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物资管理工作程序版本：2011-A更改状态：011.目的对外部进入（外部购进的、业主提供的或分包商自带的）产品（也称为物资或材料）的采购、验收、发放、贮存、搬运、清退过程进行有效控制，确保在质量、环境与职业安全健康方面符合相关标准、设计及工程施工要求的合格物资投入施工生产。2.范围本程序适用于装饰装修工程中所涉及的物资（原材料、半成品、成品、构配件、工程设备、施工设备、周转材料等）采购供应与管理中的各项工作。本程序适用于公司质量、职业健康安全和环境管理体系所覆盖的组织机构。3.职责3.1公司分管领导负责物资工作年度计划和《物资采购合格供方名册》的审批。3.2公司物资设备部3.2.1贯彻国家有关政策和规章制度，结合公司实际情况，制定公司物资管理制度，并监督公司所属突物资管理单位的执行。3.2.2负责公司质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系中物资管理工作程序的制定、监督、检查、落实。3.2.3根据公司的发展战略、业务发展规划，在公司直接领导和上级业务部门的指导下，组织制定公司物资工作计划，并报分管领导审批后执行。3.2.4负责供应市场调查工作，分析、预测市场价格、供求走势，制定公司《主要物资价格表》，并对物资采购价格进行监管。3.2.5收集整理供应商信息，对供应商进行综合评估，建立供应商档案，编制《物资采购合格供方名册》，提高采购效率。整合供应渠道，建立并维护与重要供应商的战略合作伙伴关系。3.2.6协助公司投标部门进行市场询价、商务谈判、推荐供应商工作。物资管理工作程序版本：2011-A更改状态：023.2.7对重要及通用物资实行集中招标采购，加强集约化管理，关注规模采购对成本控制的作用，监督集中招标采购制度的执行。3.2.8负责会同审核工程项目施工组织方案，审批项目部的物资（总）计划及物资（月补充）计划。3.2.9负责公司范围内各单位的物资合同的审批、存档，监督并协调合同的履行。3.2.10对外部进入产品的采购、验收、标识、保管、使用情况进行监督、检查，及时发现问题，并作出整改建议。联合公司其他监管部门对公司直属项目部进行过程绩效考核工作。3.2.11按照公司业务设置和发展规划，对内部资源进行有计划的平衡与分配管理。审批周转材料购置、报废计划并监督实施。3.2.12负责公司的剩余物资作价、调拨及废旧物资处理。3.2.13负责公司物资业务数据统计工作，定期统计物资消耗水平数据，编制、上报有关统计报表。3.2.14建立应急供应渠道，在紧急情况下，使用特殊手段保障物资的供应，及时解决供需矛盾。3.2.15负责推广应用物资管理信息系统，逐步实现物流管理信息化。3.2.16负责部门内部各项指标体系的建立。3.3公司下属单位的物资管理部门3.3.1负责本单位物资（总）计划及物资（月补充）计划的汇总、留档，物资（总）计划及物资（月补充）上报物资设备部审批，严格按公司程序文件要求和《物资管理办法》规定执行采购。3.3.2负责组织工程所需物资的采购供应工作，对具备招标条件的物资进行招标采购。3.3.3负责对拟合作的供应商进行调查评估、资格申报及事后评价，及时向公司物资设备部传递供应商最新信息。3.3.4负责物资合同的签订、评审及履行，由公司物资设备部对下属项目经理部的物资合同进行评审。3.3.5负责对外部进入产品的验收、标识、搬运、保管、现场使用工作并做好相关记录，接受上级单位的监督、检查。物资管理工作程序版本：2011-A更改状态：033.3.6负责对外部进入产品中出现不合格物资的检查、监督、控制，填写不合格物资记录及报告表并上报，执行上级的评审和处置意见。3.3.7负责按限额发料制度发放材料，合理控制及监督现场材料使用消耗情况。3.3.8负责业务资料的收集、归档，各项业务记录真实、准确、全面，保证账物、账账相符，成本列销与消耗同步，统计报表及时、准确、详实。