004费用报销管理办法

1/18湖南长广天择传媒有限公司费用报销管理办法目录第一章总则................................................................................................................................................2第二章报销单据的要求............................................................................................................................2第三章费用报销的签批、资金支付流程................................................................................................3第四章市内交通费、车辆使用费报销标准及要求................................................................................4第五章邮电通讯费报销标准及要求........................................................................................................5第六章业务招待费（含礼品费）报销标准及要求................................................................................6第七章差旅费的报销标准及要求............................................................................................................7第八章办公费及低值易耗品的报销标准及要求....................................................................................8第九章房租费、物业管理费及水电费报销办法....................................................................................9第十章诉讼费及其他费用报销办法......................................................................................................10第十一章附则..............................................................................................................................................10附件一：制作部门市内交通费报销规定..................................................................................................15附件二：制作部门差旅费报销规定..........................................................................................................16附件三：制作部门电视短片拍摄费用报销规定......................................................................................182/18第一章总则第一条为加强公司内部管理，合理控制公司运营成本，明确各项费用报销的支出标准，规范费用报销流程，特制订本办法。第二条各部门根据预算审定的费用项目合理安排支出，并遵循本办法的费用标准。鉴于公司节目制作部门与非节目制作部门的差异性，对节目制作部门的费用报销另行规定，详见本办法第二十七条。第二章报销单据的要求第三条用于报销的单据应符合国家财政部颁布的《会计基础工作规范》的相关要求，会计原始凭证的基本内容应包括但不限于：原始凭证名称、填制日期、接受单位名称、经济业务内容（含数量、单价、金额等）、填制单位签章、有关人员签章。来自公司外部的原始凭证应是加盖税务监制章的发票或加盖财政监制章的收据，所有原始凭证必须真实，并根据实际发生的经济业务事项填列。填写报销单据（《费用报销审批单》、《差旅费报销单》、《付款申请单》、《借款单》等）时，需使用黑色的签字笔或钢笔填写，禁止使用其他颜色的圆珠笔或铅笔填写，禁止在报销凭证上进行涂改。否则，将视为无效单据。第四条关于差旅费报销：员工出差前应提出申请，填写《出差审批单》（见附表二）经领导批准后方可出差，情况紧急时可先电话请示领导，事后再补签。报销出差费用时需填写《差旅费报销单》，并将《出差审批单》、登机牌作为必备附件。关于其他费用报销：员工报销其他费用时需填写《费用报销审批单》或《付款申请单》，同一张《费用报销审批单》一般不得跨部门。如需在同一张报销单上填写多种费用报销，则应按报销费用的性质不同分别列明，并详细写明报销部门、日期、收款人、单据张数、费用用途和金额等。第五条对费用资金的支付结算，原则上采用转账方式（包括但不限于转帐支票、电汇、网银转账等方式），办理付款时应填写《费用报销审批单》、《差旅费报销单》、《付款申请单》。《费用报销审批单》后须附上发票、经会签的报告、合同原件、验收单、出入库单等原始凭证。