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-1-建设工程监理资料管理为加强建设工程监理资料的统一管理，提高监理企业监理水平，监理企业应依据《中华人民共和国建筑法》，《建设工程监理规范》（GB50319-2000）、《建筑安装工程质量检验评定统一标准》（GB50300-2001）、《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）等有关国家法律法规和技术标准，参照《建设工程质量管理条例》《建设工程勘察设计管理条例》《建筑工程投标招标管理条例》《建筑安装工程资料管理规程》等有关文件的内容，结合国际惯例，综合考虑建筑业项目管理及我省监理工作的发展趋势，制定操作性强的实施细则，切实做好建设工程监理资料的管理工作。第一节建设工程文档资料管理一、建设工程文档资料管理的概念及意义建设工程监理文件档案资料管理，是建设工程信息管理的一项重要工作。它是监理工程师实施建设工程监理，进行目标控制的基础性工作。在项目监理机构中必须配备专门的人员负责监理文件和档案的收发、管理、保存工作。1、建设工程文档资料管理基本概念建设工程文件档案资料管理，是指监理工程师按监理合同，在建设工程监理工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理相关的文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等一系列工作。建设工程监理文件档案资料管理的对象是监理文件档案资料，它们是建设工程监理信息的主要载体之一。2、监理文件档案资料管理的意义监理资料记录着监理工作全过程，是监理各项工作的具体体现，其是否真实、准确完整是反映监理工作规范化水平和监理工作效果的一项重要评价指标。监理资料管理对确保工程质量、提高管理水平亦是一个促进。1）监理资料管理包括监理资料的及时收集、整理、归档和利用。及时收集能确保监理资料的完整性，分类整理有利于资料管理的归档。《建设工程监理规范》在下列几方面作出了原则规定：1、监理资料必须及时收集、整理、真实完整、分类有序；2、监理资料的管理应由总监负责，并指定专人具体实施；3、监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档；4、-2-监理档案的编制及保存就按有关规定执行。2）监理文件档案管理的意义（1）对其进行科学管理，可为建设工程监理工作的顺利进展创造良好条件。在建设工程实施过程中产生的各种信息，经过收集加工、整理和传递，使之形成监理文件资料。亦是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。（2）对其进行科学管理，可大大提高监理工作的效率。当工作需要时，监理工程师能及时有针对性地查询完整的资料，从而迅速地解决监理工作中的问题。（3）对其进行科学管理，可为建设工程档案的归档提供可靠保证。监理文件档案资料的管理，是把监理过程中各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行统一管理和保存，从而确保文件和档案资料的完整性。二、建设工程文件档案资料概念和特征1、建设工程文件概念建设工程文件是指在建设工程过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也简称工程文件。（1）工程准备阶段文件是指工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。（2）监理文件是指监理企业在工程设计、施工阶段监理过程中形成的文人件。（3）施工文件是指承包单位在工程施工过程中形成的文件。（4）竣工图是指工程竣工验收后，真实反映建设工程项目竣工结果的图纸文件。（5）竣工验收文件是指建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。2、建设工程档案概念建设工程档案是指在建设工程活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也称工程档案。3、建设工程文件档案资料建设工程文件和档案组成建设工程文件档案资料。-3-4、建设工程文件档案资料载体有纸质载体、缩微品载体、光盘载体、磁性载体等。5、建设工程文件档案资料特点1）分散性和复杂性建设工程具有生产周期长、工艺复杂、建筑材料多、技术发展迅速、影响建设工程因素繁多、建设工程过程阶段性强且相互穿插等特点，由此导致了建设工程文件和档案资料的分散性和复杂性。这个特征决定了建设工程文件和档案资料是由多层次、多环节、相互关联的资料组成的。2）全面性和真实性建设工程文件档案资料只有全面反映项目的各类信息，才更有实用价值，故必须形成一个完整的系统。有时只言片语地引用往往会起到误导作用。另外，建设工程文件档案资料必须真实反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患。3）继承性和时效性随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑企业管理水平的不断提高和发展，文件和档案资料可以被继承和积累。新的工程在施工过程中可以吸取以前的经验，避免重犯以前的错误。同时，建设工程文件和档案资料又具有很强有时效性，文件和档案资料的价值会随着时间的推移而衰减，有时文件档案资料一经生成，就必须传达到有关部门，否则，会造成严重后果。4）随机性建设工程文件档案资料产生于建设工程整个过程中，工程开工、施工、竣工等各个阶段，各个环节都会产生各种文件档案资料。部分建设工程文件档案资料的产生有规律性（如各类报批文件），但还有相当一部分文件档案资料产生是由具体工程事件事件引发的，因此，建设工程文件档案资料是有随机性的。5）多专业性和综合性建设工程文件档案资料依附于不同专业对象而存在，又依赖不同的载体而流动。涉及多种专业；建筑、市政、公用、消防、保安等多种专业，也涉及电子、力学、声学、美学等多种学科，并同时综合了质量、进度、造价、合同、组织协调等多方面内容。-4-6、工程文件归档范围（1）对与建设工程有关的重要活动、记载建设工程主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（2）工程文件的具体归档范围按照现行现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）中“建设工程文件归档范围和保管期限表”共5大类执行。三、建设工程文件档案资料管理职责建设工程档案资料的管理涉及到建设单位、监理企业、承包单位等以及地方城建档案管理部门。对于一个建设工程而言，归档包括以下三个方面工作：（1）建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在建设工程过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交。（2）勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在建设工程过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。（3）建设单位按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）要求，将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理部门移交。