关于Microsoft Office Access的使用方法

第1章Access数据库基础本章学习要点数据库概念介绍Access2007介绍Access2007的新界面Access2007的新功能Access2007的功能区新的ACCDB数据库的优点数据库的六大对象各种对象的主要概念和功能1.1认识数据库数据库简介数据库的基本功能1.1.1数据库简介数据库就是存放各种数据的仓库。它利用数据库中的各种对象，记录和分析各种数据。例如，使用三个表的客户管理系统并不是三个数据库，而是一个包含有三个表的数据库。Access数据库会将自身的表与其他对象(如窗体、报表、宏和模块)一起存储在单个数据库文件中。1.1.2数据库的基本功能支持向数据库中添加新数据记录，例如增加业务订单记录。支持编辑数据库中的现有数据，例如更改某条订单记录的信息。支持删除信息记录，如果某产品已售出或被丢弃，用户可以删除关于此产品的信息。支持以不同的方式组织和查看数据。支持通过报表、电子邮件、Intranet或Internet与他人共享数据。1.2认识Access2007Access2007的启动Access2007的界面ACCDB和MDB数据库的区别1.2.1Access2007的启动操作步骤第一步：选择【开始】|【所有程序】|MicrosoftOffice|MicrosoftOfficeAccess2007命令，即可启动Access2007，如下图所示。第二步：启动Access2007以后，就可以看到Access2007的启动界面，如下图所示。1.2.2Access2007的界面一个全新的Access2007界面如下图所示。新界面使用称为“功能区”的标准区域来替代Access早期版本中的多层菜单和工具栏，如下图所示。1.2.2Access2007的界面Access2007中主要的新界面元素【开始使用MicrosoftOfficeAccess】页启动界面本地模板（选择【本地模板】选项打开）1.2.2Access2007的界面Access2007中主要的新界面元素【开始使用MicrosoftOfficeAccess】页商务模板（选择【商务】选项打开）空白数据库（点击主界面上的【空白数据库】按钮，创建一个空白数据库）1.2.2Access2007的界面Access2007中主要的新界面元素新增的“功能区”（下一节介绍）更加方便的导航窗格导航窗格单击导航窗格右上方的小箭头，即可弹出【浏览类别】菜单，可以在该菜单中选择查看对象的方式，如下图所示。“导航窗格”区域位于窗口左侧，用以显示当前数据库中的各种数据库对象。导航窗格取代了Access早期版本中的数据库窗口，如下图所示。例如当我们选择按【表和相关视图】进行查看时，各种数据库对象就会根据各自的数据源表进行分类，如下图所示。1.2.2Access2007的界面Access2007中主要的新界面元素更加方便的选项卡式文档操作：将数据库中默认的选项卡式文档，设置为窗口式文档。第一步：启动Access2007，打开需要进行设置的数据库。第二步：单击屏幕左上角的Office徽标按钮，在弹出的对话框中单击【Access选项】按钮，如下图所示。第三步：系统弹出【Access选项】对话框后，在对话框中选择【当前数据库】选项，在右边的【应用程序选项】区域中选中【重叠窗口】单选按钮，如下图所示。1.2.2Access2007的界面Access2007中主要的新界面元素增强的状态栏新增的微型工具栏新增的样式库一个表的【设计视图】中的状态栏，左下方的视图如下：右下方的视图如下：例如，左图是一个报表对象的打印预览视图，在该视图中，样式库提供了多种页边距的设置方式。1.2.3ACCDB和MDB数据库的区别新的数据库格式ACCDB：用于Access2007文件格式的文件扩展名，取代.mdb文件扩展名。