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现代办公自动化陈凯乐15116466006第2章现代办公自动化本课程知识结构第9章第1章第3章第4章第5章第6章第7章第8章第1章办公自动化基础1.1办公自动化概述办公自动化（officeautomation，OA）是指用现代化的计算机技术和通信技术来实现办公业务过程的数字化和决策管理信息化，使办公业务超越传统时空限制，实现无纸办公、移动办公和协同办公。1.1.1办公自动化的定义（1）集成化。（2）智能化。（3（4）运用电子数据交换（EDI）技术。第1章办公自动化基础1.1.2办公自动化的特点数据处理……功能文字处理图形图像处理电子邮件声音处理第1章办公自动化基础1.1.3办公自动化的功能第1章办公自动化基础1.1.4办公自动化的发展历程和发展趋势1.办公自动化的发展历程1）第一代办公自动化：实现个体工作自动化2)第二代办公自动化：实现工作流程自动化3)第三代办公自动化：以知识管理为核心2.办公自动化的发展趋势1）移动办公2）无限移动办公第1章办公自动化基础1.2办公自动化系统1.2.1办公自动化系统的组成信息处理设备……组成信息复制设备信息传输设备其他辅助设备信息储存设备1.办公自动化系统的硬件设施第1章办公自动化基础2.办公自动化系统的常用软件1）中文字处理软件Word2）数据处理软件Excel3）演示文稿制作软件PowerPoint4）邮件管理软件Outlook第1章办公自动化基础1.2.2办公自动化系统的层次模型1.事务型OA系统在事务型OA系统中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人信息数据库等。此外，在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公共服务业、公司经营业务方面，使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统、柜台或窗口系统、银行业的储蓄业务系统等。第1章办公自动化基础2.管理型OA系统管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。第1章办公自动化基础3.决策型OA系统决策型OA系统建立在管理型OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统提供的信息，针对需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，做出相应的决策。第2章中文版WindowsXP操作系统2.1WindowsXP的基本操作2.1.1WindowsXP的启动与关闭1.启动WindowsXP（1）按下主机电源按键后，首先计算机要进行一系列的自检，检查所有的硬件是否正常，如果一切正常，则启动WindowsXP操作系统。第2章中文版WindowsXP操作系统（2）当WindowsXP启动后，进入登录界面，单击账户名称便可登录，如果用户设置了密码，则必须输入正确的密码才可登录。第2章中文版WindowsXP操作系统2.WindowsXP的关闭（1）关闭所有打开的程序，注意保存文档。（2）执行“开始”→“关闭计算机”命令。（3）在弹出的“关闭计算机”对话框中单击“关闭”按钮，即可安全关闭计算机。第2章中文版WindowsXP操作系统2.1.2WindowsXP的桌面快捷方式图标任务栏第2章中文版WindowsXP操作系统2.1.3应用程序的启动1.通过快捷方式启动当计算机安装了WindowsXP操作系统后，在此平台上再安装其他应用程序后就可以使用计算机进行工作了。一般情况下当安装了应用程序后，会在WindowsXP的桌面上创建该应用程序的快捷方式图标，如图所示。第2章中文版WindowsXP操作系统2.通过“开始”菜单启动第2章中文版WindowsXP操作系统2.1.4任务栏的应用任务栏位于Windows桌面底部，主要由“开始”按钮、快速启动栏、应用程序指示区和通知栏组成。