烟草企业SOP建设

烟草企业SOP建设SOP即标准作业程序，该理论同样起源于本世纪初的西方，SOP根据从统筹学中繁衍诞生，其理论是建立在各种可操作性的作业程序上，在此基础上形成的各种可操作性的作业程序，包括各种预案、方案、程序，以及在此基础上形成的各种规范化的软件都是SOP的具体应用，如CAD、OA、CRM等。这些标准作业程序统一构成了蓝皮书。然而，让西方管理学者吃惊的是，两千多年前的秦国早就实行了标准作业管理（也就是SOP雏形），后来被纷纷效仿，本文将结合SOP在烟草行业的实际应用，浅谈烟草SOP存在的问题。SOP的特征和特性SOP,即标准作业程序,是StandardOperationProcedure三个单词中首字母的大写,就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用来指导和规范日常的工作.SOP的精髓,就是将细节进行量化,用更通俗的话来说,SOP就是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化。从对SOP的上述基本界定来看,SOP具有以下一些内在的特征：（一）SOP是一种程序。SOP是对一个过程的描述，不是一个结果的描述。同时，SOP又不是制度，也不是表单，是流程下面某个程序中关控制点如何来规范的程序。（二）SOP是一种作业程序。SOP首是一种操作层面的程序，是实实在在的，具体可操作的，不是理念层次上的东西。如果结合ISO9000体系的标准，SOP是属于三阶文件,即作业性文件。SOP是一种标准的作业程序.所谓标准，在这里有最优化的概念，即不是随便写出来的操作程序都可以称做SOP，而一定是经过不断实践总结出来的在当前条件下可以实现的最优化的操作程序设计.说得更通俗一些，所谓标准，就是尽可能地将相关操作步骤进行细化，量化和优化，细化，量化和优化的度就是在正常条件下大家都能理解又不会产生歧义。（三）SOP标准化作业程序不是单个的，是一个完善的有机体系．虽然我们可以单独地定义每一个SOP，但真正从企业管理来看，SOP不可能只是单个的，必然是一个整体和体系，也是企业不可或缺的．SOP（StandardOperationProcedure）是对流程标准化设置的规范文档。SOP的好处是可以将企业业务流程规范和标准化，同时可作为训练新手的文档。SOP的特性主要表现在以下几个方面：一、科学性。SOP是建立在科学的标准作业流程上的，并且在此基础上形成的规范化、标准化作业程序，因此它与一般的作业程序不一样，其科学性决定了SOP是一种科学的流程管理。二、完整性。SOP的完整性体现在对整个流程的全程监督管理上，SOP要求从第一步作业开始到最后一步结束时，必须形成一个完善的整体，而不能进行分割。三、完美性。SOP的完美性表现在对作业流程的严格要求上，它要求上步的流程必须至臻至美，以此达到整体流程的完美性，不允许出现错误操作进入下一步骤。四、规范性。SOP要求各个步骤的作业必须进行规范化作业，不能随意省略，当出现不规范的操作时，下步骤的操作将出现重大错误，下步骤可以自行退回到上步骤，指导该步骤完全达到规范后才能进行下一步骤操作。五、优化性。SOP要求对有关步骤流程进行反馈，同时进行优化，而且制订者也可以根据实际操作的需要对SOP进行同步修正优化，避免出现不必要的环节，节省时间和成本。六、简洁性。SOP祛繁就简，把复杂的内容简单化，通过对作业程序的分解，把各种高深复杂的操作进行优化后以直观的方式表现出来，一目了然，方便学习操作。烟草行业引入SOP的优势和作用正是SOP具备的六大特性，受到许多行业的青睐，对进行各种标准作业具有积极的指导作用，因此各行业纷纷引入SOP，并制定出相关的流程，各烟草企业自从2002年以后分别结合各自特点制订许多相关的SOP作业流程。随着网络技术的深入应用和计算机辅助管理手段的不断走向实践性，烟草SOP建设从以前的建立到上升阶段，包括各种预案、操作手册的纷纷出台，为全方面建立系统标准化作业程序奠定了良好作用。