交通建设档案管理有关情况

交通建设档案管理有关情况交通部档案馆二0一0年九月二十六日一、档案登记情况江苏、福建、山东、广东、广西、内蒙、山西、辽宁、黑龙江、湖北、河南、四川、青海、陕西、新疆、甘肃、贵州等省（区）及长航局、长江口航道局、部海事局等单位，组织得力，上报及时，项目登记齐全，数据准确，能全面反映本地区本系统在建项目档案管理的情况。特别值得表扬的是青海、新疆、甘肃、贵州等西部几个省（区），工作抓的扎实，表格填写规范、清楚。存在的问题个别项目主管单位管理职责不落实。表格不按要求填写。表一是项目开工6个月内填写；表二是每一个合同段完成交工验收后一个月内填写；填写不规范。档案管理登记系统在部分地区和单位没有得到很好的运用。软件还存在一定的问题。个别单位未按《交通建设项目档案专项验收办法》有关规定组织项目档案专项验收。二、进一步做好档案登记工作（一）交通建设项目档案登记范围交通部审批初步设计的交通建设项目；如属地方人民政府有关部门和部属单位审批初步设计的建设项目不在此登记办法规定范围。（二）职责要明确1、档案登记工作的组织职责。交通建设项目档案登记管理工作实行统一管理、分级负责的原则；交通部档案馆负责交通建设项目档案管理登记工作的统一部署和组织领导；项目所在地省级人民政府交通主管部门及部属单位档案机构负责本地区、本系统交通建设项目档案管理登记工作的组织、监督和指导。项目主管单位如何履行职责要及时进行传达和布置，适时开展培训，对登记情况要及时督促检查。要主动与工程管理部门联系，主动了解项目立项、开工和建设进展情况。要依托和依靠高管局或高速公路公司、港航部门和质监站等单位来共同做好此项工作。（二）职责要明确2、登记表的填报职责。●项目法人（建设单位）定期（按照表一、表二、表三的时间要求）向项目主管单位（省厅办公室或建设处、质监站）填报交通建设项目档案管理登记表；●项目主管单位对建设单位上报的报表进行审核后，定期或随时将登记表汇总上报交通部档案馆（汇总通过政务信息网登陆档案管理系统进行）；（三）登记表填写具体要求1、项目档案基本情况管理（表一）有关内容及要求项目名称---以国家批准的项目名称为准，不得用自己习惯的叫法。项目主管单位---全部填写省交通主管部门。类别---公路、港口、隧道、桥梁、航电枢纽、航道整治、信息以及其它。技术等级---公路根据部批初步设计的项目，主要是高速公路、一级、二级…隧道：特长隧道指L＞3000M；长隧道指3000M≥L≥1000M；桥梁：特大桥是指桥梁跨径总长≥500M或单孔跨径≥100M；大桥指跨径总长≥100M或单孔跨径≥40M；航电枢纽和航道：航道主要指航道等级，共分为四级航道。一级航道：通行3000吨级以上船舶；二级航道：通行2000吨级船舶；三级航道：通行1000吨级船舶；四级航道：通行500吨级船舶。港口和信息在技术等级中没有再划分。建设规模---公路主要是公路里程、港口工程主要是码头泊位数及年吞吐量、桥梁隧道是长度、新航道是航道里程、航道整治工程是治理险滩数、疏浚工程是挖泥方量。主要施工单位、主要设备安装单位、主要监理单位---填写主要的。主要建设内容---如路基、路面、桥梁、交通设施工程等主要的内容。主要合同段数---填写要交工验收的每个单位工程合同段数量，如路面工程划分为8个合同段施工，那么就填写为：路面工程8。这个数最后要和表二中的合同段交工验收的数量要对应起来。（三）登记表填写具体要求2、交通建设项目档案动态登记表（表二）此表主要反映各合同段交工验收阶段项目档案收集整理的情况。主要目的就是要做到档案收集、整理要与工程建设同步进行。各建设单位必须要在合同段交工验收后一个月内填报。合同段名称---特指合同段所对应单位工程名称，内容要填写具体，如路基工程Km0-001---Km10-100（一合同段），不能只写A合同段或一合同段，最后全部验收完成的合同段数要和表一的单位工程合同段数要能对应起来；交工验收时间一定要是真实的验收时间；收集情况、整理情况填写收集齐全还是不齐，整理完成还是没整理。（三）登记表填写具体要求3、档案专项验收登记表（表三）4、打印表格如要打印表格，表一、表二在打印选择时，选择横向打印，表三选择纵向打印。三、档案专项验收工作（一）档案专项验收条件。A、已按规定进行了项目档案管理登记工作；B、完成了自检并形成自检报告。如在合同段交工验收阶段已经完成了项目档案审查并形成审查意见的，可不单独进行自检；C、竣工文件已按交通部有关规定编制完成；D、竣工文件分类、组卷及编目工作已按《交通文件材料立卷归档办法》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》等规范要求完成。无档案预验收要求如有特殊情况确实需要进行档案预验收的项目，由省级交通主管部门提出意见，经部档案馆审查同意后组织或委托省交通主管部门组织档案预验收。各建设单位没有接到部里通知或部里委托预验收要求的，可拒绝任何单位提出的档案预验收要求。以后未经部档案馆同意，擅自组织预验收的项目，部档案馆将不予认可。（二）申请专项验收要提交的材料1、项目档案专项验收申请报告：主要是工程经谁批准，什么时候开始建设，什么时候完工，建设规模，档案收集整理工作是否完成，档案自检工作是否完成，是否具备专项验收条件等。2、《交通建设项目档案专项验收申请表》；3、建设项目档案自查报告或建设项目档案审查意见；4、建设项目档案案卷目录。一是审批阶段和征地拆迁方面的目录；二是一至二个主体工程（路基1个路面1个）施工合同段目录和与之相对应的监理目录。5、单位工程档案整理情况汇总表。（三）建设项目档案自查报告或建设项目档案审查意见1、项目建设及项目档案管理基本情况。项目建设情况只是要一个概括的总的情况，包括：工程名称（以初设为准）、谁批准立项、谁批初步设计、批文名称和文号、开工时间、完工时间、工程规模、主要建设内容等。档案管理基本情况包括：管理体制、人员、设备配置情况、领导重视程度、规章制度及规范执行、落实情况、档案人员培训情况等。（三）建设项目档案自查报告或建设项目档案审查意见2、保证项目档案完整、准确、系统所采取的控制措施。包括：项目档案工作纳入领导责任制、部门岗位责任制、合同制、监理工作程序及与工程同步进行采取了哪些控制手段和措施，保证文件资料收集完整、齐全、准确、系统等。3、项目文件材料收集、整理所依据的标准。这里主要是国家和交通运输部制定的标准规范。（三）建设项目档案自查报告或建设项目档案审查意见4、项目文件材料形成、收集、整理、编目与归档情况，竣工图编制情况及质量状况，案卷数量。文件材料收集是否齐全、完整，整理、编目是否符合国家和部颁标准和规范，签字手续是否完备、真实，竣工图编制是否符合要求，案卷质量总体状况是什么，共形成不同载体的案卷数量是多少，库房、保管情况等。（三）建设项目档案自查报告或建设项目档案审查意见5、项目档案在项目建设、管理、试运行中的作用。这里包括：案卷利用情况，在养护管理中产生了什么作用，有没有产生社会经济效益等。6、存在的问题及解决措施。有什么问题说什么问题，不隐瞒，不掩盖，实事求是。感谢领导和同志们！祝同志们工作顺利！身体健康！节日愉快！