邮件编写技巧

1课程简介课程简介课堂纪律讲师简介课程目标课程架构本课程是沟通方式的重要组成部分，侧重于书面交流方法的讲授，透过课程的学习，强化与人沟通意识，掌握邮件编写方法，提升书面表达能力。3课程目标课程简介课堂纪律讲师简介课程目标课程架构学习完本课程后，您将可以了解邮件沟通的重要意义掌握邮件的编写技巧4课程架构课程简介课堂纪律讲师简介课程目标课程架构电子邮件的基本常识撰写电子邮件的基本礼仪撰写电子邮件的几个实例1231-1电子邮件的含义1-2电子邮件的发展历史1-3电子邮件的@符号2-1电子邮件的主题2-2电子邮件的称呼与问候2-3电子邮件的正文2-4电子邮件的附件2-5电子邮件的签名2-6电子邮件的主送和抄送3-1正规电子邮件的基本格式3-2撰写电子邮件的错误示范3-3总结5讲师简介课程简介课堂纪律讲师简介课程目标课程架构6课堂纪律课程简介课堂纪律讲师简介课程目标课程架构课堂上，您必须手机关机或调为震动在课室外接听来电或回电专心且认真学习热忱参与7引言为什么要使用电子邮件最直接的原因：电子邮件是公司的正式沟通方式使用电子邮件的好处：1、正规2、远程3、廉价4、快速5、多人同时6……8电子邮件的基本常识Part19Part1电子邮件的基本常识电子邮件的含义电子邮件是—种用电子手段提供信息交换的通信方式，是互联网应用最广的服务。通过网络的电子邮件系统，用户可以以非常低廉的价格（不管发送到哪里，都只需负担网费）、非常快速的方式（几秒钟之内可以发送到世界上任何指定的目的地），与世界上任何一个角落的网络用户联系。电子邮件可以是文字、图像、声音等多种形式。同时，用户可以得到大量免费的新闻、专题邮件，并实现轻松的信息搜索。电子邮件的存在极大地方便了人与人之间的沟通与交流，促进了社会的发展。10电子邮件的发展历史Part1电子邮件的基本常识世界上第一封电子邮件的诞生！1971年，Tomlinson是美国BBN公司的一名工程师，负责ARPANET（阿帕网）相关的工作。ARPANET可谓是全球互联网的鼻祖产品，而它可能也是冷战的产物，ARPA这四个字母就代表「高等研究计划署（AdvancedResearchProjectsAgency）」，而它是美国军方的一个分支机构。通过在地理位置上相互分离的计算机之间创建能够交换信息的网络，ARPANET为美国军事机构之间的信息交流起了保护的作用，这相当于电子邮件的早期雏形。BBN公司当时就是这个计划的一个承包商。而作为其中的一员，Tomlinson对电子邮件自然有比较好的理解。在1971年的时候，他在键盘上选择了「@」作为计算机之间发送信息的标志，而他也发出了人类历史上第一封真正意义上的电子邮件。他改良了SNDMSG这个在当时使用的信息传送程序（SNDMSG只能在本地机器上运行，方便使用同一台机器的人共享一些短消息），终于发出了跨计算机的第一封电子邮件。中国第一个电子邮箱诞生时间：1998年3月，第一个由中国人自己开发的免费邮件系统Coremail在丁磊和陈磊华的努力下诞生。这第一套免费邮件系统很快被丁磊挂在163.net上供中国当时的网民免费使用，并在当年年底就拥有了40万用户。163.net作为当时最著名的免费电子邮局，其最初属于丁磊于1997年创办并任CEO的网易公司所有，虽然163电子邮局后来几经易手之后，现在该品牌已不存在，但这个产品为丁磊创造了原始积累，为网易日后的发展壮大以及在电子邮箱领域至今长达十几年的绝对影响力奠定了基础。11电子邮件@符号Part1电子邮件的基本常识@符号在英文中曾含有两种意思，即“在”或“单价”，它的前一种意思的发音类似于英文at，于是就往往被作为“在”的代名词来使用。“明天早晨在学校等”的那张英文便条就成了“waityou@schoolmorning”的模样。除了at外，又有each的含义，所以“@”也常常用来表示商品的单价符号。赋予符号“@”于新意的始创者是美国的一位电脑工程师汤林森，就是他确立了@在电子邮件中的地位。为了能让用户方便地在网络上收发电子邮件，1971年就职于美国国防部发展军用网络阿帕网的BBN电脑公司的汤林森，奉命找一种电子信箱地址的表现格式。他选中了这个在人名中绝不会出现的符号“@”，并取其前一种含义，可以简洁明了地传达某人在某地的信息，于是“@”就理所当然地登上了电脑网络。汤林森设计的电子信件的表现格式为：人名代码＋电脑主机或公司代码＋电脑主机所属机构的性质代码＋两个字母表示的国家代码。这就是现在我们所用电子邮件地址的格式，其中用“@”符号把用户名和电脑地址分开，使电子邮件能通过网络准确无误地传送。12撰写电子邮件的基本礼仪Part213Part2撰写电子邮件的基本礼仪关于主题主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。1、一定不要空白标题，这是最失礼的。2、标题要简短，不宜冗长。3、标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“李先生收”。4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。5、可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。