1、文档管理一般职责（1）工程各参与单位填制的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。（2）工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无末完事项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。（3）工程档案资料进行分级管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作。（4）工程档案资料严禁涂改、伪造、随意抽撤、丢失等，否则应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。2、建设单位文档管理职责（1）在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位鉴定协议、合同-5-时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。（2）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。（3）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理企业监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作。（4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。（5）在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收；末取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。（6）对列入当地城建档案管理部门接收范围接收范围的工程，工程竣工验收3个月内，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程文件。（7）必须向参与建设工程的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全。（8）可委托承包单位、监理企业进行工程档案的编制及其组织工作；也可委托承包单位、监理企业、设计单位进行竣工图绘制及其组织工作，收费标准按照所在地相关文件执行。3、监理企业文档管理职责应按《建设监理规范》（GB50319-2000）中第7章“施工阶段监理资料的管理”和第8章中“8.3设备采购监理与设备监造的监理资料”的要求进行工程文件的管理。由于目前对设计监理没有相关的文件规范，其工程资料的管理工作可参照各地相关规定、规范执行。（1）应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理组，监理资料的管理应由总监负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。（2）监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对承包单位的工程文件的形成、积累、立卷，归档整理进行监督、检查。（3）如委托监理合同有约定，可接受建设单位的委托，监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。-6-（4）编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，应按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）和各地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，及时移交建设单位，双方签字、盖章后，由建设单位收集和汇总。监理企业档案部门需要的监理档案，由项目监理机构及时按《建设工程监理规范》及公司有关要求提供。4、承包单位文档管理职责（1）实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目施工文件应由专门的部门（专人）负责收集和整理。（2）建设工程实行总承包的，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位，由总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案。建设工程项目由若干个平行单位共同承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交，各承包单位应保证归档文件的完整、准确、系统，能够全面反映建设工程活动的全过程。（3）如施工合同有约定，可接受建设单位委托进行工程档案的组织、编制工作。（4）按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。（5）负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整的施工文件移交单位及自行保存，保存期限可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关规定要求确定。如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定。四、建设工程档案编制质量要求和组卷方法应按建设部和国家质量检验检疫局于是乎2002年1月1日联合发布，2002年5月1日实施的《建设工程归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-89）、《城市建设档案案卷质量规定》[1995]697号等规范文件及各省、市相应地方规范执行。1、归档文件的质量要求-7-（1）归档的工程文件一般应为原件。（2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。（3）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符。（4）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料。（5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。（6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜）。（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。（8）所有竣工图应加盖竣工图章。（9）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据：凡施工图结构工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应重新绘制竣工图。（10）不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-89）统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。（11）工程档案