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-1-附件2：烟草行业标准《烟草物流单证》标准编制说明一、工作简况本标准项目已列入国家烟草专卖局2007年度标准制修订计划（国烟科[2007]146）。本标准自成立项目组以来，共召开过三次研讨会，对行业卷烟工业企业、卷烟商业企业、烟叶复烤企业、烟用材料生产企业进行过一次大规模单证函调，统计分析了行业物流单证使用现状，以调研数据为基础进行纸质单证和电子单证的编制。二、目的意义卷烟物流单证是原辅材料、卷烟成品发货、运输、到货、配送的产品目录，是行业电子数据交换的主要信息凭证。它随着原辅材料及卷烟产品在复烤厂、辅料企业，工业企业，商业企业，零售户之间流动，并在信息系统中进行数据对接，是卷烟成品物流及信息流对接的重要环节。本项目通过调查行业供应链各环节的物流发货单、配送单、回传单使用情况，在考虑行业物流单证主流格式、内容的基础上，结合行业企业间物流对接总体规划要求，最终编制出供应链各环节物流单证标准格式、内容以及一份用于信息传输的电子数据结构，供行业各企业使用。通过建立该标准，可以统一行业物流发货单样式及相应电子信息标准，提高行业商业企业出入库效率及工商衔接的效率，减少人为操-2-作错码率，为行业卷烟成品高效低成本规范流通奠定基础，实现物流与信息流的高度集成和业务同步。三、烟草行业基本情况据2007年3月份进行的行业函调，目前行业供应链各环节用于企业间数据传输、物流凭证的单证主要有以下五类：一是卷烟商业企业向卷烟工业企业发货的原烟调拨单；二是烟叶复烤企业向卷烟工业企业发货的片烟调拨单；三是烟用材料企业向卷烟工业发货的烟用材料发货单；四是卷烟工业企业向卷烟商业企业发货的卷烟调拨单；五是卷烟商业企业向卷烟零售客户发货的的卷烟配送单。五类单证中，原烟调拨单目前还是以工商之间的原烟合同代替，没有单独的物流单证。原辅材料企业向工业发货单、调拨单主要以纸质载体进行传输，且发货单没有自动生成系统，大部分都是手工填制，对接效率较低、差错率较高。卷烟调拨单作为工业向商业发货的物流凭证已在行业内普遍使用，与准运证、合同、发票统称为发货必须的“三证一票”，目前三证一票信息有部分重合，但四者都未有电子传输途径。商业企业配送单作为商业向零售户进行送货的凭据，也已经普遍使用，但未有电子标单格式。本标准将立足行业现有物流单证使用现状，考虑行业现有物流单证明细，保证实用性；同时总结行业物流单证中还存在的问题，保证单证的先进性。电子单证将尽量包含物流对接中涉及到的信息，利于物流信息对接。四、项目组调研情况项目组自成立之后，对行业内物流单证的对接方式、生成软件、-3-单证样表等进行函调，函调范围涉及到所有17家中烟工业公司、29家省级局（公司）、76家复烤企业、3家行业直属辅料企业参与了调查。其中，13家中烟工业公司、20家省级局（公司）、28家复烤企业、1家辅料企业进行了反馈，回函率分别占总数的76.5%、69.0%、36.8%和33.3%。根据函调数据，分析了行业现有物流单证载体使用状况、单证统一对生成软件造成的影响、单证样式的具体形式。（一）单证载体及对接情况调研目前工业企业与上游企业之间大部分还是采用纸质单证的方式进行数据的对接，需在工业企业仓库管理系统中进行手工录入，对接效率较慢，且差错率较高。工商对接方面，除广东、川渝、浙江、上海采用条形码、RFID、网络传输等载体外，其他工业公司都是采用纸质发货单与商业企业进行对接，且由于1号工程系统与商业业务、仓储系统数据未实现共享，造成多次单证手工录入，对接效率较慢。商业与零售户对接，由于目前零售户还未有相应的软件支持，全部采用纸质载体进行对接，具体如下：1、工业企业与上游原辅材料企业单证对接状况复烤企业方面，单证载体大部分采用纸质载体（见表1）。辅料企业方面，回函的1家辅料厂采用纸制单证载体。工业企业对接方面，大部分工业企业只提供了单证的手工录入，只有少量企业提供了网络传输等方式与上游企业实现单证对接（见表2、表3）。