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Excel单元格编辑及一般格式设置讲义Wayy制作第1页共17页第一章单元格输入基本操作一、单元格的定义表格(又称工作表)是由行和列交叉组成的矩形区域，某一行和某一列的交叉处称为单元格，如第3行和D列的交叉处为[D3]单元格。单元格是表格的基本组成部分，单元格内通常是数据，但也可以是文字甚至是公式。电子表格的编辑就是对每一个单元格的编辑过程，包括向单元格中输入数据、修改复制、粘贴、增添以及调整单元格的大小、格式等过程。所以掌握了对每个单元格的编辑过程，基本就可以进行整个表格的编辑了。二、向单元格内输入数据选定单元格后即可向单元格内输入数据或修改数据。1、向单元格内输入数字单击某一单元格，在单元格内直接输入数字，在编辑栏中也同时出现输入的数据。将光标移到编辑栏的编辑框处并在其中点击，光标变为可输入数据的指针状，在其中输入数据，同样此值也会出现在单元格中。所以两种方式是等效的，都可以作为数据输入的方式。注意：所有输入的数字默认为右对齐，如果输入的数据宽度超过了列宽，列宽也自动调整至完全能够显示该数据的宽度，但如果没有提前设置单元格格式，超过11位时会自己用科学计数法显示。2、向单元格内输入字符单元格中也可以输入字符串，例如我们在表中需要加的一些备注说明或标题等。输入的方法和数字的输入方法一样。如果需要输入汉字只需打开汉字输入法输入即可。向单元格内输入字符和数字有两点不同：1）字符输入确认后，所有含字符的单元格都默认为左对齐，而数字为右对齐。Excel单元格编辑及一般格式设置讲义Wayy制作第2页共17页2）输入字符时，如字符串长度超过列宽时，列宽将不做自动调整。3、清除单元格的数据清除单元格的数据方法如下：①单一单元格，按[Del]即可。②先选择要清除数据的单元格区域，右键单击出现右图菜单，选中清除内容即可，也可以按需要选择删除进行整行或整列（见下图）。4、剪切、复制、粘贴、删除单元格•要剪切单元格以便可以将它移动到其他位置，请选择单元格，然后在“编辑”菜单上，单击“剪切”，也可点击上图中第一个快捷图标，快捷键crtl+X。•要复制单元格以便可以将它粘贴到其他位置，请选择单元格，然后在“编辑”菜单上，单击“复制”，也可点击上图中第二个快捷图标，快捷键crtl+C。•若要粘贴剪切或复制的单元格，请将插入点置于要粘贴单元格的位置，然后在“编辑”菜单上单击“粘贴”，也可点击上图中第三个快捷图标，快捷键crtl+V。•要删除单元格，见上图所示。•如果误操作，可以用，然后单击第一个“撤消”，可撤消操作，第二个“恢复”可恢复撤消的操作。第二章单元格格式设置单元格格式包括：字体、文字颜色、背景色/背景图案、边框线型和内部线格式、Excel单元格编辑及一般格式设置讲义Wayy制作第3页共17页文字对齐与填充格式、文字与数字格式等，下面将依依说明设置方法。如想设置某一单元格或某一行或某一列或某矩形区域的单元格格式，先选择该单元格或区域，然后选择格式菜单栏中的单元格格式，或按鼠标右键-点击设置单元格格式也可设置单元格的各项格式，或快捷键ctrl+1（1不能用小键盘），请注意采用单元格格式对话框将统一所有选中的单元格格式。一、数字选项卡：1、常规格式：单元格默认的类别为常规，输入数字即为数字格式，输入字母及文字即为文本格式。2、数值格式：可以设置小数位数及是否使用千位分隔符（即每三位之间的“,”），并可以选择负数的显示方式，小数位数可以从0到30位之间选择。3、货币格式：可以设置小数位数、可选的货币符号及负数显示方式，基本同数值格式。4、会计专用格式：同货币格式，但无负数显示选择项。5、日期格式：可以从类型列表中选择使用Excel单元格编辑及一般格式设置讲义Wayy制作第4页共17页24种日期显示方式，这些方式基本能满足大部分的需要，区域设置大都使用中文即可。6、时间格式：可以从类型中选择11种方式，在示例中可以查看当前格式。