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----昆明新机场建设项目档案管理实务从“三同步”到“全过程”1一、昆明新机场工程项目简介昆明新机场是国家“十一五”期间的重点建设项目、云南省特大型城市基础设施建设工程，云南省20项重点工程之一。2007年1月29日，国务院和中央军委批准云南省昆明新机场立项；同年8月28日，国家环保总局批准云南省昆明新机场建设项目环境影响报告书；同年10月15日，水利部批准云南省昆明新机场建设项目水土保持方案；11月30日，昆明市规划局颁发《建设用地规划许可证》；22008年8月26日，国家发改委批复同意云南省昆明新机场可行性研究报告，12月22日，中国民用航空局、云南省政府联合批复云南省昆明新机场总体规划。新机场全面开工；2009年2月24日，中国民用航空局、云南省政府联合批复云南省昆明新机场建设项目机场工程初步设计及概算；3月14日，国土资源部门批准云南省昆明新机场建设用地。新机场建设项目总投资230余亿元，机场工程总概算188.35亿元。3从2008年新机场全面开工以来，历经两年半的工期，指挥部按照胡锦涛总书记提出的“要把云南建成我国面向西南开放的重要桥头堡”重要指示，昆明新机场紧紧围绕“建世纪工程、立千秋伟业、创中国一流”的建设目标，确定了构建云南“面向东南亚、南亚，辐射印度洋区域、连通中东、非洲，连接欧亚的国家西向开放空中走廊”的战略目标，按照中国民航局建设“节约型、科技型、环保型、人性化”的绿色机场示范工程的总体要求，昆明新机场指挥部不断加快建设步伐，确保各项建设顺利推进，为云南省扩大内需、拉动经济、促进发展做出积极贡献。目前，昆明新机场建设已创造了全国五个第一：航站楼单体建筑面积第一；地基处理及土石方总工程量（约2.2亿立方米）第一；首例大型公共设施采用减隔震技术；首例大型枢纽机场行李系统国产化；现阶段，指挥部正着手举办转场演练，预计今年年底进行首航，正式转场运营。4二、新机场项目档案管理概况和主要措施昆明新机场建设项目档案是昆明新机场建设项目管理面貌的真实反映和整个建设周期的详细记录，既是体现工程质量执行国家规范标准的有效载体，也是项目验收的重要内容，同时也是项目交接、维护和项目后评价的重要原始凭证。由于档案具有完整一致性、有效性和可追溯性的本质属性和职能，同步收集积累和整理编制好昆明新机场建设全过程产生的图纸文件资料，对昆明新机场建设有着重要的历史价值和现实意义。四年来，为做好新机场项目档案管理工作，指挥部主要采取以下措施：51、成立指挥部档案工作领导小组，健全完善了档案管理组织机构。指挥部成立了指挥部档案工作领导小组和指挥部工程档案处。领导小组由指挥长担任组长，分管行政的副指挥长任常务副组长，领导小组成员分别由指挥部各部门的负责人和参建单位主要领导担任；领导小组办公室设在指挥部档案处，负责日常工作的开展，从而确保指挥部档案工作能达到和符合“三纳入、四参加”的工作标准。另外，按照“项目负责制”和“三同步”的管理原则，指挥部明确规定参建单位的内业资料管理实行“项目负责制”，勘察设计、检测监测要明确一名分管领导负责资料工作；施工单位项目经理是责任人，但由项目总工（技术负责人）担任资料负责人；监理单位由总监理工程师担任总负责人。按照“谁施工、谁负责”的工作原则，分级审核，齐抓共管，形成“以业主为中心、以监理为保证、以施工为主体”的档案资料管理模式。62、建章立制，明确了档案工作流程和档案质量标准。根据档案行业标准T28和国标GB/T50328、JGJ/T185的规范要求，为规范化开展新机场工程档案工作，确保档案工作有法可依、有章可循，按照国家档案局、民航局及云南省、昆明市档案行业有关规定，昆明新机场指挥部统一制定印发了一系列的档案资料管理规章制度27项。为便于工程建设前期（事前）组织档案交底和实施培训，所有管理规定均汇编成《工程档案管理规章制度汇编》和《工程档案资料管理实务》，具有较强的可操作性和可行性，提供给全场区广大施工资料员学习掌握运用，起到了良好的指导推动作用。