监理资料规范化管理的工作方法

9.监理资料规范化管理的工作方法一、监理资料管理要求（一）监理资料总则1、为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好的为公司技术部门服务，制订本管理制度。2、本公司技术档案是指公司管理文件、图书类资料和工程项目的开工前资料（规划、立项、审批文件、招投标文件及施工企业的资质证明及管理文件和勘察、设计文件）、施工全过程技术活动中形成的资料（包括质量控制、进度控制、投资控制、安全控制、信息合同管理等）和竣工验收、备案文件等。3、公司技术职能部门和项目部要把技术档案纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、内容准确、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。4、按照集中统一管理技术档案的基本原则，公司设立综合档案室，并配备专职管理人员。综合档案在技术主管的直接领导下，集中统一管理全公司的技术档案管理。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。（二）技术文件资料的归档1、每一个工程项目竣工或备案后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，加以系统整理，形成工程《监理档案》组成保管单位（卷、代、册、盒）由技术主管审查及时向公司综合档案室移交归档。2、项目部或技术人员在移交监理技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合要求或技术文件资料不齐全的，管理人员有权拒绝接收。3、凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国际、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸齐全，图样清晰。4、项目部形成的变更、签证类文件应附带图纸、工程照片（工程影像类文件）或说明类文件，并经相关各方负责人签字后，整理归档。5、凡外借、外购回公司的图书、刊物及检测设备和试验仪器等必须由办公室人员清点盖章，做好登记如数归档，在未办理借阅使用手续前不得据为私有或拿走。（三）综合档案室的任务和管理人员的职责1、综合档案室的任务：(1)集中、统一、科学地管理好技术档案，维护技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。因工作严重失职，造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，追究相关人员的主要责任，严重者将予以辞退。(2)协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。(3)承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全公司有关单位和技术人员服务。2、技术档案管理人员的职责(1)认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证所监理工作的圆满完成，积极主动完成自己承担的各项工作。(2)科学地管理全公司技术档案，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放等工作。(3)遵守公司保密制度，做好安全保密工作。(4)严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。(5)保持档案室内整洁、卫生，对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。(6)作废文件由经理或管理者代表授权相关部门收回处理，需要保留的则在文件封面做成出“作废”识别，以防非预期使用。（四）技术档案的鉴定和销毁1、认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案，原档案作废，保管期限为一年。2、对过期的质量记录要适时清理和处置，准备销毁的记录由管理部门列入清单，经主管领导审批后在指定监销人监督下予以销毁。有关记录和销毁清册必须及时归档。（五）技术档案的保管和借阅1、对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。2、认真执行技术档案的保管和检查制度，每年年底全面检查、清理一次。技术主管根据检查报告的结果，对出现的问题令档案管理员进行整改，并检查报告的真实性进行复查。3、做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。4、技术档案的保密制度(1)全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。凡借阅重要的档案（包括外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料等）要由技术主管批准后做好登记方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。(2)技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。(3)非工作人员未经允许，不得随意翻阅工程监理档案。5、技术档案的借阅(1)凡本公司技术人员、工作人员，因工作需要都可借阅技术档案。由管理人员填写《文件借阅登记表》，借阅人员签字后方可使用。用后按期归还，经管理人员检查核对后，方可办理注销手续。(2)技术档案和各种设备用书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经技术主管批准方可借出。(3)经同意借出档案，每次最长时间为三天，如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。(4)借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改抽换和丢失。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚，由档案管理员报送技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。（六）技术档案的复制和技术资料的发放：1、凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或审计使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。2、因工作原因，需要发放的技术资料，应在技术档案交接后次日内发放，并签好《文件发放清单》，发放清单由文件编制部门填写，项目部主管批准后交档案室。档案到按清单的要求发放各项目部，发放时注意发放场所、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。其它需要文件的单位或个人，应提出申请，填写《文件领用申请单》，经项目部负责人审查、文件编制部门主管批准后，可签名领取。