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联信永益卷烟企业全面预算管理系统BPS@SureKAM1.业务背景1)概述全面预算反映的是企业未来某一特定期间（一般不超过一年或一个经营周期）全部生产经营活动的财务计划，它以实现企业的目标利润（企业一定期间内利润的预计额，是企业奋斗的目标，根据目标利润制定作业预算项目，如销售量、生产量、成本、资金筹集额等）为目的，以销售预测为起点，进而对生产、成本及现金收支等进行预测，并编制预计损益表、预计现金流量表和预计资产负债表，反映企业在未来期间的财务状况和经营成果。全面预算是一种管理工具，也是一套系统的管理方法。全面预算通过合理分配企业人、财、物等战略资源协助企业实现既定的战略目标，并与相应的绩效管理配合以监控战略目标的实施进度，控制费用支出，并预测资金需求和利润。全面预算的编制、执行与调整涉及公司的所有单位。在手工条件下，其编制所花费的人力与周期是相对较长的，此外可以达到的细致程度与准确性也将大大的受到折扣。2)背景全面预算是对企业战略规划的一种正式、量化的表述形式。在遵循企业战略目标的前提下概括了企业的战略目标及达成战略目标的可行步骤。企业实施全面预算管理的目的及作用主要有以下几个方面：预算与战略管理：全面预算能够细化公司战略规划和年度运作计划，它是对公司整体经营活动一系列量化的计划安排，有利于战略规划与年度运作计划的监控执行。通过财务模型对不同的情景进行模拟，使得公司管理层可以在对全部关键成功因素进行有效关联的基础上进行预测；通过全面预算的编制，将有助于公司各级单位之间的交流与沟通，增进相互之间的了解，使员工共享同一个清晰的企业战略愿景，加深其对公司战略的理解。预算与绩效考核：全面预算为公司的全体员工设立了一定的行为标准。同时，也是公司实施绩效管理的基础，是进行员工绩效考核的主要依据，通过预算与绩效管理相结合，使公司对其部门和员工的考核真正做到“有章可循，有法可依”。预算与资源分配：全面预算体系中会设计战略性分配资源的标准和流程以支持企业的主要战略，从而判断哪些项目是最有助于公司持续、平衡发展，使有限的资源达到效用最大化；全面预算中使用关键的衡量指标定义公司应该达到的绩效水平，包括公司价值目标，重要的投资比率，如长期投资比例，投资回报率，研发投资比例，市场开拓比例等。这些数据会直接影响下一年度企业财务、实物与人力资源的规模，可以用来作为调度与分配资源的重要依据之一。预算与风险管理：全面预算是公司管理层进行事前、事中、事后监控的有效工具，通过寻找经营活动实际结果与预算的差距，可以迅速地发现问题并及时采取相应的解决措施；全面预算会模拟可能遇到的市场状况（最优、正常、最差）及其影响到的因素，在公司碰到此类市场情况时可以进行及时的应对；全面预算预留可以用于市场突现的机会的资金，从而帮助企业把握市场的机会。预算与成本管理：通过对预算成本（即标准成本）和实际成本差异情况进行深入准确分析，能够不断提高企业对成本规律的认知程度和成本控制的有效性全面预算管理在国内刚刚起步没有多少，在激烈竞争的今天，己被看作是提高企业成本控制能力，降低财务风险的有效管理工具手段，联信永益的预算管理系统则是专门针对卷烟企业开发的一整套软件工具，可以有效的支持企业对全面预算管理的管理过程需要。2.系统架构1)软件结构图3.系统功能预算模型构建一个良好的模型是成功完成预算编制任务的基石，没有一个合理的预算编制模型，就无法有效的保证预算的编制工作能顺利有效的进行，层次繁多、过于细化的指标会使预算编制的工作量过大，而过于粗放、层次太少的指标则不能保证有效的模拟业务的全貌。模型构建主要任务构建预算指标的立方体与定义预算模拟计算公式，通过这两者的定义可以得到一个预算编制的环境，为预算编制工作的开展提供一个基础。预算编制预算编制要将预算目标通过数量体系体现出来，并将这些预算项目分解落实到每个部门，通过各个部门填写本部门的预算项目，来收集后期需要的各种数据信息。预算编制模块主要完成预算数据的采集工作，包括人工录入方式和通过数据接口从其它已有系统中提取数据两种方式。预算的编制主要通过系统定义的预算项目来收集，如同会计核算中的会计科目。在预算的编制过程中，可以轻松的查看各预算项目间的运算关系，并可以，在填写数据的同时实时的进行运算，保证预算项目之间正确的逻辑关系和运算关系。在数据录入的过程中，还可以通过编写审核公式，对已录入的数据进行有效性审核，确保数据的完整性和有效性，减少了由于数据的录入错误引起的不必要的反复上报修改过程。数据审核及财务建议通过事先定义的审核公式，可以对编制过程中的数据进行自动和人工审核，确定各责任中心所报预算草案间的数据勾稽关系和逻辑关系是否正确；预算草案是否与上级下达的预算目标保持一致；预算草案是否与年度工作计划报告书相符合，最大程度的保证数据的质量。各部门将预算数据编制汇总上来以后，财务部门可以根据公司的大项指标来制定审核公式，通过系统的运算以后，产生出一个数据审核报告。