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网上辅导（七）“第七章信息系统”第1页共15页网上辅导（七）第七章信息系统南京电大杨文珊【本章主要内容】信息系统是指依据系统的观点，通过计算机、网络等现代化工具和设备，用数学的方法，服务于管理领域的人机相结合的信息处理系统。本章主要从中观技术角度讨论组织信息管理问题，内容包括：信息系统的基本概念及办公自动化系统、管理信息系统、数据库管理系统、决策支持系统的发展历史、功能、特点、类型、结构及其开发方法。【教学媒体】《信息管理概论》第七章信息系统【复习与思考】1．什么是信息系统?它主要有哪些类型?它的功能有哪些?2．办公自动化系统主要有哪些功能?它主要有哪些类型?具有哪些特点?3．管理信息系统的概念是什么?如何开发一个管理信息系统?它有哪些类型?4．数据库管理系统的特点与类型分别有哪些?其与数据仓库有怎样的区别与联系?5．决策支持系统有哪些类型?它具有哪些特点?其结构是怎样的?6．ERP、SCM、CRM之间有何种关系?它们所关注的重点有何区别?其与其他的管理信息系统之间存在着怎样的关系?网上辅导（七）“第七章信息系统”第2页共15页第一节信息系统概述一、信息系统的概念信息系统是指依据系统的观点，通过计算机、网络等现代化工具和设备，用数学的方法，服务于管理领域的人机相结合的信息处理系统。它通过对信息进行采集、处理、存储、管理、检索和传输，向有关人员提供有用信息。二、信息系统的功能1、信息采集。信息采集是把分布在各部门、各处、各点的有关信息收集起来，记录其数据，并转化成信息系统所需的形式。2、信息处理。对进入信息系统的数据进行加工处理，从而得到管理所需的各种综合指标。对信息的加工处理是信息系统的核心功能。3、信息存储。数据被采集进入系统，经过加工后形成对管理有用的信息，然后，由信息系统负责对这些信息进行存储保管。4、信息管理。信息管理的主要内容是：规定应采集数据的类型、名称、代码等，规定应存储数据的存储介质、逻辑组织方式，规定数据传输方式、保存时间等。5、信息检索。信息检索一般要用到数据库技术和方法，数据库组织方式和检索方法决定了检索速度的快慢。6、信息的传输。从采集点采集到的数据要传送到处理中心，经加工处理后的信息要送到使用者手中以及部门要使用存储在中心的信息等情形，都涉及到信息的传输问题，系统规模越大，传输问题越复杂。三、信息系统的类型1、按照行政级别进行划分，可以分为国家信息系统、省市级信息系统等。2、按照行业进行划分，可以分为电力工业信息系统、农业信息系统、商业信息系统、交通信息系统等。3、按照处理事务或承担职能的不同，可以分为生产信息系统、经济信息系统、军事信息系统、研发信息系统、人力资源管理信息系统等子系统。4、按照功能和解决主要问题的不同，可以分为电子数据处理系统(简称EDPS)、管理信息系统(简称MIS)、办公自动化系统(简称OAS)、决策支持系统(简称DSS)、企业资源规划(简称ERP)、电子商务等。第二节办公自动化系统办公自动化(简称OA)是20世纪70年代首先在经济发达国家兴起的一门技术科学。OA以其资源共享、协同工作、决策支持等方面的功能极大地提高了办公效率和科学决策水平。一个完备的办公自动化系统是由最先进的软件技术和现代化的办公设备构成的，能快速、有效地加工、管理和传递办公信息，是协助行政管理人员协调和管理部门之间、企业和环境之间关系，保障信息畅通的有利工具。网上辅导（七）“第七章信息系统”第3页共15页一、办公自动化系统的发展1、第一代办公自动化第一代办公自动化是以数据为处理中心的传统MIS系统。它的最大特点是基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域，提高了文件管理水平。2、第二代办公自动化系统第二代是以工作流为中心的办公自动化系统。伴随网络技术的发展，软件技术也发生了巨大的变化。办公自动化已实现了以工作流为中心。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处，以E-mail、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术为支撑，以工作流为中心的第二代办公自动化系统包含众多实用功能和模块，实现了对人、事、文档、会议的自动化管理。第二代系统有三个显著特点：以网络为基础，以工作流自动化为主要的技术手段，缺少对知识管理的能力。3、第三代办公自动化系统第三代办公自动化系统建立在企业Internet平台之上，旨在帮助企业实现动态的内容和知识管理，使企业每一位员工能够在协作中不断获得学习的机会。第三代OA的核心是知识。第三代OA不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。二、办公自动化系统的特征以知识管理为核心的第三代办公自动化系统，应该具有以下几个明显的特征：1、具有功能丰富、来源丰富的数据信息处理功能。面向知识管理的办公自动化系统应充分集成各种信息数据，这些数据不仅包括电子邮件信息，而且还包括文件系统中的文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，甚至是Internet上的数据。2、充分利用各种协同工作手段。包括利用多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具提供在线及时共享应用等。3、办公自动化系统起到“知识管理”的平台与门户作用。面向知识管理的办公自动化系统逐步把知识管理原则与实践融入到每个员工的日常工作中去。三、办公自动化系统的功能办公业务主要体现在办文、办事、办会、信息四个方面，因而办公自动化系统相应地应具备如下功能：1、建立内部的通信平台。建立组织内部的通信系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。2、建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物等，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。3、文档管理的自动化。