监理资料管理细则

京沪高速铁路监理*标第*监理组资料管理细则编制：审核：批准：文件修改记录修改状态日期修改原因及内容提要修改人审核人批准人2监理资料管理细则1.总则················································································32.编制依据············································································33.资料管理职责····································································34.项目资料的编制································································35.项目资料的验收································································76.项目资料的报送································································77.项目资料的保存································································731.总则1.1监理资料管理细则规定了工程监理资料的管理职责和资料编制、验收和报送的程序和方法；1.2监理资料管理细则适用于各监理小组的监理资料的收集、编制、验收、报送和保存管理工作；1.3监理项目资料的范围系指在工程项目建设监理工作过程中形成的具有保存价值的工程管理、工程检查和工程总结资料、工程声像资料以及电子文件。上述内容以下简称为资料。2．编制依据2.1《建设工程文件归档整理规范》（GB／T50328-2001）；2.2《建设工程监理规范》（GB50319-2000）；2.3《铁路建设工程监理规范》（TB10402-2003）；2.4《项目监理机构工作评价标准（试行）》（2006上海）；2.5《关于加强工程监理资料管理与归档的通知》（上先监技[2006]02号）；2.6公司现行有效的质量管理体系文件；3．资料管理职责3.1资料管理工作按照“统一领导、分级管理”的原则进行网络化管理；3.2监理组负责对监理小组按照本细则的各项规定实施监理项目资料归档工作进行业务上的指导工作；对资料的完整性、合格性与准确性进行验收检查；3.3工程监理项目资料实行总监理工程师（以下简称总监）负责制；3.3.1在工程开始时，总监应指定专人负责对监理项目资料的保管和汇总工作；3.3.2在监理工作实施过程中，各专业监理工程师应各自负责收集、整理与本专业有关的资料，应按相关规定进行处理、编码和存档；3.3.3在工程项目完成后，在通过竣工验收后一个月内，由总监负责检查资料的完整性，并按本细则的要求整理装订成册，验收核准后，送公司办公室归档。4．项目资料的编制4.1编制内容4.1.1监理项目资料的编制内容及分卷要求应按“附表一”执行。4.1.2一般监理项目的资料可按如下内容及分卷要求进行编制：（项目建设方如另有约定，可按有关行业标准执行）第一卷4第一册（长期）工程建设监理委托合同总监理工程师任命书、总监代表授权书工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单第二册（短期）监理规划监理细则第二卷（非铁路工程项目）（长期）《建设工程监理规范》规定的A、B、C类表资料★第二卷（铁路工程项目）（长期）《铁路建设工程监理规范》规定的TA、TB、TC类表资料★第三卷（短期）监理月报第四卷（短期）监理日记第五卷（长期）监理实测实量、旁站、见证、平行检测和测量复核资料第六卷（短期）会议纪要及工程建设各方往来函件第七卷（长期）分部、分项工程质量评估报告单位工程质量评估报告监理单位工程质量合格证明书监理工作总结报告监理业务手册其中：①注★《建设工程监理规范》规定的A类表资料及《铁路建设工程监理规范》规定的TA类表，归档必须包括：工程开工报审；施工组织设计或施工方案报审；施工进度报审、监理工程师通知回复等资料；②注★《建设工程监理规范》规定的B类表及《铁路建设工程监理规范》规定的TB类表，资料归档必须包括：监理工程师通知单、工程暂停令、质量事故报告及处理意见、工程款支付证书、工程最终延期审批表、费用最终审批表、合同争议、违约报告及处理意见和合同变更材料。