搜索
会计档案的定义1、会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。2、会计档案是各种社会实践主体在会计核算专业活动中形成的具有一定保存价值的会计文件，不论其记录方式和载体如何。3、《会计档案管理办法》第五条:会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。一、《会计档案案卷格式》介绍《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）：国家档案局2008年6月20日发布，2008年9月1日起实施。该标准规定了会计档案卷盒及其有关表格的项目设置、规格、质量要求，适用于各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织。1.会计凭证的格式凭证外面要加封面、封底，尺寸规格采用245mm×130mm（长×宽）或245×150mm（长×宽）；凭证封面和封底宜采用126克以上牛皮纸制作。适用于会计凭证的装订会计凭证封面(样式)会计凭证封面单位名称：凭证名称：时间自年月日至年月日止册数共册册次本册是第册记账凭证本册自第号至第号共张附件共张本册凭证合计张备注会计主管装订人年月日会计凭证封面的填写单位名称：填写形成会计档案的单位名称（全称或通用简称）。会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称。如收款会计凭证、付款会计凭证、转账会计凭证或基建会计凭证、工会会计凭证、预算外会计凭证等。时间：填写本册会计凭证的起止年月日。册数：起止时间内会计凭证的册数。册次：填写本册会计凭证的序号。记账凭证起止号：填写本册记账凭证起号和止号。记账凭证数：填写记账凭证的张数。附件数：填写本册记账凭证附件的张数。会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。装订时间：填写负责该本会计凭证装订结束的时间。备注：填写该项凭证需要说明的事项。2.会计凭证盒的格式会计凭证盒的外形尺寸采用275mm×155mm（长×宽），盒脊的厚度可根据需要设置30、40、60mm。会计凭证盒宜采用340克以上箱板纸制作适用于会计凭证的装盒会计凭证盒正面格式全宗号目录号案卷号会计档案凭证盒单位名称凭证名称时间年月共册本盒装第册记账凭证自号至号附件张本盒内共张起止日期自年月日至年月日止归档时间立卷人保管期限会计凭证盒脊格式全宗号目录号案卷号年度月共册第册保管期限3.账簿启用及接交表格式账簿启用及接交表用纸一般采用国际标准A4型纸。非国际标准的账簿可根据实际需要确定。账簿启用及接交表宜采用70克以上的白纸制作。适用于会计账簿的整理。账簿启用及接交表（正面）档号：单位名称（印章）印花税账簿名称（第册）账簿编号（第册）账簿编号账簿页数本账簿共页起止日期自年月日到年月日经管人负责人姓名会计姓名复核姓名出纳姓名接交记录经管人员接管交出职别姓名年月日签名年月日签名备注账户目录科目名称页次科目名称页次科目名称页次科目名称页次科目名称页次账簿启用及接交表（背面）4.卷内目录和备考表格式卷内目录和备考表的用纸尺寸都采用国际标准A4型纸。宜采用70克以上的白纸制作。适用于财务报告和其他类会计档案的整理。卷内目录顺序号责任者文号题名日期页号备注1浙江省档案局2000年1月份会计报表200802101﹡2浙江省档案局2000年2月份会计报表200803106卷内目录样式卷内备考表说明：立卷人：立卷时间：年月日检查人：检查时间：年月日卷内备考表样式5、会计档案盒的格式会计档案盒的外形尺寸采用310mm×220mm或310mm×260mm（长×宽），盒脊厚度可根据需要设置20mm、30mm、40mm等。宜采用700克以上无酸纸制作。适用于财务报告和其他类会计档案的整理。会计档案盒正面格式会计档案自年月日起至年月日止本盒共卷共张保管期限全宗号目录号案卷号盒号会计档案盒脊样式会计档案年度全宗号目录号案卷号盒号保管期限6.会计档案目录格式案卷目录的用纸尺寸采用国际标准A4型纸。会计档案目录案卷号类别题名起止时间保管期限卷内张数备注1财务报告类xx公司2005年度会计决算报表及财务分析2005122020060115永久412财务报告类xx公司2005年度会计月报表2005010120051231永久733会计账簿类xx公司2005年度现金日记帐200501012005123125年184会计账簿类xx公司2005年度银行日记帐200501012005123125年345会计账簿类xx公司2005年度会计总帐200501012005123115年216会计账簿类xx公司2005年度会计明细帐200501012005123115年36会计档案目录样式7.会计档案移交清单格式会计档案移交清单年度会计凭证类(盒、袋）会计账簿类（卷）财务报告类（卷）其它类（卷）光盘（盘）备注移交部门：接收部门：监交人：移交人：接收人：移交时间：二、会计核算材料的归档会计核算材料的归档，是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算材料经过整理向档案部门或档案人员移交的过程。各单位都应建立健全会计核算材料的归档制度，明确归档范围、归档时间、归档要求和归档手续，通过这一制度的实施，确保会计档案的完整、准确、系统和安全。1、归档范围根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》的规定，会计核算材料的归档范围具体包括以下四类：1）会计凭证:会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。2）会计账簿。会计账簿由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账薄。3）财务报告。财务报告是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件。