要显示内容.（格式—幻灯片配色方案）2．在“应用配色方案”列表中选择一种方案并单击，幻灯片的配色方案将被新的配色方案取代；单击该方案右侧的“▼”，在弹出的快捷菜单中单击“应用于所选幻灯片”命令，被选中的幻灯片配色方案改变，其他的不改变。电子教案17幻灯片配色方案的修改(2)3．可以改变幻灯片中某一部分的配色方案。操作方法如下：（1）单击“幻灯片设计”任务窗格下部的“编辑配色方案”，弹出“编辑配色方案”对话框。（格式—幻灯片配色方案）（2）在“编辑配色方案”对话框中选择要改变颜色的部分，单击“更改颜色”按钮。（3）在弹出的“××颜色”对话框中设置颜色，可在标准选项卡或自定义选项卡中设置，然后单击“确定”。（4）若要继续更改其他部分的颜色，重复（2）～（3）步骤的操作。（5）单击图对话框中的“应用”按钮，返回“幻灯片”电子教案18演示文稿母版的设计(1)当每一个幻灯片中都出现相同内容（如企业标志、CI形象、产品商标以及有关背景设置等）时，这个内容就应该放置到母版中，它可以使演示文稿风格一致。母版是用来定义演示文稿格式的，它可以使一个演示文稿中每张幻灯片都包含某些相同的文本特征、背景颜色、项目符号、图片、文本占位符和页脚占位符等。每一份演示文稿都有四种母版：幻灯片母版、讲义母版、备注母版和标题母版。常用的有幻灯片母版和标题母版。下面说明二者的使用和修改方法：电子教案19演示文稿母版的设计(2)1．幻灯片母版幻灯片母版主要用来控制除标题幻灯片以外的幻灯片的标题、文本等外观样式。2．利用标题母版要让标题幻灯片与演示文稿中其他幻灯片的外观有所区别，通过“标题母版”可以完成，标题幻灯片即幻灯片版式中的第一张幻灯片。电子教案20页眉页脚的添加页眉、页脚的内容往往也是每一个幻灯片所要表现的内容。根据演示文稿的类型，可以分为幻灯片的页眉、页脚和备注、讲义的页眉、页脚。1．选择“视图”/“页眉和页脚”命令，打开“页眉和页脚”对话框。2．选择“幻灯片”标签，将设置幻灯片的页眉、页脚（注意它们的位置都是在幻灯片的底部）；选择“备注和讲义”标签，将设置备注与讲义的页眉、页脚。3．在页眉、页脚中一般可以设置：时间和日期、幻灯片的页号，或者备注页的页码以及其他一些固定的内容。电子教案213.4演示文稿的放映设置切换效果的设置动画效果的设置超级连接的设置自定义放映的设置电子教案22切换效果的设置(1)幻灯片切换即一张幻灯片放映完毕后，放映下一张幻灯片时出现的方式。设置切换方法有：利用“幻灯片切换”命令设置，根据排练计时设置，利用动作按钮设置。1．利用“幻灯片切换”命令切换2．排练计时切换3．利用“动作按钮”切换电子教案23动画效果的设置(1)动画效果设置是指对幻灯片中的标题、文本、多媒体对象等设置放映时出现的动画方式，可以通过“动画方案”和“自定义动画”两种方式进行设置。1．利用动画方案设置动画单击“幻灯片放映”/“动画方案”命令，弹出“幻灯片设计”任务窗格，在任务窗格中单击动画方案。动画方案是系统将标题、文本等各部分间出现的动画以最佳的效果进行配搭，只需选择一种方案各部分就会以不同的动画方式出现，不需要一一设置。电子教案24动画效果的设置(2)2．自定义动画自定义动画是用户自己对幻灯片中的各个部分设置不同的动画方案，各部分按所设置的顺序进行演示。操作步骤如下：（1）单击“幻灯片放映”／“自定义动画”命令，弹出“自定义动画”任务窗格。（2）在幻灯片中单击要设置动画的部分（标题、文本、多媒体对象等），然后单击“添加效果”右侧的“▼”，弹出动画类型列表，每一种类型下都有若干动画方案电子教案25超级连接的设置超级链接是将文本、字符、图形等对象与一个幻灯片、一个演示文稿、一个文档等之间建立一种链接，在放映时单击被链接的对象，则对应的链接内容将显示出来。电子教案26自定义放映的设置(1)自定义放映是用户将已有演示文稿中的幻灯片分组，创建多个不完全相同的演示文稿，放映时根据观众的不同放映演示文稿中的特定部分。操作步骤如下：1．选择单击“幻灯片放映”/“自定义放映”命令，弹出“自定义放映”对话框。2．单击“新建”按钮，弹出“定义自定义放映”对话框。3．在“定义自定义放映”对话框中的“幻灯片放映名称”文本框中输入名称；在“在演示文稿的幻灯片”列表框中选择幻灯片；单击“添加”按钮，被选中的幻灯片自动添加到右侧列表框中，单击“删除”按钮，还可以对右侧列表框中的幻灯片撤销选取。电子教案27自定义放映的设置(2)4．单击“确定”按钮，返回“自定义放映”对话框，再单击“关闭”按钮。5．单击“幻灯片放映”/“设置放映方式”命令，在出现的对话框中选中“自定义放映”项，单击“确定”按钮，然后单击“”按钮将能够放映自己定义的演示文稿。电子教案282.页面设置页面设置是打印的基础，操作步骤如下：（1）选择“文件”菜单中的“页面设置”项，打开“页面设置”对话框；（2）在对话框中，可以分别对幻灯片、备注、讲义及大纲等进行各项设置，包括幻灯片的大小、宽度、高度、幻灯片编号起始值、方向等。（3）单击“确定”按钮，设置完成。