快速启动栏应用程序指示区通知栏第2章中文版WindowsXP操作系统1.移动任务栏将鼠标指针移至任务栏的空白区域，拖曳鼠标，这时任务栏会跟着鼠标指针移动的轨迹在屏幕上移动，移到屏幕的边界时会出现一个阴影边框，释放鼠标左键，即可将任务栏移到新的位置，这个位置可以是屏幕的左边界、右边界和上边界。2.改变任务栏的大小改变任务栏大小的方法非常简单，只要把鼠标指针移到任务栏的上边界，当鼠标指针变成双向箭头形状时，上下拖曳鼠标即可改变任务栏的大小。第2章中文版WindowsXP操作系统3.隐藏任务栏如果要隐藏任务栏，可以通过以下方法实现:在任务栏的空白区域右击，选择快捷菜单中的“属性”命令，打开“任务栏和「开始」菜单属性”对话框所示。在该对话框中不仅可以设置隐藏任务栏，还可以设置“显示快速启动”、“显示时钟”等属性。第2章中文版WindowsXP操作系统4.在任务栏上添加工具栏任务栏的空白区域右击，将鼠标指针移到快捷菜单中的“工具栏”命令上，弹出“工具栏”的下一级菜单。如果某个工具栏已经显示在任务栏上，则在该工具栏名称前面有一个“√”标记。要显示或关闭相应的工具栏，单击对应的工具栏名称即可。第2章中文版WindowsXP操作系统5.隐藏快速启动栏用户可以将任务栏中的快速启动栏隐藏，以节省任务栏的空间，方法为：右击任务栏的空白处，在快捷菜单中选择“工具栏”→“快速启动”命令，将“快速启动”前面的“√”去掉即可。6.添加快速启动图标也可以将常用的应用程序设置成快速启动图标放在快速启动栏中，使我们可以轻松地调出应用程序，免去从“开始”菜单中一层层打开的烦琐操作。在桌面将要设置为快速启动方式的图标拖至快速启动栏上，再释放鼠标左键即可。第2章中文版WindowsXP操作系统2.2.1窗口的操作2.2窗口、菜单和对话框标题栏菜单栏工具栏工作区第2章中文版WindowsXP操作系统1.最小化、还原和关闭窗口在标题栏的右侧有3个按钮，主要用于对窗口进行最小化、最大化和关闭操作，其中单击“最小化”按钮，可将窗口收缩到任务栏中；单击“向下还原”按钮，可使窗口铺满除任务栏之外的整个桌面；单击“关闭”按钮，可关闭当前窗口。第2章中文版WindowsXP操作系统2.调整窗口大小使用鼠标可以方便地调整窗口的大小，方法为：将鼠标指针移动到窗口的边界或4个角上，当鼠标指针变为双向箭头形状后，向箭头方向拖动鼠标便可以改变窗口大小。3.移动窗口当用户打开的窗口较多时，可以通过移动窗口将它们分开，方法为：将鼠标指针移至窗口的标题栏上，拖曳鼠标这时窗口会随着鼠标的拖动轨迹移动，移到合适的位置时释放鼠标左键即可。第2章中文版WindowsXP操作系统2.2.2对话框的操作当对话框中的设置内容过多时，一般用选项卡将其分类显示，可以单击各个选项卡进行切换。单击按钮可以执行某项操作。单击“确定”按钮，对话框中的设置将生效，同时关闭对话框；单击“取消”按钮，会取消在对话框中所做的设置，同时关闭对话框。标题栏选项卡按钮第2章中文版WindowsXP操作系统2.2.3掌握菜单的操作1.快捷菜单快捷菜单是右击某个对象时弹出的菜单。快捷菜单中的命令都是针对当前所选择对象的相关操作，如右击桌面上的“我的电脑”图标，会弹出如图所示的快捷菜单。第2章中文版WindowsXP操作系统2.窗口菜单窗口菜单位于窗口标题栏的下面，由多个菜单项组成，单击任意一个菜单名可以打开对应的菜单。如图所示为打开的“查看”菜单。第2章中文版WindowsXP操作系统菜单中的命令后有“...”，表示单击该命令会打开一个对话框。表示该菜单命令包含子菜单。将鼠标指针移动到该命令上可弹出对应的子菜单。选择了菜单中的某个命令后，在该命令前出现一个小黑点“·”，表示只能选择一组命令（以分隔线为界）中的其中一个命令。第2章中文版WindowsXP操作系统2.3.1认识文件与文件夹2.3文件的管理1.认识文件1）文件名计算机中文件的文件名由两部分组成，一部分是主文件名，用于标识文件的名称；另一部分是扩展名，用于标识文件的格式。