73、建立了一支档案资料员队伍。为系统协调、扎实有效地开展工程档案和工程资料管理工作，保证工程档案资料工作有人抓、有人管、有人做。指挥部专门设立了档案职能管理部门，档案处目前配备了5名专职档案员，分别由1名研究生、3名本科生和1名大专生组成，人员分别来自云南机场集团、昆明市城建档案馆和云南建工集团，全部具备了档案专业职称。同时，指挥部每个部门（处室）还指定1名业务熟练、责任心强的同志担任兼职技术资料员。指挥部与97家参建单位签订了《归档责任书》，明确了归档责任主体，配备了153名专兼职档案资料员，实行一岗双责或双岗双责、多岗多责的工作方法，保证了勘测设计、施工监理、造价咨询等参建单位以及指挥部内部各职能处室都能规范性地同步开展档案资料收集积累、整理编制、移交工作。84、配备了档案数字化管理的硬件设备。随着随着科学技术的飞跃发展，纸质档案已经不能满足人们的需要，电子档案却能更多更好地为人们提供利用服务。为实现昆明新机场档案工作“规范化、标准化、数字化”的工作方针，指挥部同步开展了档案数字化工作，为综合档案室配置了A0绘图仪、IBM服务器、图纸扫描仪、文字扫描仪、复印机、打印机等50多万元的档案数字化硬件设施，要求每一张图纸、每一页文件资料都将同步进行扫描，从基础做起，纸质文档同步向电子文档转换，实现数字化管理，为建设新机场“数字化”档案创造了较好的工作条件。建成后既可多套复制，也可以分类复制，满足各方移交需求。95、开发运用了新机场工程档案管理信息系统。昆明新机场工程作为国家重点工程建设项目，所形成的工程技术资料是庞大而复杂的，种类多、内容杂、数量大，分部分项工程已达573个，检验批近10万个，各种资料五花八门，千头万绪，如果仍使用传统的手工台帐管理，将难以满足工程管理人员的工作需要，难以适应工程进度。因此，开发使用档案管理信息系统势在必行，在昆明市城建档案管理处的配合支持下，指挥部开发使用了《工程档案管理信息系统》，使档案编目编号清楚明晰，井然有序。同时也避免发生重新组卷、拆卷、编号等繁琐的重复性劳动，由于系统的使用，翔实的新机场工程档案已经成为工程建设、项目审计的重要依据，在保证新机场建设工作高效、协调发展以及促进部门业务基础建设等方面功不可没，很好地发挥了的借鉴和凭证作用。106、运用了合同法律手段。目前，新机场项目档案规范化管理在机场工程建设各阶段全面铺开。具体如下：在工程招投标阶段及合同签订阶段，通过在招投标文件或合同中设立档案专项条款，直接明确约定参建单位档案管理职责，把工程档案移交套数、质量要求、归档范围等管理条款列入招标文件和合同约定之中，使新机场工程档案工作从法律上得到有效保证，确保了工程档案规范的法律依据；在工程开工阶段，通过举办档案培训班，对施工、监理单位进行档案交底，保证了规范的顺利推行；在工程施工阶段，通过档案会议及现场检查等形式，使档案部门能够及时监督、检查各承包单位对规范的执行情况；在工程竣工验收阶段，档案验收是对规范执行情况的全面检验；在工程结算阶段，工程档案交接凭证《会审移交书》作为工程结算的依据文件之一，保证了竣工资料归档率达到100%，从经济上有力保障了工程档案的编制及移交，确保工程档案规范的最终落实。117、强化竣工验收审核关，新机场工程建设后期成立了档案专家组。今年3月，为保证竣工档案质量，强化新机场工程档案预验收的审核工作，指挥部专门成立了专业性、技术性较强的15名档案专家组，组长由总承包单位项目总工（一级建造师）担任，成员由程省工程质量监督站监察员和监理、施工单位技术负责人组成，档案专家组成员来自不同的参建单位、具有不同的专业技能，全部具有高级工程师的资质。档案专家组的成立，善于发现问题查找问题，极大地促进了现场工作。128、编纂制定了《新机场建设工程竣工档案目录》。由于新机场工程具有建设项目多、建设周期长、技术含量高、涉及专业面广等特点，造成机场项目档案工作时间跨度长、技术性强、专业复杂、归档单位多、标段工程多、合同单元多等难点，新机场形成的资料数量庞大在，数据海量。