78中山大学文件

中山大学文件中大办〔2007〕9号关于正式实施学校办公自动化工作的通知校机关各部、处、室，各学院、实体系，各直属单位，各附属单位，后勤集团、产业集团：根据学校文件《关于推动实施办公自动化工作的通知》（中大办〔2006〕45号）精神，将于2007年4月1日起在全校范围内正式实施办公自动化工作。为确保学校党政公文流转的顺畅、有序，现将有关事宜通知如下：一、各单位自4月1日起，必须严格按照中大办〔2006〕45号文件（内容详见附件一）的要求由学校办公自动化系统（以下简称“OA系统”）报送文件，党委办公室、校长办公室不再接受各类不符合规定的纸质公文。二、各单位要确定一名专门负责OA系统事宜的文件管理员，并通过OA系统于4月3日前将名单报送到校长办公室。三、各单位OA系统文件管理员必须每个工作日上午和下午各登录系统一次，查询校内通知和文件，并及时处理。各单位负责人原则上应每个工作日登录OA系统阅批公文，确保文件流转的快捷、顺畅。收发文件的路径是：校务管理系统桌面（左边导航）—办公自动化系统—公文处理—部门来文—来文登记。四、各单位职责：1、党委办公室、校长办公室负责协调学校各单位实施和推动办公自动化；2、信息与网络中心负责办公自动化系统的技术支持、维护、升级和安全保密等；3、档案馆负责电子公文归档管理等工作，由信息与网络中心提供技术支持；4、各单位要明确办公自动化工作的分管领导，并指定专人为本单位的OA系统管理员（二级管理员），负责本单位的账户管理和系统客户端的维护，接受学校OA系统管理员的业务指导与管理。五、校内普发的事务性通知和文件的发布，原则上采用电子公文形式，查看路径为：学校主页—我的中大—个人页面—重要通知/学校文件。六、各单位在使用OA系统期间，如需技术支持或人员培训，请与网络中心联系。联系人：刘一凡；电话：84113248。七、关于向校外有关单位发文方面：1、根据广东省教育厅的文件《关于建立教育系统电子公文交换平台的通知》（粤教办[2006]111号）要求，凡报送省教育厅的文件，须在OA系统呈报校领导签发，各类附件要扫描成图片（JPG格式），由党委办公室或校长办公室统一处理并报送；2、发往校外其他单位的文件，须经OA系统呈报校领导签发后，由党委办公室或校长办公室制作成纸质公文，由拟稿单位发往有关单位。八、因OA系统尚在完善过程中，对于系统运行中出现的各类问题，各单位和用户应及时提出意见和建议，由信息与网络中心收集，报两办研究解决。学校将视办公自动化的实施情况，适时制定有关管理规定并颁布实施。特此通知，请遵照执行。附件：关于推动实施办公自动化工作的通知（中大办〔2006〕45号）二○○七年三月三十日主题词：文秘工作办公自动化△通知中山大学校长办公室2007年3月30日印发责任校对：张哲附件：中山大学文件中大办〔2006〕45号关于推动实施办公自动化工作的通知校机关各部、处、室，各学院、实体系，各直属单位，各附属单位，后勤集团、产业集团：为推进我校公文处理工作的规范化和科学化，节约办公资源，提高办公效率，在总结分步试点工作的基础上，决定于2007年1月1日起全面启用、2007年4月1日起正式实施学校办公自动化系统。从2007年1月1日到3月31日为过渡期（包括寒假期间），以电子公文为主纸质公文可适当并行，4月1日后，校内党政公文流转原则上通过OA系统。具体工作要求如下：一、中山大学办公自动化系统（以下简称“OA系统”）可登录“我的中大”后在“我的工作”栏目进入，或在“”直接登录。2007年1月1日起启用的模块是“公文处理”和“信息发布”。二、电子公文是指“以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文”。电子公文的处理应当符合国家、广东省以及教育主管部门的有关规定。电子公文与相同内容的纸质公文具有同等效力。三、推动实施办公自动化要讲求实效，分类分步实施。四、各单位职责1、党委办公室、校长办公室负责协调学校各单位实施和推动办公自动化。2、信息与网络中心负责办公自动化系统的技术支持、维护、升级和安全保密等。3、档案馆负责电子公文归档管理等相关工作，由信息与网络中心提供技术支持。4、各单位要明确办公自动化工作的分管领导，并指定专人为本单位的OA系统管理员（二级管理员），负责本单位的帐户管理和系统客户端的维护，接受学校OA系统管理员（系统管理员）的业务指导与管理。各单位应根据学校推进办公自动化的要求，结合实际，制定本单位内部电子公文管理办法，并严格执行。五、帐户与系统安全管理1、系统安全管理（1）系统管理员和二级管理员共同负责OA系统的安全管理工作。（2）系统管理员采取实时监控、定期备份等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。（3）系统管理员和二级管理员要加强病毒监控，指导各用户定期查杀病毒，保障系统正常运转。2、帐户管理（1）开户：新进校人员报到后需在人事处填写基本信息，由人事处审核通过，信息与网络中心统一开户。系统根据用户身份自动赋予基本使用权限，其它相关权限由二级管理员根据该用户的岗位职责分配。（2）岗位变动：1、在校内单位间调动的，由人事处审核通过，信息与网络中心转换调动人员所属单位，调入单位管理员修改用户权限；2、单位内部岗位变动的，由二级管理员修改权限。