ACCDE：用于处于“仅执行”模式的Access2007文件的文件扩展名。ACCDE文件删除了所有VisualBasicforApplications(VBA)源代码，仅包含了经过编译以后的代码。因此用户不能查看、修改和创建任何VBA代码，.accde取代.mde文件扩展名。下图就是打开一个ACCDE格式的数据库文件以后的截图。可以看到，用户在这种格式下是不能创建VBA模块的。1.2.3ACCDB和MDB数据库的区别新的数据库格式ACCDT：用于Access数据库模板的文件扩展名。例如下图就是Access2007自带的各种模板文件。ACCDR：ACCDR是一个新的文件扩展名，它使数据库文件处于锁定状态。比如，如果将数据库文件的扩展名由.accdb更改为.accdr，便可以创建一个锁定版本的数据库，这种数据库可以打开，但是看不到其中的任何内容，如下图所示。1.2.3ACCDB和MDB数据库的区别ACCDB格式简介多值字段附件数据类型在Access2007中，您可以创建一个多值字段的组合框。单击组合框时，复选框显示为选中状态标识了您的选择。您可以选中或取消选中列表中的项目，然后单击【确定】按钮，提交所做出的选择。1.2.3ACCDB和MDB数据库的区别ACCDB格式简介增强与WindowsSharePointServices和MicrosoftOfficeOutlook2007的集成功能增强的加密功能备注字段历史记录跟踪1.3Access的功能区命令选项卡上下文命令选项卡快速访问工具栏1.3.1命令选项卡【开始】选项卡功能选择不同的视图。从剪贴板复制和粘贴。设置当前的字体格式。设置当前的字体对齐方式。对备注字段应用RTF格式。操作数据记录(刷新、新建、保存、删除、汇总、拼写检查等)。对记录进行排序和筛选。查找记录。1.3.1命令选项卡【创建】选项卡功能插入新的空白表。使用表模板创建新表。在SharePoint网站上创建列表，在链接至新创建的列表的当前数据库中创建表。在设计视图中创建新的空白表。基于活动表或查询创建新窗体。创建新的数据透视表或图表。基于活动表或查询创建新报表。创建新的查询、宏、模块或类模块。1.3.1命令选项卡【外部数据】选项卡功能导入或链接到外部数据。导出数据。通过电子邮件收集和更新数据。使用联机SharePoint列表。创建保存的导入和保存的导出。将部分或全部数据库移至新的或现有的SharePoint网站。1.3.1命令选项卡【数据库工具】选项卡功能启动VisualBasic编辑器或运行宏。创建和查看表关系。显示/隐藏对象相关性或属性工作表。运行数据库文档或分析性能。将数据移至MicrosoftSQLServer或Access(仅限于表)数据库。运行链接表管理器。管理Access加载项。创建或编辑VisualBasicforApplications(VBA)模块。1.3.2上下文命令选项卡上下文命令选项卡就是根据用户正在使用的对象或正在执行的任务而显示的命令选项卡。例如，当用户在设计视图中设计一个数据表时，会出现【表工具】下的【设计】选项卡，如下图所示。而在报表的设计视图中创建一个报表时，则会出现【报表设计工具】下的三个选项卡，如下图所示。1.3.3快速访问工具栏“快速访问工具栏”就是在Office徽标右边显示的一个标准工具栏。单击快速访问工具栏右边的小箭头，可以弹出【自定义快速访问工具栏】菜单，用户可以在该菜单中设置要在该工具栏中显示的图标，如下图所示。1.4Access的新增功能Access的新增数据库工具Access增强的数据共享1.4.1Access的新增数据库工具增强的排序和筛选功能例如，在一个数据表中右击，在弹出的快捷菜单中可以选择各种筛选和排序功能，如下图所示。同时，在表的【数据表视图】中单击字段旁的小箭头，将弹出【排序和筛选】菜单，如下图所示。1.4.1Access的新增数据库工具布局视图新增的【布局视图】允许用户在浏览时进行设计更改。