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1集团股份有限公司合同管理办法第一章总则第一条为了规范和促进对外经济活动、经济行为，不断提高管理水平，防范经营风险，实现依法管理的目标，根据国家有关法律规定，特制定本管理办法。第二条凡以股份公司、控股子公司（以下简称“子公司”）及其投资设立的下属公司（以下简称“下属公司”）名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。第三条本办法所称合同是指对外以股份公司、子公司及下属公司名义签订的除劳动合同以外的各类合同，包括采购、销售、运输、仓储保管、租赁、维修、房地产开发、工程建设、保险等方面的合同。第四条除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。第五条国家规定采用标准合同文本的则应采用标准文本；否则尽可能争取采用股份公司统一制定的文本格式。第六条股份公司审计部负责合同审核、管理、指导和监督，重大和重要经济合同必须经股份公司、子公司及下属公司法律顾问审核、签字后，方可正式签订。第二章合同的订立第七条与股份公司、子公司及下属公司以外的企业法人、其他经济组织或个人达成经济往来意向，经协商一致的，应订立正2式的书面合同。各公司应高度重视销售合同的签订工作，改变轻视销售合同的不良习惯，规范所有销售行为、防范应收货款的风险。第八条订立合同前，各公司具体业务人员、分管业务领导必须全面了解和掌握对方的企业规模、经营资格、诚信、内部经营管理等情况，无经营资格、信誉不佳、内部管理混乱的单位不得与之订立经济合同。第九条合同实行总经理、董事长或分管领导审签负责制，除各公司法定代表人外，其他任何人必须取得书面授权委托方能对外订立书面经济合同。第十条对外订立经济合同的授权委托分固定业务委托和单笔业务委托两种授权方式。股份公司统一规定：各子公司单笔业务资金在100万元以下的合同由子公司董事长授权，子公司总经理审批；事业部单笔业务资金500万元以下和子公司单笔业务资金在100万元以上-500万元以下的合同由股份公司事业部分管副总经理、子公司董事长审批；单笔业务资金在500万元以上的合同由子公司总经理、董事长和股份公司分管副总经理签署意见后，股份公司董事长审批。此规定适用进出口贸易，外贸合同在流转审签时必须附与原合同一致的中文主要条款。对股份公司、子公司及下属公司所有股权、债权、证券投资、房地产、汽车等资产购置、对外借款与担保、资产重组与并购等重大项目或事项按股份公司《章程》和《财务管理制度》等规定的程序和权限进行审批。3第十一条授权委托事项股份公司由办公室进行管理；各子公司及下属公司由委派财务负责人进行管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经各公司董事长签字并加盖公章后生效。第十二条符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同：（一）有保证、抵押或定金等担保的；（二）我方先予以履行合同的；（三）有封样要求的；（四）合同对方为外地单位的。第十三条合同应具备当事人的名称或姓名、住所；标的；数量和质量；价款或者酬金；履行的期限、地点和方式；违约责任；争议解决方式等主要条款，且各条款须文字表述清楚，没有争议或歧义，方可加盖合同专用章。合同约定的争议解决管辖地点一般应确立在股份公司所在地人民法院或合肥市仲裁委员会。如不能与对方协商一致，亦尽可能避免将争议管辖地点明确约定为对方所在地，为公平起见，可约定在原告方所在地人民法院或第三方仲裁委员会。第十四条合同标的国家如有相应标准的，应将各项指标要求在合同中明确列示，不得笼统表示按什么标准执行；对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同专用章，分别保管。第十五条每一合同文本上或在留我方的合同文本上必须注明合同对方单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能4一一注明，须经子公司董事长或股份公司分管副总经理在我方所留的合同上签字同意。第十六条合同文本拟定完毕，由具体业务经办人员填写“合同流转单”，物流人员审核后，按下列程序进行流转：（一）子公司及下属公司单笔业务资金在100万元以下的合同，经业务部门（下属公司业务、总经理）→子公司分管副总经理→财务部门→子公司总经理审核批准；（二）事业部500万元以下和子公司及下属公司单笔业务资金在100万元以上之500万元以下的合同，经业务部门（下属公司业务、总经理）→子公司、事业部分管副总经理→财务部门→子公司、事业部总经理→股份公司审计部（或法律顾问）→业务总监→子公司董事长或股份公司分管副总经理审核批准；（三）事业部、子公司及下属公司超过500万元以上的合同，经业务部门（下属公司业务、总经理）→子公司、事业部分管副总经理→财务部门→子公司、事业部总经理→股份公司审计部（或法律顾问）→业务总监→子公司董事长或股份公司分管副总经理→股份公司董事长审核批准。超过3000万元的合同，要同时报送股份公司董事会秘书备案。所有合同经上述程序和权限审批同意后，加盖合同专用章方可生效。合同一般不得加盖单位法人章，特殊情况须另行审批．．．．，一并存档。子公司及下属公司单笔业务在100万元以下的合同由子公司总经理审批后，物流人员必须通过OA办公系统报子公司董事长、5股份公司业务总监、审计部和财务部负责人。各公司不得随意扩大授权范围和权限，特殊情况必须经股份公司董事长审批。第十七条子公司董事长或股份公司分管副总经理应对审计、财务等部门提出的修改意见认真加以研判，责令相关事业部、子公司进行修改、完善，并重新进行流转，避免合同审签流于形式。第十八条合同流转过程中各审核意见签署于合同流转单上，合同流转单作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。第十九条对外订立合同，严禁在空白文本上盖章，并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字盖章后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须经子公司董事长或股份公司分管副总经理、董事长特批。