的从当初的作业程序到现在的标准话作业程序是一个质的提升。烟草企业做SOP的目的和意义，从根本目的来看，一个方面是是、提高管理运营能力，使企业获得更大的效益。从细化的角度，我们可以从以下两个方面来进行简单的分析。（一）提高烟草企业的运行效率。由于烟草企业的日常工作有具备的两个基本特征，一是随着“以事设岗，以岗定编，以编定员”的HR管理方式的逐步深入，许多岗位的人员经常会发生变动，二是一些日常的工作的基本作业程序相对保持比较稳定的状态。不同的员工，由于不同的成长经历、性格、学识和经验存在的差别导致做事的方式和步骤各不相同，但做每事的标准和度仍会有一些差异，因此，我们就可以通过SOP的方式将工作细节进行规范和量化，避免了因人事变动而带来的工作适应期存在的种种操作问题。第二方面，由于SOP本身也是在实践操作中不断进行总结、优化和完善的产物，在这一过程中积累了许多人的共同智慧，因此相对比较优化，能提高做事情的效率。通过每个SOP对相应工作的效率的提高，烟草企业通过整体SOP体系必然会提高整体的运行效率。（二）提高烟草企业的运行效果。由于SOP是对每个作业程序的控制点操作的优化，这样每位员工都可以按照SOP的相关规定来做事，就不会出现重大的失误。即使出现失误也可以很快地通过SOP加以检查发现问题，并加以改进。同时，有了SOP，保证了我们日常工作的连续性和关联性，同时由于相关知识的积累，也无形中为烟草企业节约了一些管理投入成本。特别是在当今经济全球化、竞争全球化的知识经济时代，“细节决定成败”。从每一个企业的经营效果来看，关键的竞争优势在于成本最低或差异化。从同等条件的竞争企业来看，差异化往往不是在硬件，而是在软体。软体差异化又往往不是战略方面，而是在具体操作细节。细节的异化不体现在理解上，而体现在能否将这些细节进行量化，也体现了管理界“细节决定成败”的思想。只要我们坚持SOP，把握每个事情的细节，我们的整体SOP水平将得到整体提高。，从这个意义上来看，SOP对于提高企业的运行效果也是有非常好的促进作用。（三）体现烟草行业的管理特性。烟草行业是在国家垄断下的特殊经济实体，因此或多或少的具有浓厚的计划指导思想，如果我们能把高端愿望和指示通过SOP进行细化和量化，一方面使全行业迅速形成共识，达成一致，增强执行力（贯彻力度），使各种工作通过有效的方式标准化，能迅速提高竞争力，另一方面使各种操作管理简单明了，通过SOP优化后的工作流程可以迅速使各种管理思想得到全面理解和执行，对于企业增强软体竞争力有更大的促进作用。烟草SOP的制作要点由于行业商业企业的分工不同，因此制作SOP的方式可能基本不同的管理模式和管理方式，存在一定的区别和差异。从其他行业的实际情况来看，我们可以吸收他们的经验，大体上可以按以下几个步骤来进行：（一）设定SOP流程标准。秦国根据当时的军队建设需要，分别对武器的生产实行了严格的流程和标准，根据史料记载以及考古发掘成果，专家们发现，秦国的弓箭、强弩、兵车的制作中一律实行了同一的标准，而且误差极小，同时秦国在制作兵器装备上采取的流程非常严谨，对冶炼的锻造提出重点的控制。因此，我们烟草行业可以根据企业对SOP的分类，由各相关职能部门应将相应的主流程图做出来，然后根据主流程图做出相应的子流程图，并依据每一子流程做出相应的程序。在每一程序中，必须要确定有哪些控制点，哪些控制点应当需要做SOP，哪些控制点不需要做SOP，哪些控制点是可以合起来做一个SOP的，包括每一个分类，都应当考虑清楚，并制定出来。而形成SOP的各种元素我们必须全盘考虑周全，而且应该全面具体，不能省略其中的关键部位。（二）确定SOP执行步骤。流程和程序出来后，我们就要在程序中确定需要做SOP的控制点进行分析，将相应的执行步骤列出来。执行步骤的划分应有统一的标准，我们可以按时间的先后顺序来划分，也可以按照工作的具体操作步骤去划分。秦国对于兵器的制作一律按照统一的标准进行，从材料的采购到金属的选择，制定了当时最严格步骤，凡是不合格的原料一律不采用，违反规定的一律处决。