为保证新机场项目档案完整、系统和连续性，指挥部吴凡指挥长亲自布置任务，要求档案处编纂竣工档案目录，印发全场区指导竣工资料归档工作。在省档案局、省工程质量监督站、民航专业工程质量监督站的多次指导帮助和监理、施工单位的共同努力下，该目录历时三个多月最终编纂完成，成为指导新机场工程档案归档工作的重要文件，该目录明确了归档责任单位、归档范围和归档重要内容，为迎接新机场工程争创“鲁班奖”奠定了坚实良好的基础。目前，指挥部要求各施工单位争取实现文档一体化，竣工资料的收集整理要一次性达到工程评优评奖要求，提高工作效率，避免重复性、繁琐返工。13四、新机场项目档案管理初显成效从总体上看，新机场全场区参建单位工程档案工作有序开展，成效明显。主要原因：一是随着《国家重大建设项目档案验收办法》和《云南省重点建设项目档案验收实施办法》等一批规章制度颁布实施，在省档案局和指挥部各位领导言传身教的影响下，参建单位和项目部领导依法做好项目档案工作的自觉性明显提高，全场区对项目档案工作日益重视，关心支持工程资料工作的环境氛围已逐步形成。二是随着指挥部质量监督部门、工程主管部门、监理单位、总包单位和档案部门等监督检查力度不断加大，包括项目部法人单位对施工现场的跟踪检查管理力度逐步加强，施工单位现场资料员得到锻炼的机会增多，工程资料管理能力、业务水平不断提高，全场区工程档案管理工作逐步实现规范化、标准化。141、内业资料与工程实体同步通过分部、分项验收。截止新机场指挥部成立至今，档案部门共参加全场区分部、分项工程交（竣）工验收67次，通过指挥部和各参建单位的共同努力，各项目都已经按照进度节点同步完成竣工档案审核和移交工作，达到项目完工一项、验收一项、竣工资料归档一项的建设标准。现在接收移交近10万余册工程资料的基础上，鉴别整理形成了工程档案13983卷，工程资料5457册、声像187盒。2、同步完成《昆明新机场工程资料系统》科研课题。由于民航专业工程施工用表的不确定性，施工技术用表一直是困扰新建机场工程的难题。在指挥部领导的重视下，由档案处承担了该课题的研究任务，旨在解决民航专业工程施工用表的统一性、规范性和标准性，变前端控制为源头控制，从源头上统一施工技术用表的规格、形式和要素。通过同步研讨、收集完善各类民航专业工程的施工用表，目前已收集齐全完整，形成的科研成果也通过民航局验收，并将于明年申请民航科研进步二等奖。153、参与编写《云南省建筑工程施工资料管理规程》、《云南省建设项目竣工档案编制技术标准》等两个地方标准。通过新机场工程的实践和经验积累，两个地方标准已通过省住建厅的立项批准，指挥部作为参编单位之一参加编研。4、查阅利用快捷高效。档案信息化建设取得初步成果，一是达到同步归档和同步数字化；二是实现档案信息共享。经过扫描处理并进入数据库的档案数字影像，只要经过授权均可实现共享，档案保管从目录级上升到文件级，提高了新机场档案的查阅准确率，只需在系统里输入查找的内容或名称，五分钟之内就可调出所需档案资料。目前新机场档案已在实现远程查阅，达到“查文查档不翻本、阅文阅档不进库”的查阅使用目的，查阅利用快捷高效，档案数字化、信息化工作得到了有关部门和广大查阅利用者的好评和肯定。截止今年8月份，共为指挥部和参建单位及各项审计提供查阅利用服务673人次，调卷1943册。16五、新机场项目档案管理主要做法昆明新机场建设项目档案工作始终得到国家档案局、省档案局、昆明市城建档案管理处的指导帮助和支持。省档案局的专家多次亲临现场指导点评，我们出台的规章制度也是报请他们帮助审核修改；市城建档案管理处也给我们大力支持，派驻2名经验丰富的档案人员驻场工作。所有这些措施，推动了指挥部档案工作向纵深发展，使档案工作逐步走上正轨、走向规范。在上级档案行政部门管理的指导帮助下，在指挥部分管领导王进胜副指挥长的关心重视下，放心放手、信任、支持我们大胆工作，使我们在工作中能充分发挥主动性和积极性。四年来我们的