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第四章电子表格软件在会计中的应用全国会计从业资格考试三科连考一本通本章内容：第一节电子表格软件概述第二节数据的输入与编辑第三节公式与函数的应用第四节数据清单及其管理分析23小节要点：3五、Excel文件的管理三、Excel软件的启动与退出二、电子表格软件的主要功能一、常用的电子表格软件四、Excel软件的用户界面4一、常用的电子表格软件电子表格又称电子数据表，是指由特定软件制作而成的，用于模拟纸上计算的由横竖线条交叉组成的表格。常用的电子表格软件主要有如下表所示几种。【注意】以上常用的电子表格中，微软公司开发的Excel已经广泛应用于会计、金融、财经等众多领域，该软件操作简单，使用面广。电子表格开发公司操作系统平台Excel微软Windows操作系统WPS金山Windows操作系统Numbers苹果Mac操作系统LotusNotesFormulaOne5二、电子表格软件的主要功能电子表格软件的主要功能包括建立工作簿、管理数据、实现数据网上共享、制作图表和开发应用系统等。（一）建立工作簿启动Excel即可建立一个空白的工作簿文件，每个工作簿中含有一张或多张空白的工作表，又称“电子表格”，每张工作表由若干行和列组成，行和列交叉形成单元格。6二、电子表格软件的主要功能1．工作簿工作簿如同活页夹，Excel软件生成的文件就是工作簿，在Excel中打开、关闭、保存文件时，指的就是工作簿文件。2．工作表工作表如同活页夹中的一张张活页纸，用于存储和管理表格数据。各张工作表之间的内容相对独立。3．单元格单元格是工作表的最小组成单位，单个数据的输入和修改都在单元格中进行。7二、电子表格软件的主要功能（二）管理数据在Excel中不仅可以输入、存储数据，编制科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表等各种表格，而且可以利用计算机自动、快速地对数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总，还可以运用公式和函数对数据进行复杂的运算和分析。（三）实现数据网上共享通过Excel可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可将工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让其他用户共享工作簿文件。8（四）制作图表Excel提供了包括柱形图、饼图、条形图等多达14类共100多种基本图表，不仅可以方便、灵活地制作图表，而且可以将同一组数据改变成不同类型的图表，以便直观地展示数据关系。另外，Excel还能编辑图表中的标题、坐标轴等各种对象，并能在图表中添加文字、图形等多种元素，使图表更具说服力。（五）开发应用系统Excel自带宏语言（VBA），用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Excel的功能。二、电子表格软件的主要功能9二、电子表格软件的主要功能【2012年真题·判断题】在Excel中，B3:D8与D3:B8代表的是相邻区域。（）【答案】×【解析】这两个单元格区域是相同的，前者以左上角和右下角的单元格为标准；后者以右上角和左下角的单元格为标准。10三、Excel软件的启动与退出（一）Excel软件的启动Excel软件的启动方法有多种，最常用的操作有以下4种。1．单击“开始”菜单中列示的Excel快捷命令单击桌面左下角的“开始”按钮，在弹出的菜单中选择“所有程序”命令，在显示的列表框中选择“MicrosoftOffice”命令，然后在展开的列表框中选择“MicrosoftOfficeExcel2003”命令即可启动Excel，如下图所示。11三、Excel软件的启动与退出2．双击桌面或单击任务栏中Excel的快捷方式图标如果桌面或任务栏中已创建了Excel快捷方式图标，则直接双击桌面上的该图标或单击任务栏中的该图标，即可启动Excel。【提示】创建Excel快捷方式图标的方法为：在桌面上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【新建】→【MicrosoftOfficeExcel】命令。3．通过“运行”对话框启动Excel软件按【+R】组合键打开“运行”对话框，在其中的文本框中输入“Excel”，单击按钮或按【Enter】键即可启动Excel。4．打开现成的Excel文件双击Excel文件，或在该文件上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“打开”命令，可通过打开该文件来启动Excel。12三、Excel软件的启动与退出（二）Excel软件的退出退出Excel可采用如下图所示3种方法。如果退出前有编辑的内容未被保存，将出现提示是否保存的对话框。1在Excel窗口的右上角单击“关闭”按钮。2在任务栏的Excel图标上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“关闭窗口”命令。3在Excel中直接按【Alt+F4】组合键。1.单击标题栏最右边的关闭按钮2.单击“关闭窗口”或“关闭所有窗口”命令3.按快捷键【Alt＋F4】组合键13三、Excel软件的启动与退出【例题·单选题】不能启动Excel软件的是（）。A．选择“开始”菜单中的Excel快捷启动菜单命令B．双击Excel文件C．单击任务栏中的Excel快捷方式图标D．单击桌面上的Excel快捷方式图标【答案】D【解析】双击桌面上的Excel快捷方式图标才能启动Excel，单击只能选择图标。14四、Excel软件的用户界面Excel软件启动后，通常会建立一个新的空白工作簿或者打开一个现有的工作簿，并在屏幕上呈现一个最大化的工作簿窗口（简称窗口），即用户界面。其中，Excel2003及以下版本的默认用户界面基本相同，由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成。（一）标题栏标题栏位于窗口的最上方，依次列示Excel软件图标、文档标题和控制Excel窗口的按钮，如下图所示为Excel2003的标题栏。（二）菜单栏Excel2003的菜单栏默认位于标题栏的下方，包含“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“数据”、“窗口”和“帮助”等9个默认的菜单项，如下图所示。