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1大工档〔2018〕5号大连理工大学人事档案管理细则根据《中华人民共和国档案法》《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等法律法规及《大连理工大学档案管理办法》，结合我校实际情况，制定本管理细则。一、人事档案管理基本原则（一）人事档案是指组织人事等有关部门按照相关政策，在人员的培养、选拔和使用工作中，形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。人事档案是个人参与社会活动的记载和个人自然情况的真实反映。（二）干部人事档案是历史全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。（三）人事档案材料形成和管理部门，必须认真贯彻执行党和国家档案管理的法律法规、组织人事工作的政策规定，严密保管，确保档案的完整与安全。（四）人事档案收集归档工作要遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实2完善干部人事档案的内容。（五）人事档案材料形成部门应按照本管理办法及时将人事档案材料向档案馆移交，相关部门应严格按照归档内容进行归档。二、人事档案材料归档范围人事档案材料归档范围及分类，按国家相关规定制定，详见附件1《大连理工大学人事档案材料归档范围》：第一类履历材料；第二类自传材料；第三类鉴定、考核、考察材料；第四类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；第五类政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；第七类奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）；第八类处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；第十类其他可供组织上参考的材料。三、人事档案材料的鉴别人事档案材料的鉴别，是档案形成和管理部门对拟归档材料进行审查及甄别材料真伪、判定材料保存价值，并确定是否归档的工作。3（一）判断材料是否属于人事档案归档范围。（二）审查材料是否齐全、完整。成套材料必须头尾完整，并进行登记和及时收集补充。对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，否则不能归档。（三）审查材料是否填写规范、手续完备，是否已按需要加盖相关部门公章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人签署意见或由组织注明经过本人同意；任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。出国、出境审批表，须注明出去的任务、目的及往返的时间；工资表各个项目要填写齐全；材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有管理权限的组织、人事部门重新审改（或出具组织说明）并加盖公章。四、人事档案材料归档要求（一）人事档案材料形成部门，应建立收集归档机制，并按相关规定制作档案材料，于一个月内送交档案馆归档，履行移交手续。（二）人事档案材料形成部门，应严格按照归档内容进行归档，详见附件2《大连理工大学人事档案部门归档内容》；移交档案散材料时，一并填写《人事档案材料移交登记表》，此表一式两份，移交单位和档案馆各存一份。（三）对于新入职人员档案，人事部门应重点核查材料是否齐全完整、真实有效，重要档案材料如有缺少，应按照《新入职教工人事档案材料补充收集说明》尽快补充齐全，移交档案时，一并填写《新入职教工人事档案主要材料核对表》，此表一式两份，4移交单位和档案馆各存一份。（四）归档材料一般应当为原件。需用复印件存档的证书、证件等特殊材料，须注明复印时间，并加盖组织（人事）部门公章。（五）人事档案材料的载体使用国际标准A4纸型（长297毫米，宽210毫米），材料左边应当留有25毫米装订边。（六）归档材料须认真书写，不得有不规范简化字和错别字，字迹要清晰、工整。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得用圆珠笔，铅笔、红色墨水、纯蓝墨水或复写纸书写。（七）符合归档要求的材料，档案管理人员必须在接收之日起一个月内放入本人档案，两年内整理归档。（八）档案馆须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否齐全完整，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、填写规范、手续完备。凡不符合归档要求、填写不规范、手续不齐备的材料，须完善后再归档。（九）档案馆应建立联系制度，主动向人事档案材料形成部门收集人事档案材料，归档材料中涉及工作秘密或干部个人隐私的，要做好材料信息的保密工作。五、人事档案材料归档的纪律和监督（一）组织人事部门应加强对干部人事档案工作的监督，严肃纪律、严格管理，确保工作有序进行。（二）在人事档案材料收集归档工作中，人事档案材料形成和管理部门工作人员必须严格执行本规定，并遵守以下纪律：1.不得涂改、伪造档案材料。52.不得将应归档材料据为已有或拒绝、拖延归档。3.不得将归档范围之外的材料擅自归档。4.不得将虚假或不符合要求的材料归档。5.不得私自或指使、允许他人抽取、撤换、销毁档案材料。（三）对违反人事档案材料收集归档工作纪律的，按照国家相应法律法规追究责任。六、人事档案的保管保密根据安全保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严密、科学地保管。（一）人事档案的保管期限为永久。（二）应设置适宜保管人事档案的专门的库房、档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。人事档案库房严禁非人事档案管理人员进入。查（借）阅人事档案的人员应在阅档室阅档或办理借阅手续。（三）建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。（四）严格执行党和国家有关档案、保密的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定，严格执行人事档案查（借）阅制度。