会计档案整理规范

会计档案整理规范酒泉市档案刘学斌2014.7一、会计档案是机关、单位、社会组织在经济业务和财务管理活动中形成的记录和反映单位经济业务真实情况，具有保存和利用价值的、经过系统、规范整理并归档的会计凭证、帐薄、财务报告等会计核算专业材料。它的种类：1、会计凭证类；2、会计帐薄类；3、财务报告类；4、其它类。二、会计文件材料的立卷归档范围一是会计凭证，如原始凭证、记帐凭证、汇总凭证；一是会计帐薄，如总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐薄；三是财务报告类（会计报告类），如财务指标快报、月、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字分析说明材料；四是其它，如银行存款金额调节表、银行对帐单、会计档案移交清册（15年）、保管清册（永久）、销毁清册（永久）及其它应当保存的会计核算专业资料。三、会计材料的归档要求和时限各单位每年形成的会计材料，应当是本单位的财务部门或会计人员、负责整理、收集、立卷、装订成册、编制会计档案案卷目录。立卷归档的时间应当在第二年的上半年内完成。每年形成的会计档案，根据会计档案管理办法，可暂由财务部门或会计人员保管一年。保管期满之后，应当由会计人员编制移交清册，移交给本单位的档案机构统一保管，因财务工作需要也可适当延长移交时间，但最长不超过三年。移交时经本单位档案机构检查不符合整理编目规定的，由会计机构负责重新整理。接收之后一般不再拆封，确需拆封的档案机构（人员）须与会计机构（人员）共同进行，以分清责任。四、会计档案保管期限划分会计档案保管期限划分总体分为两种，即永久保管和定期保管。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种类型。1、属于永久保管的。本单位形成的年度经营开预算，年度财务报告（决算表）、包括文字分析说明材料；会计档案保管清册、销毁清册。2、定期保管的（1）25年的现金出纳帐、银行存款帐。（2）15年保管的明细帐、日记帐；会计凭证、会计移交清册。（3）10年保管的财政总预算部门的行政和事业单位决算、税收年报（决算）基本建设拔、贷款年报（决算）；税收会计报表。（4）5年保管的行政、事业单位的会计月、季度报表；企业和其它组织的银行余额调节表、银行对帐单。（5）3年保管的一是企业和其它组织的月、季度财务报告；财政总预算部门的会计旬报表。五、会计档案的分类方法（一）年度——种类（名称）——保管期限分类法（二）年度——组织机构——种类——保管期限分类法（三）年度——会计类型——种类——保管期限分类法六、会计档案的组卷方法原则是按种类（凭证、帐薄、财务报告、其它）保管期限划分组卷。七、会计档案的整理与编目1、案卷题名的拟写档案案卷题名，拟写时一定要注意他的完整性和准确性。案卷题名的三要素缺一不可。2、案卷卷内文件材料的排列按财务报告的自然形成规律和时间进行卷内文件的排列。3、编写卷内页号编写卷内页号与文书档案的方法是一致的，财务报告、会计帐薄要规定编上页号、规范案卷标准、保证案卷质量。4、抄写卷内目录会计档案卷内目录的抄写，要求与文书档案一样，财务报告的每份文件（包括文字材料）都要填写。5、会计档案的装订会计档案财务报告和软皮活页帐薄的装订方法与以前文书档案的装订方法一样。三点一线。七、会计档案的整理与编目6、会计档案案卷封面的填写会计档案案卷封面的书写要求是规范、整洁、美观、大方、要素齐全完整。7、案卷目录的编制和案卷的排列案卷目录的编制：1、按照类别——年度排列2、按照年度——类别排列3、保管期限——年度——类别排列4、保管期限——年度——组织机构——类别排列法。八、会计档案的交接与销毁•交接会计档案时，移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案的名称、卷号、册数，起止年度和档案编写、保管期限等内容。•交接会计档案时，交接双方的单位负责人应当负责监交、移交、接交经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。