③注★《建设工程监理规范》规定的C类表及《铁路建设工程监理规范》规定的TC类表，资料归档必须包括：监理工作联系单、工程变更单。④会议纪要必须包括：图纸会审、设计交底、工地例会和专题会议等。54.1.3资料必须真实、准确地反映工程建设过程中监理工作的实际情况，并按监理工作程序进行分类、整理和编目，要求做到完整、准确和责任各方签证完备；4.1.4资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁和签字盖章手续完备；4.1.5资料应使用原件，并且应按公司对受控文件的要求经检验为合格的文件资料。如确需使用复印件的应加盖项目部章，并注明原件存放处。4.2资料编制规定4.2.1文件资料的排列与组卷a）按先批复后请示，先报审后文件，先正文后附件，先文字材料后附图的要求组卷；b）监理工作管理性文件资料按时间顺序组卷；c）监理工作过程性文件资料按编号顺序组卷，复杂大型工程可按单位工程分别组卷；d）监理工作总结性文件资料按时间顺序组卷。4.2.2文件资料的规格尺寸文件资料的幅面规格尺寸为4号图纸（297210mm），同一卷内要求同样规格；纸张应采用能够长期保存的有韧力且耐久性强的纸张。文件左边与上边靠齐，文件的左边应留有2.5厘米的装订距离。4.2.3文件资料的立卷及装订a）文件资料立卷厚度不得超过40mm，立卷时要标明页号（正面标在右下角，背面标在左下角，案卷封面、卷内目录、卷内备考表和空白页不标页号）。每卷单独编号，页号从“1”开始；b）文件资料必须用线（或用热胶）装订（卷面的上边与左侧为齐整部位），装订时应去除金属物，并装入档案盒；c）装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固、便于保管和利用。4.2.4案卷、案卷号、编制说明以及索引目录的编写要求（所有内容的填写均使用黑色碳素墨水笔）a）每个案卷必须按标准化、规范化的要求填写卷内目录、案卷封面、备考表及档案盒封面（见附表三、四、五）；b）案卷号（档案号）由归档年度、归档项目顺序代号、资料分类代码和案卷顺序号组成（由公司资料管理员填写），具体说明如下：XX——XXX——X——XX案卷顺序号资料分类代码归档项目顺序代号归档年度6归档年度：取归档年份的最后二位数字。归档项目顺序代号：为001开始的流水顺序号。资料分类代码：L代表监理资料；X代表声像资料；D代表电子文件资料。案卷顺序号：为01开始的流水顺序号。4.2.5资料编制说明的内容编制说明的内容包括监理工作档案的概况、案卷号和工程项目的简要说明，以及其他需要说明的内容。4.2.6索引目录卷的编制索引目录卷为零零卷，不列入总卷数内，索引目录卷由编制说明、案卷目录及各卷卷内目录组成（索引目录卷单独装订成册）。4.3声像资料的编制4.3.1重大工程及建筑面积大于3000平方米的建设工程的监理项目应按要求建立音像资料档案，并进行归档，音像资料档案可分为照片和录像二项，其归档内容如下：a）反映工程项目原地物、地貌及建成后的建（构）筑物的照片和录像；b）反映工程项目施工主要过程，关键工序质量的照片和录像；c）反映监理工作开展、组织工作的照片和录像；d）有关领导来监理项目部或施工现场检查、指导工作所拍摄的照片、录像。4.3.2在归档时拍摄的照片、录像应分别表明拍摄时间、拍摄地点、简要说明、拍摄者，录像还应表明放像用时间，应将照片和刻录的光盘归档、统一编目。