7、百分比格式：可以对小数位数进行1-30位之间的设置。8、分数格式：可以从9种方式中任选一种设置为选择单元格的格式。9、科学记数格式：当数字的位数超过11位或超过单元格列宽时默认就会用科学计数法显示。10、文本格式：当设置单元格的格式为文本时，输入的所有内容全部当作文本，即使是数字也不能进行加减乘除的运算等，对长数字的输入（比如身份证号、银行卡号等）比较有用，后面的内容全讲到。1）输入前先输入一个‘，再输入的数字都以文本显示；2）输入前先将单元格格式设置为文本。11、特殊格式：有邮政编码格式、中文大小写数字格式，可以在示例中查看是否为所需格式。12、自定义格式：在以后的授课中会讲到，自定义格式可以根据自己的需要进行单元格的设置，这方面值得好好学习一下，这是入门讲义，在此不再多讲。二、对齐选项卡1、水平对齐：靠左、居中、靠右比较容易理解，常规是指数字时自动靠右，文本方式的自动靠左对齐，填Excel单元格编辑及一般格式设置讲义Wayy制作第5页共17页充是指在单元格中实际的内容填充满本单元格，大家可以自己设置了之后实际操作一下，也不难理解，还有一个是跨列居中，这个是个比较有用的对齐方式，尤其是在不合并单元格的前提下达到居中的目的，具体见操作实例。2、垂直对齐：靠上、靠下、居中，一般用到的是居中，大家可以设置了之后自已看一下效果，比较易懂。3、文本控制：在文本控制中有三个选项，自动换行是指当文本超过单元格的列宽时会自动显示在下一行，缩小字体填充是指当文本超过列宽时会自动调整文字的大小，使其在单元格中全部显示，它与自动换行只能二选一；合并单元格是指多个单元格合并为一个单元格进行使用，一般在表头或标题栏使用。4、缩进：是指单元格中的内容向右移动的幅度，从0-15之间选择，幅度逐渐加大。5、方向：可以在-90—90度之间进行选择，可以拖动指标，也可以在度的左边直接输入度数，内容将根据度数大小进行倾斜。三、字体选项卡１、字体：可以根据本机所安装的所有字体进行选择。２、字形：Excel单元格编辑及一般格式设置讲义Wayy制作第6页共17页可以在常规、倾斜、加粗、加粗倾斜中选择。3、字号：可以直接输入字号，也可以从滚动框中选择。４、下划线：可以从四种方式中选择一种使用５、颜色：可以从下拉框中选择，默认自动为黑色。６、特殊效果其中上标和下标比较有用，比如说米2、CO2等。以上所有设置在预览窗口中都可以看到。输入平方alt+178，立方alt+179,输入完松开alt键。四、边框选项卡１、在线条样式中选择所用的线条格式，然后在左边的文本的周围点击或点击周边的边框格式即可为单元格填加边框格式。２、在颜色中可以选择边框线条的颜色，为我们的表格增加美感。Excel单元格编辑及一般格式设置讲义Wayy制作第7页共17页五、图案选项卡可以本选项中选择单元格的底色，及底纹格式，默认为白色，本项选择可以为特殊的数据提供一目了然的视觉。六、保护选项卡：本选项有锁定和隐藏两个选项，选中后只有在工作表进行保护以后才有效果，锁定是指工作表保护后不允许改动，隐藏是指工作表保护后看不到单元格中的内容，主要用于重要公式的隐藏。第三章单元格输入操作技巧实例一、单元格内输入长数字有两种方法可以做到在单元格内输入长数字后能正确的显示。１、在输入数字之前首先输入一个“’”，然后再输入后面的数字，excel就会认为输入的内容为文本，当作文本来处理，显示Excel单元格编辑及一般格式设置讲义Wayy制作第8页共17页的时候也只会显示输入的数字，不会出现“’”。２、在输入数字之前首先设定单元格的格式为文本（如右图所示），然后再输入数字就会当作文本来处理了。二、15位身份证号的恢复在Excel中，输入12-15位数字时，虽然会以科学记数的形式出现，但其数值大小是不变的。当今的身份证号码有15位和18位之分。如果15位身份证号以科学记数的形式出现，可以通过设置显示出身份证号的“本相”。可在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中进行设置。