58办公自动化

第八章办公自动化1、了解办公自动化的含义和意义；2、了解办公自动化的功能;3、熟悉办公自动化的设备。第一节概述一、办公自动化的含义办公自动化，简称OA（OfficeAutomation）。是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性学科，也是当今国际上飞速发展的一门综合电子、通信、文秘和行政等学科和技术的新兴学科。所谓办公自动化就是指具有现代思想和技能的人，使用先进的办公自动化设备和科学管理的方法，充分利用信息资源，提高办公室的管理水平和工作质量，求取更好的经济效益。由此可见，办公自动化涉及三方面的内容：一是人；二是信息；三是科学的工作程序和先进的办公设备。当前，以电子计算机为中心形成的信息处理系统，是办公自动化的标志。二、办公自动化的兴起与发展在人类社会中，办公活动和办公设备经历了漫长演变过程。被人们称为“老三件”的纸、笔和算盘作为主要办公工具被沿用使用了近2000年。在100多年的工业化发展过程中，于19世纪末和20世纪初，被称为“老三机”的打字机、电话机、电传机在各种办公室中得到了广泛应用。到20世纪中期，“新三机”（复印机、传真机和缩微设备）开始用于办公活动。目前，办公自动化发展较早的西方国家，走在办公自动化的世界前列，其中美国是办公自动化的发祥地（1976年）。我国的办公自动化起步较晚，70年代从国外传入，80年代以后才得到真正的发展。党中央和国务院对办公自动化极为重视，于1985年设立了办公自动化专业领导小组，多次举行全国办公自动化工作研讨会。三、办公自动化的意义首先，实现办公自动化是信息社会发展的需要。劳动结构上来看，从事信息产业工作的人员已经超过了工业、农业和服务业的增长速度，计算机和通讯技术的发展，都标志着大规模信息流社会已经到来。其次，实现办公自动化是社会经济发展的需要。社会化的大生产要求降低生产成本，提高工作质量和效率，讲求经济效益，扩大管理范围，加强竞争能力。实现办公自动化，不仅能节省资金、时间、人力，而且能节省能源、交通工具，加速资金周转和商品流通。再次，实现办公自动化是提高办公效率和工作质量的需要。办公自动化在一定程度上缓解了传统办公活动存在的办工人员多，工作效率低，办公费用高，工作时间长，工作质量差等方面的问题。据算，手写一篇稿件与电脑打印出来一篇稿件的时间是10倍之差，即秘书可以节省80％－90％的时间。最后，实现办公自动化是提高秘书人员综合素质的需要。办公自动化要求实现一个机器与机器之间、人与机器之间的综合、统一系统。所以秘书人员必须严格要求自己，使自己的思想观念、心理结构和业务素质都来一番变化，以适应办公自动化的要求。第二节办公自动化的功能和主要设备一、办公自动化的功能1．文字处理功能：这是计算机在秘书部门应用最广泛的内容。能迅速处理各种文书、资料，包括输入、翻译、编辑、排版、修改、复制、打印、存储等。还可控制打印文件的格式，如页边、行距、字体大小，加不加图片等。2．数据处理：如企业的库存管理、报表统计、帐目计算，甚至单位的日常事务管理等大量的数据信息进行处理。这是办公自动化中秘书得益最大的功能。3．语音处理功能：计算机能对语音进行识别、合成、存储，并与自动电话联系起来，实现电话的自动拨号、接话、记录、转接及报时等自动语音应答。4．图形图像处理功能：一是可以利用计算机存储处理的数据，绘成简明的图表，使复杂冗长的数字报表成为直观形象的图形展示在人们面前；二是可以通过计算机直接读到各种手写或打印的资料，然后对其进行各种处理。5．行政管理功能：计算机可自动编制日程安排，制定工作计划和经费计算，处理财务往来，最佳地利用人力、财力和物力，最有效地利用时间空间，提高行政管理效率。6．会议服务功能：利用计算机的电子日程表和自动时间安排系统，几分钟就能安排一次会议，如利用现代化的电信会议设备和计算机财务管理软件，秘书久能轻易的应付大量的会议事务。7．