关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作自查情况的报告

第1页共15页关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作自查情况的报告关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作自查情况的报告市社会保险业务档案管理达标验收工作领导小组：按照市人力社保局、市档案局《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（渝人社发〔XX〕136号）精神，结合社会保险业务档案达标验收内容和标准，我局高度重视，精心组织，完善档案管理制度，加强基础设施建设，规范档案收集整理，充分有效利用服务，达到了社保业务档案验收要求，现将我局社会保险业务档案管理达标验收自查情况报告如下：一、组织管理（一）管理办法1.制定了社保业务档案管理办法。我局根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令），以及市人力社保局、档案局下发的《**市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔XX〕135号）等规定，结合工作实际，制定了《**市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》（涪社保发〔XX〕7号）。2.明确了社保业务档案管理工作的分管领导和工作部门。为加强社保业务档案管理工作的领导，我局成立了以局长为组长，副局长为副组长，各科室负责人为成员的“**市xxx区社保局社会保险业务档案管理工作领导小组”（涪社保函〔XX〕5号）和“**市xxx区社保第2页共15页局社会保险业务档案达标验收工作领导小组”（涪社保函〔XX〕14号），明确由办公室具体负责社保业务档案管理日常事务工作和业务档案达标验收工作。各业务科室确定1名兼职档案工作人员，具体负责本科室业务档案管理工作的相关事务。3.将社保业务档案管理工作纳入了重要工作议事日程。我局历来对社保业务档案管理工作高度重视，年初《社保经办工作要点》（涪社保发〔XX〕7号）明确提出社保业务档案管理工作计划，同时多次召开局长办公会和局办公会议专题研究部署档案管理工作（见办公会议记录），分管领导定期或不定期检查档案管理情况，发现问题及时研究解决，年终将业务档案管理工作纳入全局工作目标考核，并认真进行总结，做到了年初有布置，平时有检查，年终有总结考核。4.将业务档案工作纳入了单位年度工作计划和发展规划。我局已将业务档案管理工作纳入了年度工作计划，把此项工作列为单位重点工作之一，写入年初《社保经办工作要点》。同时，结合人力资源和社会保障事业发展“十二五”规划，制定了《社会保险业务档案管理工作发展规划》（涪社保发〔XX〕5号）。此项标准分5分，自查得分5分。（二）档案人员1.配备了专兼职档案工作人员。我局现有专兼职档案工作人员13人，其中局办公室配有专职档案工作人员3人，各业务科室配有兼职档案工作人员共10人。档案工作人员数量能够适应业务档案工作任务的需要（见档案人员花名册）。2.档案工作人员遵章守纪。我局建立健全了档案管理各项规章制第3页共15页度，规范了工作流程，明确了工作职责，制定了管理措施，档案管理人员忠于职守，遵纪守法，严格按制度办事，未发生违反档案法律法规的行为。3.档案工作人员具有大专文化。我局13名专兼职档案工作人员均具有大专文化以上学历，其中本科学历6人，大专学历7人。4.档案工作人员队伍稳定。我局自建立了新的业务档案管理网络后，保证了档案管理工作人员的相对稳定。目前，我局3名专职档案工作人员中，从事档案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼职档案人员均从事档案管理工作1年以上。5.档案工作人员积极参加学习培训。为不断提高档案人员的业务素质和专业技能，我局有计划地组织了专兼职档案人员业务培训。每年选派部分人员参加区档案局组织的学习培训，共培训10人次，参加市局业务档案培训3人次，到**区学习交流1次（4人），到市局档案管理科学习交流1次（4人），我局组织各科室负责人和专兼职档案工作人员参加“档案软件操作培训”2次，组织全局职工参加“社会保险业务档案培训”1次（见学习培训记录）。