会计档案保管期限满了以后，除特殊情况处，可以销毁。•1、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和应保管期限，已保管期限、销毁的时间、销毁的方式（烧或造纸浆）等内容。•2、由单位负责人、档案人员、会计人员组成鉴定小组对应销毁的会计档案，按照销毁清册，逐卷进行清理鉴定，经鉴定确无保管价值后，由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。八、会计档案的交接与销毁•3、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销，机关销毁会计档案时，应由同级财务部门和审计部门派员监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。•4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。•5、保管期限已满，但没有结清的债权、债务的原始凭证，和其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当由单位抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册的会计档案保管清册中列明。九、会计档案的具体整理要求•文件与培训班讲解不一致的，以培训班要求为标准。主要有以下三点：一是财务报告、帐薄案卷题名仍然采用三段制，包括责任者、年度、内容三个方面。二是帐薄要分期限分别排列案卷号，现金帐、银行存款帐25年期限为一个顺序号。三是案卷号和归档号也可统一使用一个号，不再分别编号。（一）会计凭证•1、每月10日前，完成上月会计凭证的整理装订任务。•2、装订之前，应先按照《会计基础工作规范》第三章第二节的规定认真做好各项基础工作。如有缺漏，应责成有关责任人按规定补齐。•3、原始凭证粘贴、折叠的长度、宽度，应与会计凭证封面相同，每本凭证装订角的厚度一般保持在2厘米左右，最厚不超过2。5厘米。•4、会计凭证整理好后，统一按记帐凭证编号顺序逐月（月内记帐凭证编号顺序确定会计凭证排列顺序）逐年排列并编写案卷顺序号；如果会计凭证册数比较多，可以每5年编写一个案卷顺序号；如果会计凭证册数比较少，可以每10年编写一个案卷顺序号。•5、每年的会计凭证整理排列编号完毕后，统一编制案卷目录一式三套。•6、所有会计凭证编好案卷目录后，即可装入凭证盒入柜保管。每盒装几本按凭证簿厚确定，装满为止，但不能跨月跨年装盒。•7、整理好的会计凭证须达到面目填写齐全、签章手续完备、装订整齐美观、排列编号准确、查阅利用方便的要求。（二）会计帐薄1、一本帐为一个整理、保管单位，即为一卷，但各种帐簿厚度一般不超过2厘米。2、统一用铅笔编写页码。下面有数据记载的页码编写在右上角，北面有数据记载的页码编写在左上角。活页帐整理时统一将正反面都是空白的帐页抽出；现金日记帐和银行存款帐必须保持原貌，不得拆散，不得抽撕空白页，如原已印好页码则无须再编。3、凡帐薄都要在封面之后帐页之前放置“帐薄启用表”，并认真填写各个项目。如无帐簿雇用时间表，整理时务必补上。4、每年的帐薄统一按照期限、内容排列现金帐、银行存款帐、按25年顺序排列总帐、明细帐、日记帐、辅助帐按15年的顺序排列，逐年连续编写案卷顺序号。5、案卷号编好后，逐卷（本）编制案卷目录一式三套。6、凡整理好的帐薄，要按照排列编号顺序统一装入卷盒内。每盒装几本，以帐本薄厚确定，装满为止，但不同年度的帐薄不能混在同一盒内。7、整理好的会计帐薄须达到结构完整、项目齐全、页码准确、平整美观、查阅方便要求。（三）财务报告•1、各单位每年的财务报告统一分为下列两部分分别进行整理：（1）年度财务报告（决算，包括文字分析）；（2）月、季度财务报告（包括文字分析）。•2、日报、旬报、半月报可不立卷归档，由财务部门视具体情况保存使用并进行处理。•3、各单位的年度财务财务报告视页数多少，一年立一卷或若干卷，不得与月、季度报表混合整理；月、季度财务报告视份数、页数多少，可一年立一卷，也可每季度或每半年各立一卷；每卷厚度一般不超过2厘米。