方法一：选择“分类”中的“数值”，将小数位数由默认的“2”位改为“0”位，单击“确定”按钮。如果本来即是“0”位，直接单击“确定”按钮即可。方法二：选择“分类”中的“分数”，再选择任意一种分数类型，单击“确定”按钮。方法三：选择“分类”中的“文本”，单击“确定”按钮，再双击单元格才能转变。方法四：选择“分类”中的“特殊”，再选择“类型”中的“邮政编码”，单击“确定”按钮。方法五：选择“分类”中的“自定义”，然后设为“000000000000000”(或用“?”、“#”代替“0”)，单击“确定”按钮。在Excel中不经设置直接输入或粘贴超过15的数字，系统会自动将超出的数值用“0”替换，例如，直接录入18位身份证号时，末三位会被“000”替换，无法象15位身份证号那样正确显示。所以，复制前首先把粘贴区域设置为“文本型”单元格格式是非常必要的。Excel单元格编辑及一般格式设置讲义Wayy制作第9页共17页三、在不同的单元格一次输入相同的内容，步骤如下：１、首先选中要输入内容的单元格。２、选中后直接输入要输入的内容（注意不要用光标移动）。３、输入完毕后直接按ctrl+回车，全自动全部填充所有选中单元格。相同工作簿不同工作表之间也可以进行同样的操作。四、将输入的内容进行换行１、使用自动换行：ctrl+1快捷键或右键菜单选择对齐选项－文本控制－自动换行，单元格内容会根据列宽自动进行换行。２、强制换行：输入到要换行的位置Alt+回车，会强制换行到下一行，与列宽没有关系。取消强制换行：查找替换，查找内容：alt+10,替换位置为空，选择“全部替换”。五、减少操作中不必要的按键１、习惯横向填写的朋友可以在输入第一个单元格数据后不要用光标键进入到下一单元格，这是按一下Tab键，就是大写键上面的那一个，然后输入到最后一个单元格的时回车，会直接到下一行的第一个输入需输入的单元格，然后继续输入即可。还有一种方法就是把工具－选项－编辑中按Enter键后移动的方向改为向右也可以，这样回车后光标会自动跳到右边的单元格内。２、习惯竖向输入的朋友可以这样，首先选中要输入的区域，然后进行输入，输入Excel单元格编辑及一般格式设置讲义Wayy制作第10页共17页到最后一行时继续回车，会直接跳到第二列要输入的第一个单元格内，大家试一下，是不是会少许多无用的点击或光标移动呢？六、提高输入速度的方法1、掌握常用的快捷键，双手操作，鼠标键盘一起用。例如复制上一行内容快捷键为ctrl+d，比用鼠标加菜单的方法要快得多。2、输入大量的数字时充分利用小键盘中的数字区域，实现盲打，右手食指掌管1、4、7，中指掌管2、5、8，无名指分管3、6、9，０一般用拇指，回车可以用小指或无名指，如果您的工作需要大量的数字输入，建议您还是多练一下小键盘。２、汉字的输入速度的提高常用的还是五笔输入法，如果有时间建议大家也是学习一下五笔。七、提示出错的单元格重新输入在输入大量单元格数据的过程时，出错在所难免。如要输入某单位员工的年龄，而现在的单位员工的年龄基本都在18岁到60页之间。有了这样的特性，就可以这样操作了：首先选择年龄这一列单元格，选择“数据”→“有效性”，弹出“数据有效性”窗口，在“设置”选项窗口中，在“允许”栏下面选择“整数”，然后在下面的“数据”栏中输入“最小值”与“最大值”（如：18和60）。再选择“输入信息”标签，在“标题”框中输入“请输入18到60之间的整数”，然后再选择“出错警告”选项卡，在“样式”选项里面选择“警告”，然后在后面的“标题”里面输入警告信息，如“数据不在18到60之间，请重新输入！”。好，一切设置完好后，就可以单击“确定”了。如果你在输入数据时，如果输入的数据不在18到60之Excel单元格编辑及一般格式设置讲义Wayy制作第11页共17页间（如输入“1”），这时Excel将自动弹出警告窗口，让你重新输入。八、特殊字符的输入按住Alt键，然后在数字小键盘上输入178，然后松开Alt就会看到有个平方的数字出现，同样要是输入179就会出现立米的数字出现，是不是很好玩呀？第四章单