4.3.3音像资料必须图像清晰、声音清楚，并按专题内容和拍摄时间进行排序和归档。4.4电子文件资料的编制4.4.1监理小组使用计算机或使用监理软件或各种辅助性管理软件开展监理文件编制和管理工作的，应将监理过程中产生的电子文件进行归档。归档时应按电子文件的性质确定具体分类、编目规则。4.4.2电子文件应刻录在不可擦的光盘上进行归档。5.项目资料的验收5.1监理项目资料档案编制完成后应及时报请相关人员进行项目资料验收工作。5.2监理项目的资料应由项目总监、监理主管人员、资料管理人员一起进行资料验收工作。5.3项目资料的验收工作应在项目通过竣工验收二个月内完成资料验收工作。76.项目资料的报送经验收合格的监理项目资料应由各项目总监在工程项目竣工后三个月内向先行监理公司综合办公室进行报送和移交，资料存放于公司资料室，同时按有关规定办理交接手续，由先行监理公司综合办公室签发“资料移交（接收）清单”（见附表六）。项目总监取得移交清单后交监理管理部备案。7.项目资料的保存7.1保管期限按先行公司“上先监技[2006]02号”文的规定办理。7.2建立资料室保存项目档案，由监理组资料管理员负责资料室的日常管理工作。7.3资料室应按规定保持适宜的储藏环境，应避光、防虫、防蛀，室内温度控制在摄氏14－24度、室内湿度控制在40％－60％。7.4项目资料的借阅工作应按公司对受控文件的管理要求进行。7.5项目资料的销毁应获得公司总工程师的书面同意。附表一监理项目资料档案归档内容及分卷目录类别案卷号内容名称分类编号文件所处文件柜位置备注监理工作管理性文件第一卷1．工程建设监理委托合同Ⅰ-1A-上1-12．总（副）监理工程师任命书Ⅰ-2A-上1-23．工程项目监理机构及负责人名单Ⅰ-3A-上1-34.人员资料台帐Ⅰ-4A-上1-45.监理人员岗位职责Ⅰ-5A-上1-56.监理工作制度Ⅰ-6A-上1-67.监理工作程序Ⅰ-7A-上1-78.监理工作方法及措施Ⅰ-8A-上1-889．监理规划Ⅰ-9A-上1-910．监理细则Ⅰ-10A-上1-10第二卷1．《建设工程监理规范》规定的A、B、C类表资料★Ⅱ-1A-下-12．《铁路建设工程监理规范》规定的TA、TB、TC类表资料★Ⅱ-2A-下-23.铁道部签发的各种客运专线施工措施及技术指南Ⅱ-3A-下-34.京沪高铁公司公布使用的各种表格Ⅱ-3第三卷1.监理月报Ⅲ-1A-上2-52.监理周报Ⅲ-2A-上2-63.监理日报（电子版）Ⅲ-3第四卷1.监理日记（含监理月报中的有关问题摘录）Ⅳ-1B-上1-62.监理日志Ⅳ-2B-上1-6第五卷1.监理测量资料（含沉降量观测资料）Ⅴ-12.旁站记录Ⅴ-2B-上1-73.图纸审核记录Ⅴ-3B-上1-14.施工单位安全办法体系Ⅴ-4B-上1-35.施工单位安全协议Ⅴ-5B-上1-36.施工组织设计及开工报告Ⅴ-6B-上1-37.进场人员及设备Ⅴ-7B-上1-58.进场材料报验单Ⅴ-8B-上2-59.监理工程师检查见证记录Ⅴ-910.监理工程师平行检测资料Ⅴ-109监理工作过程性文件11.监理工程师见证、平行报告Ⅴ-1112.监理工程师巡检记录Ⅴ-12B-上1-813.设计及施工变更资料Ⅴ-13B-上1-214.验工记价、工程量清单Ⅴ-14第六卷第六卷1.监理交底纪要及记录Ⅵ-12.工地例会Ⅵ-2B-上1-93.京沪高速公司下发的文件Ⅵ-3A-上1-104.京沪一标监理部下发的文件Ⅵ-4A-上1-115.设计院下发的文件Ⅵ-5A-上2-16.先行监理公司下发的文件Ⅵ-6A-上2-27.监理六组下发的文件Ⅵ-7A-上2-38.上级机关下发的管理及考核办法Ⅵ-8A-上2-49.信用评比专用台帐Ⅵ-9A-上2-1010.上级机关抽检记录Ⅵ-10A-上1-1311.监理内部技术交底及业务学习Ⅵ-11A-上2-812.监理内部考试Ⅵ-12A-上2-9监理工作总结性文件第七卷1．工程报验单、检验批及分项、分部工程质量验收记录和质量评估报告Ⅶ-12．单位工程质量验收记录和质量评估报告Ⅶ