帐户及权限变更须记录并报系统管理员备案。（3）销户：调离中山大学的，由人事处审核通过，信息与网络中心销户；（4）帐户密码：用户应妥善管理自己的帐户密码，严禁向他人透露；用户应经常更换密码，登录系统后因故离开要退出系统，以确保帐户安全；用户密码遗失或遗忘的，应及时通知二级管理员，由二级管理员及时更换密码。因个人原因泄漏密码给学校造成混乱和损失者要承担相应责任。（5）帐户使用：OA系统用户必须严格遵守《互联网信息服务管理办法》等国家有关网络管理的法律法规。六、电子公文的办理1、电子公文的文种、格式、行文规则须遵守学校现行党政公文管理规定（党委机关公文适用《中山大学党委机关公文处理的若干规定》（中大党发〔2002〕1号），行政公文适用《中山大学行政公文处理实施细则》（中大办〔2002〕1号）和《关于进一步加强行政公文规范化工作的通知》（中大办〔2003〕8号））。2、学校的党政公文原则上都经OA系统流转，但下列公文暂时仍使用纸质形式：（1）需主管校领导亲笔签字的合同、协议；（2）附件材料必须使用原件的，如学生处理或处分的材料、人才引进的证明材料等；（3）密级公文；（4）需要主管校领导签名批准或签发的重要公文（例如涉及经费、人员以及容易引起法律纠纷等事项的公文）；（5）必须以纸质形式报出的各类表格、图纸、材料等；（6）其它特殊情况需以纸质形式流转，须经党办或校办主任审定同意。3、校内事务性通知和文件的发布原则上采用电子公文形式，由单位归档或个人保存所需公文除外。电子公文由拟稿单位根据工作需要自行分发至受文单位（或个人）。4、全校性通知和文件须发布在“我的中大”（）；发部分单位（或个人）的公文在OA系统的登录页面（或称“操作桌面”、“系统桌面”）上的“最新信息”栏目上显示。5、学校对外报送的公文原则上仍采用纸质形式（如适合在OA上流转的公文，审批过程须经OA系统流转，最后由校办文印室统一印制纸质公文，并加盖学校公章）。有关部门要求报送电子公文的除外。根据广东省教育厅《关于建立教育系统电子公文交换平台的通知》（粤教办〔2006〕111号），自2007年1月1日起省教育厅与各市教育局，各普通高等学校、省属中等职业学校全面实施电子公文交换。2007年1月1日至3月31日为试用期，电子公文和纸质公文同时交换，从2007年4月1日起正式实行电子公文交换，不再印发和接收纸质公文。学校将按此文件要求，由党办和校办统一向省教育厅报送电子公文。6、校外来文的流转方式由党办或校办根据实际情况予以处理。纸质公文暂时不转换成电子公文OA系统流转。7、各单位内部公文流程可自行设置。对于发送至本单位以外的电子公文必须经本单位负责人审核和签发。8、为保证公文处理的快捷性，OA系统用户应经常登录系统查看。学校各单位OA系统文件管理员至少每个工作日上午和下午各登录系统一次，查看校内通知和文件，并及时处理。各级领导原则上应每个工作日登录OA系统阅批公文。七、电子公文的归档因国家主管部门关于电子公文处理的法规尚未出台，学校电子公文的归档暂时按以下办法执行：1、以学校名义印发并编发文字号的公文（原纸质形式需要填写“中山大学发文稿纸”的公文）由党办或校办负责印制纸质公文，拟稿单位负责打印公文“流程信息”加盖拟稿单位公章，连同纸质公文一起移交档案馆归档。根据广东省教育厅《关于建立教育系统电子公文交换平台的通知》（粤教办〔2006〕111号）要求报送的电子公文也采用此方式归档。2、校内请示、报告类公文（原纸质形式需要填写“中山大学公文呈批表”的公文）由拟稿单位打印公文正文、附件和“流程信息”，分别加盖拟稿单位公章后一起移交档案馆归档。3、以学校下属单位名义印发的公文由发文单位参照上述方式归档。八、因OA系统尚在完善过程中，对于系统运行中出现的各类问题，各单位和用户应及时提出意见和建议，由信息与网络中心收集，报党办、校办研究解决。学校将视办公自动化的实施情况，适时制定有关管理规定并颁布实施。九、各单位的准备工作1、请各单位将OA系统文件管理员名单及联系方式分别报送党办和校办，人员变动时应及时报送党办和校办。2、请各单位列出需要使用纸质形式公文种类，并加盖单位公章后送党办和校办，经审定后由党办和校办明确办理形式。3、附属单位如果需要纸质公文归档，在使用OA系统的同时，可以列明要求报送党办和校办，党办和校办统一印发纸质公文。十、办公自动化工作负责人及技术服务联系人办公自动化工作党委办公室负责人：陈险峰副主任（84113810）办公自动化工作校长办公室负责人：黄山副主任（84113359）办公自动化工作信息与网络中心负责人：蓝国秋副主任（84110946）系统管理员：唐国华（84115679）各校区及附属医院的OA系统技术服务联系人及联系电话：南校区：韩雪敏（84112134），刘一凡（84113248）北校区及附属医院（中山五院除外）：余珊珊、林帝浣（87334306）珠海校区及中山五院：黄少峰（3668187），李少波（3668510）东校区：麦礼斌（39332701），关伟豪：（39332601）二○○六年十二月三十日主题词：文秘工作OA△通知中山大学校长办公室2006年12月31日印发责任校对：张学勤