信息查询功能：办公自动化能高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料，并可通过网络达到共享，以及时备询，向用户安全、保密地提供文字、数据、图表资料。二、办公自动化的设备（一）计算机：1．硬件：中央处理器（CPU）——计算机的心脏；存储器（内存－外存）；输入设备（键盘、鼠标等）；输出设备（显示器、打印机等）2．软件（二）现代通信设备1．电话：当今我国的电话有固定电话、移动电话和可视电话。2．传真机3．电报4．计算机数据通信：通信网络、电子邮件（三）文字处理自动化设备1．复印机：有热敏式、静电式和激光式等3种，其中静电复印机最为普遍。2．缩微系统：是把纸文件或计算机生成的信息记录缩小到一个胶片上的系统，它是现代最普通的基于图像的系统，所有的文件都可以利用萎缩胶卷来储存。因此，缩微系统也叫缩微胶片系统。3．速印机：有清晰的印刷质量，印刷速度在每分钟100张以上，同时它还具有对原稿缩放印刷、拼接印刷、自动分纸控制等多种功能，绝大多数的机型还可以支持电脑打印直接输出的功能。（四）音像设备1．音响设备（1）录音设备：包括计算机、录音机、话筒、磁带其其它辅助设备。计算机录音就是语音识别的第一阶段。（2）扩音设备：扩音机、装配有多个扬声器的音箱机话筒等。（3）同声传译：在国际交往中，由于语言不同，这就需要将一种语言翻译成另一种语言和多种语言，通过译音设备传送给与会者。其优点是节省时间，使译音和发言人的语言几乎同步出现，参与者能及时接受发言人的信息。同声传译的设备大致有三种：红外线译音、有线译音、无线译音：具有体积小、重量轻、携带方便、安装操作简单的优点2．影像设备：摄影、录像、投影三、公自动化的发展趋势随着现代技术的发展，尤其是计算机和通信技术的进步，办公自动化技术也得到了更高层次的发展，其趋势表现为：1、新的办公自动化设备不断被采用（显示器）2、办公自动化系统集成技术：由于近年来对计算机系统强调开放性、兼容性，为办公自动化系统硬件和软件的集成提供了方便。3、人机对话：即人发出命令，机器执行，并得到反馈信息；人们可以根据反馈信息再作反应。4、网络技术将逐步完善。（网络与手机）案例分析：小章刚从学校毕业，在天地公司赢得了一份秘书工作。这天，经理给小章一份《倡导企业文化，推崇公司理念——效率至上》的文稿让他复印一千份，然后发给企业员工。第二天早上，他急急忙忙赶到公司，装纸、开机，设定好复印程序，机器马上复印起来了。接着他又拖地，又擦桌子。过了一会儿，经理进来，见复印出来的文稿掉了一地，皱了皱眉，又递给小章一份合同说：“这份急着用，你赶紧复印三份。”小章见文稿还没有印完，心想：按着程序来还得“暂停”、“设定”等，这太麻烦。他灵机一动，想出一个好主意，于是，一下拔掉电源，迫使机器停下来。然后再次插上，让复印机回到默认设置，他想这下快多了。当他把复印好的文稿交给经理时，经理语重心长地说：“小章，‘效率至上’固然重要，但按部就班也是前提呀！”作为一名称职地秘书不光要高效率，还要具有规范地职业习惯才行。复印机的使用：A复印机每次工作之前要用10－15分钟的时间来预热，预热好了之后才能持续工作。B复印过程中，要在出纸的地方留出足够的空间以保证纸张的整齐、干净。C复印过程中，不能随意关闭电源，这样会使复印机寿命大打折扣，如果需要完成紧急任务，可按下控制面板的“暂停”，复印机会将当前处理的任务停下来，同时控制面板中的复印数量会自动恢复为1，这时可以重新设置复印份数。等到紧急任务完成后，再次按下“暂停”按钮，它就能继续工作了。第八章秘书的培训、鉴定与考核一、秘书的任职培训长期以来，秘书在我国一直作为行政人员的一部分，而不视为专业人才。担任秘书职位的人多是由领导提名或组织审查通过，从一般行政人员和工作人员中提拔，或是由组织直接选派到领导身边工作的。随着社会和经济的不断发展，许多领导人和有识之士越来越认识到秘书人员培训的重要性。1984年，秘书学作为文科类专业获得了国家教育部的认可。从此，秘书专业在全国各地蓬勃发展起来。