其中便会对不符合要求的预算进行重点列示。财务部则可以根据这些内容向业务部门进行建议。财务建议数是与系统中的每个明细数据一一对应，这样财务部门可以实际最细化的管理。预算上行下达在大部分企业中编制预算往往都需要采上下进行反复，一般都会采用两上两下、中是三上两下的模式，在这个过程中，预算的内容上由粗到细，层次上则由一级到最明细级。系统采用多方案管理来每次反复时的数据，比如在年度预算的初编制时，一般会比较粗放，那么可以定义一个粗放的方案；当进行二次编制时，则可以复制该粗放的方案，然后基于其基础进行再扩展，将预算指标的细化。预算编制完成后，财务部门将下达最终的预算，通过预算下达功能，将系统中的数据封存，防止用户对其再进行变更，以保证预算数据的严肃性。当业务发生变化时，需要调整预算，则通过专门的预算调整功能来实现，从而可以留下充分的痕迹，以便更好的掌握预算调整的情况。预算调整通过预算调整，使预算目标始终与经营目标相同，从而确保预算能够正常发挥对经济活动的指导和控制作用，保证预算的严肃性和权威性；使企业在激烈变化和竞争的环境中，仍能使用预算作为决策的依据；使预算考核具有正确的衡量依据和标准，确保预算考核的连续性；使上下级管理人员之间进行充分沟通，从而提高管理工作的针对性。预算的调整在系统中将有完整的、全面的记录；这些数据将为以后的评价分析提供依据。预算的执行跟踪没有执行的保证，预算只是一种毫无意义的年度数据游戏，只有将预算真实有效的执行下去，才能真正起到模拟业务并计划的作用。为了有效的保证预算的执行，系统提供了多种方式的接口以企业的ERP系统与预算系统相衔接，企业根据自己的需求将预算的控制点选在不同的业务阶段，然后进行控制。比如说办公用品的采购预算可以放在申请环节，如果申请在预算上就无法通过，则后续根据不需要再根据申请生成采购订单，更无需进行采购的支付了。从而真正做到事前控制。预算的跟踪主要通是反映预算落实情况最终途径，为了能提供正确的、有效的、完整的跟踪数据，系统将通过专门的平台来收集所有涉及预算执行的内容。该平台将实现从现在相关业系统中取得数据的功能，以供进行最后的实际执行分析。系统与其它系统的数据交换接口由于预算系统与企业的各个部门都有关系，需要从各个部门收集数据，而这些部门中可能已经存在了不少的系统，那么，如果能够从这些已有的系统中提取数据，就能够减少数据的重复录入工作。系统提供了包括数据文件、API、WEBSERVICES三种方式的数据交换接口，其中API、WEBSERVICES两种方式不但能够完成数据的交换，还可以提供系统内部功能的调用服务，更利用第三方产品进行二次开发。如企业的己投入使用的ERP系统为了预算系统进行衔接，则可以直接调用这些接口，从而实现ERP系统与预算系统的集成。预警在预算的执行过程中，大部超出预算范围的内容都将被系统自动进行预警。系统可以提供多种方式的预警，包括电子邮件、短信息。以确保相关职能领导可以及时了解企业的业务关键信息，有效的指导业务按预定的目标方向前进。4.系统特色多层次的预算管理体系，满足随需应变的业务需求系统开发采用可定制业务平台的开发思路，以满足企业长远的业务需求。在伸展性方面系统具如下的特点：z计划周期可随意切分；z计划的内容与层次可以自由定义（如销售收入按销区、牌号、责任人、业务部进行计划；而职能费用则只按业务部门进行计划），企业可以根据预算管理的水平来决定采用什么层次的计划立方体数据；z计划模拟规则可定义；z样表可定制，以满足不断变化的业务需求。多层次的权限管理层次化的权限管理保证用户能够按照既定的层次关系来访问系统中的数据，也就是说，一个用户只能看到自己和自己所有下级的数据，看不到上级和同级单位的数据，这样就提供了良好的数据隔离性。预算指标与表样式无关性在大部分企业中，对预算的模型构建，都是基于样表实现的。但样表随着业务的发展变化都会发生变化。本系统全面实现预算指标与样表分离化，用户可根据本企业实际情况定制自己的预算指标体系；表样与数据无关性的设计使表样与数据的依赖关系降到最低，表样的调整不会对数据造成任何影响。将预算指标与具体的表样分离开来，使表样真正成为数据的表现形式，把预算指标的模拟运算关系和审核关系所用的模拟公式计算与表样分离，这样就可以做到只要预算项目间的关系不变就可以随便改变表样。用户在定义表样的时候可以不受限制，随意改变表格的样式。能够进行灵活的数据分析汇总配合用户定义报表，可以实现各种各样的分析报表，最大程度满足不同层次的管理需要。能够按照不同的规则对数据进行汇总和分析处理，采用多种样式查看和分析已有的数据，并能够对数据进行横向的对比分析和纵向的挖掘处理，立体化的展示预算数据。提供统一的外部数据接口系统能通过统一的外部数据接口从其他系统中直接获取所需预算项目数据，并能够对外提供所需数据。这个外部的数据接口应能支持常见的数据格式，例如：直接从目标数据库中提取数据，从文本，Excel文件，各种文件型数据库中获取数据，并且应该能够定义如何从目标数据源中提取数据以及能够对目标数据源的数据进行一定程度的加工转换工作。