此项标准分8分，自查得分8分。（三）管理措施1.岗位职责。我局制定了《**市xxx区社会保险局档案管理岗位职责》（涪社保发〔XX〕4号），明确了主要领导、分管领导、各科室负责人、专职档案管理员、兼职档案管理员岗位职责。2.工作流程。我局制定了《**市xxx区社会保险局业务档案整理归档工作流程》（涪社保发〔XX〕8号），在档案室显目位置上墙，实第4页共15页现了档案管理工作的条理性、规范性，增强了档案管理工作的透明性和可操作性。3.经办流程。我局严格按照市局制定的养老、工伤、生育保险业务经办操作规程，将业务档案收集归档列入各项具体业务经办工作程序，对每项具体业务经办资料依序收集归档，确保每项经办业务资料归档齐全完整。4.奖惩考核。我局将档案管理工作与分管领导、科室负责人、业务档案管理人员、业务经办人员年度考核评比挂钩。对全面完成档案管理工作目标任务的，年终依据本局有关规定进行表彰，并在评先评优、提职晋级等方面给予优先考虑；对违反档案管理制度，未按规定立卷归档或未按时限要求移交档案等，实行一票否决，取消所在科室和相关责任人年度评优评先资格，并追究相关科室负责人及工作人员责任。5.监督指导。我局印发的《**市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》第二十六条中明确了“各街道、乡镇社保所涉及的社会保险业务档案，由区社保局进行监督和指导，确保档案的完整与安全”。同时，我局定期对各街道、乡镇社保所的城乡居民养老保险业务档案进行监督指导，并将城乡居民养老保险业务档案管理工作作为对各街道、乡镇社保所年终考核的条件之一。此项标准分7分，自查得分7分。二、设施建设（一）档案用房1.档案专用库房。为适应档案管理工作的需要，我局于XX年8第5页共15页月即开始规划改建档案室，改建后，我局档案专用库房面积为300平方米，能够容纳接收全部社会保险业务档案。2.业务档案库房面积。我局现有档案专用库房300平方米，其中200平方米用于存放业务档案。目前，业务档案存放量为365245件（卷、册）17244盒，库房面积符合达标规定的标准。3.档案库房安全管理。我局档案库房安装了防火防盗门、全球监控摄像头、吸顶式中央空调、除湿机、温湿度表、除尘器、臭氧消毒机、防磁柜、落地式气溶胶自动灭火装置、消防报警监控系统等设施设备，为档案库房安全提供了有力保证。因此，档案库房不存在安全隐患。4.档案库房卫生。按照我局《档案库房安全管理制度》和《档案管理巡视检查制度》对档案库房卫生提出的明确管理要求，我局档案库房无杂物堆放，定期或不定期打扫卫生，常年保持库房整洁、干净。5.档案室区域划分。我局档案室划分为档案人员办公室、档案查阅室、档案整理室和档案库房4个区域，实现了库房、办公室、查阅室三分开。此项标准分10分，自查得分10分。（二）档案用具1.业务档案柜架。我局档案室库房安装的是档案密集架，共71列，其中6列用于存放文书档案，12列用于存放会计档案，11列用于存放企业退休人员档案，33列用于存放XX年（含）前的社保业务档案，9列用于存放XX年（含）及以后的社保业务档案。2.业务档案备用柜架。我局存放XX年（含）及以后的社保业务第6页共15页档案所用的9列档案密集架，目前只使用了1列，其余8列作为备用柜架。3.档案装具。我局使用的业务档案装具分两类，前一类为XX年（含）以前的业务档案，其档案盒规格为340mmX240mmX40mm(长X宽X厚)，主要考虑的是便于装个人养老保险、城乡居民养老保险和“三类人员”养老保险产生的用档案袋所装的人头档案。另一类为XX年（含）以后的业务档案，其档案盒式样严格按照《**市社会保险业务档案管理办法（试行）》的规定和要求进行印制。档案盒规格为310mmX220mmX60mm(长X宽X厚)，正面有“**市**区社会保险局”标识，背脊和封面印有全宗号、年度、类别、保管期限、起止件号、盒号等信息。符合国家和市上有关规定。此项标准分5分，自查得分5分。（三）设施设备1.“九防”要求。我局档案保管达到了“九防”要求。