•4、一个卷内有若干份报表时，按时间顺序进行排列，其中纸张太小的应按照A4标准进行背贴。•5、凡财务报告卷编写页码，下面有字的编写在右上角，背面有字的编在左上角。一卷一个顺序号。•6、年度财务报告统一按顺序排列并编写案卷顺序号；各年度的月、季度财务报告统一按时间顺序另行排列并编写案卷顺序号，逐年按续；年度财务报告与月、季度财务报告整理好之后，应分别装进按规定制作的卷盒内，不同年度的不能混装。•7、案卷顺序号编好后，逐卷编制案卷目录一式三套。•8、整理好的财务报告，应达到目录备考齐全、页码编写无误、装订整齐美观、封面填写正确的要求。十、会计档案卷皮、卷盒、备考表、目录表格标准及填写规范•甘肃省会计档案卷皮、卷盒、备考表、目录表格标准及填写规范•（甘肃省财政厅甘肃省档案局联合印发甘财办[2003]12号）•一、会计凭证封面、备考表、包角纸、凭证盒的规格、项目设置及填写规范•㈠封面•1、规格：长260mm，宽140mm。•2、项目设置与样式：见附件1。•3、填写方法：•⑴上端“会计档案”前面空白处，填写产生会计档案的单位名称或通用简称，如：“中共酒泉市肃州区委办公室”、“酒泉市肃州区水务局”等。填写方法根据实际情况选用下列两种方法中的一种：①如需求量较大，可由厂家直接把单位名称印制上去；②如需求量较小，由刻制大小适当的条形单位名称章加盖上去以求整齐美观。•⑵“立卷部门”项：填写本单位财务机构名称，如“财务科”、“财务股”、“财务室”等。•⑶“类别”项：应填写“会计凭证”，因已统一印好，不必再填。十、会计档案卷皮、卷盒、备考表、目录表格标准及填写规范•⑷“案卷名称”项：如果本单位使用的是通用记账凭证，则后面已印好“会计凭证”字样，不必再填写；如果本单位使用的是分类的记账凭证，则根据分类在“会计凭证”字样后的括号里填写“收款”、“付款”或“转账”等字样，以示区别。•⑸“起止日期”项：填写本册会计凭证中第一张记账凭证的日期和最后一张记账凭证的日期，年、月、日均不得省略。•⑹“凭证编号”项：填写本册会计凭证第一张记账凭证的编号和最后一张记账凭证的编号，如只有一张则只在“至第号止”处填写本张编号。•⑺“保管期限”项：根据《会计档案管理办法》的规定填写“永久”或具体时间，不得写成“长期”、“短期”字样。•⑻“册数”项：填写本月会计凭证的总册数和本册会计凭证在本月的排序编号。•⑼“归档号”项：填写本册会计凭证在本年度会计凭证中的排序编号。•⑽“全宗号”项：填写有关档案馆给本单位档案确定的代号。如未确定，暂不填写。•⑾“目录号”项：填写登记本册会计凭证的目录本的编号。•⑿“案卷号”项：填写本册会计凭证在本单位档案室内全部会计凭证或某一时间段内所有会计凭证中的排序编号。•⒀“财务主管”项：由本单位财务主管人员签字或盖章。•⒁“会计”项：由本单位会计人员签名或盖章。•⒂“装订”项：由具体装订本册会计凭证的人员签名或盖章。十、会计档案卷皮、卷盒、备考表、目录表格标准及填写规范•㈡备考表•1、规格：长260mm，宽140mm。•2、项目设置与样式：见附件2。•3、填写方法：•⑴“本卷需要说明的情况”项：记载整理时或日后保管查阅过程中遗留、出现的问题，以备查考。如无问题，则本栏不填写。•⑵“财务主管”项：整理好的会计凭证由财务主管检查合格后由其签名或盖章。•⑶“装订人”项：由整理装订人员签名或盖章，以示负责。•⑷“年月日”项：由立卷人填写本册凭证整理装订完毕时的日期。十、会计档案卷皮、卷盒、备考表、目录表格标准及填写规范•㈢会计凭证包角纸•1、规格、项目设置与样式：见附件3。•2、装订要求最厚不超过25mm。•3、填写方法：•⑴“年月”项：填写本册会计凭证产生的年、月，应与封面“起止日期”项相同。•⑵“凭证编号”项：与封面“会计凭证编号”项相同。•⑶“案卷号”项：与封面“案卷号”项相同。十、会计档案卷皮、卷盒、备考表、目录表格标准及填写规范•㈣凭证盒•1、规格：长265mm，宽145mm，厚60mm。•2、项目设置与样式：见附件4。•⑴“全宗号”项：与会计凭证封面对应项目相同。•⑵“目录号”项：与会计凭证封面对应项目相同。•⑶“