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方向选修课软件学院题目:日常办公促进校园信息化建设的思考专业:软件工程学生姓名:梁美玲学号:20112403045指导教师:文俊浩入学年月:2011年3月成绩导师签名日期年月日日常办公系统促进校园信息化建设的思考梁美玲（广东省中山市中山职业技术学院，528404)摘要:随着Internet的普及，以互联网为基础的办公管理系统快速发展。办公自动化系统的目的是实现日常办公自动化、信息资源化、流程规范化，提高工作效率。探索出一种以互联网为基础的开放式日常办公管理模式。通过这种新的模式，为学校营造出一种新型的网络化管理模式，使管理突破了时空限制，提高了工作效率和管理的水平。本文重点介绍了日常办公系统的特点，办公系统研究的国内外现状，并探讨了我国高校办公信息化建设对我国建筑工程校园信息化管理的促进作用。关键词:日常办公系统，信息化，数字校园引言日常办公是高校进行办公、研究和交流的重要活动，随着经济社会的快速发展，展，中国高等教育也进入了一个由规模发展到内涵发展的黄金时期[1][2]。传统的办公模式，学校管理不仅花费了大量的时间和精力的管理，并在处理和错误的延迟上大大降低了工作效率。此外，目前许多高校存在两个或多个校区办学的状况，且校区之间地理位置较远，传统办公模式已远远无法适应远程教学管理与服务的需求。本文正是基于这种发展背景，通过研究高校办公自动化管理的系统需求，结合使用.NET技术实现了技术和需求的融合[3]，探索出一种以互联网为基础的开放式日常办公管理模式。通过这种新的模式，为学校营造出一种新型的网络化管理模式，使管理突破了时空限制，提高了工作效率和管理的水平。一、日常办公系统对于本日常办公管理系统，系统采用分布式技术，形成一个包括应用层、业务层和数据库服务层在内的分布式三层结构[4][5]。应用层即客户端应用程序，在客户端上提示显示数据的界面并与用户交互；业务层，即应用程序服务器，为客户端程序提供数据服务并执行企业逻辑；数据层，即数据库服务器，给应用程序服务器提供原始数据。该系统应用具备这样的功能：系统能够对办公设备和人员的进行管理，满足高校各级管理人员高效地处理日常工作事务的需要。在办公自动化系统提供的平台上，应当自动完成以往需要花费大量时间由人机械地完成的工作以及按规定程序完成的简单重复工作，最大限度地避免人工操作，从而减少需要工作人员传送实物的过程。对影响工作效率的各个环节采用合理的工作流方式加以处理，以便更为有效地协助各级管理人员顺利完成各项工作。对于本系统日常办公管理总体设计遵循“先进性、开放性、经济性、统一规划，分布实施”的思想，使整个系统具有界面友好、易于扩充和维护等特点。该系统设计原则要求如下：①实用性：确保系统功能实用、操作简单、易学易用，适合各类人群。办公系统面对的最终用户不是计算机人员而是工作人员，因此系统必须具备十分友好的人一机界面，而且尽可能覆盖企业日常办公管理的各个方面[6][7]。②开放性：整个网络系统尽量采用开放式体系结构，保证异种数据库平台的通信。③经济性：既要考虑系统的先进性[8]，也要考虑系统的经济性，软硬件的配置在产出和投入的比例关系上要恰当。④先进性：系统的开发与建设既要采用当今最先进的技术，又要具有很好的发展潜力[9]，主要体现在技术先进和结构先进两个方面。⑤支持网络安全登录和数据库安全登录，数据库访问权限和程序使用安全，进行角色的有效权限控制。本文的日常办公系统可以将办公的日常综合管理和信息交流有机结合起来，提高教职工的工作主动性[10][11]，促进教职工在办公的学习兴趣，降低办公管理和劳动强度，促进国际交流和办公信息共享，以满足教育需求，为更好地适应未来的新观念在办公管理系统中的应用，奠定了良好基础。该系统的主要目的是提高办公管理的效率，减少对办公工作人员的负担，提高服务水平，充分发挥办公资源的作用，整合办公工作有关的业务流程，促进办公管理改进。