15四、Excel软件的用户界面（三）工具栏工具栏默认位于菜单栏的下方，由一系列与菜单选项命令具有相同功能的按钮组成。每个按钮代表一个命令，能更加快捷地完成相应的操作，如图5-4所示，上一排为“常用”工具栏，下一排为“格式”工具栏。（四）编辑区编辑区默认位于工具栏的下方，从左到右依次由名称框、“取消输入”按钮、“确认输入”按钮、“插入函数”按钮和编辑栏构成，如下图所示。16四、Excel软件的用户界面（五）工作表区工作表区默认位于编辑区的下方，是Excel文件用于存储和处理数据的专门区域，由工作表、工作表标签、标签滚动按钮、滚动条和滚动条按钮、列和列号、行和行号、全选按钮、单元格等要素组成，如下图所示。17四、Excel软件的用户界面（六）状态栏状态栏默认位于窗口底部，可以显示各种状态信息，如单元格模式、功能键的开关状态，计算状态等，如下图所示。（七）任务窗格任务窗格默认位于Excel窗口的右边，如右图所示。18四、Excel软件的用户界面（八）功能区功能区由一系列在功能上具有较强相关性的组和命令所形成的区域，各功能区的主要功能由相应的选项卡标签予以标识，用户可以根据需要完成的操作，快速找到和调用包含当前所需命令的功能区。【2011年真题·单选题】在Exce1中，工作表内用于输入和编辑数字、文字、公式等的长方形的空白位置称为（）。A．状态栏B．标题栏C．编辑栏D．菜单栏【答案】C【解析】在Exce1中，工作表内用于输入和编辑数字、文字、公式等的长方形的空白位置称为编辑栏。19五、Excel文件的管理Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、备份、修改与删除等工作。（一）Excel文件的新建与保存1．Excel文件的新建通过“开始”菜单、Excel快捷方式图标或“运行”对话框启动Excel后，系统会自动新建一个空白工作簿；通过打开Excel文件启动Excel时，可采取以下方法之一手动新建空白工作簿。1按【Ctrl＋N】组合键。2选择【文件】→【新建】菜单命令，在打开的对话框中选择其中的空白工作簿模板。3单击工具栏中的“新建”按钮。20五、Excel文件的管理2．Excel文件的保存将新建的Excel文件以合适的名称和类型进行保存后，可在以后随时使用此文件。保存Excel文件的方法有以下几种。（1）按【F12】键。（2）按【Ctrl＋S】组合键。（3）单击工具栏中的“保存”按钮。（4）选择【文件】→【保存】（或【另存为】）菜单命令。21五、Excel文件的管理执行以上任意操作后，都将打开“另存为”对话框，如下图所示，在其中设置文件的保存位置、名称和类型后，单击“保存”按钮即可完成保存操作。【提示】对于之前已经保存过的文件，按【Ctrl＋S】组合键后，将直接保存最近一次的修改，不会打开“另存为”对话框。22五、Excel文件的管理（二）Excel文件的关闭与打开Excel文件的关闭与打开的方法如下表所示。方法提示Excel的关闭（1）单击菜单栏最右侧的“关闭”按钮。（2）选择【文件】→【关闭】菜单命令。（3）按【Ctrl＋F4】组合键。3种方法关闭的均是当前文件，其他处于打开状态的Excel文件仍处于打开状态，Excel软件仍在运行。Excel的打开（1）双击Excel文件打开。（2）在Excel文件上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“打开”命令。（3）在Excel软件中选择【文件】→【打开】菜单命令。（4）单击常用工具栏（适用于Excel2003）中的“打开”按钮或快速访问工具栏（适用于Excel2013）中的“打开”按钮。（5）按【Ctrl＋O】组合键。执行（3）~（5）中的任意操作后，都将打开“打开”对话框，在其中选择保存位置和Excel文件后，单击按钮即可完成打开操作。23五、Excel文件的管理（三）Excel文件的保密与备份1．Excel文件的保密加密Excel文件的方法如下。（1）打开“另存为”对话框，单击“工具”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“常规选项”命令。（2）打开“保存选项”对话框，在“打开权限密码”和“修改权限密码“文本框中输入密码后，单击“确定”按钮即可，如右所示。24五、Excel文件的管理2．Excel文件的备份Excel软件根据原文件自动创建备份文件的名称为原文件名后加上“的备份”字样，图标与原文件不同。备份Excel文件的方法与加密Excel文件的方法类似，只需在“保存选项”对话框中选中上方的“生成备份文件”复选框，然后单击“确定”按钮并保存Excel文件即可。（四）Excel文件的修改与删除1．Excel文件的修改Excel文件的修改通常在已打开的Excel文件中进行，包括修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序和增删工作表等。25五、Excel文件的管理【总结】Excel文件的修改的内容及方法包括如下表所示几种。修改内容方法修改单元格内容①选择单元格后直接输入新的内容，完成后按【Enter】键或单击其他单元格。②双击单元格，将插入光标定位到其中修改全部或部分内容，完成后按【Enter】键或单击其他单元格。③在编辑栏中单击鼠标定位插入光标进行修改，完成后按【Enter】键。增加与删除单元格、行或列①选择单元格或单元格区域，在所选对象上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，选中相应的单选项后，单击“确定”按钮即可完成单元格、行或列的增加操作。②选择单元格或单元格区域，在所选对象上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，打开“删除”对话框，选中相应的单选项后，单击“确定”钮即可完成单元格、行或列的删除操作。调整单元格顺序选择单元格或单元格区域后，将鼠标指针移到所选对象的边框上，按住鼠标左键不放，鼠标指针变为形状后，将其拖动到指定的位置，释放鼠标即可完成单元格的移动操作。26五、Excel文件的管理2．Excel文件的删除删除Excel文件的方法有如下几种。（1）选择要删除的Excel文件，按【Delete】键。（2）在要删除的Excel文件上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