3.3.9组织物资人员的业务学习，提高业务技能。3.3.10负责物资管理信息系统的应用及物资采购过程信息的录入、上传。3.3.11负责落实和完成本单位和上级单位下达的各项指标。4.程序4.1物资分类与来源4.1.1按物资对工程功能和施工过程的影响程度，其中对职业健康安全、环境有重要影响的物资为B1、Z类（如电线电缆、架子钢管、安全网、各种易燃品），在物资分类编号中以尾注标识。物资类别的具体划分见公司《物资管理办法》规定。4.1.2周转材料的分类按材质按用途金属系列非金属系列支撑与防护系列碗扣架、钢管、方钢管扣件、吊蓝等脚手板、安全网等4.1.3物资管理工作实行分级管理，重点侧重于及集中采购物资。4.1.4物资供应渠道的选择4.1.4.1物资供应渠道选择标准：1、顾客指定要求；2、国家及地方政府强制规定；3、企业内部规定；4、必须是能够满足顾客、政府、企业要求的合法组织。4.1.4.2公司要对所需物资的来源制定详细的规定，选择合适的物物资管理工作程序版本：2011-A更改状态：04资供应渠道，最大限度满足各相关方的要求。重要物资必须限制采购供应范围，在符合质量、健康安全与环境及顾客要求条件下，寻求最低的“总成本”。4.1.4.3确定供应渠道的基本原则：主要物资应该由合格供方负责供应；同等条件，内部供方优先；重要物资不允许外包；分包商自带物资要按公司管理程序执行。物资采购供应渠道分配详见公司《物资采购供应渠道分配表》。4.2物资计划的编制与审批4.2.1采购资料采购前，由公司直属项目经理部（以下简称采购单位）各专业工程师制定详细的采购资料，资料中需明确、完整地说明订购物资的要求，主要包括：1、物资名称、类别、规格型号、质量等级、标识方法，产品的通用性或特殊性要求，是否封样，使用数量，供货时间等基本内容；2、订购物资的标准、图样、检验规程的名称或适用版本，说明交货和验收依据采用的是国家标准、行业标准、企业标准或地方法规；3、有质量、职业健康安全和环境管理要求时，应写明适用的管理体系标准版本、编号等；4、物资的随货凭证、配件、计量方式、包装、运输、保管和存放要求。采购资料由采购单位物资负责人审核，技术负责人审批。采购资料的正确性和完整性由审批者负责。4.2.2采购单位技术部门按工程施工组织设计、施工图纸、洽商变更、采购资料及施工进度计划，参照公司《物资管理办法》，编制物资（总）计划、物资（月补充）计划。在编制物资计划时应注明该种物资的用途(区分实体、非实体物资)，再交由预算部门作计划的成本分析。物资部门负责汇总、审核、存档，物资（总）计划及物资（月补充）计划中对职业健康安全、环境有重要影响的物资为各种类物资上报公司物资采购中心审批、备案、存档。4.2.3主要物资采购前置期为30天，物资（总）计划必须在前置期前编制、审批完毕。物资（月补充）计划允许每月编制提交两次（当月28日前和下月15日前）做为物资（总）计划的补充。4.2.4采购单位物资部门根据审核后的物资计划按公司《物资管理物资管理工作程序版本：2011-A更改状态：05办法》规定，由采购单位及其下属的物资部门实施采购。4.3供应商管理4.3.1供方的选择4.3.1.1Z类物资中的金属系列周转材料优先由模架中心负责供应；经公司集采确定的物资在无特殊情况下应在集采供方范围内选择供应商；其它物资都由采购单位自行确定供方。重要物资不得外包，允许分包商自带小型工机具和辅助材料，但必须符合公司管理体系要求和相关规定。4.3.1.2物资采购要多渠道、少环节，鼓励竞争性采购，选择最佳供应商合作。采购单位根据审批后的物资计划，经市场调研后，确定候选单位（其中合格供方数量不少于2/3），再综合考虑质量水平、供应能力、价格水平、技术能力、售后服务、竞争能力、人力资源、合作状况、财务状况等指标，选择最合适的供方。4.3.1.3具备招标条件且物资总价超过10万元或单价在3万元以上，亦或特殊的对履行建设工程承包合同有重大影响的物资、设备的采购要实行招标采购。采购单位应成立招评标小组，由小组成员按4.3.1.2中的指标标准选择供方（详见公司《物资管理办法》。