二、日常办公系统建设与校园信息化建设的关系社会信息化必然要求教育信息化。教育信息化既是社会信息化浪潮的一个组成部分，又应该是我们面向信息化浪潮首先要做出的前瞻性和战略性的选择。以教育信息化为突破性改革，谋求学校教育跨越式发展，业已成为大家的共识，一场以充分利用信息技术,扩大学习机会。信息时代的校园管理正在进行全新的变革。其中重要的一个环节就是办公自动化和管理的自动化、信息化。办公自动化主要目的是创造良好的办公环境,提高办公效率,以求取得更好的经济效益并达到预期目标。结合本校校园网设备和网上信息资源,开发以校园网主服务器为支持环境的并符合本校实际的综合性的办公自动化管理系统,实现学校办公自动化。校园信息化建设可使校园内部的各种信息的流动更为畅通，利用更为高效；校园信息化建设也将创建新的教育与学习平台；校园信息化建设更将创建新的校园社区，萌芽新的校园文化。校园信息化建设主要包括基础工程建设、应用工程建设和管理工程建设等三个方面。三、日常办公系统建设的具体实施方案3.1系统需求分析需求分析是软件设计的第一步，是整个软件成功实现的基础，只有真正做好需求分析，才能真正了解客户的需要，以指导好下一步的工作，整个软件的实施是建立在需求分析出的各项功能上的，针对中山职业技术学院日常办公系统进行总体功能分析。系统主要由二个大的模块组成，核心模块是日常办公管理模块。本系统功能结构图如图1所示。图1系统功能模块Fig.1Systemfunctionalmodule3.2日常办公系统设计本系统共分为二个大的模块，分别日常办公管理模块、信息交流管理模块，核心模块是日常办公管理，分别是发文管理、收文管理、工作流转、请示与报告管理、计划与总结管理、调查管理、费用管理、活动管理、学校档案管理、成员管理、组织架构管理、权限管理；信息交流管理模块：论坛管理、内部邮件、即时消息、短信平台、公告管理、留言板管理、协办管理。日常办公管理功能主要是教职工的办公紧密相关的功能模块，信息交流管理功能模块是为了方便教职工进行信息交流和互动而添加的功能模块。日常办公管理系统主要面向二类用户：日常办公管理员、教职工这二类，并根据办公情况给教职工划分了不同的角色。公文管理包括发文管理、收文管理、工作流转三个模块，用户通过此模块可以完成公文收发、内部请示报告的流转、传阅及办理。发文管理是指学院内部制发的文件进行管理，包括院级发文和部门级发文。按照发文管理的工作流程。学院级发文：部门拟稿---部门负责人审核——院领导签发——办公室核稿——办公室排版、发出文件——教职工签收——归档；部门级发文：部门拟稿——部门负责人签发——部门排版、发出文件——教职工签收——归档。建立了静态模型后，为了表达系统的动态特征，可以建立系统的动态模型，如：顺序图、协作图、状态图和活动图表示。发文管理中涉及到四个对象：用户、登陆系统的界面、发文管理模块、数据库。角色对象是具有相应权限的用户。过程开始时用户打开网页进入登陆系统，输入用户名和密码后，登陆系统验证用户及其权限进入到不同的界面，用户在发文管理模块上进行发文申请。发文管理顺序图如图2所示。发文管理顺序图过程如下：①用户输入用户名和密码，登陆系统模块进行用户验证。②用户成功登陆后，请求发送公文。中山职业技术学院日常办公系统日常办公管理信息交流管理工作流转计划与总结管理请示与报告管理内部邮件即时消息短信平台公告管理留言板管理协办管理调查管理费用管理活动管理学校档案管理成员管理组织架构管理权限管理收文管理论坛管理发文管理③发文管理模块接到用户请求后，向用户提示发送内容。④用户收到提示后，输入发送内容。⑤发文管理模块向后台数据库发送用户公文。⑥数据库向发文管理模块返回发送成功页面。图2发文管理顺序图3.3日常办公实现及效果分析本日常办公管理系统应用于中山职业技术学院办公管理，本文将采用本系统的运行情况与未采用本系统时的情况、其他相关系统的运行情况进行对比分析，得出本系统的运行效果：①在未使用本系统之前，办公管理人员部分工作流程只能通过手工进行流转相关信息，而现在用了数据库的工作流模板功能，可以把教职工的申请审批文件实现网上审批。