0566《秘书学》2013年6月期末考试指导

10566《秘书学》2013年6月期末考试指导一、考试说明该课程为闭卷考试，满分100分，考试时间90分钟。考试题型如下：1、简要回答下列问题（每题10分，共20分）：2、分析案例（共40分）：3、运用所学概念和理论，写一篇简短的论述文（40分）：二、重点复习内容第一篇绪论第一章秘书概述一、秘书的含义我国的含义：就我国面言，普遍认同用的定义是以下3种：1、秘书是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。（陈合宜《秘书学》）2、秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办会、办事等为主要职能，是主事者的参谋和助手。（方国雄《秘书学》）3、秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。”（袁维国《秘书学》）二、秘书的分类秘书是一个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。1.从组织形式分（从服务对象和经济来源分）2.就工作性质分3.不同领域的秘书4.就社会部门分三、秘书的层次我国政府机关的秘书，因其承担的职责范围大小和工作任务的轻重不同，在纵向上有不同的层次。按秘书人员担任的职务划分层次：秘书长、办公厅主任、秘书处处长、科长、股长、科员、办事员七个层次。按职务划分层次：高层次的为秘书长、办公厅（室）主任。中层次的即为秘书，包括办公厅（室）主任属下的秘书处长、秘书科长。低层次的是指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事文件收发保管、打字、接待工作和办理其他事务的人员。他们不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员。按职业资格等级可分：高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。中级秘书：一般指任非领导职务的秘书，例如机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书等正副科级秘书及秘书科长等。初级秘书：指从事一般日常工作的事务秘书。国外秘书人员的层次：国外秘书人员由其承担责任大小和资格条件不同，也在纵向上分2为不同的阶层。如英国文官系统秘书分为四等：1、行政级秘书。2、执行级秘书。3、文书级秘书。4、助理文书级秘书。四、秘书素质秘书工作是一项政治性很强，要求很高的工作，需要从事这项工作的秘书人员必须具有良好的政治、业务素质。因为这种素质直接影响秘书在工作中所起的作用。博学多识、经验丰富、工作认真、文笔流畅、政策水平和思想水平都很高的秘书，其工作水平、办事效率才会很高。（一）秘书的思想品德1.秘书的政治素质2.秘书的职业道德3.秘书的作风修养（二）秘书的知识结构1.秘书必须具备的基础知识2.与秘书工作直接相关的知识3.秘书的专业知识（三）秘书的能力结构．1、表达能力。2、办事能力。3、管理能力。4、应变能力。5、社交能力。6、操作能力。（四）秘书的观念结构1.价值观。2．市场经济观念。3．信息观。4.时效观。5．竞争观。6．风险意识。7．荣辱观。8．苦乐观。（五）秘书的个性心理1.秘书的兴趣。（1）什么是职业兴趣（2）秘书的职业兴趣的主要內容（3）职业兴趣对秘书工作的影响（4）秘书的业余爱好2.秘书的情感（1）情感的概念（2）秘书情感的内容（3）秘书情感的表现形式——情绪、心境、激情3.秘书的意志（1）意志的概念.意志有三个特征：①意志总有明确的目的②意志支配人们的行动③意志总与克服困难相联系（2）秘书应该具备的意志品质①自觉性②坚韧性③自制性4.秘书的气质（1）气质的概念（2）气质的基本类型①胆汁质②多血质③粘液质④抑郁质（3）气质对秘书工作的影晌5.