14Part2撰写电子邮件的基本礼仪关于称呼与问候1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼各位领导／同事。商业邮件面向客户或领导称呼其职位，同级或下级称呼其X工。2、Email开头结尾最好要有问候语开头写一个写”你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。15Part2撰写电子邮件的基本礼仪关于正文1、邮件正文要简明扼要，行文通顺邮件正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。2、注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。16Part2撰写电子邮件的基本礼仪关于正文3、Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4、一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。6、合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。17Part2撰写电子邮件的基本礼仪关于附件1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。2、附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名。3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。6、如果附件过大（超过10MB），应分割成几个小文件分别发送。18Part2撰写电子邮件的基本礼仪关于结尾签名每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。公司暂时没有关于签名的规定，建议涵盖信息如下：*************************************姓名（黑色宋体加粗10号）科室（黑色宋体加粗10号）公司名称（黑色宋体10号）地址：（黑色宋体10号）电话：（黑色Arial10号）邮件（黑色Arial10号）19Part2撰写电子邮件的基本礼仪关于主送和抄送主送事件负责人，主要阅读该邮件的人确定主送和抄送人员的方法：发给其他部门的同事的邮件，应该抄送给本部门的主管和对方部门的主管，如有必要应该抄送给主管的主管。一般情况下，除非必要，不要抄送给主管的主管，可以由主管判断是否需要上报。如果不清楚是否要抄送给某一个相关者，应该向主管咨询。抄送事件相关人（如需求方、产品经理、跟进助理、事件负责人的直接主管等）密送不希望TO/CC看到的收件名单，原则上不建议使用这件事你需要领导支持的，一定CC，一是出现偏差时领导能及时指正你，二是做了很多事情，也应该让领导知道主发抄送转发20撰写电子邮件的几个实例Part321Part3撰写电子邮件的几个实例撰写电子邮件的基本格式发送：主要负责人明确邮件主题言简意赅，说明重点收件人姓名（职务）致简单问候语正文部分注意分段，清晰明了使用标准签名确保基本格式正确确保邮件内容清晰22Part3撰写电子邮件的几个实例撰写电子邮件的错误示范关于附件1、红色框内的清单中因为引用公式问题出现#N/A，必须根据零件标签补充完整；2、红色框内空白处也必须补充完整，没有相关信息的，还是根据零件标签补充完整；23Part3撰写电子邮件的几个实例撰写电子邮件的错误示范请谨慎使用“全部回复”如果仅需回复发件人，请使用“答复发件人”点击“全部回复”前，请思考！1、需要全部人知道你的回复？2、需要回复的是谁？24Part3撰写电子邮件的几个实例撰写电子邮件的错误示范•请求回执：如果你希望知道对方是否阅读你的邮件时。•注意事项：不要将每封邮件都设置回执，不要把回执当作垃圾短信！回执不是垃圾短信！25Part3撰写电子邮件的几个实例撰写电子邮件的错误示范又是一封令人头痛的邮件！密密麻麻的小蚂蚁，即使标了号，还是密密麻麻的小蚂蚁！26课程小结电子邮件不是武器4月7日晚上，EMC(全球网络信息存储领导厂商之一，总部设在美国)中国区总裁回办公室取东西。到门口才发现自己没带钥匙，而此时他的秘书已经下班。气呼呼的他在第二天凌晨1时13分给秘书发了一封措辞非常严厉且语气相当不客气的“谴责信”，这封信就成了后来一系列转发邮件的最初文本。信的全文如下(原文为英文)：瑞贝卡(秘书的英文名)，这个礼拜二我刚告诉你，想东西、做事情不要想当然，今天晚上你就把我锁在门外，我要的东西都还在办公室里。问题就在于你以为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？这位总裁并不只把这封信发给了秘书一人，还同时抄送给了公司的4位同事。2天后，秘书用中文给总裁回信，语气之强硬，措词之严厉，丝毫不输来信。在这封“发飙信”中，她声明了6点意见，大意为：锁门是为了安全；总裁有钥匙忘带是自己不对，不要把自己的错误转移到别人的身上；中午和晚上下班后是私人时间，总裁无权干涉；虽是上下级关系，但请总裁说话注意语气。秘书把这封信连同总裁的原信抄送给了EMC中国区的所有员工，包括北京、成都、上海、广州等地。最根本的要求：不用要邮件吵架，也不要撰写匿名信！这是一起震惊IT界的邮件门事件，在你周围有类似的事情发生么？