系统具有良好的开放性，师生可以通过浏览器进行网上监控审批情况。②使用本系统后具有完善的信息交流功能，实践证明系统所有功能如论坛管理、内部邮件、即时消息、短信平台、公告管理、留言板管理，系统交流功能可以方便教职工及时的进行信息交流，及时了解学校的运行情况。③本系统与其他相关系统相比，可容错性强、数据备份与灾害恢复、容错处理；易于维护：程序模块化，各模块之间的关联少、内聚性强，具有良好的编程风格，程序具有较强的可读性和逻辑性，易于维护。④本系统具有较好的安全性和易于扩展性，包括数据合法性检查、操作员注册使用权控制、操作员操作权限控制。在设计时，就考虑到随着以后需求和维护的需要，将三层体系结构的每个层设计为一个组件，并且放到一个动态链接库当中，以后可以方便的对每层进行更改和维护。综上所述，根据对系统运行后进行运行效果分析后表明：该系统实施运行后，提高了办公管理部门的办事效率。其操作方便，界面美观也得到了使用者的认可。不过也应看到系统中的不足，应在后期的工作中不断完善。四、日常办公信息化在校园信息化建设中的促进作用本文就中山职业技术学院日常办公系统进行了较为深入和全面的分析，提出了基于B/S的日常办公系统的设计方案，并进一步分析了该方案的实现原理以及结合一些关键技术的具体实施过程，最终实现编码运行。通过对该系统的使用，提高了高校日常办公的科学管理水平，实现了信息化、自动化管理，提高了工作效率，同时也提高了办用户登陆系统发文管理模块1.登陆系统用户验证2.请求发送公文4提交发文内容3.提示发文内容6.返回确认数据库5.发送公文拟稿公的使用率。对日常办公的管理更加简洁明了，使教职工详细的了解日常办公管理和实现无纸化办公。本文在深入了解了传统的信息管理系统和办公自动化系统发展和现状的基础上，综合两者的特点提出了一个办公管理系统，并针对中山职业技术学院的需求，设计并实现了一个基于B/S模式的办公管理系统，并已经投入使用，在相关部门的实际日常办公过程中发挥了重要的作用，减轻了工作人员的劳动强度，提高了工作效率，用户反应良好。五、结语本文对高校日常办公系统分析，论述了高校日常办公系统的必要性，系统的使用将有助于加强高校各个二级部门相互交流工作和内部公文工作流转。但是就目前而言，要想到达最终的建设目标效果还有较长的路要走，仍需要各方面的共同努力。参考文献:[1]贾峰,文志诚,薛小燕.基于J2EE工作流的办公系统的设计与实现[J].计算机工程与设计，2010,31(12):2792-2795.[2]叶宇风,胡贞华.基于J2EE架构的办公自动化系统的设计研究[J].计算机科学，2006,33(8):287-289.[3]JinyongDong;LinLi;YongbinWang.Designandimplementationofanintegratedofficeautomation/geographicinformationsystemruralE-governmentsystem[C].ConstructionManagementandEconomics.2010:377-384.[4]程超，张晓龙，边小勇.实时通讯功能在办公自动化系统中的实现[J].计算机工程与设计，2010,31(24):5240-5244.[5]刘克勤,文俊浩.基于即时协同工作的办公信息平台[J].计算机技术与应用，2007,6:118-121.[6]许永涛,王延章,陈雪龙.电子政务办公系统中的元数据研究[J].计算机工程与设计，2007,28(4):907-911.[7]王钦,蒋东兴,刘启新.高校办公系统中工作流管理系统的设计与实现[J].计算机工程与设计,2006,27(14):2628-2631.[8]徐菲,邸德海.西安交通大学办公自动化系统的发展与应用[J].中山大学学报，2009,48:153-155.[9]YeFeng.Workflow-BasedOfficeAutom