第二十条单份合同文本达二页以上的我方必须加盖骑缝章。第二十一条合同盖章生效后，应交由合同管理员按股份公司文档管理制度规定对合同进行编号并登记。由对方编号的合同，应按我方标号要求进行重新补编号。第二十二条合同文本原则上我方应持叁份，至少应持贰份，原件由各公司负责用印的职能部门留存。第二十三条非书面合同代用单也视作书面合同，统一予以编号。第三章合同的履行第二十四条合同经双方签字盖章，依法成立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。6第二十五条业务部门和物流主管应根据合同编号设立合同台账，每一合同或单位设一台账，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。合同履行过程中所有的函件、传真、电子文本等信息文件均应及时归档管理。第二十六条在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向子公司和事业部总经理、董事长或股份公司分管副总经理汇报，并通知股份公司审计部。第二十七条财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：（一）应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面合同代用单的；（二）合同未按规定程序和权限进行流转审签的；（三）收款单位、银行或银行账号与合同约定不一致的；（四）该单位上批次合同大部分未履行的；（五）该单位往来不清或业务部门拒绝提供真实往来的。第二十八条销售合同实际收到的款项，付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促业务部门要求付款单位出具代付款证明，否则不予发货。第二十九条在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体业务经办人员审核签字认可，按上述权限审批同意后，财务按照合同审核后付款、入账。7第三十条合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，包括传真、往来函件和电子信息等，以保证合同的完整性。业务人员除因合同履行需要经批准可留存外，不得私自留存资料的原件。第四章合同的变更和解除第三十一条变更或解除合同必须依照合同的订立流程经审核批准后方可进行。第三十二条我方变更或解除的合同应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖合同专用章。第三十三条有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向子公司和事业部总经理、董事长或股份公司分管副总经理汇报，并通知股份公司审计部。第三十四条变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号信存根或签收凭证作为合同组成部分，交由合同用印部门，同原合同一并保管。第三十五条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分，更新部分与原合同具有同样法律效力，纳入本办法的管理范围。第三十六条合同变更后，合同编号不予改变。第五章其他第三十七条合同作为各公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。第三十八条业务部门、财务部门或合同管理员应当根据所建立的合同台账，按股份公司要求，定期或不定期统计各自工作范围内的合同订立或履行情况，并将结果报告总经理、董事长或股份公司分管副总经理和审计部。8第三十九条各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号进行整理，交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。第四十条每年8月份股份公司将对事业部、子公司及下属公司副总经理及业务员、委派财务负责人、物流主管等开展合同培训、考试和评比；对各事业部、子公司及下属公司合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台账记录等纳入股份公司对事业部、子公司及员工的审计和工作成绩考核范围。第六章责任第四十一条凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。第四十二条因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，追究其经济责任、行政责任和法律责任。第四十三条本办法由股份公司审计部负责解释，第四十四条本办法自2012年1月1日起执行。9附表一：股份合同流转单公司（公司）名称：年月日NO:合同名称：采购合同（）销售合同（）租赁合同（）仓储合同（）运输合同（）其他合同（）合同编号：供应厂商或客户名称：合同主要内容：标的，数量，金额，购销单价，付款方式，运输方式，交货时间，交货地点，争议解决，违约责任，其他。公司物流意见公司财务意见公司总经理意见事业部、子公司物流审核意见事业部、子公司财务审核意见事业部、子公司分管副总审核事业部、子公司总经理审核或审批······以下为股份公司职能部门、领导审核或审批意见······审计部或法律顾问意见业务总监审核意见分管领导审批或意见经营单笔超500万及非经营性超五千元的合同财务总监意见经营超三千万或其他合同董秘审核董事长审批部门负责人：业务经办人：注：本流转单需与合同原件一并保存，由各公司分别归档、备查。10附表二：编号：授权委托书本人，（身份证号：），作为公司(一家依据中华人民共和国法律正式组建的公司，营业执照注册号为：，其法定地址为：，下称“本公司”)的法定代表人，在此以本公司法定代表人的身份授权先生(身份证号：)按法定程序以本公司的名义事宜。本授权委托书于年月日签署。有效期间至年月日止。有限公司（公司盖章）法定代表人签字：