3、发放项目部的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件。凡使用者无法提供原文件资料，而要求档案室重新发放时，文件使用者应承担重复发放文件的资料费用。（七）技术档案和受控技术文件的更改1、当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时，应有更改通知单。对用户提供的文件资料进行更改时，还应有用户同意更改的书面证明，并存档备查。更改人员根据通知单的内容对技术档案实施更改。修改时统一做好修改标记，坚持技术责任签字，标明日期。同时修改清单中的更改级别，并将修改通知保留备查。2、技术档案更改后，资料管理人员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所，以保证文件的使用得到有效控制。3、为防止各项目部、各部门的受控文件失控，各类受控技术文件自发放之日起，根据内容分不同使用期限，过期自动作废。（八）不合格技术档案的控制1、不合格技术档案的鉴别及处置2、项目总监每月每次检查发现的不合格处，由检查人员做好不合格记录，评价不合格类别。填写《整改通知单》后下达整改通知单，通知责任人进行整改；严重不合格上报公司提出处置方案，经管理者代表批准后处置。3、不合格的技术档案，一经发现，立即进行标识，隔离和记录，然后交责任人进行返工以达到规定要求，返工后的监理资料由原评审人重新进行检验，合格后方可投入使用或对外发放。4、下达的《整改通知单》，责任人认真进行整改，整改完成后，由原检查人员对整改情况进行验证。二、工程档案资料的管理方法（一）监理方的职责1、设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理由项目总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料在各阶段工作结束后及时整理归档。2、监理资料及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。3、按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托、监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作。4、编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB50328－2001)和城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。监理公司档案部门需要的监理档案，按照《建设工程监理规范》的要求，及时由项目监理部提供。（二）建设工程档案编制质量要求与组卷方法1、归档文件的质量要求。2、归档的工程文件一般应为原件：(1)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程；(2)工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合；(3)工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水；(4)工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；(5)工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(277mm×210mm)；(6)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张；(7)所有竣工图均应加盖竣工图章；(8)利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；(9)工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作；(10)工程档案资料的照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确；(11)工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字。3、立卷的原则和方法(1)立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于归档；(2)一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷；(3)立卷采用如下方法：1)工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；2)工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷；3)监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；4)施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；5)竣工图可按单位工程、专业等组卷；6)竣工验收文件可按工程、专业等组卷。（三）卷内文字的排列1、文字材料按事项、专业顺序排列；2、图纸按专业排列；3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。（四）监理文件和档案收文与登记1、所有收文应在收文登记表上进行登记(按监理信息分类别进行登记)。应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位(部门)、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，最后由项目监理部负责收文人员签字。2、监理信息在有追溯性要求的情况下，应注意核查所填部门内容是否可追溯。3、资料管理人员应检查文件档案资料的各项内容填写和记录真实完整，签字认可人员应为符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签订。4、有关工程建设照片及声像资料等应注明拍摄日期及所反映工程建设部位等摘要信息。收文登记后应交给项目总监或由其授权的监理工程进行处理，重要文件内容应在监理日记中记录。（五）监理文件档案资料传阅与登记由建设工程项目监理部项目总监理工程师或其授权的监理工程师确定文件、记录是否需传阅，如需传阅应确定传阅人员名单和范围，并注明在文件传阅纸，随同文件和记录进行传阅。（六）监理文件发文登记1、发文由项目总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理部图章，对盖章工作应进行专项登记。如为紧急处理的文件，应在文件首页标注“急件”字样。2、发文应留有底稿，并附一份文件传阅纸，信息管理人员根据文件签发人指标确定文件责任人和相关传阅人员。（七）监理文件档案资料分类存放监理文件档案经收发文、登记和传阅工作程序后，必须使用科学的分类方法进行存放，这样既可满足项目实施过程查阅、求证的需要，又方便项目竣工后档案的归档和移交。项目监理部应备有存放监理信息的专用资料柜的用于监理信息分类归档存放的专用资料夹。（八