主文件名与扩展名中间用“.”分隔，如“办公自动化.doc”、“我的照片.jpg”等。主文件名最多可以由255个英文字符或127个汉字组成，可以混合使用字符、汉字、数字，甚至空格。需要注意的是，主文件名中不能含有“\\”、“/”、“：”、“”、“”、“?”和“|”字符。第2章中文版WindowsXP操作系统2）文件类型在WindowsXP中，不同类型的文件用不同的图标显示，用户可以根据图标判断该文件属于哪种类型。在计算机中，文件大致分为可执行文件和不可执行文件两种。可执行文件的扩展名一般为.exe，双击该类型的文件可直接打开。除此以外的文件均为不可执行文件，需要使用相应的程序才可以打开。第2章中文版WindowsXP操作系统2.认识文件夹在现代办公中，为了便于查找，用户可以把文件分类放在不同的文件夹中。文件夹的作用是将文件分类进行管理。在WindowsXP中，文件夹的默认图标是，双击该图标便可以打开文件夹。WindowsXP中的文件夹分为系统文件夹和用户文件夹两种。系统文件夹用于存放操作系统本身的文件，这些文件将直接影响操作系统的运行，多数是不可删除的。对于初学者来说，这些文件夹最好都不要删除。用户文件夹是用户根据需要自己创建的，存放的位置也不受限制，文件夹的名称也可以随意命名。与文件命名的规则一样，文件夹名称中也不能含有“\\”、“/”、“：”、“”、“”、“?”和“|”字符。第2章中文版WindowsXP操作系统2.3.2创建文件与文件夹1.创建文件1）创建新文件（1）找到需要创建新文件的位置，可以是桌面或文件夹。（2）在空白处右击，在弹出的快捷菜单中选择“新建”命令，在弹出的子菜单中选择需要创建的文件类型。2）获取文件用户可以从互联网下载或使用光盘、U盘等存储介质将文件复制到计算机中，这也是创建文件的一种方法。第2章中文版WindowsXP操作系统2.创建文件夹在WindowsXP中，创建文件夹主要有以下两种方法：在要创建文件夹的窗口中执行“文件”→“新建”→“文件夹”命令，即可在窗口工作区的空白区创建一个新的文件夹，其默认名称为“新建文件夹”，为了便于管理可以重命名文件夹。在要创建文件夹的窗口的空白区右击，在弹出的快捷菜单中执行“新建”→“文件夹”命令，同样也可以创建一个新的文件夹。第2章中文版WindowsXP操作系统2.3.3移动、复制文件与文件夹1.使用“剪切”、“复制”、“粘贴”命令1）移动文件或文件夹（1）打开需要移动的文件或文件夹所在的窗口。（2）选中需要移动的文件或文件夹，单击“编辑”→“剪切”命令或按Ctrl+X组合键。（3）打开需要移动到的目标文件夹。（4）单击“编辑”→“粘贴”命令，或按Ctrl+V组合键，即可将文件移动到目标文件夹中。2）复制文件或文件夹复制文件或文件夹的操作方法和移动文件或文件夹类似，区别在于，复制单击的是“编辑”→“复制”命令，或按Ctrl+C组合键，其他步骤完全相同。第2章中文版WindowsXP操作系统2.使用鼠标拖动（1）打开需要移动的文件或文件夹所在的窗口，同时也打开目标文件夹窗口。（2）选中需要移动的文件或文件夹，按住鼠标左键不放，将其拖动到目标文件夹后释放鼠标左键即可。第2章中文版WindowsXP操作系统2.3.4删除文件与文件夹（1）选择需要删除的文件或文件夹，执行“文件”→“删除”命令，也可以在需要删除的文件图标上右击，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，弹出“确定文件删除”对话框，如图所示。（2）单击“是”按钮，可以将文件删除，这时该文件将放至回收站中。第2章中文版WindowsXP操作系统2.3.5查看、修改文件与文件夹属性（1）右击需要查看或修改属性的文件或文件夹。（2）在弹出的快捷菜单中选择“属性”命令。（3）打开“属性”对话框，对话框显示了该文件的基本信息，如文件类型、文件名、大小等，还包含了文件的两个常用属性——只读和隐藏。第2章中文版WindowsXP操作系统2.3.