到目前为止，全国已有几百所全日制高等学校设置了秘书专业，岗前培训与在职培训更是不计其数。（一）秘书的培训模式1．学历教育2．岗前培训3．在职培训二、秘书培训的内容就各种培训的共性来说，一般包括思想水平、专业必备知识和岗位实务能力等方面。思想政治水平，要求所有的秘书工作人员无条件地坚持思想基本原则，具有一定的马列主义理论水平，掌握党和国家的重大方针政策。秘书专业的必备知识包括秘书学、文书学、秘书写作以及与秘书工作密切相关的行政管理学和领导科学知识等。秘书的实务能力包括速记、复印、办公自动化技能等。三、秘书的资格鉴定1997年8月20日中华人民共和国劳动部颁发试行了《秘书职业技能标准(试行)》以及《国家职业技能鉴定规范(秘书)》，这标志着我国秘书任职资格工作的开端。（一）秘书资格鉴定与考试介绍1999年颁布了试行标准。2003年新颁标准介绍：1．鉴定对象和申报条申报条件:(具备条件之一者即可)国家职业资格五级秘书:(1)经五级秘书正规培训达到规定标准学时数，并取得结业证书。(2)在本职业连续见习工作两年以上。国家职业资格四级秘书:(1)取得五级秘书资格证书，连续从事本职业工作两年以上，经过四级秘书正规培训达到规定标准学时数，并取得结业证书。(2)取得五级秘书资格证书，连续从事本职业工作三年以上。(3)连续从事本职业工作四年以上。(4)取得经劳动和社会保障行政部门审核认定、以四级秘书技能为培训目标的中等以上职业学校本职业(专业)毕业证书。国家职业资格三级秘书:(1)取得四级秘书资格证书，连续从事本职业工作四年以上，经过三级秘书正规培训达到规定标准学时数，并取得结业证书。(2)取得四级秘书资格证书，连续从事本职业工作五年以上。(3)取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作两年以上。国家职业资格二级秘书:(1)取得三级秘书资格证书，连续从事本职业工作四年以上，经过二级秘书正规培训达到规定标准学时数，并取得结业证书。(2)取得三级秘书资格证书，连续从事本职业工作六年以上。(3)取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作四年以上。2．考核内容和考核方式秘书职业考核的内容包括职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务等四个基本内容。涉外秘书增加外语考核部分，秘书职业资格二级增加业绩评估部分。考核方式：（1）书面应答：考生对标准化书面试卷上的问题在答题卡上作答，题型分为单选题和多选题两种题型。（2）情景模拟：考生根据所观看的情景录像，就书面问题进行笔答。均有两段录像，每段录像考15个知识点。（3）工作实务：考生对书面提出的工作任务进行书面回答。例如：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务：便条高叶：为了充分发挥档案的作用，公司拟组织有关人员利用档案编写大事记。请你说明什么是大事记，并请列出大事记的构成以及编写大事记的原则和要求，以供编写人员参阅。谢谢！行政经理：苏明2004年3月25日四、秘书的考核和晋升（一）秘书的考核1．考核内容不论是行政机关的秘书，还是企事业单位的秘书，其考核的内容大体包括德、能、勤、绩四个方面，重点考核的是工作业绩。德：政治思想品德。主要指政治态度、思想作风、遵守法纪、廉洁奉公、遵守职业道德和社会公德。能：工作能力。主要指管理能力、办事能力、操作能力、业务与技术水平。勤：主要指工作出勤率和平时的工作态度。绩：工作业绩。指完成工作任务的数量、质量、时间等。考核方式（1）平时考核。即以秘书日常工作的一切书面纪录为考核的基本依据。如考勤卡、访客单、文件收发簿、电话记录、撰写的底稿、工作日志、大事记等等。上司的印象和同事间的关系也是不可忽视的方面。平时考核由机关考评员或办公室主任主持，每月一次，考评结果有书面纪录。（2）年终考核。先是秘书人员在总结的基础上提出自我评价；其次是办公室或业务