主要有月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4）其他会计核算资料。其他会计核算资料是指属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。电算化会计核算材料的归档范围包括：会计年度数据的备份盘；打印的书面会计凭证、会计账簿、会计报表（含公式）；同期的操作系统、相关的应用程序软件及会计核算系统软件；操作人及密码、操作日志等其他会计资料。不需要作为会计档案归档的文件材料：1）与财会工作有关的政策、制度、预算、计划、工作总结和报告、统计资料及往来文书等材料。2）为参考需要而交流或购买来的会计业务材料3）所有打印或复印的会计核算材料的废件2、归档时间当年形成的会计档案，在会计年度终了之后，由会计部门负责整理后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，移交本单位档案机构或者档案人员集中统一管理。3、归档要求总体上说，归档的会计核算材料应符合完整齐全、真实准确、装订成册、区分保存价值、有利于保管和利用的要求。归档要求具体包括：1）归档的会计核算材料必须字迹材料清楚、签字手续完备，制成材料和书写材料符合耐久性要求。2）按照会计制度的统一规定，年终办理决算以后，会计凭证、会计账簿、财务报告等一律归档保存，以备查询。3）归档的会计核算材料，必须经过鉴定并划定合理的保管期限。4）应当由会计机构按照国家的有关要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。5）纸质会计核算材料只要归一份原件即可。6）与纸质会计档案有关联的其他载体形式或介质的会计数据和会计信息的记录，如磁盘、磁带、光盘、缩微胶片、会计电子文档的支持软件、以及检索工具、数据库文件等，应一并归档。7）电算化会计档案:打印输出的凭证、帐册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管，打印凭证的大小拟采用凭证装订封面的规格，打印帐册、报表，拟采用标准的A4、A3纸规格。8）存储会计资料的磁带、软盘或光盘等要进行编号登记，清楚地标注备份数据的时间、备份日期、次数及备份人姓名等。为保证备份数据的安全,备份软盘必须贴上写保护标签,写明背景信息。9）其他载体形式的会计核算材料，应留有安全副本或备份文件。10）随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件和以上软件的备份磁盘，应作为会计档案保管。11）向档案机构移交时，还应当由会计机构编制会计档案移交清册。4、归档手续在归档移交时，会计人员和档案人员双方必须履行一定的交接手续，以明确责任。具体做法：档案人员应当根据会计档案移交清册，对会计人员移交的会计档案案卷进行清点核对，核对无误后，双方在会计档案移交清册上履行签字盖章手续，一式两份，双方各存一份，以备查考。会计档案移交清单格式会计档案移交清单年度会计凭证类(盒、袋）会计账簿类（卷）财务报告类（卷）其它类（卷）光盘（盘）备注移交部门：接收部门：监交人：移交人：接收人：移交时间：三、会计档案的整理会计档案的整理就是通过分类、组卷、排列、编目等工作使会计档案有序化的过程。会计档案整理的原则：按照会计档案自然形成规律及其本身所固有的特点,保持各类会计核算材料之间的历史联系。区分不同保管价值。区分不同会计核算材料类型。便于保管、查阅和利用。（一）会计档案的分类会计档案分类标准：1.来源标准：根据来源属性，将不同立档单位的会计档案区分清楚。2.时间标准：年度标准3.内容标准：会计类型、会计科目等4.形式标准：会计核算材料的种类形式标准是会计档案分类时常用的一种分类标准会计档案分类方法常用的有：1.会计年度—会计核算材料的种类—保管期限分类法2.会计年度—保管期限—组织机构分类法3.会计年度—会计类型—会计核算材料的种类—保管期限分类法4.保管期限—会计年度—会计核算材料的种类分类法5.会计核算材料的种类—会计年度—保管期限分类法1.会计年度—会计核算材料的种类—保管期限分类法2000年报表永久……账簿25年……凭证15年…………2001年报表永久……账簿25年……凭证15年…………2002年……2.会计年度—保管期限—组织机构分类法2000年永久预算处永久工财处永久办公室25年预算处25年工财处25年办公室15年预算处……2002年永久预算处……3.会计年度—会计类型—会计核算材料的种类—保管期限分类法2000年税收会计报表永久……账簿25年……凭证15年……经费会计报表永久……账簿25年……凭证15年…………2002年……4.保管期限—会计年度—会计核算材料的种类分类法永久2000年报表、其他……2001年报表、其他…………25年2000年账簿……2001年账簿…………15年2000年账簿、凭证……2001年账簿、凭证…………10年2000年凭证……2001年凭证…………5.会计核算材料的种类—会计年度—保管期限分类法报表2000年永久3年……2001年永久3年…………账簿2000年25年15年……2001年25年15年…………凭证2000年15年10年……2001年15年10年…………其他会计材料2000年永久15年……2001年永久15年…………会计档案分类原则：1.在本单位全部档案总体分类方案下进行2.尽可能保持分类的连续性3.一个单位内部有不同的核算单位的一般应分成不同的类别4.同一核算单位的会计档案原则上按年度——种类进行分类，可以分为会计凭证、会计账簿、会计报告和其他会计材料等4类（二）会计档案的组卷就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位——案卷的过程。会计档案的组卷应符合《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）的规定1、会计凭证的组卷会计凭证可按年、月顺序立卷整理，一个月的凭证可根据量的多少立卷装订一本或几本，个别月份