第六条在粘贴单上粘贴发票时，应确保粘贴牢固、平整，应依据明细顺序粘贴，不得相互遮挡，能清晰看到日期和发票号，具体参见《单据规范粘贴指引》。3/18主管领导审核财务经理审核公司总部报账人财务总监审核部门经理审核费用会计复核分公司报账人预算外预算内部门经理审核分公司负责人审核分公司负责人审核外派财务负责人审核相关领导审批第七条各项报销费用的发票抬头应为“湖南长广天择传媒有限公司”或者“湖南长广天择传媒公司”，特殊情况下可以为公司在编员工姓名（如移动电话费发票、无线宽带发票），但应严格加以限制。各项费用产生的所有票据，报销当事人须在票据背后用深色墨水笔署名，并由部门负责人在票据背后审核签字。第八条报销单据必须注明承担费用的部门，便于财务进行账务处理和成本核算。第三章费用报销的签批、资金支付流程第九条签批流程：报销人应将已经报销人所在部门负责人及分管领导签批的报销单据送至财务部，由财务部费用会计对照公司相关规章制度进行统一审核。具体流程如下：关于审批权限范围：一般情况下，单笔费用报销或单笔资金支付金额在等值200万元人民币以内（不含）的，由总经理或者财务主管副总在总经理授权范围4/18内最后审批结束；单笔费用报销或单笔资金支付金额大于等值200万元（含）而小于500万元（不含）的，由董事长最后审批结束。关于对外大额资金支付审批：根据财政部、证监会等国家五部委联合发布的《企业内部控制配套指引第1号——组织架构》中有关“三重一大”的规定，我司确认为大额资金支付业务的金额标准为等值500万元人民币。单笔费用报销或单笔资金支付金额大于等值500万元（含）的，应当提交公司董事会（董事会可以电话会议审议）审批结束。第十条资金支付流程：公司统一为员工办理银行卡，由财务部将费用资金直接转入其银行卡内，一般情况下不再进行现金支付。对于需要向外部供应商支付的货款，原则上直接支付到供应商的单位银行账户；对于个体工商户，可以支付到对方法人代表个人账户，但需提供营业执照复印件。第十一条由于报销人自身原因，未按规定提供和粘贴报销单据的，财务部将对报销单据予以拒收或退回。第四章市内交通费、车辆使用费报销标准及要求第十二条市内交通费市内交通费是指日常工作中，公司员工为了处理公司事务而发生的市内交通费用。报销及审核要求：（1）由会计审核过的报销单；（2）正规发票。部门主管及以上人员外出办理市内公务，用车原则上应提前报请公司车队派车前往；在确认不能派车时可选乘出租车，凭车票实报实销，并在票据报销时注明办理事项及起止地，经部门负责人签字确认后核报；其它员工应尽量乘坐公交车，并在票据报销时注明起止地。如因特殊情况，事先报请部门负责人及上级领导同意后可乘坐出租车，报销时在票据背面注明办理事项及起止地，经部门负责人签字确认后方可办理报销手续。因工作需要实行“三班倒”的特殊岗位员工发生的夜间交通费，经部门负责人和上级领导批准后可以搭乘出租车回家，凭当日出租车票及排班表实报实销，每月核报一次。第十三条车辆使用费车辆使用费是指在日常工作中，公司工作人员为处理公司事务而使用公司车辆发生的费用。（一）公司车辆的停车费、年检费、过桥过路费、交强险及商业保险等因公务发生的费用由公司统一开支。（二）汽油费：公司统一定点加油或定卡加油，按行驶地区、行驶公里数、5/18每公里油耗等按公务发生实际情况核报。车队按对公派车单统计公里数计算汽车管理油耗，考核指标与驾驶员业绩挂钩。（三）公司车辆因司乘人员个人原因造成的维修等损失支出，以保险补偿为基础，超出部分需书面阐明事由经办公室和财务部审核、总经理批准后方可核报。经审核不予核报的维修费用和因个人原因造成的违章罚款由相关责任人自行承担。车辆管理部门应保留各车辆每天的驾驶员登记，做到车辆违章罚款责任明确到具体驾驶员，因车辆管理部门记录不全造成责任无法对应到具体驾驶员的，车辆违章罚款由车辆管理部门负责人和相关驾驶员共同承担。（四）在收集足够数据后，根据公司发展实际情况适时对公司高管人员的公务用车制度实行货币化改革。收集的相关参考数据指标如下：高管人员公务交通费补贴数＝车辆消耗基数×（1＋购车因素系数）车辆消耗基数＝（燃油费＋停车及过路过桥费＋保险费＋维修年检费＋车辆折旧费）×公务活动占用比例在实行公务用车货币化改革前，未领取给予公务交通费补贴的高管人员以车辆使用费、市内出租车费、汽车票等方式在合理范围内据实报销交通费。第五章邮电通讯费报销标准及要求第十四条邮电费通讯费用是指邮寄公文、信函、物流发生的邮寄费；办公职场固定电话发生的固定电话费，包括电话安装费、月租金、市内话费、长途话费、传真费等；公司制度规定可报销移动话费人员发生的移动电话费；有线或无线互联网宽带发生的网络费等。1、邮寄费管理要求：机构应该制作和快递底单对应的快递明细单，由行政管理人员和财务确认无误后签字；发达地区应该出具快递公司盖章，本公司核对无误的快递清单。报销及审核要求：（1）由会计审核过的报销单；（2）正规发票；（3）机构应该制作和快递底单对应的快递明细单，由行政管理人员和财务确认无误后签字；（4）快递邮件底单。2、固定电话费固定电话费是指公司工作人员为处理公司事务，用以公司名义办理的固定电6/18话与外界联络而发生的通讯费用。公司各部门固定电话费用在公司行政部门核定限额内控制使用，各部门负责人为费用控制责任人，纳入各部门预算管理考核体系。管理要求：各级机构办公室、财务部需抽查固定电话话费清单，对于频繁使用公司座机打私人电话的，应由个人承担相关费用。报销及审核要求：（1）由会计审核过的报销单；（2）正规发票；（3）部门分摊清单，区分各部门电话费用金额，由各部门负责人签字确认，费用核算到相应的部门。3、移动电话费董事长、副董事长、总经理移动电话费实报实销，其他高管人员每月在300元内由报销当事人凭移动通讯发票据实报销。其他员工的报销标准参见下表，原则上采用并入当月工资一同发放的方式。移动电话费报销标准一览表部门属性员工级别报销标准（元）自采栏目制片人200执行制片人150责任编辑100编辑性栏目