（五）人事档案管理人员必须是具有本科及以上学历的中国共产党正式党员，其个人及其直系亲属的档案由组织部负责保管。（六）人事档案管理人员因工作调动，须进行档案的交接工作方可离职。七、人事档案查（借）阅制度单位或个人查阅教职工人事档案，须出具《人事档案查借阅审批表》及本人有效身份证件。各部门负责人签批《人事档案查6借阅审批表》时，应对查借阅人员进行审查把关，其中，单位选派的工作人员，须是政治意识较强的中共党员，并了解人事档案查借阅制度。（一）组织部负责科级及以上干部档案的查借阅，并负责科级及以上干部档案政审、自传部分的查阅审批。（二）人事处负责教职工退休、社会保险、工资待遇等人事相关工作的档案信息查阅，并负责教职工姓名、年龄、工龄、职称等个人基本相关信息的查阅及查阅审批。（三）校内其它部门因工作需要批量核实信息时，须在组织部、人事处的统一部署下，经所在二级党组织审批同意，由负责此项工作的人员前来查阅，查阅党员信息需组织员统一进行查阅；每年因子女升学需确定教职工信息时，应由工会、离退休工作处、附属学校相关工作人员统一进行查阅工作。（四）档案馆不接待外单位的人事档案查阅申请，纪委监察、安全保卫等方面的外调工作，需向校对口职能部门申请，由职能部门派工作人员陪同查档。（五）编写党史、军史、革命史、地方志和撰写人物传记过程中，当事教工因病不能口诉、书写或者逝世，需要查阅人事档案时，须经所在二级党组织审批，并经组织人事部门审批同意，由负责此项工作的人员前来查阅。（六）档案馆可以为教职工提供家庭亲属关系、独生子女表的复印件，查档人员须持个人有效证件，由档案馆人事档案管理人员做好信息登记，负责查档并提供复印件。（七）查（借）阅注意事项1.个人不得查阅本人及亲属、主要社会关系的档案。72.个人不得查阅直属上级和同级以及非本部门人员的人事档案（组织人事、纪委监察、安全保卫部门除外），如因工作需要必须查阅其他部门教职工档案时，须经档案馆馆长批准方能查阅。3.人事档案外借仅限组织部、人事处，且须履行登记手续并经档案馆馆长审批。借档单位要妥善保管档案，不得将档案带到公共场所，不得交予无关人员保管和转借他人。寒暑假期间档案停止外借，已借出的档案须提前归还。4.查阅档案时必须严格遵守保密制度和阅档规定，严格按照查阅申请内容进行阅档，不得查阅未涉及的档案内容；严禁拆卸、涂改、圈划、批注、折叠、剪裁、撕毁或撤换档案材料；不得泄露或擅自向外公布档案内容。违反规定要追究其相应责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。5.查阅、借用档案的部门或个人，不得擅自摘录、复制、拍摄档案内容。摘录、复制的材料经档案管理人员认真校对无误后，才能加盖公章。6.查阅档案时，禁止吸烟，以免污损档案。7.人事档案管理人员对档案内容不提供电话咨询和服务。八、人事档案的转递（一）调离人员须持校人事处开具的同意转档介绍信到档案馆办理档案转递手续，档案馆在七个工作日内将调离人员人事档案转往新的主管单位。（二）人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，原则上，不准邮寄或交本人自带。特殊情况下，按照档案接收单位的转递要求，可交本人自带。（三）转出的档案必须完整齐全，不得扣留材料。8（四）转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记，严密包装。（五）新入职人员档案在入职报到前由人事处送交档案馆人事档案室，缺档的由人事处负责追要。代管的博士后档案由人事处博管办追要，送交档案馆人事档案室保管。九、人事档案工作岗位责任（一）认真贯彻执行国家有关人事档案工作的政策和法规。（二）认真接收（收集）、鉴别、整理人事档案材料，为组织上历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部提供可靠依据。（三）办理人事档案查阅、借阅和转递，为人事工作和学校建设服务。（四）做好人事档案的统计和数据分析工作，为人事工作提供信息服务。（五）做好人事档案的安全、保密、保护工作，确保人事档案的完整与安全。（六）建立健全规章制度，做好人事档案工作的业务指导和培训。（七）应用人事档案现代化管理技术，促进人事档案信息资源的开发与利用。（八）档案馆人事档案室负责本校教职工档案的管理工作，代管档案的档案管理工作由相应部门指定专人负责管理，代管档案包括附属高中区编人员、附属学校区编人员、劳服公司、远东公司档案，档案馆只负责提供档案保管空间。9附件1：大连理工大学人事档案材料归档范围一、履历材料履历表和属于履历性质的登记表等材料。二、自传材料1.自传和属于自传性质的材料；2.报告个人有关事项的材料。三、鉴定、考核、考察材料1.考察材料；2.在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；3.定期考核材料，年度考核登记表；4.工作调动、转业等鉴定材料；5.后备干部登记表（提拔使用后归档）；6.经济责任审计结果报告；7.专项考核形成的重要材料；8.实行任期制和任期目标责任制的领导人员的任期考核评价意见；9.干部人才参加援派、挂职、扶贫和博士服务团等工作中形成的考核、鉴定材料；10.党委（党组）对下一级党组织书记抓基层党建工作情况的综合评价意见等。四、学历、学位、学绩及专业情况材料1.报考各类院校的考生登记表、专家推荐书、保送生保送材料、毕业生登记表、授予学位的材料、成绩表、论文答辩情况表、毕业证和学位证复印件、博士后进出站材料、选拔留学生审查登记10表等出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料、国务院学位委员会或教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料；2.培训材料:为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料；组织人事部门记录的干部参加脱产培训情况和培训期间主要表现材料、考核结果等；（归入档案第四类，其中以主要表现内容为主的，可归入档案第三类）3.职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件、教师资格认定申请表、教师资格过渡登记表等材料；4.专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术人员任职资格申批表等材料；5.反映科研学术水平的材料，院士、学部委员、拔尖人才材料;中央组织部代中央联系专家入选证明材料、国家“千人计划”“万人计划”专家入选证明材料、“西部之光”访问学者审批登记材料