表1复烤企业物流单证载体状况载体纸质U盘其他企业数量2620比例92.9%7.1%0-4-表2工业企业与上游复烤企业单证对接状况对接方式手工录入网络传输其他企业数量1111比例84.6%2.7%2.7%表3工业企业与上游辅料企业单证对接状况对接方式手工录入网络传输其他企业数量1030比例76.9%23.1%02、工商物流单证对接状况工商对接方面，9家工业公司采用纸质载体与商业企业进行对接，占总数的69.2%；其他三家工业公司中，广东采用条形码，川渝采用条形码、RFID、网络传输相结合的方式，浙江、上海采用纸质、RFID、网络传输相结合与商业对接。商业方面，在回函的20个省的所有地市中，工业调拨单需要在1号工程、卷烟业务系统、仓储管理系统中分别录入。其中25%的地市公司业务操作系统与仓储系统还未实现数据共享，需要分别在各自系统中进行单独录入。（二）单证生成软件情况调研从物流单证自动生成软件情况来看，工业企业上游目前大部分还未采用软件系统，工业中烟工业公司和商业省级公司都实现了内部软件的统一，物流单证统一对软件的调整相对容易。烤烟厂、辅料厂物流单证除三家复烤厂采用软件生成外，其他26家企业全部采用人工填制的方式生成，无相关的软件系统，占总数的90.0%。工业企业方面，除陕西中烟发货单不是自动生成外，其他12家工业企业全部采用相应的仓储软件系统生成发货单，占总数的-5-92.3%。商业企业方面，目前除襄樊等个别地市，卷烟物流配送单都由系统自动生成。此外，除浙江、山西省个别地市外，其他省全部实现了在省内的卷烟业务软件统一，占总数的90%；而仓储软件方面，各地市差异性较大，除四川、新疆、河北、辽宁等省外，其他省还未实现仓储软件的统一，占总数的65%；80%的省份都由全省统一的营销系统自动生成卷烟物流单证。（三）单证样式调研1、复烤企业、辅料企业发货单从回函率来看，复烤厂回函只占调查总数的36.8%，三家行业直属辅料厂只有一家回函，复烤、辅料企业调查不具有普遍代表性，但从中也可发现一些共性问题如下：一是复烤厂、辅料厂自动化程度较低，发货单证人工填制比例较高，占回函总数的90.0%；且回函所有复烤厂、辅料厂都未参考任何标准。因此，在统一复烤厂、辅料厂发货单证可操作性强，对原有软件系统的影响很小，只需改变发货单空表格式即可。二是从复烤厂、辅料厂发货单的具体内容来看，复烤厂发货单虽形式各异，但基本上具有格式简单、内容齐全等特点。一般发货单表格分为两类信息：一为基本信息，包括发货、收货日期，发货、收货单位，发货、收货人，委托承担单位、司机等；二为烤烟货物信息，包括产品名称、规格、等级、产地、单位、重量、价位等信息，部分烤烟发货单还将考验货物信息分为原发信息和实收信息。2、工业企业调拨单目前，工业到商业的单据主要有三类：一是合同，为商流凭证；二是准运证，为专卖凭证；三是调拨单，为物流凭证。根据分析13个工业企业调研情况，其中有效的调拨单只有4个工业企业，其中大-6-部分为工业企业出库单、第三方承运单位委托单等，反映出物流单证比较混乱。四个工业企业物流调拨单基本情况如表4所示：表4工业企业调拨单统计情况企业名称红塔烟草（集团）有限责任公司安徽中烟工业公司湖南中烟工业公司陕西卷烟总厂单证名称销货业务凭证调拨单卷烟销售凭证卷烟调拨派运单单证信息供货单位交货地点开票日期制单日期日期日期购货单位名称购货单位购货单位名称购方单位购货单位地址、电话纳税人登记号开户银行及帐号合同号合同号合同号税票号准运证号里程（KM）货物或应税劳务名称品牌及规格品牌规格品名（规格）单位单位万支数量数量调拨数量（万支）单价调拨价（元/条）单价（不含税）不含税调拨价（元/万支）金额调拨金额金额税率税率税额税额价税合计价税合计-7-销货单位名称销货单位地址、电话纳税人登记号开户银行及帐号备注备注备注备注开单员制单人制单人制单承运单位运输方式到站承运人承运人承运人承运车号车号调拨室盖章收货人签收人收货人签字收货单位盖章盖章收货单位盖章发货人3、商业企业配送单根据十七个省份提供的卷烟配送单了解，各省的配送单形式多种多样，种类繁多，充分体现了各自的特色：从使用材质看，有普通压感纸，有印有企业专用标识的票据，还有税务专用发票等，有的印刷精美，有的费用较低；从填写的项目内容看，有的简洁明了，有的内容详细，最多有34项，最少只有12项；从使用名称来看，也是名目繁多，仅票据名称一项就有销售清单、销货清单、销售发票、销售单据、销售票、网络销售配送单、送货指导单、卷烟配送单等八种；从票据格式看，有一户一票一页的，还有一户一票多页的。