秘书的性格（1）性格的概念①性格的态度特征②性格的行为方式特征③性格的形成（2）秘书应该具备的性格五、秘书与领导的基本关系一、秘书的人际关系1、人际关系的含义2、人际关系的作用3、影响人际关系的因素4、如何处理好人际关系二、秘书与领导的关系31、什么是秘书与领导的基本关系。2、秘书与领导关系的时代性。3、秘书与领导关系的阶级性。三、社会主义条件下秘书与领导关系的新变化、新特征。1、工作上领导与被领导、辅助与被辅助关系。2、政治上、人格上的平等关系。3、生活上、道义上的友爱关系。4、真理面前一律平等。四、我们党秘书人员与领导的特殊关系1、人际关系中高尚的关系。2、辅助领导做好工作的服务关系3、贴近领导的公务工作关系4、善于帮助、提醒的服从关系5、同舟共济的战友关系五、秘书与领导相处的基本原则1、领导决定秘书听从2、自觉贴紧忠诚服务3、帮助提醒勇于负责4、总揽全局维护团结第二章秘书机构一、秘书机构的概念1、狭义的秘书机构指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要等业务部门。2、广义的秘书机构是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要、调研、协调、督察、信访、接待和值班等业务。二、秘书机构的重要地位秘书机构在组织中的重要地位：秘书机构处于领导机关的中心位置，是领导部门开展工作、实现领导职责的枢纽和协调控制中心，也是决策者和执行者之间的桥梁和纽带。三、秘书机构的性质秘书部门是领导的左右手，可概括为三方面：1、秘书部门是辅助机构，不是权力机关2、秘书部门是综合办事部门3、秘书部门是协调部门四、秘书机构的基本职能1、办理文书的职能2、信息管理的职能3、督促检查的职能4、综合协调的职能5、“不管部”的职能五、秘书机构构建原则1、适应性的原则2、分级管理的原则43、精简、效益的原则4、相对稳定的原则5、系统化、科学化原则六、秘书机构的设计形式：1、集中形式。2、分散形式。3、混合形式。七、秘书机构之间的关系1、上下级机关秘书机构之间的纵向联系2、不相隶属机关秘书机构之间的横向联系3、同一机关内不同秘书机构之间的联系八、秘书组织机制。1、协调机制2、保障机制3、沟通机制4、激励机制5、制约机制九、秘书机构纵向组织体系1、层次划分中央、省（直辖市‘、‘自治区）、市（地区、州）、县（区）、乡（镇）和基层。2、机构名称办公厅、办公室十、秘书机构的横向组织体系1．系统划分¡ª¡ª广义和狭义2．设置情况¡ª¡ª综理制和分理制十一、秘书机构的内部组织（一）典型的秘书机构：办公厅（室）1、文书部门2、信访部门3、调研部门4、机要部门5、档案部门6、信息部门7、其他部门（二）其他秘书机构：除办公厅（室）外，我国还有其他一些秘书机构。1、政策研究室2、信访办公室3、综合部4、机关事务管理局十二、中央机关的秘书机构《国务院组织法》第七条：国务院秘书长在总理领导下，负责处理国务院的日常工作。国务院设副秘书长若干人，协助秘书长工作。国务院设立办公厅，由秘书长领导。十三、地方党政秘书机构设置：（一）省、市、县级的秘书机构（二）其他秘书机构十四、秘书机构的队伍建设“异质结合”的原则（由不同的专长、学历、能力、年龄以及性格、性别的人员组合）1、保持相对稳定2、提高综合素质53、优化队伍结构4、发挥整体效能十五、秘书机构的制度建设1、目标管理制度2、岗位责任制度3、廉政建设制度4、请示报告制度第三章秘书工作一、秘书工作的界定1、界定秘书工作的依据。2、“秘书工作”外延的模糊性。3、秘书工作内容的变化。二、秘书工作的宗旨1、“三服务”是秘书工作的宗旨2、“三服务”的准确表述三、秘书工作的性质1.辅助性（根本性质）2.服务性3.综合性4.事务性5.政策性6.机密性四、秘书工作的重要作用1、辅助决策的参谋作用；2、传递信息的耳目作用；3、沟通联结的枢纽作用；4、办理事务的助手作用；5、领导机关的门面作用；6、贯彻落实的督查作用；7、机关运转的保障作用；8、整体工作的协调作用。五、秘书工作的主要内容（一）日常程序化工作1、辅助决策2、文书工作3、会务工作4、调查研究5、信息工作6、查办工作7、信访工作8、机关档案工作9、机要保密工作10、值班工作11、印信管理12、机关事务管理（二）非程序化工作1.