实现文档的计算机辅助管理，并将各个业务系统同档案管理系网上辅导（七）“第七章信息系统”第4页共15页统紧密结合起来，提高文档(电子文档、纸制档案)管理工作的效率、完整性和利用率。4、工作流程的自动化。工作流程的自动化牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，提高单位协同工作的效率。5、行政日常事务处理。包括如会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种办公辅助。6、决策支持。在上述功能的基础上，对各种信息进行集成，通过对信息多层面、多角度的观察、显示、分析，发现其潜在的规律性的东西，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。四、办公自动化系统的层次分类办公机构根据不同的任务和职能可以分为三个层次，每个层次都具有相应的功能模式及物理组成，这就是OA系统的层次模式。1、事务型OA系统事务型OA系统是支持属于日常例行性办公事务处理的OA系统，也被称为基本办公自动化系统(BOA)。BOA既可以是支持一个办公室业务处理的单机系统，也可以是支持一个机构事务处理的计算机网络系统。事务型OA系统主要包括了两大部分：一是基本办公事务处理系统，其主要功能有文字处理、文件收发、行文办理、邮件处理、快速印刷，及个人或机构的办公日程安排和文档资料管理，另外还可进行各种数据采集，并在此基础上完成报表处理、图形、图像处理等数据处理工作。二是机关行政事务处理系统，其主要功能是处理与整个组织机构有关的公共事务，如人事管理、劳资管理、财务管理、公用设施管理、房产管理，后勤管理等。另外，具有通信功能的多机事务处理型OA系统，还必须具有电子会议、电子邮递、国际联机信息检索以及图形、图像、声音处理等功能。2、管理型OA系统管理型OA系统是支持管理控制活动的信息管理级OA系统，它同时还担负事务型OA系统的全部工作。管理型OA系统以较大型的综合性数据库作为结构主体，其主要功能是处理本组织机构为维持日常工作运营所必需的信息流，包括经济信息流、社会信息流以及抽象的公文信息流。3、决策型OA系统决策型OA系统是支持各种决策活动的OA系统。它的主要功能是在管理型OA系统的基础上，针对各种决策课题进行决策和辅助决策。它协助决策者在求解问题的过程中方便地检索出各种相关数据；计算机提供各种决策方案建议和参考资料，并能对各种方案进行试验，做出比较，以求出最佳方案。决策型OA系统的基础是信息管理系统的数据库、模型库以及方法库。数据库中有所决策课题的基础信息和数据资料；模型库中存储了各种可供决策分析参考的模型，包括经验模型和数学模型；方法库中收集了决策所需的数值方法、非数值方法或算法。可以看出，决策网上辅导（七）“第七章信息系统”第5页共15页型OA系统的技术基础是知识库系统和专家系统。五、我国办公自动化系统的现状在我国，办公自动化建设取得了很多成绩，同时也暴露了很多问题，如投资大、效果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件投入少、模拟手工作业增加管理负担等。造成这些问题的主要原因有三条：一是对办公自动化的本质作用理解不深，通常只是把办公自动化理解为办公过程中的先进技术和设备的使用，使用目的是为了提高工作效率，实际上，通过实现办公自动化提高管理机构的决策效率更为重要；二是忽视了办公自动化发展的基础，通常认为只要有了先进的技术和设备就可以实现办公自动化，其实，办公自动化发展必需依赖两个基础，一个是管理基础，另一个是信息积累基础，如果脱离了这两个基础，办公自动化就成了空话；三是技术条件的制约也使得办公自动化建设难以达到预期的目的，如早期的网络技术在信息共享和沟通方面的支持就明显不足。六、办公自动化系统的展望（一）我国未来政府办公自动化系统的功能和特点我国未来政府办公自动化系统将以知识管理为核心，具体呈现以下功能和特点：1、具备强大的数据信息处理功能。面向知识管理的办公自动化系统将集成各种信息数据，这些数据不仅包括电子邮件信息，而且还包括文件系统中的文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，以及互联网上的各类数据。2、具备多种共享方式和强大共享能力。充分利用各种协同工作手段，包括多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具，提供在线及时共享等，除此之外，还将提供不同层面的信息共享方式，包括移动通讯设备的支持、手机的WAP接入访问、PDA的支持等。3、办公自动化系统起到“知识管理”的平台作用。面向知识管理的办公自动化系统逐步把知识管理原则与实践融入每个员工的日常工作中去，它不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。4、集中体现在政府业务流程优化、管理和决策水平提升方面。目前我国政府OA目标主要体现在提高政府办公效率，未来办公自动化将突破业务流程对管理和决策水平的桎梏。（二）政府办公自动化目标办公自动化是我国政府信息化的首要目标，也是建设电子化政府的前提。在建设电子化政府的过程中，首先要对现有的政府主页进行重新设计和构建，使其能为企事业单位、民众获取政府信息、并直接在网上接受政府提供的各种服务，提供一个统一的网络平台。网上辅导（七）“第七章信息系统”第6页共15页第三节管理信息系统管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞争、提高效益和效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。管理信息系统决不仅仅是个技术系统，而是把人包括在内的人机系统，因而它是个管理系统，也是个社会系统。一、管理信息系统模型及其发展管理信息系统经历近半个世纪的发展已日趋成熟。20世纪60年代中期以后，物料需求计划(MRP)的成功推出是一个标志性的里程碑。从MRP到以物料需求计划为核心的闭环MRP系统，到70～80年代的制造资源计划(MRPⅡ)，一直发展到90年代的企业资源计划(EnterpriseResourcePlanning，简称ERP)系统。在ERP基础上又产生了两个重要分支：客户关系管理(CustomerRelationshipManagem