利用此功能，可以在查看实时窗体或报表结果的同时，进行许多最常见的设计更改。用于选取日期的自动日历采用“日期/时间”数据类型的字段和控件自动获得了一项新增功能，即支持用于选择日期的内置交互式日历。1.4.1Access的新增数据库工具增强了快速创建功能可以快速创建新的窗体、报表、表、SharePoint列表、查询、宏、模块以及更多对象。下图是一个自动创建的窗体的例子。1.4.1Access的新增数据库工具快速创建数据表（只需选择【创建】选项卡上的【表】按钮，即可创建一个新的数据表。）数据表中的汇总行可以在其中添加合计、计数、平均值、最大值、最小值、标准偏差或方差。单击【开始】选项卡下【记录】组中的【合计】按钮，即可在【数据表视图】中显示“汇总”行，如下图所示。“汇总”行中，各个字段列的左边有一个下拉箭头，单击该箭头，即可在弹出的下拉列表框中选择相应的功能，如下图所示。1.4.1Access的新增数据库工具用于创建新字段的【字段模板】【字段列表】任务窗格第一步：在【数据表】选项卡下，单击【字段和列】组中的【新建字段】按钮，如下图所示。第二步：系统弹出【字段模板】窗格，如下图所示。第三步：双击该窗格中的字段，或者将字段直接拖动到当前的数据表中，就可以创建字段了。1.4.1Access的新增数据库工具分割窗体可以创建合并了【数据表视图】和【窗体视图】的窗体。嵌入的宏1.4.2Access增强的数据共享使用Outlook2007使用SharePoint网站导出为PDF和XPS1.5Access的六大对象表查询窗体报表宏模块1.5.1表表是数据库中最基本的组成单位。建立和规划数据库，首先要做的就是建立各种数据表。数据表是数据库中存储数据的唯一单位，它将各种信息分门别类地存放在各种数据表中。学生信息表：客户资料表：1.5.2查询查询是数据库中应用最多的对象之一，可执行很多不同的功能。最常用的功能是从表中检索特定数据。查询有两种基本类型：选择查询和操作查询。查询设计器：选择查询的运行结果：1.5.2查询操作查询可以对数据执行一项任务。例如该查询可用来创建新表、向现有表中添加、更新或删除数据。可以看到，在下图的“导航窗体”中，有多种不同的查询，既有“更新查询”，也有“删除查询”等，各种查询都是在查询设计器中的【查询类型】组中选择和创建的。1.5.3窗体窗体有时被称为“数据输入屏幕”。窗体是用来处理数据的界面，而且通常包含一些可执行各种命令的按钮。例如，可以在下图中的客户资料窗体中输入客户的新的资料。用户还可以创建各种透视窗体，例如可以创建一个数据透视图窗体，用图形的方式来显示数据的统计结果。下图就是一个典型的数据透视图窗体。利用窗体，还可以创建用于程序导航的【主切换面板】。该面板中有各种不同的功能模块，单击某一按钮，即可启动相应的功能模块，如左图所示的例子。1.5.4报表报表主要用来打印或者显示。运用报表，还可以创建标签。将标签报表打印出来以后，就可以将报表裁成一个个小的标签，贴在货物或者物品上，用于对该物品进行标识。下图是一个典型的标签报表的例子。1.5.5宏利用宏，用户不必编写任何代码，就可以实现一定的交互功能。比如弹出对话框，单击按钮打开窗体等。可实现的功能打开/关闭数据表、窗体，打印报表和执行查询。弹出提示信息框，显示警告。实现数据的输入和输出。在数据库启动时执行操作等。筛选查找数据记录。宏的设计一般都是在【宏生成器】中完成的。单击【创建】选项卡下的【宏】按钮，即可新建一个宏，并进入【宏生成器】，如左图所示。1.5.6模块模块是声明、语句和过程的集合，它们作为一个单元存储在一起。模块可以分为类模块和标准模块两类。类模块中包含各种事件过程，标准模块包含与任何其他特定对象无关的常规过程，如下图所示。在右面的【工程】管理器中，可以看到有多个标准模块和一个窗体模块。在数据库的导航窗格中