根据统计情况，配送单的信息内容主要有以下五类：一、票据基础信息：说明票据的基本性质，包括票据名称、销售-8-企业名称、企业地址及邮编、单据编号、分页标识、配送日期、订货日期、制单日期等内容。二、商品销售信息：包括储位信息、排列序号、商品代码、商品名称、产地、单价、单位、数量、指导零售价、小计、合计大小写金额、结算信息（收款方式、收款状态、金额、存款情况、扣款时间、上期余额、可用余额、实收金额、折扣金额）、备注（开票类型、其它配送信息）等内容。三、客户基本信息：包括客户名称、法人名称、客户代码、经营地址、联系电话、邮编、纳税人识别号等内容。四、送货基本信息：主要用于提高送货准确度及后期检查，包括送货箱号、配送包序、客户包序、送货序号、送货部门、送货路线、送货车号、司机名称、订货员、客户经理、专管员、送货员、客户签字、制单人、收款人等内容。五、服务提示信息：主要是提高提高客户服务质量，包括验收提示语和客服/投诉热线/订货电话。五、项目技术方案根据函调统计分析情况，结合行业已经下发的电子数据交换类标准，编制了技术方案，具体如下：（一）设计原则1、单证采用纸质和电子单证两种形式主要基于以下原因：（1）纸质单证和电子单证用途不同，所需的数据项也不同。纸质单证主要作为物流凭证使用，数据信息量相对较小，只需凭证信息；电子单证主要用于企业间的物流电子数据传输，数据更全，工商间需在信息系统录入的数据项尽量包含在电子单证里，减少数据的手工录-9-入，减少人为错码率。（2）纸质单证与电子单证的形式不同。纸质单证需定义纸张结构、单证表格内容及数据项的字体、填写说明；电子单证主要定义相应数据结构属性，需定义单证在软件中实现的物理实现结构、数据元属性。（3）纸质单证与电子单证的载体不同。纸质单证采用纸单一载体；电子单证载体相对比较多，可采用信息系统网络传输，或采用RFID、加密U盘。2、纸质单证采用“框式设计”结构，主要出于不同的区域用于不同，本标准主要分为基本信息区、产品信息区、凭证信息区三个不同区域。在纸质单证上设“自由设置区”主要考虑各企业管理差异性，给企业留一定的空间，同时，由于自由设置区区域不大，防止企业自设内容太大，影响本单证的整体结构。3、目前卷烟工业企业卷烟调拨单、烟叶复烤企业片烟发货单大部分不会超过一页，而烟用材料生产企业烟用材料发货单、卷烟商业企业卷烟配送单由于信息量大，经常为多页。为保证在超过多页时单证的整体性，自动延续至下页。4、目前卷烟工业企业卷烟调拨单、烟叶复烤企业片烟发货单、烟用材料生产企业烟用材料发货单主要应用部门有物流部门、财务部门，两个部门一般都留存原始件，因此单证联数上设为4联结构，自留2联、收货单证留2联，当有其他部门需要留存时，留存复印件即可。卷烟商业企业卷烟配送单由于印制数量大，各地市公司管理要求不同，暂不作规定。（二）单证尺寸及字号-10-当前卷烟工业企业卷烟调拨单、烟叶复烤企业片烟发货单、烟用材料生产企业烟用材料发货单主要采用A4和B5两类尺寸规格。经过实际测试，当采用A4版尺寸时，由于其尺寸相对比较宽，在进行套打时，会造成压感纸压力太大，纸容易打穿；同时由于尺寸较宽，再变行时容易走弯。因此，三种单证采用B5纸张。卷烟商业企业卷烟配送单高度尺寸由于与平均订单数有关，而目前各地市公司由于管理方式不同、吸烟人群差异性、零售客户差异性等平均订单数不尽相同；且由于卷烟配送单印制数量很大，当在高度空余面积较大时，会对纸张造成