对于烟草行业企业来说，把每个步骤做好，把错误和漏洞拦截在上一步，就更大避免了对后面步骤执行中的影响。（三）制定SOP标准模板。秦国在工艺管理上解决了解决上述两个问题后，对标准作业进行了规范，而且层层制定样品，要求一律对照模版进行制作。我们可以着手编写SOP标准模板了。在参照统一的模板编写SOP时，一般情况下不需要改动模板上的设置；而对于一些专业性质较强的SOP，我们除了做一些文字描述外，还可以增加一些图片或其他图例，这样就方面将步骤中某些细节进行形象化和量化，也方面将不同学历不同层次的人士的理解。（四）优化SOP具体环节。秦国对当时提出优化制作环节的人进行奖励，而且可以破格提升，极大推动了当时的饿生产。在现实中，由于SOP的执行本身是一个比较繁杂的工作，由于长期周而复始的简单重复操作，容易让人产生枯燥感觉，但由于SOP这项工作对于各项工作来说又非常重要，因此我们必然用心去做，在实践中思考其中是否有不合理不科学的地方，而且及时将SOP运行效果回报，对SOP的具体环节进行修正和优化，因为SOP的核心思想就是把复杂的工作简单化，把枯燥的内容简洁化。只有通过不断的完善修正，才能让SOP取得真正好的效果，而不至于走到形式主义的负面去。（五）检验SOP实际效果。“认真做事只能把事情做对，用心做事才能把事情做好”，有了SOP是不够的，而是要把它真正的贯彻执行到各种工作实际中，而且必须对它的实际效果进行检验，检验的标准是，是否优化了工作流程？是否简化了工作步骤？是否达到了工作效果。秦国对标准作业的实际成果进行了独特的检验方法，那就是在战争中进行实战。后来的美国军队同样利用战争的机会不断检验SOP实际效果。因此，我们烟草行业应该在工作中要不断从是否优化了工作流程？是否简化了工作步骤？是否达到了工作效果三个方面检验我们SOP实际效果。基于SOP具备的各种特性以及取得各种成功，烟草行业在实施SOP中已经取得一些成功，例如：我们当前所运用的各种管理软件都是通过SOP后得到的，比如客户管理管理软件、办公自动化软件、会计电算化软件以及专卖管理信息系统，甚至是POS结算都是通过SOP优化工作流程后不断完善成功的。烟草行业当前正在不断完善各种SOP，如果我们能把许多的SOP制作成系统的蓝皮书，将对各种工作的实施起到更大的作用。本世纪初，在西方企业管理中流行着“两本圣经”的观点，一个企业或是一个行业要长足发展，并在竞争中取得优势必须要有两本圣经宝典指导企业前进发展,一本书是红皮书（企业战略管理），一本书是蓝皮书（标准作业程序），两本书都是对企业发展起到积极作用。该理论迅速引起了轰动。由于“两本圣经”是建立在企业的长足发展上，并且具备前瞻性和实践性，由此掀起了建设“两本圣经”的高潮：红皮书（企业战略管理）,是行业的策略,也就是作战指导纲领或（著名的《华为基本法》就是我国企业战略管理的经典之作）;蓝皮书（标准作业程序）,是企业各种作业程序的标准化体现，而且这个标准作业程序一定是要做到细化和量化。红皮书（企业战略管理）是企业发展的纲领性文件，蓝皮书（标准作业程序）是企业执行纲领性文件的保障,两者是互为联系、不可分割的一个整体。烟草各种办公自动化软件就是标准化作业的一个代表。本文将结合烟草行业实际，分别浅谈烟草企业怎样建设“两本圣经”，怎样利用“两本圣经”发挥积极作用，提高企业效率和企业效益？笔者从记录片《复活的军团》记录中得到一些启示，并将这些启示联系到行业两本书建设，浅谈两本书的建设。“两本圣经”理论随后在我国企业管理界中迅速得到认可，不论是企业管理专家（余世唯等），还是业界人士（任正非、张瑞敏等）都一致认为，“两本圣经”都是现在我国企业加强管理建设的当务之急。西方管理学者从管理学角度进行分析，集中研究秦国统一天下的历史，认为当时的秦国具备了战略管理和标准作业程序，因此能迅速发展国力，建立了一支当时作战力强大，纪律严明，保障有力的军队，而且这支军队攻无不克，战无不胜，所向披靡，有深远意义。后来的元朝军队，以及现在的中国人民解放军都从中学习到不