办理领导同志和领导机关临时交办的等不确定的各项工作。2.办理上级机关、外单位、本机关或部门内部、下级机关、社会各界等事先无法确定的事务。3.其他事务。六、秘书工作的基本要求根据秘书部门的基本职能和秘书工作的主要性质，对秘书工作提出的总的要求，也是秘书工作的服务对象期望秘书工作者达到的水平，它普遍适用于秘书部门的各项具体工作。具体可分为以下四项要求：1、主动2、高效3、准确4、保密七、秘书工作的原则（一）守法遵纪原则（二）求真务实原则（三）超前服务原则（四）服从大局原则（五）团结协作原则（六）联系群众原则八、新时期秘书工作的工作方针实现“四个转变”的工作方针1、从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋献策2、从收发传递信息转变为综合处理信息3、从单凭老经验办事转变为实行科学化管理4、从被动服务转变为力争主动服务6九、秘书的工作方法（一）、调查的方法1．现场观察2．个别访谈3．开调查会4．问卷调查和民意测验5．统计调查6．专家咨询和论证（二）、研究的方法1．归纳和演绎2．比较和分类3．分析和综合4．定量研究和定性研究（三）、协调的方法1．文件协调2．会议协调3．面商协调4．商榷式协调5．沟通式协调6．建议式协调7．程序式协调8．相机式协调（四）、秘书工作的特殊方法1、请示和汇报的方法2、受意和传达的方法3、建言和进谏的方法4、引见和挡驾的方法5、有效利用时间的方法十、秘书工作的基本规律（一）秘书工作规律的客观性1、客观性2、普遍性3、必然性4、本质性5、稳定性6、层次性（二）秘书工作基本规律的内涵1、秘书工作基本矛盾的确认2、秘书工作基本矛盾的运动3、秘书工作基本矛盾的性质4、秘书工作基本规律的表述十一、秘书工作的科学化（一）工作方法的科学化1.重点和一般的关系。2.被动服务与主动服务的关系。3.发挥职能部门作用与做好自身工作的关系。4.政务与事务的关系。（二）工作程序的科学化1.掌握秘书工作的有序无序规律。2.建立健全分级负责制和岗位责任制。（三）工作手段的科学化即办公自动化。是指把计算机技术、现代通讯技术，系统科学和行为科学等应用于秘书部门的工作，使秘书部门数量庞大、工作繁杂而且无规律的业务处理电子化、机械化、自动化。（四）工作管理的科学化。要改变单凭经验和惯例办事的做法，使内部运转方式和管理方法建立于科学的基础之上。对于过去长期积累下来的经验以及相沿成习的工作程序和方法，应当根据新形势和新任务的要求重新加以认识，从实际出发，合理地调整、设置。第四章秘书学一、我国秘书学的产生和发展（一）我国秘书学产生的时间和标志1、高校开办秘书专业。2、多种秘书学论著的公开出版3、秘书学学术组织相继成立。（二）我国秘书学产生的时代背景1、十一届三中全会确定了全党工作重心从“阶级斗争为纲”转移到经济建设上来。2、决策科学化和管理现代化的发展趋势，对秘书人才质量的要求越来越高。73、了解、学习发达国家先进的科学技术和管理理论为秘书学的引进创造了条件。二、秘书学的对象、内容和性质（一）秘书学的研究对象（二）秘书学的基本内容（三）秘书学的学科性质1、综合性2、管理性3、应用性三、秘书学的学科体系（一）秘书学与相关学科的关系（二）秘书实务（三）秘书写作（四）办公自动化原理及应用（五）文书学和机关档案管理学（六）中国秘书史和海外秘书概况四、秘书学与相关学科的关系五、秘书学的学习方法1．善于思考，吃透基本理论2．勤于练习，锻炼实践能力3．勇于实践，提高综合素质六、秘书学的研究方法1．紧密结合我国当前秘书工作的实际2．注意进行横向比较研究和纵向比较研究3．高校教师必须加强与秘书工作者的联系第二篇秘书工作的历史第一章古代秘书工作的历史一、秘书工作产生的社会基础包括两方面：社会组织的领领导部门和文字与公务文书。二、历代中央秘书机构权限的膨胀回位三、我国古代秘书工作的优良传统1、秉笔直书，“书法不隐”2、忠于职守，严守制度3、业务熟练，制文神速4、临危不惧、处变不惊5、忧国忧民，崇尚气节6、德才兼备，学识广博四、古代秘书工作专项业务宝贵遗产1、强化文书管理和保密制