不具备招标条件的物资应采用询价、议价、竞争谈判方式确定供方。4.3.1.4对于公司“集采”范围内的物资，采购单位应根据公司确定的供应商范围和合作框架协议，按各自工程实际需求确定合作对象并签订采购合同报公司审批。（详见公司《关于集中采购物资的通知》）4.3.1.5遇业主指定物资供应商时，采购单位必须要求业主出具指定供方的证明文件，再执行4.3.2供应商调查申报及4.4物资合同管理程序。4.3.2合格供方的调查申报4.3.2.1合格供方的评价可采用下列一种或数种方式：1、对其样品和证明资料进行评价或检验或与类似产品对比；2、评价供方的生产能力和管理水平；3、审查供方的质量、职业健康安全和环境管理体系；4、考察其产品在本企业或外单位的使用效果；物资管理工作程序版本：2011-A更改状态：065、供应特殊或新型产品的质量记录，非正常供应的应变能力；6、产品材质、包装及储运措施符合健康安全和环境管理要求;7、对于采用重要物资为原材料加工而成的产成品，调查其原材料质量状况及来源。4.3.2.2《物资采购合格供方名册》涵盖工程中连续使用且通用性强B1类物资供方。公司确定集中采购的供应商也在名册范围内。对于很少使用的物资供方须按规定程序申报、批准、采购，但不进入名册管理。4.3.2.3B2类物资和一般的C类物资原则上不编制合格供方名册，但应由采购单位依据掌握的市场信息、供方状况、实物样品、产品证明资料等选择供方，在通过竞争性招标后方可采购。4.3.2.4当采购单位选择了《物资采购合格供方名册》范围外，对健康安全和环保有影响的供应商，由采购单位负责按本程序4.3.2.1条的评价方式进行评价，填写供方调查申报表，由供应商盖章确认其信息的准确性，报集团公司物资设备部或公司物资采购中心备案批准后才能具备供应资格。4.3.2.5当采购单位选择已被集团公司物资设备部审批通过但未进入名册的供应商时，仍需按4.3.2.1条的评价方式进行评价，填报供方调查申报表并附供应商资料，由供应商盖章确认后通过系统上报集团公司物资设备部和物资采购中心，以保证公司能随时掌握并即时更新供应商的最新信息。4.3.2.6调查、申报的程序为：由采购单位物资负责人及专业工程师共同调查，物资负责人申报，项目负责人审核，公司物资采购中心审批。对职业健康安全和环境有重大影响的供应商除调查申报外，还需向其发出《物资供方健康安全和环保调查函》，并与其签订《重点施加影响单位健康安全和环境管理协议》，然后向物资采购中心进行申报备案。供应商申报审批通过后方可进行物资合同的拟订。对于供应商的申报需遵循“谁申报，谁负责”的原则。（详见集团公司和公司《供应商管理办法》）4.3.2.7供应商申报备案必须提供有效的、并加盖单位印章的证明资料（包括但不限于以下资料）：营业执照(带年检标记)、法人委物资管理工作程序版本：2011-A更改状态：07托书、管理体系证书、行业资质证书、生产许可证、免检产品证明、特种劳动防护用品安全标志证书、“CCC”产品认证、产品质量认证书、北京市建委备案证明、供水卫生安全许可批件、卫生安全性能检测报告、型式检验报告、产品及主要原材料质量性能方面的检验报告、产成品及主要原材料对环境污染方面的检测报告（放射性、氡、甲醛、氨、苯及TVOC，碱含量、氯含量等）、银行资信等级证明、专利或注册商标证明、其他能证明企业实力的材料、代理证书等。4.3.2.8凡已列入公司《物资采购合格供方名册》的供应商，各采购单位无需再与其签订《重点施加影响单位健康安全和环境管理协议》。4.3.3对供方的重新评价4.3.3.1每年年底或合同完成后，采购（使用）单位负责填报B1、Z类物资的《供方评价表》，报送物资设备部。所有评价表要作为管理记录，由合约部负责按《记录控制程序》的有关要求保存，评价表将作为合约部评价供应商和调整合格供方名册的重要依据。4.3.3.2每年年初，公司要组织对供应商的评价工作，评价工作由合约部组织，公司工程管理部、物资设备部等部门及各项目经理部参与，以4.3.1.