一是库房安装了防火防盗门，库房内安装了2台全球监控摄像头，达到了防盗要求；二是档案库房设在底楼，防止了阳光直射和紫外线辐射，达到了防光要求；三是库房四周设有通风口，安装了4台吸顶式中央空调，达到了通风和防高温的要求；四是库房内配备了8台落地式气溶胶自动灭火装置，安装了消防报警监控系统，达到了防火要求；五是地砖下铺设了防潮层，安装了6台除湿机，加上4台吸顶式中央空调，达到了防潮要求；六是配备了吸尘器，达到了防尘要求；七是配备了防磁柜，达到了防磁要求；八是定期投放灭鼠药，达到了防鼠要求；九是配备了臭氧消毒机，加上定期投放杀虫药，达到了防虫要求。第7页共15页2.办公设施设备。我局档案室办公设施设备齐备，包括6台计算机、2台打印机、2台扫描仪、1台复印机、1台多功能钻孔装订机、2台移动式DVD光盘刻录机、1台数码摄像机和1台数码照相机，满足档案管理工作需要。3.档案管理软件。为实现档案管理信息化和数字化，促进办公自动化，我局购买了科怡档案管理信息系统应用软件，用于业务档案信息化管理，实现了办公自动化。此项标准分10分，自查得分10分。三、专业建设（一）相关制度为加强档案管理工作，使档案工作做到有章可循、有据可依，我局根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力社保部、国家档案局第3号令）和《**市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔XX〕135号）等规定文件精神，先后制定了《**市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》（涪社保发〔XX〕7号）、《**市xxx区社会保险局档案管理岗位职责》（涪社保发〔XX〕4号）、《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案交接制度》、《档案查阅利用制度》、《档案库房安全管理制度》、《档案设备维护使用制度》、《档案管理巡视检查制度》、《业务档案内部控制管理制度》等档案管理制度和工作职责，制定了《**市xxx区社会保险局业务档案分类实施方案》（涪社保发〔XX〕9号）、《**市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》（涪社保发〔XX〕8号）、《**市xxx区社会保险局档案立卷说明》、《**市xxx区第8页共15页社会保险局档案材料归档和不归档的范围》等工作规范，推动了全局档案工作的有序开展。此项标准分5分，自查得分5分。（二）归档1.业务档案归档工作。我局XX年业务档案归档工作在今年一季度前已完成。6月初《**市社会保险业务档案管理办法（试行）》出台后，我局按照新办法规定和市局要求，对XX年业务档案进行了整改，于9月下旬完成了归档入库工作。2.业务档案移交工作。我局业务经办过程中形成的档案材料，均由各业务科室统一整理、装订、组盒、录入。当年整理好的业务档案、档案目录及电子数据清单造册后，在次年一季度前移交局办公室，办公室验收后入库上架（见档案移交清单）。3.平时按件整理工作。我局严格执行了《**市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》，业务经办人员坚持每件业务办理完毕即及时将该业务资料收集齐全，按照主表在前、附件在后；审核结果在前、依据在后；重要凭证材料在前、次要在后的要求用不锈钢钉（两颗）装订成件，定期交本科室兼职档案人员分类保管。在按件整理中，各业务科室负责人、专兼职档案人员根据工作职责，随时对业务经办人员进行检查、指导、督促，以确保业务档案资料的齐全、完整和安全。此项标准分7分，自查得分7分。（三）收集1.业务档案资料收集。通过专兼职档案管理人员的严格管理，我第9页共15页局业务档案资料实现了随时收集，及时整理，定期移交，保证了档案资料的齐全完整。2.业务档案电子文件收集。按档案管理规定，我局业务经办环节中产生的有关信息数据定期制作成光盘，移交局办公室归档管理。目前，业务台账和计算机数据均实现了光盘保存，归档的光盘存放于防磁柜内，共有业务档案电子光盘49张。此项标准分6分，自查得分6分。（四）整理1.业务档案整理。我局严格按照市局下发的《**市社保业务档案整理规范（试行）》、《社会保险业务材料归档范围与保管期限》和《**市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》的规